京東招采管理制度VIP

京東招采管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范京東招采工作流程，提高采購效率，確保采購質(zhì)量，降低采購成本，加強(qiáng)對招采活動的管理與監(jiān)督，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于京東各部門及下屬子公司涉及的各類物資、服務(wù)的采購活動，包括但不限于商品采購、工程采購、技術(shù)服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：招采活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，確保采購過程公平、公正、公開。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化和效益的最大化。4.誠信原則：參與招采活動的各方應(yīng)誠實守信，履行各自的責(zé)任和義務(wù)。二、招采組織與職責(zé)（一）招采決策機(jī)構(gòu)1.采購決策委員會組成：由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。職責(zé)：負(fù)責(zé)審議重大采購項目的采購策略、預(yù)算安排、供應(yīng)商選擇等重大事項，對采購決策提供指導(dǎo)和監(jiān)督。2.項目采購小組組成：根據(jù)具體采購項目，由采購部門牽頭，聯(lián)合需求部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。職責(zé)：負(fù)責(zé)具體采購項目的實施，包括制定采購計劃、組織招標(biāo)或談判、評估供應(yīng)商、簽訂采購合同等工作。（二）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司招采管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織實施各類采購項目，包括采購需求收集、采購文件編制、供應(yīng)商篩選與管理、采購合同簽訂與執(zhí)行等。3.建立和維護(hù)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核。4.監(jiān)控采購過程，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保采購任務(wù)按時、按質(zhì)、按量完成。5.負(fù)責(zé)采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析和報告，為公司決策提供支持。（三）需求部門職責(zé)1.提出準(zhǔn)確、詳細(xì)的采購需求，包括物資規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等。2.參與采購項目的前期調(diào)研、供應(yīng)商考察等工作，提供專業(yè)意見和建議。3.協(xié)助采購部門進(jìn)行采購合同的簽訂、驗收等工作，確保采購物資符合實際需求。（四）財務(wù)部門職責(zé)1.參與采購預(yù)算的編制和審核，提供財務(wù)方面的專業(yè)意見。2.負(fù)責(zé)采購資金的安排和支付審核，確保資金使用合規(guī)、安全。3.對采購成本進(jìn)行核算和分析，協(xié)助控制采購費(fèi)用。（五）法務(wù)部門職責(zé)1.審查采購合同條款，確保合同合法合規(guī)，保護(hù)公司利益。2.參與采購項目的法律風(fēng)險評估，提供法律支持和建議。3.處理采購過程中的法律糾紛和爭議。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)年度工作計劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提前編制采購預(yù)算草案，明確采購項目、數(shù)量、金額等內(nèi)容。2.采購預(yù)算草案經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至財務(wù)部門進(jìn)行匯總和初步審核。3.財務(wù)部門結(jié)合公司年度財務(wù)預(yù)算和資金狀況，對采購預(yù)算草案進(jìn)行綜合平衡和調(diào)整，形成年度采購預(yù)算方案。4.年度采購預(yù)算方案經(jīng)采購決策委員會審議通過后，正式下達(dá)執(zhí)行。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織實施采購活動，不得超預(yù)算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，需求部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及預(yù)計增加或減少的金額。3.采購預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核后，報采購決策委員會審批。審批通過后，方可進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。（三）預(yù)算監(jiān)控與分析1.財務(wù)部門定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.采購部門應(yīng)每月向財務(wù)部門報送采購預(yù)算執(zhí)行情況報表，包括采購項目、實際采購金額、預(yù)算執(zhí)行差異等內(nèi)容。3.財務(wù)部門對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，找出預(yù)算執(zhí)行偏差的原因，提出改進(jìn)措施和建議，為公司決策提供參考。四、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請表》，詳細(xì)描述采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、用途等信息。2.《采購需求申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門收到《采購需求申請表》后，對需求進(jìn)行整理和分析，結(jié)合庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購項目、采購方式、采購時間、預(yù)算金額、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報采購決策委員會審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等，篩選出符合要求的供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估采購部門組織相關(guān)人員對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理水平、售后服務(wù)能力等情況。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分和排名，確定合格供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商管理采購部門與合格供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行獎懲，激勵供應(yīng)商提高服務(wù)質(zhì)量。（四）采購文件編制1.根據(jù)采購項目的特點和需求，采購部門編制采購文件，包括招標(biāo)文件、談判文件、詢價文件等。2.采購文件應(yīng)明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保采購文件的準(zhǔn)確性和完整性。3.采購文件編制完成后，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核，報采購決策委員會審批。（五）采購實施1.招標(biāo)采購采購部門發(fā)布招標(biāo)公告，邀請合格供應(yīng)商參與投標(biāo)。組織開標(biāo)、評標(biāo)會議，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商。向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，并與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。2.談判采購采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商。談判達(dá)成一致后，簽訂采購合同。3.詢價采購采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商報價。根據(jù)供應(yīng)商的報價情況，選擇報價合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商簽訂采購合同。（六）采購合同簽訂與執(zhí)行1.采購合同由采購部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)法務(wù)部門審核后，提交至采購決策委員會審批。2.審批通過后，采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。3.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。如供應(yīng)商未能按時交貨、產(chǎn)品質(zhì)量不符合要求等，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。4.需求部門負(fù)責(zé)對采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗收，驗收合格后出具驗收報告。如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或重新提供貨物。（七）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《付款申請單》，注明采購項目、合同金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。2.《付款申請單》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、需求部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財務(wù)部門按照公司領(lǐng)導(dǎo)審批意見，安排資金支付，并做好付款記錄。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握市場價格波動情況，通過與供應(yīng)商協(xié)商、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低市場價格風(fēng)險。建立市場信息收集和分析機(jī)制，為采購決策提供參考依據(jù)。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和評估，建立供應(yīng)商淘汰機(jī)制，及時更換不合格供應(yīng)商。與供應(yīng)商簽訂風(fēng)險分擔(dān)條款，明確雙方在供應(yīng)中斷、質(zhì)量問題等方面的責(zé)任和義務(wù)。建立供應(yīng)商備份機(jī)制，確保在主要供應(yīng)商出現(xiàn)問題時，能夠及時找到替代供應(yīng)商。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)對采購物資或服務(wù)的質(zhì)量檢驗和驗收，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，確保采購物資符合要求。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，并在合同中明確質(zhì)量違約責(zé)任。定期對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行跟蹤和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題。4.合同風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時掌握合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決。定期對合同進(jìn)行清理和歸檔，確保合同資料的完整性和安全性。5.法律風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)對采購人員的法律培訓(xùn)，提高法律意識和風(fēng)險防范能力。法務(wù)部門參與采購項目的全過程，提供法律支持和建議，確保采購活動合法合規(guī)。建立法律糾紛處理機(jī)制，及時處理采購過程中出現(xiàn)的法律糾紛和爭議。六、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否合法有效、采購資金使用是否合理等。2.采購部門應(yīng)定期向公司內(nèi)部通報采購工作情況，接受公司內(nèi)部的監(jiān)督和檢查。（二）供應(yīng)商監(jiān)督1.建立供應(yīng)商監(jiān)督機(jī)制，定期對供應(yīng)商的交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面進(jìn)行監(jiān)督和評估。2.對于違反合作協(xié)議的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，包括警告、罰款、暫停合作、終止合作等。（三）考核評價1.建立采購工作考核評價體系，對采購部門及采購人員的工作績效進(jìn)行考核評