公司內(nèi)部電話管理制度VIP

公司內(nèi)部電話管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司內(nèi)部電話的管理，規(guī)范使用行為，提高通訊效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.確保通訊暢通原則：公司內(nèi)部電話應(yīng)保持24小時(shí)暢通，以滿足工作溝通和應(yīng)急響應(yīng)的需要。2.規(guī)范使用原則：?jiǎn)T工應(yīng)按照規(guī)定的方式和用途使用內(nèi)部電話，不得擅自更改或違規(guī)使用。3.節(jié)約成本原則：在保證通訊質(zhì)量的前提下，合理控制電話費(fèi)用支出，避免不必要的浪費(fèi)。二、電話管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司內(nèi)部電話系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)、維護(hù)和管理，確保電話系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.負(fù)責(zé)制定和更新內(nèi)部電話號(hào)碼表，及時(shí)通知員工電話號(hào)碼的變更情況。3.負(fù)責(zé)處理內(nèi)部電話使用過(guò)程中的故障報(bào)修和技術(shù)支持工作。4.定期對(duì)公司內(nèi)部電話的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，提出改進(jìn)建議。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門電話使用的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門員工正確使用內(nèi)部電話。2.配合行政部門做好本部門電話設(shè)備的日常維護(hù)和管理工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告。3.教育本部門員工遵守公司內(nèi)部電話管理制度，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守公司內(nèi)部電話管理制度，按照規(guī)定使用內(nèi)部電話。2.愛(ài)護(hù)電話設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞或轉(zhuǎn)借他人使用。3.保持電話周圍環(huán)境整潔，不得在電話上張貼或放置雜物。4.發(fā)現(xiàn)電話故障或通訊異常時(shí)，及時(shí)向行政部門報(bào)修。三、電話使用規(guī)范（一）撥打內(nèi)部電話1.員工在撥打內(nèi)部電話時(shí)，應(yīng)先確認(rèn)電話號(hào)碼是否正確，避免誤撥。2.通話內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，直奔主題，避免冗長(zhǎng)和無(wú)關(guān)緊要的閑聊，以提高工作效率。3.如果需要轉(zhuǎn)接電話，應(yīng)先向?qū)Ψ秸f(shuō)明轉(zhuǎn)接原因，并告知轉(zhuǎn)接人員的姓名和部門，得到對(duì)方同意后再進(jìn)行轉(zhuǎn)接。（二）接聽(tīng)內(nèi)部電話1.電話鈴響三聲內(nèi)必須接聽(tīng)，禮貌問(wèn)候?qū)Ψ剑⒆詧?bào)部門和姓名。2.認(rèn)真傾聽(tīng)對(duì)方講話，做好記錄，如有不清楚的地方應(yīng)及時(shí)詢問(wèn)，確保準(zhǔn)確理解對(duì)方意圖。3.對(duì)于重要事項(xiàng)或需要傳達(dá)的信息，應(yīng)重復(fù)確認(rèn)，避免誤解。4.如果對(duì)方找的人不在，應(yīng)禮貌告知對(duì)方，并詢問(wèn)是否需要幫忙轉(zhuǎn)達(dá)或留言。（三）電話留言1.如果需要留言，應(yīng)在電話接通后立即告知對(duì)方自己的姓名、部門和留言內(nèi)容。2.留言內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，包括重要事項(xiàng)、時(shí)間、地點(diǎn)、聯(lián)系人等關(guān)鍵信息，以便對(duì)方及時(shí)回復(fù)。3.行政部門應(yīng)定期檢查電話留言，及時(shí)通知相關(guān)人員查看留言并處理。（四）特殊情況處理1.如遇緊急情況或突發(fā)事件，需要使用內(nèi)部電話進(jìn)行緊急聯(lián)絡(luò)時(shí)，應(yīng)優(yōu)先保障通訊暢通，不得推諉或延誤。2.在緊急情況下，員工可直接撥打公司內(nèi)部緊急聯(lián)絡(luò)電話（如應(yīng)急指揮中心電話），并按照指示進(jìn)行操作。四、電話費(fèi)用管理（一）費(fèi)用核算1.公司內(nèi)部電話費(fèi)用由行政部門統(tǒng)一核算，按照部門進(jìn)行分?jǐn)偂?.行政部門應(yīng)每月定期統(tǒng)計(jì)各部門的電話費(fèi)用使用情況，并制作費(fèi)用報(bào)表。（二）費(fèi)用控制1.各部門應(yīng)合理控制電話費(fèi)用支出，避免不必要的長(zhǎng)途通話和長(zhǎng)時(shí)間通話。2.對(duì)于因工作需要確需撥打長(zhǎng)途電話的，應(yīng)提前向部門負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可撥打。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門的電話費(fèi)用進(jìn)行分析和比較，對(duì)于費(fèi)用過(guò)高的部門進(jìn)行預(yù)警和督促整改。（三）費(fèi)用報(bào)銷1.員工因工作需要使用內(nèi)部電話產(chǎn)生的費(fèi)用，按照公司相關(guān)財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)銷時(shí)應(yīng)提供有效的電話費(fèi)用發(fā)票，并注明通話時(shí)間、通話對(duì)象、通話內(nèi)容等詳細(xì)信息。3.行政部門應(yīng)審核報(bào)銷憑證的真實(shí)性和合理性，對(duì)于不符合規(guī)定的報(bào)銷申請(qǐng)予以拒絕。五、電話設(shè)備管理（一）設(shè)備配置1.行政部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要和員工崗位設(shè)置，合理配置內(nèi)部電話設(shè)備。2.新員工入職時(shí)，由行政部門負(fù)責(zé)為其配備相應(yīng)的電話設(shè)備，并進(jìn)行使用培訓(xùn)。（二）設(shè)備維護(hù)1.行政部門負(fù)責(zé)定期對(duì)內(nèi)部電話設(shè)備進(jìn)行巡檢和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.員工發(fā)現(xiàn)電話設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)修，填寫《電話故障報(bào)修單》，注明故障現(xiàn)象、所在部門、使用人等信息。3.行政部門接到報(bào)修后，應(yīng)及時(shí)安排維修人員進(jìn)行維修，并記錄維修情況。對(duì)于無(wú)法當(dāng)場(chǎng)修復(fù)的設(shè)備，應(yīng)及時(shí)提供備用設(shè)備，確保員工通訊不受影響。（三）設(shè)備更換與報(bào)廢1.對(duì)于損壞嚴(yán)重、無(wú)法修復(fù)或已達(dá)到使用年限的電話設(shè)備，由行政部門提出更換或報(bào)廢申請(qǐng)。2.更換或報(bào)廢申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，由行政部門負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)。3.新更換的電話設(shè)備應(yīng)及時(shí)安裝調(diào)試，并通知相關(guān)員工使用。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.擅自將內(nèi)部電話轉(zhuǎn)借他人使用。2.利用內(nèi)部電話進(jìn)行私人聊天、打游戲、撥打長(zhǎng)途電話等與工作無(wú)關(guān)的活動(dòng)。3.故意損壞電話設(shè)備或干擾電話系統(tǒng)正常運(yùn)行。4.不遵守電話使用規(guī)范，如不及時(shí)接聽(tīng)、轉(zhuǎn)接電話不規(guī)范等。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)的員工，由所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令其改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，公司將視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處理，并按照公司相關(guān)規(guī)定追究其經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。3.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)