會審會議管理制度VIP

會審會議管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會審會議的組織與管理，提高會議效率，確保會議決策科學(xué)、合理、有效，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會審會議，包括但不限于項(xiàng)目會審、方案會審、合同會審等。（三）會議原則1.高效務(wù)實(shí)原則：會議應(yīng)圍繞主題展開，注重解決實(shí)際問題，避免冗長、空洞的討論，提高會議效率。2.充分溝通原則：參會人員應(yīng)積極發(fā)表意見，充分交流信息，確保各方對議題有全面、準(zhǔn)確的理解。3.民主集中原則：在充分討論的基礎(chǔ)上，形成統(tǒng)一的決策意見，實(shí)行民主決策與集中決策相結(jié)合。4.責(zé)任明確原則：明確會議決策事項(xiàng)的責(zé)任主體，確保決策得到有效執(zhí)行。二、會議組織（一）會議發(fā)起1.發(fā)起部門：根據(jù)會議主題和內(nèi)容，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或職能部門發(fā)起會審會議。2.發(fā)起流程：發(fā)起部門填寫《會審會議申請表》，詳細(xì)說明會議主題、參會人員、會議時間、會議地點(diǎn)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至?xí)h管理部門。（二）會議審批1.審批部門：會議管理部門負(fù)責(zé)對《會審會議申請表》進(jìn)行審批。2.審批標(biāo)準(zhǔn)：會議管理部門根據(jù)會議的重要性、必要性、參會人員范圍等因素進(jìn)行審批，對于涉及重大決策、重要事項(xiàng)的會議，需報公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批結(jié)果反饋：會議管理部門將審批結(jié)果及時反饋給發(fā)起部門，對于審批通過的會議，通知發(fā)起部門做好會議籌備工作；對于審批未通過的會議，說明原因，由發(fā)起部門進(jìn)行調(diào)整后重新申請。（三）會議籌備1.會議通知：發(fā)起部門根據(jù)審批通過的會議信息，提前[X]個工作日向參會人員發(fā)送會議通知，通知內(nèi)容包括會議主題、時間、地點(diǎn)、議程、需準(zhǔn)備的資料等。2.資料準(zhǔn)備：參會人員應(yīng)根據(jù)會議通知要求，提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，如項(xiàng)目報告、方案文本、合同草案等，確保資料完整、準(zhǔn)確。3.會議場地安排：會議管理部門負(fù)責(zé)根據(jù)會議規(guī)模和要求，提前安排合適的會議場地，并確保場地設(shè)施齊全、環(huán)境良好。4.會議設(shè)備調(diào)試：會議管理部門在會議前對會議所需的設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，如投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。三、會議流程（一）會議簽到1.簽到時間：參會人員應(yīng)提前[X]分鐘到達(dá)會議現(xiàn)場進(jìn)行簽到。2.簽到方式：會議現(xiàn)場設(shè)置簽到表，參會人員簽到后領(lǐng)取會議資料。（二）會議開場1.主持人介紹：主持人由發(fā)起部門負(fù)責(zé)人或指定人員擔(dān)任，主持人介紹會議背景、目的、議程安排等。2.參會人員介紹：主持人依次介紹參會人員，包括姓名、部門、職務(wù)等。（三）議題討論1.匯報環(huán)節(jié)：由相關(guān)負(fù)責(zé)人對議題進(jìn)行匯報，匯報內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、重點(diǎn)突出，包括議題背景、現(xiàn)狀分析、解決方案、預(yù)期效果等。2.討論環(huán)節(jié)：參會人員圍繞匯報內(nèi)容展開討論，發(fā)表自己的意見和建議，討論過程中應(yīng)尊重他人觀點(diǎn)，避免爭吵和人身攻擊。3.記錄環(huán)節(jié)：會議記錄人員負(fù)責(zé)對會議討論內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)言時間、發(fā)言人員、發(fā)言內(nèi)容等，確保記錄準(zhǔn)確、完整。（四）決策形成1.總結(jié)歸納：主持人對會議討論情況進(jìn)行總結(jié)歸納，梳理各方觀點(diǎn)和意見。2.決策制定：根據(jù)討論結(jié)果，形成會議決策意見，明確決策事項(xiàng)、責(zé)任主體、完成時間等。3.決策表決：對于重大決策事項(xiàng)，可采用表決方式進(jìn)行決策，表決方式包括舉手、投票等，表決結(jié)果應(yīng)記錄在案。（五）會議結(jié)束1.主持人總結(jié)：主持人對會議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議決策的重要性和執(zhí)行要求，感謝參會人員的參與和支持。2.散會：主持人宣布會議結(jié)束，參會人員有序離開會議現(xiàn)場。四、會議記錄（一）記錄人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場的記錄工作，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.對會議記錄進(jìn)行整理、編輯，形成會議紀(jì)要。3.將會議紀(jì)要及時發(fā)送給參會人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。（二）記錄要求1.內(nèi)容完整：記錄會議討論的全過程，包括議題、匯報內(nèi)容、討論意見、決策結(jié)果等。2.語言簡潔：記錄語言應(yīng)簡潔明了，避免冗長、復(fù)雜的表述。3.重點(diǎn)突出：突出會議討論的重點(diǎn)問題、關(guān)鍵決策和重要意見。4.格式規(guī)范：會議紀(jì)要應(yīng)按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行編寫，包括標(biāo)題、編號、日期、參會人員、會議內(nèi)容、決策結(jié)果等。（三）會議紀(jì)要審核與發(fā)布1.審核流程：會議紀(jì)要由會議管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過后加蓋公司公章。2.發(fā)布方式：會議紀(jì)要通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵件等方式發(fā)布給參會人員，并抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。五、會議決策執(zhí)行與監(jiān)督（一）決策執(zhí)行1.責(zé)任主體：會議決策事項(xiàng)的責(zé)任主體負(fù)責(zé)按照決策要求組織實(shí)施，確保決策得到有效執(zhí)行。2.執(zhí)行計(jì)劃：責(zé)任主體應(yīng)根據(jù)決策事項(xiàng)制定詳細(xì)的執(zhí)行計(jì)劃，明確執(zhí)行步驟、時間節(jié)點(diǎn)、責(zé)任人等，并報會議管理部門備案。3.執(zhí)行過程跟蹤：會議管理部門負(fù)責(zé)對決策執(zhí)行過程進(jìn)行跟蹤，定期了解執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（二）決策監(jiān)督1.監(jiān)督部門：公司內(nèi)部審計(jì)部門或相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)對會議決策執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督方式：監(jiān)督部門可通過定期檢查、專項(xiàng)審計(jì)、實(shí)地調(diào)研等方式對決策執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，確保決策執(zhí)行符合公司規(guī)定和要求。3.監(jiān)督結(jié)果反饋：監(jiān)督部門將監(jiān)督檢查結(jié)果及時反饋給會議管理部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，對于發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見和建議，督促責(zé)任主體進(jìn)行整改。六、會議檔案管理（一）檔案收集1.會議管理部門負(fù)責(zé)收集與會議相關(guān)的各類資料，包括會議申請表、會議通知、會議簽到表、會議記錄、會議紀(jì)要、決策文件等。2.參會人員應(yīng)按照要求將會議資料及時提交給會議管理部門。（二）檔案整理1.會議管理部門對收集到的會議資料進(jìn)行分類整理，按照時間順序、會議主題等進(jìn)行歸檔。2.對于重要會議的資料，應(yīng)單獨(dú)建立檔案，進(jìn)行重點(diǎn)管理。（三）檔案保管1.會議檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中，確保檔案安全、完整。2.定期對會議檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞、丟失。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會議檔案的，應(yīng)填寫《會議檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至?xí)h管理部門。2.會議管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于符合查閱條件的，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料，查閱完畢后及時歸還。七、會議紀(jì)律（一）參會人員要求1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會議的，應(yīng)提前向會議主持人請假，并安排其他人員代為參會。2.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，不得在會議期間交頭接耳、玩手機(jī)、做與會議無關(guān)的事情。3.參會人員應(yīng)尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話，如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后再發(fā)表。（二）會議紀(jì)律監(jiān)督1.會議主持人負(fù)責(zé)對會議紀(jì)律進(jìn)行監(jiān)督，對于違反會議紀(jì)律的行為及時進(jìn)行提醒和制止。2.會議記錄人員應(yīng)如實(shí)記錄違反會議紀(jì)律的行為和人員，報會議管理部門備案。（三）處罰措施1.對于遲到、早退、缺席會議的人員，按照公司考勤制度進(jìn)行處理。2.對于違反會議紀(jì)律的人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、