公司五個印章管理制度VIP

公司五個印章管理制度總則目的為加強公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護公司合法權益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司行政章、合同專用章、財務專用章、法人章、業(yè)務專用章（以下統(tǒng)稱“五個印章”）的管理。印章定義1.行政章：用于公司各類文件、通知、報告、證明等行政事務的蓋章。2.合同專用章：專門用于簽訂公司各類合同、協(xié)議等具有法律效力的文件。3.財務專用章：用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務相關業(yè)務。4.法人章：代表公司法定代表人的個人印鑒，用于特定的財務和法律文件簽署。5.業(yè)務專用章：根據公司業(yè)務需要，用于特定業(yè)務領域的文件蓋章，如銷售業(yè)務章、采購業(yè)務章等。印章的刻制與啟用印章刻制1.因工作需要刻制印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數量等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司行政部門審核。2.行政部門審核通過后，統(tǒng)一安排到公安機關指定的正規(guī)刻章單位進行刻制?？陶聠挝槐仨毦邆浜戏ㄙY質，確保印章質量和安全性。3.刻制完成的印章，由行政部門負責領取，并進行登記備案。登記內容包括印章名稱、規(guī)格、編號、刻制日期、領取人等信息。印章啟用1.新印章啟用前，行政部門需填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、啟用范圍等內容，并附上印章印模。2.《印章啟用申請表》經公司領導審批同意后，行政部門負責將印章啟用信息通知相關部門和人員。3.印章啟用后，原印章如有需要廢止，由行政部門填寫《印章廢止申請表》，說明廢止原因和日期，經公司領導審批后，將廢止印章交行政部門封存保管。印章的保管保管原則1.實行專人專管制度，確保印章安全存放，防止丟失、被盜用或濫用。2.印章保管人員必須具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章管理規(guī)定。保管職責1.行政章保管：由行政部門指定專人負責保管。保管人員應妥善保管行政章，確保其存放安全，并按照規(guī)定的使用流程進行蓋章操作。2.合同專用章保管：由公司法務部門或合同管理部門指定專人保管。保管人員負責審核合同文件的合法性和完整性，在確認無誤后加蓋合同專用章。3.財務專用章保管：由公司財務部門指定專人保管。保管人員嚴格按照財務制度使用財務專用章，確保財務資金收付的準確性和安全性。4.法人章保管：由公司法定代表人或其授權的專人保管。法人章的使用必須經過嚴格的審批程序，確保用于合法合規(guī)的業(yè)務。5.業(yè)務專用章保管：由相關業(yè)務部門指定專人保管。保管人員根據業(yè)務需要，在規(guī)定的業(yè)務范圍內使用業(yè)務專用章，并做好使用記錄。保管要求1.印章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，鑰匙由保管人員專人負責保管，不得隨意轉交他人。2.印章保管場所應保持清潔、干燥，防止印章受潮、生銹或損壞。3.如遇節(jié)假日或特殊情況，印章保管人員需將印章交上級領導或指定的臨時保管人員代為保管，并辦理交接手續(xù)。印章的使用使用流程1.填寫《印章使用申請表》：使用部門或個人需填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、文件名稱、文號、蓋章份數、使用日期等信息，并經部門負責人簽字確認。2.審核：根據用印事項的性質和審批權限，分別提交相關領導進行審核。一般性行政事務用印，由行政部門負責人審核。涉及合同簽訂、財務收支等重要事項用印，需經法務部門、財務部門審核，并報公司分管領導或總經理審批。涉及公司重大決策、對外投資、融資等事項用印，需經公司董事會或股東會審議通過。3.蓋章：印章保管人員在審核通過后，按照《印章使用申請表》上的內容進行蓋章操作。蓋章時應確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。4.登記：印章使用后，保管人員應及時在《印章使用登記簿》上進行登記，記錄用印日期、用印事項、文件名稱、文號、蓋章份數、使用部門或個人、審核人、蓋章人等信息。使用范圍1.行政章使用范圍：公司各類文件、通知、報告、證明等行政事務。以公司名義對外發(fā)送的信函、郵件、傳真等。公司內部會議紀要、工作匯報等文件。其他需要加蓋行政章的事項。2.合同專用章使用范圍：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、合作意向書等具有法律效力的文件。經公司授權代表簽訂的對外經濟合同。其他涉及公司合同業(yè)務的文件。3.財務專用章使用范圍：公司財務結算票據，如支票、匯票、本票等。財務報表、財務審計報告等財務文件。與財務收支相關的各類憑證、單據等。其他財務制度規(guī)定需要加蓋財務專用章的事項。4.法人章使用范圍：公司法定代表人簽署的重要文件、合同、協(xié)議等。財務票據上法定代表人的簽章。其他需要法定代表人簽字或蓋章的法律文件。5.業(yè)務專用章使用范圍：銷售業(yè)務章用于銷售合同、銷售訂單、發(fā)貨單、發(fā)票等銷售業(yè)務文件。采購業(yè)務章用于采購合同、采購訂單、收貨單等采購業(yè)務文件。其他特定業(yè)務領域的文件蓋章，由相關業(yè)務部門根據業(yè)務需要確定。使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等文件上加蓋印章。如有特殊情況需要提前蓋章，必須經公司領導批準，并在蓋章后對文件內容進行嚴格審核。2.印章使用必須嚴格按照規(guī)定的使用范圍和審批流程進行，不得擅自擴大使用范圍或超越審批權限蓋章。3.印章保管人員不得將印章轉借他人使用，如因工作需要臨時委托他人蓋章，必須經印章保管人員同意，并在現場監(jiān)督蓋章過程。印章的停用與銷毀停用1.因公司機構調整、業(yè)務變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由印章保管部門填寫《印章停用申請表》，說明停用原因和日期，并附上印章印模。2.《印章停用申請表》經公司領導審批同意后，行政部門負責將印章停用信息通知相關部門和人員，并收回停用印章。銷毀1.對于停用的印章，由行政部門負責組織銷毀。銷毀前，應填寫《印章銷毀申請表》，注明銷毀印章名稱、數量、銷毀原因等信息，并經公司領導審批。2.印章銷毀應采用適當的方式進行，確保印章無法恢復使用。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀日期、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。3.銷毀后的印章應妥善保存相關記錄，以備查閱。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機制1.公司設立印章管理監(jiān)督小組，由行政部門、法務部門、財務部門等相關人員組成。監(jiān)督小組負責定期對印章管理情況進行檢查和監(jiān)督，確保印章管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督小組有權對印章保管、使用情況進行抽查，查閱相關文件和記錄，發(fā)現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。檢查內容1.印章保管是否安全，是否按照規(guī)定存放在保險柜或保管箱內。2.印章使用流程是否規(guī)范，是否按照規(guī)定填寫《印章使用申請表》，并經審核批準后蓋章。3.印章使用范圍是否符合規(guī)定，有無擅自擴大使用范圍或違規(guī)蓋章的情況。4.《印章使用登記簿》記錄是否完整、準確，是否與實際用印情況一致。5.印章停用與銷毀是否按照規(guī)定程序進行，相關記錄是否妥善保存。違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.因印章保管不