設計部合同管理制度VIP

設計部合同管理制度總則1.目的為加強設計部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于設計部對外簽訂的各類設計合同，包括但不限于委托設計合同、合作設計合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。公平公正原則：合同條款應體現(xiàn)公平公正，保障雙方合法權益。誠實守信原則：雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定。風險防范原則：注重合同風險的識別、評估與防范。合同簽訂管理1.合同談判在簽訂合同前，應由項目負責人或相關業(yè)務人員與客戶進行合同談判。談判內容應包括設計要求、設計周期、設計費用、付款方式、知識產(chǎn)權歸屬、保密條款等。談判人員應充分了解客戶需求，收集相關信息，制定談判策略，爭取有利的合同條款。2.合同起草根據(jù)談判結果，由專人負責起草合同文本。合同文本應使用公司統(tǒng)一的合同模板，確保條款完整、準確、清晰。合同條款應明確雙方的權利義務、設計成果的交付標準、驗收方式、違約責任等內容。對于特殊要求或需補充約定的事項，應在合同中明確表述。3.合同審核合同起草完成后，應提交給設計部負責人進行審核。設計部負責人應重點審核合同條款是否符合公司利益、設計要求是否明確、風險防范措施是否到位等。審核通過后，合同應提交給法務部門進行法律審核。法務部門應從法律角度對合同條款進行審查，確保合同的合法性、有效性。根據(jù)法務部門的審核意見，對合同進行修改完善，直至審核通過。4.合同簽訂合同審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與客戶簽訂合同。簽訂合同前，應確保簽訂人具有合法的授權。合同簽訂時，應加蓋公司合同專用章，并確保合同一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司相關部門留存?zhèn)浞荨：贤男泄芾?.任務分配合同簽訂后，設計部負責人應根據(jù)合同要求，合理分配設計任務，明確項目負責人和團隊成員的職責。項目負責人應制定詳細的設計工作計劃，明確各階段的工作任務、時間節(jié)點和質量要求。2.設計過程管理項目團隊成員應按照設計工作計劃和合同要求，認真開展設計工作。在設計過程中，應保持與客戶的溝通，及時反饋設計進展情況，根據(jù)客戶意見進行修改完善。設計部負責人應定期對設計項目進行檢查和指導，確保設計工作順利進行，保證設計質量。3.設計成果交付設計項目完成后，項目負責人應按照合同約定的時間和方式，向客戶交付設計成果。交付的設計成果應包括設計圖紙、文件、說明等，并確保其符合合同要求和相關標準。在交付設計成果前，應進行內部審核，確保設計成果的準確性和完整性。審核通過后，填寫《設計成果交付清單》，雙方簽字確認。4.款項回收管理財務部門應根據(jù)合同約定的付款方式，及時跟蹤客戶付款情況，督促客戶按時支付設計費用。設計部應配合財務部門做好款項回收工作，提供相關合同資料和設計成果交付證明等。對于逾期未付款的客戶，應及時采取措施進行催款。合同變更管理1.變更申請在合同履行過程中，如因客戶需求變更、設計方案調整等原因需要對合同進行變更，應由客戶或設計部提出變更申請。變更申請應詳細說明變更的原因、內容、對合同履行的影響等，并提交相關證明材料。2.變更審核變更申請?zhí)峤缓?，由設計部負責人組織相關人員進行審核。審核內容包括變更的必要性、合理性、對合同價格和履行期限的影響等。審核通過后，變更申請應提交給法務部門進行法律審核。法務部門應從法律角度對變更事項進行審查，確保變更后的合同符合法律法規(guī)的規(guī)定。3.變更協(xié)議簽訂根據(jù)審核意見，如變更事項需要簽訂變更協(xié)議的，應由雙方協(xié)商一致后簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更的內容、雙方的權利義務、合同價格和履行期限的調整等事項。變更協(xié)議簽訂后，應按照合同簽訂的流程進行審核和備案。合同終止管理1.合同終止情形合同履行完畢，雙方權利義務已全部實現(xiàn)，合同自然終止。經(jīng)雙方協(xié)商一致，提前解除合同。因不可抗力或其他不可預見、不可避免的原因導致合同無法履行，合同終止。一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同。2.終止通知合同終止時，應由提出終止方以書面形式通知對方。通知內容應包括合同終止的原因、時間、雙方應履行的后續(xù)義務等。收到終止通知的一方應在規(guī)定時間內回復確認，并按照通知要求辦理相關手續(xù)。3.合同清算合同終止后，雙方應按照合同約定進行清算。清算內容包括設計費用的結算、設計成果的交接、知識產(chǎn)權的歸屬等。設計部應配合財務部門做好費用結算工作，提供相關合同資料和設計成果交付證明等。雙方結算完畢后，填寫《合同清算清單》，簽字確認。合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，項目負責人應及時將合同文本、談判記錄、變更協(xié)議、交付清單、清算清單等相關資料收集整理，移交公司檔案管理部門。檔案管理部門應按照檔案管理規(guī)定，對合同檔案進行分類、編號、裝訂，建立合同檔案目錄。2.檔案保管合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。檔案管理人員應定期對合同檔案進行檢查，確保檔案的完整性和安全性。電子合同檔案應進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)相關部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱人員應遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自復印、涂改、抽取、銷毀合同檔案。查閱完畢后，應及時歸還檔案。合同風險管理1.風險識別設計部應定期對合同履行過程中的風險進行識別，包括但不限于客戶信用風險、設計質量風險、知識產(chǎn)權風險、款項回收風險等。針對識別出的風險，應分析其產(chǎn)生的原因、可能造成的影響及風險程度。2.風險評估根據(jù)風險識別結果，對風險進行評估。評估可采用定性與定量相結合的方法，確定風險等級。對于高風險的合同項目，應制定專項風險應對措施。3.風險應對根據(jù)風險評估結果，采取相應的風險應對措施。對于客戶信用風險，可在簽訂合同前進行客戶信用調查，要求客戶提供擔保或預付款等；對于設計質量風險，應加強設計過程管理，嚴格審核設計成果；對于知識產(chǎn)權風險，應在合同中明確知識產(chǎn)權歸屬，加強知識產(chǎn)權保護意識；對于款項回收風險，應建立有效的催款機制，及時跟蹤款項回收情況。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司內部審計部門應定期對設計部合同管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、合同檔案管理情況等。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，要求設計部限期整改。2.考核評價人力資源部門應將設計部合同管理工作納入績效考核體系，對設計部負責人和相關業(yè)務人員的合同管理工作進行考核評價?？己嗽u價指標包括合