機票行程單管理制度

機票行程單管理制度一、總則（一）目的為加強公司機票行程單的管理，規(guī)范機票報銷流程，確保公司差旅費用的合理使用和有效控制，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務(wù)出差所產(chǎn)生的機票費用報銷及相關(guān)行程單管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)財務(wù)制度，確保機票行程單的獲取、使用和報銷符合規(guī)定。2.真實性原則：員工應(yīng)如實提供真實有效的機票行程單及相關(guān)出差信息，嚴禁虛報、假報。3.合理性原則：根據(jù)工作需要和實際情況，合理安排出差行程，控制機票費用支出。4.及時性原則：員工應(yīng)在出差結(jié)束后及時辦理機票報銷手續(xù)，確保行程單等相關(guān)憑證的妥善保管和及時提交。二、機票行程單的獲取（一）購票渠道1.公司鼓勵員工通過正規(guī)的機票銷售渠道購買機票，如航空公司官網(wǎng)、正規(guī)機票代理機構(gòu)等。2.禁止通過非正規(guī)渠道購買機票，如黃牛票、虛假購票平臺等，否則由此產(chǎn)生的一切后果由員工自行承擔。（二）行程單索取1.在通過航空公司官網(wǎng)或正規(guī)代理機構(gòu)購買機票時，應(yīng)按照系統(tǒng)提示或相關(guān)要求及時索取機票行程單。2.若通過機票代理機構(gòu)購票，應(yīng)明確要求代理機構(gòu)在出票時一并提供有效的機票行程單。行程單應(yīng)包含以下信息：姓名、有效身份證件號碼、出發(fā)地、目的地、航班號、艙位等級、日期、票價、燃油附加費、民航發(fā)展基金等。3.員工應(yīng)仔細核對行程單上的各項信息，確保與購票信息一致。如發(fā)現(xiàn)行程單信息有誤，應(yīng)及時聯(lián)系購票機構(gòu)進行更正。（三）行程單獲取時間1.國內(nèi)機票行程單應(yīng)在航班起飛后7天內(nèi)獲取，國際機票行程單應(yīng)在航班起飛后30天內(nèi)獲取。2.因特殊原因未能在規(guī)定時間內(nèi)獲取行程單的，員工應(yīng)及時向所在部門負責人說明情況，并提供相關(guān)證明材料（如航班延誤證明等）。經(jīng)部門負責人批準后，可適當延長獲取時間，但最長不得超過15天。三、機票行程單的使用（一）行程單用途機票行程單是員工報銷機票費用的唯一有效憑證，同時也是公司財務(wù)核算差旅費用的重要依據(jù)。（二）行程單保管1.員工應(yīng)妥善保管機票行程單，避免丟失、損壞。如發(fā)生行程單丟失或損壞，應(yīng)及時聯(lián)系購票機構(gòu)補辦。2.對于因特殊原因無法補辦行程單的，員工應(yīng)提供購票憑證（如電子訂單截圖、支付記錄等）及相關(guān)證明材料（如航空公司出具的證明等），經(jīng)所在部門負責人審核、財務(wù)部門審批后，方可作為報銷憑證。（三）行程單使用限制1.機票行程單僅限用于員工本人因公務(wù)出差的機票費用報銷，嚴禁轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓他人使用。2.不得利用虛假行程單進行報銷，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司相關(guān)規(guī)定嚴肅處理，追回已報銷款項，并追究相關(guān)人員的責任。四、機票報銷流程（一）報銷申請1.員工出差結(jié)束后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)填寫《機票報銷申請表》，詳細注明出差日期、出發(fā)地、目的地、航班號、艙位等級、票價、行程單號碼等信息。2.將填寫完整的《機票報銷申請表》連同機票行程單、出差審批單等相關(guān)憑證一并提交給所在部門負責人。（二）部門審核1.部門負責人應(yīng)根據(jù)公司出差管理制度及實際工作需要，對員工的機票報銷申請進行審核。重點審核出差的必要性、行程的合理性、機票費用的合規(guī)性等。2.如發(fā)現(xiàn)申請不符合規(guī)定或存在疑問，部門負責人應(yīng)及時與員工溝通核實，并要求員工補充相關(guān)證明材料或作出合理說明。3.部門負責人審核通過后，在《機票報銷申請表》上簽署審核意見，并簽字確認。（三）財務(wù)審批1.員工將經(jīng)部門負責人審核通過的報銷申請?zhí)峤恢霖攧?wù)部門。2.財務(wù)人員對報銷憑證的真實性、完整性、合法性進行審核，重點審核行程單與報銷申請表信息是否一致、票價是否符合公司規(guī)定的標準等。3.對于不符合財務(wù)規(guī)定的報銷申請，財務(wù)人員有權(quán)拒絕報銷，并向員工說明原因。4.財務(wù)審批通過后，在《機票報銷申請表》上簽署審批意見，并簽字確認。（四）報銷支付1.經(jīng)部門審核和財務(wù)審批通過的機票報銷申請，由財務(wù)部門按照公司財務(wù)流程進行報銷支付。2.報銷款項將支付至員工工資卡或其他指定賬戶。五、機票費用標準（一）國內(nèi)機票1.國內(nèi)機票的艙位等級應(yīng)根據(jù)工作需要和實際情況合理選擇，原則上不得乘坐頭等艙、商務(wù)艙。2.具體費用標準如下：經(jīng)濟艙全價票：按照實際票價報銷，但不得超過公司規(guī)定的同航線最高限價。經(jīng)濟艙折扣票：按照折扣后的實際票價報銷，但不得超過公司規(guī)定的同航線最高限價。團隊票：按照團隊票價格報銷，但需提供團隊票相關(guān)證明材料（如團隊票行程單、團隊購票協(xié)議等）。（二）國際機票1.國際機票的艙位等級應(yīng)根據(jù)工作需要和實際情況合理選擇，原則上不得乘坐頭等艙、商務(wù)艙。2.具體費用標準如下：經(jīng)濟艙全價票：按照實際票價報銷，但不得超過公司規(guī)定的同航線最高限價。經(jīng)濟艙折扣票：按照折扣后的實際票價報銷，但不得超過公司規(guī)定的同航線最高限價。特價票：按照特價票價格報銷，但需提供特價票相關(guān)證明材料（如特價票行程單、購票平臺截圖等）。3.國際機票涉及的燃油附加費、民航發(fā)展基金等按照實際發(fā)生額報銷。（三）特殊情況1.因工作需要，經(jīng)公司領(lǐng)導批準乘坐頭等艙、商務(wù)艙的，按照實際票價報銷，但需在報銷申請中詳細說明乘坐原因。2.因緊急公務(wù)或不可抗力因素導致無法按照上述標準購買機票的，員工應(yīng)及時向所在部門負責人和財務(wù)部門說明情況，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)部門負責人審核、財務(wù)部門審批后，可按照實際發(fā)生的機票費用報銷。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對機票行程單的管理和機票報銷情況進行審計檢查，確保制度的執(zhí)行符合規(guī)定。2.審計檢查內(nèi)容包括機票行程單的獲取、使用、保管情況，報銷流程的合規(guī)性，機票費用標準的執(zhí)行情況等。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，一經(jīng)查實，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理：對于虛報、假報機票費用的，除追回已報銷款項外，將按照公司規(guī)定給予警告、罰款、降職、辭退等處理，并依法追究相關(guān)法律責任。對于未按照規(guī)定獲取、使用、保管機票行程單的，給予警告，并要求限期改正；情節(jié)嚴重的，給予罰款處理。對于因工作失誤導致機票行程單丟失或損壞，影響報銷的，給予批評教育，并要求其自行承擔相應(yīng)的責任。2.員工如對違規(guī)處理結(jié)果有異議，可在接到處理通知后的[X]個工作日內(nèi)，向公司人力資源部門提出申訴。人力資源部門應(yīng)在接到申訴后的[X