企劃耗材管理制度VIP

企劃耗材管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司企劃耗材的管理，規(guī)范耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，提高耗材使用效率，降低公司運(yùn)營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及企劃耗材使用的部門和人員。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)實(shí)際工作需要，合理安排耗材采購計(jì)劃，避免浪費(fèi)。2.成本控制原則：在保證耗材質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本和使用成本。3.規(guī)范管理原則：建立健全耗材管理制度，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)和流程，確保管理工作規(guī)范有序。二、管理職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)企劃耗材的采購工作，根據(jù)各部門需求制定采購計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商，簽訂采購合同。2.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保耗材按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.對采購的耗材進(jìn)行驗(yàn)收，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等，如發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門企劃耗材的領(lǐng)用、使用和保管，指定專人負(fù)責(zé)耗材管理工作。2.根據(jù)工作實(shí)際需要，提前向采購部門提交耗材需求計(jì)劃，注明耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量等。3.合理使用耗材，避免浪費(fèi)，對使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給采購部門或相關(guān)管理部門。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)企劃耗材的入庫、存儲(chǔ)、發(fā)放等倉庫管理工作。2.建立耗材庫存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫存，確保賬實(shí)相符。3.按照規(guī)定的流程發(fā)放耗材，做好發(fā)放記錄。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核企劃耗材采購費(fèi)用的報(bào)銷，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.對耗材成本進(jìn)行核算和分析，為成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（五）行政部門1.負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查本制度的執(zhí)行情況，對違反制度的行為進(jìn)行糾正和處理。2.定期組織對各部門耗材管理工作進(jìn)行評估和考核。三、采購管理（一）采購計(jì)劃1.各使用部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將次月的企劃耗材需求計(jì)劃提交給采購部門。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)注明耗材名稱、規(guī)格、預(yù)計(jì)使用數(shù)量等信息。2.采購部門根據(jù)各部門需求計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，制定月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)包括采購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。3.對于臨時(shí)性或緊急的耗材需求，使用部門應(yīng)及時(shí)填寫《緊急耗材采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交給采購部門。采購部門應(yīng)優(yōu)先安排采購。（二）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評估和審核。2.選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，通過招標(biāo)、詢價(jià)、談判等方式確定供應(yīng)商。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。（三）采購實(shí)施1.采購人員按照采購計(jì)劃和合同要求，及時(shí)向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤采購進(jìn)度，確保耗材按時(shí)到貨。2.對于重要或金額較大的采購項(xiàng)目，應(yīng)實(shí)行采購審批制度，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施采購。3.采購過程中如發(fā)生變更或取消采購訂單的情況，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（四）驗(yàn)收管理1.耗材到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和送貨單，對耗材的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對。2.對于驗(yàn)收合格的耗材，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，并填寫《入庫單》。入庫單應(yīng)注明耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。3.如發(fā)現(xiàn)耗材數(shù)量短缺、規(guī)格不符、質(zhì)量有問題等情況，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商補(bǔ)貨、換貨或退貨，并做好記錄。四、庫存管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門在收到采購部門通知的到貨信息后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作。驗(yàn)收無誤后，將耗材辦理入庫手續(xù)，錄入庫存管理系統(tǒng)。2.入庫的耗材應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，擺放整齊，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，注明耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。3.對于貴重或易損的耗材，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。（二）庫存盤點(diǎn)1.倉庫管理部門應(yīng)定期對企劃耗材進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對庫存數(shù)量與庫存臺(tái)賬記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫《庫存盤點(diǎn)差異表》。3.對于盤盈或盤虧的耗材，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行處理。盤盈的耗材應(yīng)查明原因后入賬，盤虧的耗材應(yīng)分析原因，屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）庫存安全1.倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，溫度、濕度應(yīng)符合存儲(chǔ)要求。2.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保庫存耗材的安全。3.加強(qiáng)倉庫的安全保衛(wèi)工作，防止耗材被盜、丟失或損壞。（四）庫存預(yù)警1.倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)耗材的庫存數(shù)量、使用頻率等因素，設(shè)定庫存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警值時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨。2.庫存預(yù)警指標(biāo)可分為安全庫存、最低庫存等。安全庫存是為了應(yīng)對突發(fā)情況而設(shè)定的庫存數(shù)量，最低庫存是保證正常工作開展的最低庫存水平。五、使用管理（一）領(lǐng)用管理1.使用部門人員領(lǐng)用企劃耗材時(shí)，應(yīng)填寫《耗材領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.倉庫管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的領(lǐng)用申請表，按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放耗材，并在庫存管理系統(tǒng)中記錄發(fā)放情況。3.領(lǐng)用人員應(yīng)在《耗材領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取的耗材應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。（二）使用監(jiān)督1.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門耗材使用情況的監(jiān)督檢查，確保耗材合理使用，避免浪費(fèi)。2.行政部門定期對各部門耗材使用情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象及時(shí)進(jìn)行糾正，并對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育。3.鼓勵(lì)員工節(jié)約使用耗材，對在節(jié)約耗材方面表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。（三）使用記錄1.使用部門應(yīng)建立耗材使用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄耗材的使用日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.每月末，使用部門應(yīng)將本月耗材使用情況進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，并提交給采購部門和財(cái)務(wù)部門，作為采購計(jì)劃調(diào)整和成本核算的依據(jù)。六、成本控制（一）預(yù)算管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際情況，制定企劃耗材年度預(yù)算。年度預(yù)算應(yīng)包括采購預(yù)算、庫存預(yù)算、使用預(yù)算等內(nèi)容。2.各部門應(yīng)根據(jù)年度預(yù)算，合理安排本部門的耗材使用計(jì)劃，并嚴(yán)格控制費(fèi)用支出。3.財(cái)務(wù)部門定期對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和評估，如發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。（二）價(jià)格控制1.采購部門應(yīng)加強(qiáng)對市場價(jià)格的調(diào)研和分析，定期與供應(yīng)商進(jìn)行談判，爭取更優(yōu)惠的采購價(jià)格。2.在保證耗材質(zhì)量的前提下，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的產(chǎn)品，降低采購成本。3.對于價(jià)格波動(dòng)較大的耗材，采購部門應(yīng)根據(jù)市場行情，適時(shí)調(diào)整采購策略，合理控制采購成本。（三）節(jié)約措施1.推廣使用環(huán)保、節(jié)能型耗材，減少對環(huán)境的污染和資源的浪費(fèi)。2.鼓勵(lì)員工對可重復(fù)使用的耗材進(jìn)行回收利用，如紙張雙面打印、墨盒填充等。3.加強(qiáng)對設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)，提高設(shè)備的使用壽命，減少因設(shè)備故障導(dǎo)致的耗材浪費(fèi)。七、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢鑒定1.對于無法使用或已損壞的企劃耗材，使用部門應(yīng)填寫《耗材報(bào)廢申請表》，注明報(bào)廢耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并提交給行政部門。2.行政部門組織相關(guān)人員對報(bào)廢耗材進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。對于符合報(bào)廢條件的耗材，應(yīng)在申請表上簽字批準(zhǔn)。（二）報(bào)廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的耗材，由倉庫管理部門負(fù)責(zé)集中存放，并定期進(jìn)行清理。2.報(bào)廢耗材的處理方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇出售、捐贈(zèng)或報(bào)廢銷毀等。對于有價(jià)值的報(bào)廢耗材，應(yīng)通過正規(guī)渠道進(jìn)行出售或捐贈(zèng)；對于無價(jià)值的報(bào)廢耗材，應(yīng)進(jìn)行報(bào)廢銷毀處理，確保環(huán)保和安全。3.倉庫管理部門應(yīng)做好報(bào)廢耗材處理記錄，包括處理時(shí)間、處理方式、處理數(shù)量等信息。八、信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立企劃耗材管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)采購、庫存、使用、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.系統(tǒng)應(yīng)具備采購訂單管理、庫存管理、領(lǐng)用管理、報(bào)表生成等功能，方便各部門查詢和統(tǒng)計(jì)相關(guān)信息。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.倉庫管理部門和采購部門應(yīng)及時(shí)更新庫存信息和采購信息，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.使用部門應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)錄入耗材領(lǐng)用和使用情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行核對和分析。（三）信息共享1.各部門可通過管理信息系統(tǒng)查詢和共享企劃耗材相關(guān)信息，提高工作效率和管理水平。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保信息的安全性和保密性。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對企劃耗材管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購管理、庫存管理、使用管理、成本控制等方面。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評價(jià)1.建立企劃耗材管理工作考核評價(jià)機(jī)制，對各部門和相關(guān)人員的管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核評