會務保障管理制度VIP

會務保障管理制度一、總則（一）目的為了確保公司各類會議的順利召開，提高會議效率和質(zhì)量，規(guī)范會務保障工作流程，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織召開的各類會議，包括但不限于董事會、股東會、管理層會議、部門例會、專題研討會、培訓會議等。（三）基本原則1.高效協(xié)作原則：各部門在會務保障工作中應密切配合，形成高效協(xié)作的工作機制，確保會議各項任務按時、高質(zhì)量完成。2.嚴謹細致原則：會務保障工作涉及會議的各個環(huán)節(jié)，必須嚴謹細致，注重細節(jié)，確保會議順利進行，避免出現(xiàn)任何差錯。3.服務至上原則：以參會人員為中心，提供優(yōu)質(zhì)、周到的服務，滿足會議的各項需求，提升參會人員的滿意度。二、會務保障工作組織架構(gòu)及職責（一）會務保障工作領(lǐng)導小組1.組成人員：由公司高層領(lǐng)導擔任組長，各相關(guān)部門負責人為成員。2.職責全面領(lǐng)導會務保障工作，對重大事項進行決策和協(xié)調(diào)。審核會議方案、預算等重要文件，確保會議的規(guī)格、規(guī)模和組織形式符合公司要求。對會務保障工作進行整體監(jiān)督和檢查，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。（二）會務保障工作小組1.會議組織組組成人員：由行政部門相關(guān)人員組成。職責根據(jù)會議要求，制定詳細的會議方案，包括會議時間、地點、議程、參會人員名單等。負責會議的籌備工作，如會議通知的發(fā)送、會議資料的準備與發(fā)放、會議場地的預訂與布置等。協(xié)調(diào)會議期間的各項活動安排，確保會議流程順暢。記錄會議內(nèi)容，整理會議紀要，并及時發(fā)送給相關(guān)人員。2.技術(shù)支持組組成人員：由信息技術(shù)部門相關(guān)人員組成。職責負責會議所需的音響、燈光、視頻等設(shè)備的調(diào)試和維護，確保設(shè)備正常運行。提供網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持，保障會議期間網(wǎng)絡(luò)暢通，滿足視頻會議、線上直播等需求。協(xié)助會議組織組進行會議資料的電子文檔制作和傳輸，確保資料的準確性和完整性。3.后勤保障組組成人員：由行政部門、物業(yè)部門相關(guān)人員組成。職責負責會議場地的清潔衛(wèi)生、茶水供應、餐飲安排等后勤服務工作。安排會議期間的車輛調(diào)度，確保參會人員的交通出行便利。負責會議期間的安全保衛(wèi)工作，維護會議秩序，保障參會人員的人身和財產(chǎn)安全。處理會議期間的突發(fā)后勤事件，如設(shè)備故障、物資短缺等，及時采取措施解決問題。4.文件資料組組成人員：由相關(guān)業(yè)務部門人員組成。職責根據(jù)會議主題和議程，準備相關(guān)的會議文件資料，如匯報材料、調(diào)研報告、提案等。對文件資料進行審核、校對，確保內(nèi)容準確、格式規(guī)范。在會議期間負責文件資料的分發(fā)、回收和整理工作，保證文件資料的妥善管理。三、會議籌備（一）會議需求收集與確認1.會議發(fā)起部門應提前向行政部門提交會議申請，明確會議主題、時間、地點、參會人員范圍、會議議程、預計時長等基本信息。2.行政部門對會議申請進行初步審核，與發(fā)起部門溝通確認會議需求的合理性和可行性。對于涉及多個部門或重大事項的會議，應及時提交會務保障工作領(lǐng)導小組進行審議。（二）會議方案制定1.根據(jù)會議需求，會議組織組制定詳細的會議方案。會議方案應包括但不限于以下內(nèi)容：會議基本信息：會議名稱、時間、地點、參會人員名單、會議議程安排。會議籌備工作安排：各項籌備任務的責任人、時間節(jié)點和工作要求。會議資料準備：資料清單、制作要求、完成時間。會議場地布置：場地布局設(shè)計、裝飾要求、設(shè)備配置清單。會議后勤保障：餐飲安排、車輛調(diào)度、安全保衛(wèi)措施等。應急預案：針對可能出現(xiàn)的突發(fā)情況制定相應的應對措施。2.會議方案經(jīng)會務保障工作領(lǐng)導小組審核通過后，由會議組織組負責組織實施。（三）會議通知發(fā)送1.會議組織組根據(jù)參會人員名單，提前[X]個工作日發(fā)送會議通知。會議通知應明確會議的基本信息、議程安排以及參會要求等內(nèi)容。2.對于重要會議，應采用多種方式發(fā)送通知，如郵件、短信、即時通訊工具等，并要求參會人員及時回復確認是否參加會議。對于未及時回復的人員，會議組織組應進行電話或其他方式的提醒。（四）會議資料準備1.文件資料組按照會議方案要求，準備相關(guān)的會議文件資料。資料內(nèi)容應緊扣會議主題，具有針對性和實用性。2.會議資料應提前制作完成，并進行審核、校對，確保內(nèi)容準確無誤、格式規(guī)范統(tǒng)一。對于需要打印的資料，應提前安排好印刷工作，保證資料在會議前發(fā)放到參會人員手中。3.會議資料應分類整理，標注清晰，便于參會人員查閱和使用。在會議期間，文件資料組應負責資料的發(fā)放、回收和整理工作，確保資料的妥善管理。（五）會議場地布置1.后勤保障組根據(jù)會議方案要求，提前預訂合適的會議場地，并按照場地布局設(shè)計進行布置。場地布置應簡潔大方、莊重得體，符合會議的主題和氛圍。2.會議場地應配備必要的設(shè)備設(shè)施，如音響、燈光、投影儀、麥克風、桌椅、文具等，并確保設(shè)備設(shè)施完好、正常運行。在會議前，技術(shù)支持組應對設(shè)備進行調(diào)試，保證會議期間的使用效果。3.根據(jù)會議需要，合理安排茶水、飲品、水果等，并設(shè)置專門的簽到區(qū)域、休息區(qū)域等，為參會人員提供便利。（六）會議餐飲安排1.后勤保障組根據(jù)會議的性質(zhì)、時長、參會人數(shù)等因素，合理安排會議餐飲。餐飲應注重營養(yǎng)搭配、口味適宜，滿足不同參會人員的需求。2.對于重要會議或有特殊要求的會議，應提供自助餐、桌餐等多種選擇，并提前與餐飲供應商溝通協(xié)調(diào)，確保餐飲質(zhì)量和服務水平。3.在會議期間，后勤保障組應及時清理餐桌、餐具，保持就餐環(huán)境整潔衛(wèi)生。（七）會議車輛調(diào)度1.根據(jù)參會人員的交通需求和會議安排，后勤保障組負責安排會議期間的車輛調(diào)度工作。對于距離較遠或交通不便的參會人員，應提供接送服務。2.提前確定車輛的車型、數(shù)量、司機信息等，并與司機溝通會議的時間、地點和行程安排，確保司機按時到達指定地點接送參會人員。3.在車輛使用過程中，應加強對司機的管理，要求司機遵守交通規(guī)則，確保行車安全。同時，應及時了解車輛的運行情況，如有突發(fā)情況及時進行調(diào)整。（八）會議安全保衛(wèi)1.后勤保障組負責會議期間的安全保衛(wèi)工作，制定安全保衛(wèi)方案，明確安全保衛(wèi)措施和責任分工。2.在會議場地入口處設(shè)置安檢區(qū)域，對參會人員和攜帶物品進行安全檢查，防止危險物品進入會場。3.加強會議場地內(nèi)的巡邏和監(jiān)控，維護會議秩序，確保參會人員的人身和財產(chǎn)安全。對于可能出現(xiàn)的突發(fā)事件，應制定應急預案，及時進行處理。四、會議期間保障（一）簽到與引導1.在會議入口處設(shè)置簽到臺，安排專人負責參會人員的簽到工作。簽到人員應熱情接待參會人員，引導其簽到，并發(fā)放會議資料。2.對于重要會議或大型會議，可安排志愿者或引導員在會場內(nèi)進行引導，幫助參會人員找到座位，解答疑問，確保會議有序進行。（二）設(shè)備保障1.技術(shù)支持組在會議期間安排專人值班，隨時監(jiān)控音響、燈光、視頻等設(shè)備的運行情況，確保設(shè)備正常運行。如遇設(shè)備故障，應及時進行維修或更換，盡量減少對會議的影響。2.對于線上會議或視頻會議，技術(shù)支持組應提前測試網(wǎng)絡(luò)連接情況，確保會議期間網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定，視頻畫面清晰、聲音流暢。在會議過程中，應密切關(guān)注網(wǎng)絡(luò)狀態(tài)，及時處理可能出現(xiàn)的網(wǎng)絡(luò)問題。（三）后勤服務1.后勤保障組應安排專人負責會議期間的茶水供應、餐飲服務等后勤工作。及時為參會人員添加茶水、清理桌面垃圾，保證會議環(huán)境整潔舒適。2.對于會議期間出現(xiàn)的其他后勤問題，如設(shè)備故障、物資短缺等，后勤保障組應及時響應，采取有效措施進行解決，確保會議的正常進行。（四）會議記錄與紀要整理1.會議組織組安排專人負責會議記錄工作。記錄人員應認真記錄會議內(nèi)容，包括會議發(fā)言、討論要點、決議事項等，確保記錄準確、完整。2.會議結(jié)束后，記錄人員應及時整理會議紀要，經(jīng)會議組織組負責人審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。會議紀要應明確會議的主要內(nèi)容、決議事項、責任人和完成時間等，以便于跟蹤落實。（五）應急處理1.會務保障工作小組應制定應急預案，明確可能出現(xiàn)的突發(fā)情況及相應的應對措施。在會議期間，如遇突發(fā)事件，應立即啟動應急預案，迅速采取措施進行處理。2.對于會議期間出現(xiàn)的重大突發(fā)事件，如火災、地震、人員突發(fā)疾病等，會務保障工作領(lǐng)導小組應及時進行指揮協(xié)調(diào)，確保參會人員的生命安全，并及時向上級領(lǐng)導匯報情況。五、會議結(jié)束后工作（一）場地清理1.會議結(jié)束后，后勤保障組負責組織人員對會議場地進行清理。清理內(nèi)容包括：清理桌面、地面垃圾，整理桌椅，關(guān)閉設(shè)備電源，歸還借用物品等。2.確保會議場地恢復到會前狀態(tài)，為下一次會議做好準備。（二）資料回收與整理1.文件資料組負責回收會議期間發(fā)放的文件資料，并進行整理歸檔。對于有保存價值的資料，應按照公司檔案管理規(guī)定進行妥善保管。2.對會議記錄、紀要等相關(guān)文件進行整理，并存檔備案，以便日后查閱和參考。（三）費用結(jié)算1.行政部門負責對會議期間產(chǎn)生的各項費用進行統(tǒng)計和結(jié)算，包括會議場地租賃費用、設(shè)備租賃費用、餐飲費用、車輛費用、文件資料印刷費用等。2.按照公司財務制度的規(guī)定，辦理費用報銷手續(xù)，確保費用支出的合理性和合規(guī)性。（四）總結(jié)評估1.會議結(jié)束后，會務保障工作領(lǐng)導小組應組織召開總結(jié)會議，對本次會議的會務保障工作進行總結(jié)評估。2.各工作小組應匯報本小組在會議籌備和保障過程中的工作情況，分析存在的問題和不足之處，并提出改進措施和建議。3.根據(jù)總結(jié)評估結(jié)果，對會務保障管理制度進行修訂和完善，不斷提高會務保障工作的質(zhì)量和水平。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.會務保障工作領(lǐng)導小組定期對會務保障工作進行監(jiān)督檢查，確保各項工作按照制度要求和會議方案執(zhí)行。2.設(shè)立意見反饋渠道，鼓勵參會人員對會務保障工作提出意見和建議。對于反饋的問題，會務保障工作小組應及時進行處理和回復。（二）考核辦法1.建立會務保障工作考核制度，對各工作小組及相關(guān)工作人員在會