專(zhuān)利檔案管理制度VIP

專(zhuān)利檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司專(zhuān)利檔案的管理，規(guī)范專(zhuān)利檔案的收集、整理、保管、利用等工作，充分發(fā)揮專(zhuān)利檔案在公司科技創(chuàng)新、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)和經(jīng)營(yíng)管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及全體員工在專(zhuān)利創(chuàng)造、申請(qǐng)、維護(hù)及管理過(guò)程中形成的各類(lèi)專(zhuān)利檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司專(zhuān)利檔案由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.真實(shí)性原則專(zhuān)利檔案應(yīng)如實(shí)反映專(zhuān)利創(chuàng)造、申請(qǐng)、維護(hù)等活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的專(zhuān)利檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。4.便于利用原則優(yōu)化專(zhuān)利檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部各部門(mén)及員工查閱和利用專(zhuān)利檔案，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司專(zhuān)利檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司專(zhuān)利檔案，接收、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用專(zhuān)利檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督公司各部門(mén)專(zhuān)利檔案的形成、積累和整理工作，對(duì)歸檔情況進(jìn)行檢查和考核。4.負(fù)責(zé)專(zhuān)利檔案的信息化建設(shè)，建立專(zhuān)利檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。5.參與公司專(zhuān)利管理工作，為專(zhuān)利申請(qǐng)、評(píng)估、維權(quán)等提供檔案支持。（二）專(zhuān)利管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)組織公司專(zhuān)利的創(chuàng)造、申請(qǐng)、維護(hù)等工作，制定專(zhuān)利工作計(jì)劃和目標(biāo)。2.指導(dǎo)和督促公司各部門(mén)開(kāi)展專(zhuān)利工作，協(xié)調(diào)解決專(zhuān)利工作中的問(wèn)題。3.負(fù)責(zé)與專(zhuān)利代理機(jī)構(gòu)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)局等相關(guān)部門(mén)的溝通與聯(lián)系，辦理專(zhuān)利申請(qǐng)、審查、授權(quán)、維持等手續(xù)。4.對(duì)公司專(zhuān)利信息進(jìn)行分析和研究，為公司技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)等提供決策依據(jù)。5.配合檔案管理部門(mén)做好專(zhuān)利檔案的收集、整理和歸檔工作，提供相關(guān)檔案資料。（三）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)專(zhuān)利工作的組織實(shí)施，明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)專(zhuān)利檔案的形成、積累和整理工作。2.按照公司專(zhuān)利檔案管理制度的要求，及時(shí)將本部門(mén)在專(zhuān)利創(chuàng)造、申請(qǐng)、維護(hù)等過(guò)程中形成的文件材料進(jìn)行整理、分類(lèi)，并移交檔案管理部門(mén)歸檔。3.在專(zhuān)利工作中積極配合檔案管理部門(mén)和專(zhuān)利管理部門(mén)，提供必要的檔案資料和信息支持。三、專(zhuān)利檔案的收集（一）收集范圍1.專(zhuān)利申請(qǐng)階段專(zhuān)利申請(qǐng)書(shū)、說(shuō)明書(shū)、權(quán)利要求書(shū)、附圖、摘要等申請(qǐng)文件的初稿、修改稿及正式稿。專(zhuān)利申請(qǐng)過(guò)程中與專(zhuān)利代理機(jī)構(gòu)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)局等相關(guān)部門(mén)的往來(lái)信函、文件、會(huì)議記錄等。專(zhuān)利申請(qǐng)費(fèi)用的繳納憑證、發(fā)票等。2.專(zhuān)利審查階段專(zhuān)利審查意見(jiàn)通知書(shū)及答復(fù)文件。與專(zhuān)利審查員的溝通記錄、電話記錄、面談紀(jì)要等。專(zhuān)利復(fù)審請(qǐng)求書(shū)及相關(guān)材料。3.專(zhuān)利授權(quán)階段專(zhuān)利授權(quán)證書(shū)及副本。專(zhuān)利登記薄副本。專(zhuān)利授權(quán)公告文本。4.專(zhuān)利維持階段專(zhuān)利年費(fèi)繳納憑證、發(fā)票等。專(zhuān)利監(jiān)控記錄，包括專(zhuān)利有效性跟蹤、侵權(quán)預(yù)警等相關(guān)資料。與專(zhuān)利維持相關(guān)的其他文件，如專(zhuān)利轉(zhuǎn)讓、許可合同等。5.專(zhuān)利糾紛處理階段專(zhuān)利侵權(quán)糾紛的相關(guān)文件，如侵權(quán)投訴書(shū)、答辯狀、證據(jù)材料、法院判決書(shū)等。專(zhuān)利行政糾紛的相關(guān)文件，如行政處罰決定書(shū)、行政復(fù)議決定書(shū)等。專(zhuān)利糾紛處理過(guò)程中的會(huì)議記錄、律師函等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)專(zhuān)利檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.專(zhuān)利檔案收集人員應(yīng)熟悉專(zhuān)利工作流程，了解各類(lèi)檔案資料的形成過(guò)程和保存價(jià)值，按照規(guī)定的范圍和要求進(jìn)行收集。3.對(duì)于專(zhuān)利申請(qǐng)過(guò)程中形成的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)文件，并確保兩者內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)采用通用格式存儲(chǔ)，如PDF、DOC等，并按照檔案管理部門(mén)的要求進(jìn)行命名和分類(lèi)。4.專(zhuān)利檔案收集人員應(yīng)及時(shí)將收集到的檔案資料進(jìn)行初步整理，核對(duì)文件的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)人員溝通解決。5.各部門(mén)應(yīng)在專(zhuān)利工作完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的專(zhuān)利檔案資料移交檔案管理部門(mén)。四、專(zhuān)利檔案的整理（一）整理原則1.遵循專(zhuān)利檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照專(zhuān)利申請(qǐng)的類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類(lèi)整理，便于檔案的保管和利用。3.確保專(zhuān)利檔案的整理質(zhì)量，做到分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、目錄清晰、裝訂整齊。（二）整理方法1.分類(lèi)按照專(zhuān)利類(lèi)型，分為發(fā)明專(zhuān)利檔案、實(shí)用新型專(zhuān)利檔案和外觀設(shè)計(jì)專(zhuān)利檔案。對(duì)于每一類(lèi)專(zhuān)利檔案，再按照申請(qǐng)時(shí)間順序進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)為每一份專(zhuān)利檔案編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)格式為：[公司簡(jiǎn)稱(chēng)][專(zhuān)利類(lèi)型代碼][申請(qǐng)年份][流水號(hào)]。其中，專(zhuān)利類(lèi)型代碼：發(fā)明專(zhuān)利為“1”，實(shí)用新型專(zhuān)利為“2”，外觀設(shè)計(jì)專(zhuān)利為“3”。例如，公司2023年申請(qǐng)的第5件發(fā)明專(zhuān)利檔案編號(hào)為：[公司簡(jiǎn)稱(chēng)]1202305。3.編目編制專(zhuān)利檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編號(hào)、專(zhuān)利名稱(chēng)、申請(qǐng)人、發(fā)明人、申請(qǐng)日、公開(kāi)日、授權(quán)日、專(zhuān)利類(lèi)型、專(zhuān)利狀態(tài)、檔案存放位置等。目錄應(yīng)打印或手寫(xiě)清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)存放，便于檢索。4.裝訂將專(zhuān)利檔案的各類(lèi)文件材料按照一定順序排列整齊，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行左側(cè)裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁(yè)，確保檔案的完整性和美觀性。五、專(zhuān)利檔案的保管（一）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，按照檔案編號(hào)順序排列上架；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保管。（二）保管期限1.專(zhuān)利檔案的保管期限為自專(zhuān)利授權(quán)之日起[X]年。2.對(duì)于涉及公司核心技術(shù)、重大商業(yè)利益或具有重要?dú)v史價(jià)值的專(zhuān)利檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)專(zhuān)利檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)、補(bǔ)充或追查，并做好記錄。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制專(zhuān)利檔案清查報(bào)告，總結(jié)清查工作情況，提出改進(jìn)措施和建議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。六、專(zhuān)利檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)及員工因科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等工作需要，可查閱、借閱專(zhuān)利檔案。2.外部單位因合作、交流、調(diào)研等原因，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可查閱公司專(zhuān)利檔案相關(guān)信息，但不得借閱檔案原件。（二）利用流程1.內(nèi)部利用查閱：公司內(nèi)部人員如需查閱專(zhuān)利檔案，應(yīng)填寫(xiě)《專(zhuān)利檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案編號(hào)、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在檔案庫(kù)中查找相應(yīng)檔案，提供給查閱人員查閱，并做好查閱記錄。借閱：如需借閱專(zhuān)利檔案，查閱人員應(yīng)在《專(zhuān)利檔案查閱申請(qǐng)表》中注明借閱期限，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時(shí)歸還檔案。2.外部利用查閱：外部單位如需查閱公司專(zhuān)利檔案，應(yīng)向公司提交正式的查閱申請(qǐng)函，說(shuō)明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等，并加蓋單位公章。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱過(guò)程中，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，如有需要，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。復(fù)制：外部單位如需復(fù)制公司專(zhuān)利檔案相關(guān)信息，應(yīng)向公司提交正式的復(fù)制申請(qǐng)函，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，并加蓋單位公章。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行復(fù)制，并收取相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)公章，注明“復(fù)制件與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣。（三）利用監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)專(zhuān)利檔案利用情況的監(jiān)督檢查，定期對(duì)查閱、借閱記錄進(jìn)行核對(duì)，確保檔案利用的規(guī)范、有序。2.對(duì)于違反專(zhuān)利檔案利用規(guī)定的行為，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理；造成檔案損壞、丟失等嚴(yán)重后果的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、專(zhuān)利檔案的保密（一）保密措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立健全專(zhuān)利檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的專(zhuān)利檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等措施，確保檔案信息的安全。3.在專(zhuān)利檔案的查閱、借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)查閱、借閱人員進(jìn)行保密提醒，防止信息泄露。4.未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自將專(zhuān)利檔案帶出公司或泄露給無(wú)關(guān)人員。（二）保密責(zé)任1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，