從化檔案管理制度VIP

從化檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)從化公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于從化公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部綜合管理部是公司檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，具體職責(zé)如下：1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和考核。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。5.做好檔案的安全保密工作，確保檔案的安全。（二）各部門各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，配合綜合管理部做好公司檔案管理的相關(guān)工作。具體職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)收集本部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種文件材料，并按照檔案管理要求進(jìn)行整理、分類。2.定期將整理好的檔案移交綜合管理部歸檔。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的查閱、借閱登記工作，并及時(shí)歸還。4.協(xié)助綜合管理部做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過(guò)程中形成的文件材料。2.公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)等會(huì)議記錄、決議、紀(jì)要等文件材料。3.公司各項(xiàng)規(guī)章制度、辦法、規(guī)定等文件材料。4.公司工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。5.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件材料。6.公司員工的人事檔案、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核等文件材料。7.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等文件材料。8.公司工程建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)、物資管理等方面的文件材料。9.公司宣傳、文化、活動(dòng)等方面的文件材料。10.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理要求，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件材料。3.對(duì)于重要文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并移交綜合管理部，不得擅自留存。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來(lái)源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，一般分為行政管理類、人事管理類、財(cái)務(wù)管理類、業(yè)務(wù)管理類、工程管理類、文化宣傳類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便于檢索和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理完畢，并移交綜合管理部歸檔。2.對(duì)于重要、緊急的檔案，應(yīng)及時(shí)移交綜合管理部歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、整理規(guī)范。2.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、題名等信息。3.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為5年以下。（四）保管措施1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可查閱。3.外部單位查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司綜合管理部負(fù)責(zé)人審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，在綜合管理部指定地點(diǎn)查閱。（二）查閱要求1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。2.查閱檔案應(yīng)在綜合管理部指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房。3.查閱人員如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人同意，并在復(fù)印件上加蓋檔案查閱專用章。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.涉及公司機(jī)密的檔案，一般不予借閱，確因工作需要借閱的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，并嚴(yán)格按照規(guī)定的期限歸還。（四）借閱要求1.借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)認(rèn)真填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。2.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。3.借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)借閱的檔案進(jìn)行催還，確保檔案按時(shí)歸還。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員為成員，負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)組織銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過(guò)程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備和軟件系統(tǒng)，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和利用。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取加密、備份、訪問(wèn)控制等措施，確保檔案信息的安全。4.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。八、檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查綜合管理部應(yīng)定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等情況。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并督促各部門限期整改。