碧桂園發(fā)票管理制度

碧桂園發(fā)票管理制度一、總則（一）目的為加強碧桂園集團發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、保管及使用等行為，防范稅務風險，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國稅收征收管理法》《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》等法律法規(guī)及集團相關(guān)規(guī)定，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于碧桂園集團及其下屬各子公司、分公司（以下統(tǒng)稱“公司”）。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，確保發(fā)票管理工作合法、合規(guī)。2.準確及時原則發(fā)票開具、取得、記錄等信息應準確無誤，并按照規(guī)定的時間和要求進行處理，保證財務數(shù)據(jù)的及時性和準確性。3.責任明確原則明確各部門及人員在發(fā)票管理中的職責，做到責任到人，確保發(fā)票管理工作有序進行。4.風險防范原則加強發(fā)票管理各環(huán)節(jié)的風險防控，預防和減少因發(fā)票問題引發(fā)的稅務風險及其他經(jīng)濟損失。二、發(fā)票管理職責分工（一）財務部門1.負責制定和完善公司發(fā)票管理制度，并組織實施和監(jiān)督檢查。2.負責發(fā)票的購買、保管、開具、核銷及稅務申報等工作。3.指導和監(jiān)督其他部門正確取得和使用發(fā)票，對不符合規(guī)定的發(fā)票有權(quán)拒絕辦理相關(guān)財務手續(xù)。4.定期對公司發(fā)票管理情況進行自查和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。5.配合稅務機關(guān)的發(fā)票檢查工作，提供相關(guān)資料和信息。（二）業(yè)務部門1.負責本部門業(yè)務活動中發(fā)票的取得、審核及傳遞工作。2.按照合同約定和公司要求，及時向客戶開具發(fā)票，并確保發(fā)票內(nèi)容真實、準確、完整。3.對取得的發(fā)票進行真實性、合法性、有效性審核，發(fā)現(xiàn)問題及時與財務部門溝通并處理。4.協(xié)助財務部門做好發(fā)票的保管和盤點工作。（三）采購部門1.在采購業(yè)務中，負責與供應商溝通協(xié)調(diào)發(fā)票開具事宜，確保按時取得合規(guī)發(fā)票。2.對取得的發(fā)票進行初步審核，重點審核發(fā)票的名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息是否與采購合同一致。3.將審核無誤的發(fā)票及時傳遞給財務部門，并協(xié)助財務部門處理發(fā)票相關(guān)問題。（四）行政部門1.負責發(fā)票專用章的保管和使用，嚴格按照規(guī)定進行蓋章操作。2.配合財務部門做好發(fā)票的購買、印制等相關(guān)工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、發(fā)票的購買與印制（一）發(fā)票購買1.財務部門根據(jù)公司業(yè)務需求，定期核定發(fā)票用量，填寫發(fā)票領購申請表，經(jīng)財務負責人審批后，由專人前往主管稅務機關(guān)辦理發(fā)票領購手續(xù)。2.領購發(fā)票時，應按照稅務機關(guān)要求提供相關(guān)證件和資料，確保領購過程合法合規(guī)。3.領購的發(fā)票應及時交財務部門專人保管，并做好發(fā)票領購記錄，包括發(fā)票種類、數(shù)量、起止號碼、領購日期等。（二）發(fā)票印制1.如因業(yè)務需要印制公司自用發(fā)票，由財務部門提出申請，詳細說明印制發(fā)票的種類、規(guī)格、數(shù)量、內(nèi)容等要求，經(jīng)公司法定代表人審批后，報主管稅務機關(guān)批準。2.選擇具有合法資質(zhì)的印刷企業(yè)進行發(fā)票印制，簽訂印刷合同，明確雙方權(quán)利義務，確保發(fā)票印制質(zhì)量和安全。3.印制完成的發(fā)票應及時驗收，檢查發(fā)票的格式、內(nèi)容、數(shù)量等是否符合要求。驗收合格后，由財務部門專人保管，并按照規(guī)定進行發(fā)放和使用。四、發(fā)票的開具（一）開具要求1.公司應在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務確認營業(yè)收入時開具發(fā)票。未發(fā)生經(jīng)營業(yè)務一律不準開具發(fā)票。2.開具發(fā)票應當按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。3.填寫發(fā)票時，應做到字跡清楚，不得涂改。如填寫有誤，應另行開具發(fā)票，并在誤填的發(fā)票上注明“誤填作廢”四字。如發(fā)票開具后因購貨方不索取而成為廢票的，也應按填寫有誤辦理。4.發(fā)票的“客戶名稱”應填寫全稱，不得簡寫；“貨物或應稅勞務、服務名稱”應按照實際銷售情況如實填寫，不得虛開或開具與實際業(yè)務不符的內(nèi)容；“金額”“稅額”應準確計算，合計金額應與實際交易金額一致。（二）開具流程1.業(yè)務部門根據(jù)合同約定或客戶要求，填寫發(fā)票開具申請單，詳細注明開票日期、客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息，并經(jīng)部門負責人審核簽字。2.將發(fā)票開具申請單提交給財務部門。財務部門收到申請單后，對開票信息進行再次審核，確保準確無誤。審核通過后，由開票人員按照規(guī)定開具發(fā)票。3.發(fā)票開具后，應在發(fā)票登記簿上進行記錄，包括發(fā)票號碼、開具日期、客戶名稱、金額、稅額等信息。同時，將發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交給業(yè)務部門，由業(yè)務部門負責傳遞給客戶。（三）特殊情況開具1.如發(fā)生銷售折讓、中止或者退回等情形，需要開具紅字發(fā)票的，應按照稅務機關(guān)規(guī)定的程序辦理。由業(yè)務部門填寫紅字發(fā)票開具申請單，說明原因及相關(guān)情況，經(jīng)財務部門審核、公司負責人審批后，由財務部門開具紅字發(fā)票。2.對于稅務機關(guān)代開發(fā)票的情況，由業(yè)務部門按照稅務機關(guān)要求提供相關(guān)資料，財務部門負責辦理代開發(fā)票手續(xù)，并將代開發(fā)票及時傳遞給業(yè)務部門。五、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司在購買商品、接受服務以及從事其他經(jīng)營活動支付款項時，應當向收款方取得發(fā)票。取得發(fā)票時，不得要求變更品名和金額。2.取得的發(fā)票應是稅務機關(guān)統(tǒng)一印制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應加蓋銷售方發(fā)票專用章。3.發(fā)票內(nèi)容應與實際交易相符，包括發(fā)票的真實性、合法性、有效性等。重點審核發(fā)票的基本信息（如發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息等）、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額、發(fā)票專用章等內(nèi)容。（二）取得流程1.業(yè)務部門在業(yè)務發(fā)生時，應及時向收款方索取發(fā)票。取得發(fā)票后，對發(fā)票進行初步審核，確保發(fā)票內(nèi)容完整、信息準確。2.將審核無誤的發(fā)票交給采購部門（如涉及采購業(yè)務）或相關(guān)負責人，由其再次審核發(fā)票的合規(guī)性。3.采購部門或相關(guān)負責人審核通過后，將發(fā)票傳遞給財務部門。財務部門對發(fā)票進行最終審核，審核通過后辦理入賬手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，應及時與銷售方聯(lián)系，要求其重新開具或更正發(fā)票。（三）境外發(fā)票取得1.從境外取得的與納稅有關(guān)的發(fā)票或者憑證，稅務機關(guān)在納稅審查時有疑義的，可以要求其提供境外公證機構(gòu)或者注冊會計師的確認證明，經(jīng)稅務機關(guān)審核認可后，方可作為記賬核算的憑證。2.業(yè)務部門在取得境外發(fā)票或憑證后，應及時將其翻譯為中文，并附上相關(guān)的證明文件（如合同、協(xié)議等），按照公司內(nèi)部審批流程進行審核。審核通過后，將相關(guān)資料提交給財務部門，由財務部門按照規(guī)定進行賬務處理。六、發(fā)票的保管（一）保管責任1.財務部門應設立專門的發(fā)票保管崗位，指定專人負責發(fā)票的保管工作。2.發(fā)票保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守發(fā)票保管制度，確保發(fā)票的安全與完整。（二）保管方式1.發(fā)票應存放在安全、干燥、防火、防盜的專用保險柜或文件柜中，并設置明顯的標識。2.電子發(fā)票應定期進行備份，存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并按照規(guī)定進行保管期限管理。備份存儲介質(zhì)應異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限1.已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應當保存5年。保存期滿，報經(jīng)稅務機關(guān)查驗后銷毀。2.發(fā)票的其他相關(guān)資料（如發(fā)票開具申請單、紅字發(fā)票開具申請單、發(fā)票認證清單等）應按照財務檔案管理規(guī)定進行保管，保管期限一般為10年。（四）盤點與清查1.財務部門應定期對發(fā)票進行盤點，每月至少盤點一次。盤點內(nèi)容包括發(fā)票的種類、數(shù)量、起止號碼、庫存數(shù)量等，確保賬實相符。2.每年年終，應對全年發(fā)票管理情況進行全面清查，總結(jié)經(jīng)驗教訓，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。清查結(jié)果應形成書面報告，報財務負責人和公司領導審閱。七、發(fā)票的使用（一）使用范圍公司發(fā)票僅限于在本公司經(jīng)營范圍內(nèi)的業(yè)務活動中使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得虛開發(fā)票，不得自行擴大專用發(fā)票使用范圍。（二）使用登記1.發(fā)票保管人員應建立發(fā)票使用登記臺賬，詳細記錄發(fā)票的領用日期、號碼、用途、領用人等信息。2.業(yè)務部門領用發(fā)票時，應在發(fā)票使用登記臺賬上簽字確認。使用完畢后，應及時將發(fā)票存根聯(lián)交回財務部門，并在臺賬上注明交回日期。（三）作廢與紅沖1.開具的發(fā)票如發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發(fā)票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發(fā)生銷售折讓，需要開具紅字發(fā)票的，應按照稅務機關(guān)規(guī)定的程序進行操作。2.發(fā)票作廢時，應在發(fā)票各聯(lián)次上加蓋“作廢”戳記，并全聯(lián)次留存。同時，在發(fā)票使用登記臺賬上注明作廢原因及日期。3.開具紅字發(fā)票時，應按照稅務機關(guān)要求填寫紅字發(fā)票信息表，并經(jīng)稅務機關(guān)審核通過后，方可開具紅字發(fā)票。紅字發(fā)票應與原發(fā)票一一對應，并在發(fā)票使用登記臺賬上進行詳細記錄。八、發(fā)票的審核與監(jiān)督（一）審核要點1.財務部門在收到發(fā)票后，應重點審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性。審核內(nèi)容包括發(fā)票的基本信息、發(fā)票專用章、發(fā)票內(nèi)容與實際業(yè)務是否相符等。2.對于金額較大、業(yè)務復雜或存在疑問的發(fā)票，財務部門可通過電話、函證、實地走訪等方式進行核實，確保發(fā)票的真實性。（二）監(jiān)督檢查1.財務部門應定期對公司發(fā)票管理情況進行內(nèi)部監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票的開具、取得、保管、使用等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.公司審計部門應不定期對發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.對于違反發(fā)票管理制度的行為，應按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，并追究相關(guān)人員的責任。九、稅務風險防范（一）風險識別與評估1.財務部門應定期對發(fā)票管理過程中的稅務風險進行識別和評估，分析可能存在的風險點及其影響程度。2.關(guān)注國家稅收政策變化，及時調(diào)整發(fā)票管理策略，防范因政策調(diào)整帶來的稅務風險。（二）風險應對措施1.加強發(fā)票管理各環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，嚴格執(zhí)行發(fā)票管理制度，確保發(fā)票管理工作規(guī)范有序。2.定期組織財務人員及相關(guān)業(yè)務人員進行稅務培訓，提高稅務