會(huì)所預(yù)定管理制度VIP

會(huì)所預(yù)定管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司會(huì)所的預(yù)定管理，確保會(huì)所資源的合理利用，提高服務(wù)質(zhì)量和效率，滿足公司內(nèi)部活動(dòng)及客戶接待的需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、員工以及外部客戶對公司會(huì)所的預(yù)定申請、審批、使用及相關(guān)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.公平公正原則：所有預(yù)定申請均按照既定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核，確保機(jī)會(huì)均等，不偏袒任何一方。2.先申請先得原則：根據(jù)預(yù)定申請的先后順序，在資源允許的情況下進(jìn)行安排，優(yōu)先滿足最早提出申請的部門或客戶。3.合理利用原則：鼓勵(lì)各部門和客戶充分合理地利用會(huì)所資源，避免浪費(fèi)和閑置。4.服務(wù)至上原則：以提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)為宗旨，確保會(huì)所的使用過程順暢、舒適，滿足各類活動(dòng)的需求。二、會(huì)所概述（一）會(huì)所設(shè)施公司會(huì)所擁有多種功能區(qū)域和設(shè)施，包括但不限于會(huì)議室、多功能廳、宴會(huì)廳、茶室、棋牌室、健身房等，可滿足不同類型活動(dòng)的需求。（二）會(huì)所容量1.會(huì)議室：根據(jù)會(huì)議室的大小，可容納人數(shù)從[X]人到[X]人不等。2.多功能廳：最大可容納[X]人，適合舉辦大型會(huì)議、培訓(xùn)、文藝演出等活動(dòng)。3.宴會(huì)廳：可同時(shí)容納[X]人用餐，配備專業(yè)的餐飲服務(wù)設(shè)施。4.茶室：提供舒適的品茶環(huán)境，可容納[X]人左右。5.棋牌室：設(shè)有多個(gè)棋牌室，可供[X]人同時(shí)娛樂。6.健身房：配備各類健身器材，可同時(shí)容納[X]人使用。三、預(yù)定申請（一）申請主體1.公司內(nèi)部部門：因工作需要舉辦會(huì)議、培訓(xùn)、團(tuán)建等活動(dòng)，可向行政部門提交會(huì)所預(yù)定申請。2.員工個(gè)人：因私人聚會(huì)、慶?；顒?dòng)等特殊情況，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人同意后，可向行政部門申請使用會(huì)所部分區(qū)域。3.外部客戶：公司業(yè)務(wù)往來中的客戶，因商務(wù)洽談、合作簽約等活動(dòng)需要使用會(huì)所，由公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)并向行政部門提交預(yù)定申請。（二）申請時(shí)間1.原則上，內(nèi)部部門和員工個(gè)人應(yīng)提前[X]個(gè)工作日提交預(yù)定申請；外部客戶應(yīng)提前[X]個(gè)工作日提交預(yù)定申請。2.對于緊急情況的預(yù)定申請，應(yīng)盡量提前通知行政部門，并說明情況，行政部門將根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。（三）申請內(nèi)容1.預(yù)定日期：明確申請使用會(huì)所的具體日期和時(shí)間段。2.使用部門/個(gè)人：填寫申請部門名稱或個(gè)人姓名。3.活動(dòng)類型：如會(huì)議、培訓(xùn)、宴會(huì)、私人聚會(huì)等。4.預(yù)計(jì)參與人數(shù)：根據(jù)活動(dòng)規(guī)模，預(yù)估參與活動(dòng)的人數(shù)。5.特殊要求：如有特殊的場地布置、設(shè)備需求、餐飲安排等要求，需在申請中詳細(xì)說明。（四）申請流程1.申請人登錄公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)，進(jìn)入會(huì)所預(yù)定申請模塊，按照系統(tǒng)提示填寫申請信息。2.填寫完畢后，提交申請至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請將流轉(zhuǎn)至行政部門。4.行政部門收到申請后，對申請信息進(jìn)行完整性和合理性審核。如審核通過，將根據(jù)會(huì)所資源情況進(jìn)行預(yù)定安排，并反饋預(yù)定結(jié)果給申請人；如審核不通過，將注明原因并退回申請，申請人需根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改后重新提交申請。四、預(yù)定審批（一）審批權(quán)限1.內(nèi)部部門預(yù)定：預(yù)計(jì)參與人數(shù)在[X]人以下的會(huì)議、培訓(xùn)等活動(dòng)，由行政部門負(fù)責(zé)人審批。預(yù)計(jì)參與人數(shù)在[X]人以上的會(huì)議、培訓(xùn)等活動(dòng)，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。涉及重要客戶接待、公司重大活動(dòng)等使用會(huì)所的情況，需經(jīng)總經(jīng)理審批。2.員工個(gè)人預(yù)定：由所在部門負(fù)責(zé)人審批，如涉及費(fèi)用問題，還需財(cái)務(wù)部門審核通過。3.外部客戶預(yù)定：普通商務(wù)活動(dòng)使用會(huì)所，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，行政部門負(fù)責(zé)人審批。重要商務(wù)活動(dòng)或大型客戶接待使用會(huì)所，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，總經(jīng)理核準(zhǔn)。（二）審批標(biāo)準(zhǔn)1.活動(dòng)必要性：審核活動(dòng)是否與公司業(yè)務(wù)發(fā)展、員工培訓(xùn)、客戶關(guān)系維護(hù)等相關(guān)，是否確有必要使用會(huì)所資源。2.時(shí)間合理性：檢查預(yù)定時(shí)間是否與公司其他重要活動(dòng)沖突，是否符合會(huì)所的整體使用安排。3.人數(shù)匹配性：根據(jù)活動(dòng)類型和規(guī)模，評估預(yù)計(jì)參與人數(shù)是否合理，是否與會(huì)所的容量相匹配。4.特殊要求可行性：對于申請人提出的特殊要求，如場地布置、設(shè)備租賃等，審核是否具備實(shí)施條件和資源支持。（三）審批流程1.行政部門將收到的預(yù)定申請按照審批權(quán)限分發(fā)給相應(yīng)的審批人。2.審批人在收到申請后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并在辦公系統(tǒng)中填寫審批意見。3.如審批通過，申請進(jìn)入預(yù)定確認(rèn)環(huán)節(jié)；如審批不通過，行政部門將及時(shí)通知申請人，并說明原因。五、預(yù)定確認(rèn)（一）確認(rèn)方式行政部門在收到審批通過的預(yù)定申請后，將通過電話、郵件或辦公系統(tǒng)消息等方式向申請人發(fā)送預(yù)定確認(rèn)信息，告知預(yù)定成功，并明確以下內(nèi)容：1.預(yù)定日期和時(shí)間段：詳細(xì)說明會(huì)所的使用時(shí)間范圍。2.使用區(qū)域：明確申請人所預(yù)定的具體會(huì)所區(qū)域。3.相關(guān)費(fèi)用：告知活動(dòng)可能產(chǎn)生的費(fèi)用項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)，如場地租賃費(fèi)用、設(shè)備使用費(fèi)用、餐飲費(fèi)用等。4.注意事項(xiàng)：提醒申請人在使用會(huì)所過程中的相關(guān)注意事項(xiàng)，如遵守會(huì)所管理制度、愛護(hù)設(shè)施設(shè)備、提前做好準(zhǔn)備工作等。（二）變更與取消1.變更：申請人如需變更預(yù)定信息，如預(yù)定日期、使用時(shí)間、參與人數(shù)、特殊要求等，應(yīng)至少提前[X]個(gè)工作日向行政部門提交變更申請。行政部門將根據(jù)變更內(nèi)容重新進(jìn)行審核和協(xié)調(diào)，如涉及費(fèi)用調(diào)整，將及時(shí)通知申請人。變更申請經(jīng)審批通過后，行政部門將發(fā)送變更確認(rèn)信息給申請人。2.取消：申請人如需取消預(yù)定，應(yīng)至少提前[X]個(gè)工作日向行政部門提交取消申請。因特殊原因無法提前[X]個(gè)工作日取消的，需經(jīng)行政部門同意。取消申請經(jīng)審批通過后，行政部門將確認(rèn)取消，并根據(jù)實(shí)際情況處理相關(guān)事宜。如因申請人取消預(yù)定給公司造成損失的，申請人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、會(huì)所使用（一）使用前準(zhǔn)備1.申請人應(yīng)在預(yù)定使用時(shí)間前[X]個(gè)小時(shí)到達(dá)會(huì)所，與行政部門工作人員進(jìn)行場地交接：檢查場地布置是否符合申請要求，如桌椅擺放、音響設(shè)備、投影儀、燈光等是否正常運(yùn)行。確認(rèn)餐飲安排是否到位，包括食品種類、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。檢查其他特殊要求的準(zhǔn)備情況，如場地裝飾、設(shè)備租賃等。如有任何問題或需要調(diào)整的地方，及時(shí)與行政部門工作人員溝通解決。2.行政部門工作人員應(yīng)在申請人到達(dá)前做好會(huì)所的清潔、設(shè)備調(diào)試等準(zhǔn)備工作，并協(xié)助申請人進(jìn)行場地布置和相關(guān)準(zhǔn)備工作：確保會(huì)所各區(qū)域干凈整潔，無雜物和灰塵。對會(huì)所內(nèi)的設(shè)備進(jìn)行全面檢查和調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行，如音響設(shè)備音質(zhì)清晰、投影儀畫面清晰、燈光亮度適中且可正常控制等。根據(jù)申請人的特殊要求，協(xié)助進(jìn)行場地裝飾布置，如懸掛橫幅、擺放鮮花、設(shè)置展示區(qū)等。準(zhǔn)備好相關(guān)的服務(wù)用品，如飲用水、茶杯、文具等。（二）使用期間管理1.申請人應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)所管理制度，愛護(hù)會(huì)所設(shè)施設(shè)備，保持會(huì)所環(huán)境整潔：不得在會(huì)所內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等，如需吸煙，應(yīng)到指定的吸煙區(qū)域。不得隨意損壞會(huì)所的桌椅、門窗、電器設(shè)備、裝飾物品等，如有損壞，應(yīng)照價(jià)賠償。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將會(huì)所內(nèi)的物品歸位，保持場地整潔有序。2.行政部門安排專人負(fù)責(zé)會(huì)所使用期間的服務(wù)和監(jiān)督工作：為活動(dòng)提供必要的服務(wù)支持，如茶水供應(yīng)、設(shè)備操作協(xié)助、餐飲服務(wù)協(xié)調(diào)等。監(jiān)督活動(dòng)的進(jìn)行情況，確?；顒?dòng)按照預(yù)定安排有序進(jìn)行，不出現(xiàn)違規(guī)行為或安全事故。及時(shí)處理活動(dòng)過程中出現(xiàn)的問題和突發(fā)情況，如設(shè)備故障、人員沖突等，并向行政部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。3.如因活動(dòng)需要臨時(shí)增加設(shè)備或服務(wù)項(xiàng)目，申請人應(yīng)提前與行政部門溝通協(xié)商，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)：填寫臨時(shí)增加設(shè)備或服務(wù)項(xiàng)目申請表，詳細(xì)說明增加的內(nèi)容、原因和預(yù)計(jì)使用時(shí)間等。行政部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，如資源允許，將安排提供相應(yīng)的設(shè)備或服務(wù)，并告知申請人相關(guān)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。申請人確認(rèn)后，按照規(guī)定支付費(fèi)用，并在活動(dòng)結(jié)束后進(jìn)行結(jié)算。（三）使用后清理1.活動(dòng)結(jié)束后，申請人應(yīng)組織參與人員及時(shí)將會(huì)所清理干凈：清理場地內(nèi)的垃圾和雜物，將垃圾裝入垃圾袋并放置在指定地點(diǎn)。整理桌椅，恢復(fù)場地原狀，確保場地整潔有序。關(guān)閉電器設(shè)備、燈光、門窗等，確保會(huì)所安全。2.行政部門工作人員在活動(dòng)結(jié)束后進(jìn)行全面檢查和驗(yàn)收：檢查場地是否清理干凈，設(shè)施設(shè)備是否完好無損且已關(guān)閉。核對活動(dòng)期間使用的物品數(shù)量和狀態(tài)，如有缺失或損壞，及時(shí)與申請人溝通處理。如驗(yàn)收合格，在會(huì)所使用記錄上簽字確認(rèn)；如驗(yàn)收不合格，要求申請人限期整改，直至達(dá)到要求為止。七、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.場地租賃費(fèi)用：根據(jù)會(huì)所不同區(qū)域和使用時(shí)間段，制定不同的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：會(huì)議室：[X]元/小時(shí)（[X]人以下），[X]元/小時(shí)（[X]人以上）。多功能廳：[X]元/小時(shí)（[X]人以下），[X]元/小時(shí)（[X]人以上）。宴會(huì)廳：[X]元/桌（根據(jù)菜品標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)檔次不同有所差異）。茶室：[X]元/小時(shí)。棋牌室：[X]元/小時(shí)/間。健身房：[X]元/次（會(huì)員免費(fèi)，非會(huì)員收費(fèi)）。2.設(shè)備使用費(fèi)用：音響設(shè)備：[X]元/小時(shí)。投影儀：[X]元/小時(shí)。燈光設(shè)備：[X]元/小時(shí)。其他特殊設(shè)備根據(jù)實(shí)際租賃情況收費(fèi)。3.餐飲費(fèi)用：根據(jù)公司制定的餐飲標(biāo)準(zhǔn)和菜單進(jìn)行收費(fèi)，具體價(jià)格以實(shí)際結(jié)算為準(zhǔn)。4.服務(wù)費(fèi)用：如茶水服務(wù)、場地布置服務(wù)等，根據(jù)服務(wù)內(nèi)容和工作量收取相應(yīng)費(fèi)用。（二）費(fèi)用結(jié)算1.內(nèi)部部門使用會(huì)所產(chǎn)生的費(fèi)用，由行政部門定期與財(cái)務(wù)部門核對賬目后，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行結(jié)算：行政部門每月[X]日前匯總上月內(nèi)部部門會(huì)所使用費(fèi)用明細(xì)，提交給財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核費(fèi)用明細(xì)無誤后，從各部門的費(fèi)用預(yù)算中扣除相應(yīng)金額，并進(jìn)行賬務(wù)處理。2.員工個(gè)人使用會(huì)所產(chǎn)生的費(fèi)用，如涉及費(fèi)用自理的情況，由員工個(gè)人在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)到財(cái)務(wù)部門辦理結(jié)算手續(xù)：員工填寫費(fèi)用報(bào)銷單，附上行政部門開具的費(fèi)用明細(xì)清單和相關(guān)發(fā)票。財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷單和相關(guān)憑證，如符合報(bào)銷規(guī)定，予以報(bào)銷；如不符合規(guī)定，將退回報(bào)銷單并說明原因。3.外部客戶使用會(huì)所產(chǎn)生的費(fèi)用，由公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與客戶溝通結(jié)算事宜：業(yè)務(wù)部門在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)向客戶發(fā)送費(fèi)用賬單，明確費(fèi)用金額和支付方式?？蛻魬?yīng)在收到賬單后的[X]個(gè)工作日內(nèi)支付費(fèi)用。如客戶逾期未支付，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)催收，并向公司匯報(bào)情況。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.內(nèi)部部門和員工個(gè)人使用會(huì)所符合公司費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定的，可按照報(bào)銷流程進(jìn)行報(bào)銷：申請人填寫費(fèi)用報(bào)銷單，詳細(xì)注明會(huì)所使用的日期、區(qū)域、活動(dòng)內(nèi)容、費(fèi)用明細(xì)等信息。附上行政部門開具的費(fèi)用發(fā)票、預(yù)定申請單、審批表等相關(guān)憑證。按照公司費(fèi)用報(bào)銷審批流程，依次提交給所在部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批（如有需要）、總經(jīng)理核準(zhǔn)（如有需要）。審批通過后，財(cái)務(wù)部門予以報(bào)銷，將費(fèi)用支付到申請人指定的賬戶。2.外部客戶支付的會(huì)所使用費(fèi)用，由公司財(cái)務(wù)部門統(tǒng)一入賬：財(cái)務(wù)部門收到客戶支付的費(fèi)用后，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確認(rèn)收入到賬。按照公司財(cái)務(wù)制度和稅務(wù)規(guī)定，開具相應(yīng)的發(fā)票給客戶，并做好收入記錄和統(tǒng)計(jì)工作。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對會(huì)所預(yù)定和使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期檢查會(huì)所設(shè)施設(shè)備的維護(hù)情況、使用記錄的完整性、費(fèi)用結(jié)算的準(zhǔn)確性等。2.設(shè)立投訴舉報(bào)渠道，接受公司內(nèi)部員工和外部客戶對會(huì)所預(yù)定和使用過程中違規(guī)行為的投訴舉報(bào)。投訴舉報(bào)渠道包括電話、郵箱、意見箱等，行政部門應(yīng)及時(shí)受理并調(diào)查處理投訴舉報(bào)事項(xiàng)。（二）考核辦法1.對內(nèi)部部門和員工個(gè)人的會(huì)所使用情況進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括預(yù)定申請的及時(shí)性、活動(dòng)組織的規(guī)范性、費(fèi)用使用的合理性、對會(huì)所設(shè)施設(shè)備的愛護(hù)程度等。2.考核結(jié)果與部門和個(gè)人的績效掛鉤，對于在會(huì)所使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)；對于違反會(huì)所管理制度、造成不良影響或損失的部門和個(gè)人，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰，如扣除績效分?jǐn)?shù)