會計文檔管理制度VIP

會計文檔管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計文檔的管理，確保會計文檔的安全、完整和有效利用，規(guī)范會計文檔的形成、積累、整理、歸檔和保管等工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位的會計文檔管理工作。（三）定義1.會計文檔：指公司在會計核算、財務(wù)管理等活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、憑證、賬簿、報表等資料。2.歸檔：指將辦理完畢、具有保存價值的會計文檔按照規(guī)定的程序和要求，移交檔案管理部門集中保存的過程。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對全公司會計文檔管理工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督指導(dǎo)，各下屬單位負(fù)責(zé)本單位會計文檔的具體管理工作。2.完整準(zhǔn)確、安全保密原則。確保會計文檔的內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，妥善保管，防止丟失、損壞和泄密。3.方便利用原則。建立健全會計文檔的檢索體系，便于快速查詢和利用。二、會計文檔的形成與積累（一）會計憑證1.會計憑證應(yīng)按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時間順序及時填制，確保內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.記賬憑證應(yīng)附有原始憑證，原始憑證的內(nèi)容必須具備：憑證的名稱、填制憑證的日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價和金額等。3.會計憑證在裝訂前，應(yīng)進(jìn)行整理，檢查憑證的編號是否連續(xù)、附件是否齊全、簽章是否完備等。（二）會計賬簿1.會計賬簿應(yīng)根據(jù)審核無誤的會計憑證及時登記，做到賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符。2.賬簿記錄發(fā)生錯誤時，不得刮擦、挖補(bǔ)、涂改或用藥水消除字跡，應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行更正。3.年度終了，應(yīng)將各種賬簿打印成冊，裝訂歸檔。（三）財務(wù)會計報告1.財務(wù)會計報告應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計制度規(guī)定的編制基礎(chǔ)、編制依據(jù)、編制原則和方法進(jìn)行編制。2.財務(wù)會計報告包括會計報表、會計報表附注和財務(wù)情況說明書等。會計報表應(yīng)包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。3.財務(wù)會計報告編制完成后，應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人、總會計師等審核簽字，并加蓋單位公章。（四）其他會計資料1.其他會計資料包括銀行對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、稅務(wù)申報表、審計報告、驗(yàn)資報告等。2.應(yīng)定期收集、整理其他會計資料，確保其完整、準(zhǔn)確。三、會計文檔的整理（一）分類會計文檔應(yīng)按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告、其他會計資料等類別進(jìn)行分類。（二）編號1.會計憑證應(yīng)按照月份和憑證編號順序進(jìn)行編號，如“20XX年X月第X號”。2.會計賬簿應(yīng)按照賬簿名稱進(jìn)行編號，如“總賬”為“1”，“明細(xì)賬”為“2”等。3.財務(wù)會計報告應(yīng)按照年份和報告類型進(jìn)行編號，如“20XX年度資產(chǎn)負(fù)債表”為“20XX1”，“20XX年度利潤表”為“20XX2”等。4.其他會計資料應(yīng)按照資料類型和時間順序進(jìn)行編號。（三）裝訂1.會計憑證應(yīng)定期裝訂成冊，一般每月裝訂一次。裝訂時應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內(nèi)容。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了后及時裝訂，裝訂時應(yīng)注意賬簿的完整性和順序性。3.財務(wù)會計報告應(yīng)在年度終了后按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行裝訂。4.其他會計資料應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和數(shù)量進(jìn)行適當(dāng)裝訂。（四）編目1.應(yīng)編制會計文檔目錄，詳細(xì)記錄會計文檔的類別、編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.會計文檔目錄應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交會計部門備查。四、會計文檔的歸檔（一）歸檔時間1.會計憑證應(yīng)在月度終了后15日內(nèi)歸檔。2.會計賬簿應(yīng)在年度終了后30日內(nèi)歸檔。3.財務(wù)會計報告應(yīng)在年度終了后45日內(nèi)歸檔。4.其他會計資料應(yīng)在相關(guān)業(yè)務(wù)辦理完畢后及時歸檔。（二）歸檔程序1.會計部門應(yīng)按照本制度的要求，對會計文檔進(jìn)行整理、編號、裝訂等工作。2.整理完畢的會計文檔應(yīng)填寫《會計文檔歸檔清單》，一式兩份，一份隨會計文檔移交檔案管理部門，一份留存會計部門。3.檔案管理部門應(yīng)對接收的會計文檔進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理簽收手續(xù)，并將會計文檔妥善保管。五、會計文檔的保管（一）保管期限1.會計憑證的保管期限為30年。2.會計賬簿的保管期限為30年。3.財務(wù)會計報告的保管期限為年度財務(wù)會計報告永久保管，月度、季度財務(wù)會計報告保管期限為10年。4.其他會計資料的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的會計文檔保管庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.會計文檔應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。3.應(yīng)定期對會計文檔進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保會計文檔的安全和完整。（三）借閱與歸還1.因工作需要查閱會計文檔的，應(yīng)填寫《會計文檔查閱申請表》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱會計文檔時，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)陪同，查閱人員不得在會計文檔上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。3.如需借閱會計文檔，應(yīng)填寫《會計文檔借閱申請表》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管會計文檔，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、抄錄、傳播會計文檔內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門。六、會計文檔的銷毀（一）銷毀條件會計文檔保管期滿，需要銷毀時，應(yīng)由檔案管理部門會同會計部門提出銷毀意見，編制《會計文檔銷毀清單》，列明銷毀會計文檔的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。（二）銷毀程序1.《會計文檔銷毀清單》應(yīng)經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)。2.銷毀會計文檔時，應(yīng)由檔案管理部門和會計部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計文檔前，應(yīng)按照《會計文檔銷毀清單》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；銷毀后，應(yīng)在《會計文檔銷毀清單》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位負(fù)責(zé)人。（三）特殊情況處理保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司審計部門負(fù)責(zé)對會計文檔管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.會計文檔管理制度的執(zhí)行情況。2.會計文檔的形成、積累、整理、歸檔、保管等工作是否符合規(guī)定要求。3.會計文檔的安全保管情況。4.會計文檔的查閱、借閱、歸還等手續(xù)是否齊全。（三）問題處理對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。對違反本制度規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)