總公司采購管理制度

總公司采購管理制度一、總則1.1目的本制度旨在規(guī)范總公司采購流程，加強采購管理，確保采購工作的高效、透明、合規(guī)，保障公司利益，滿足公司運營和發(fā)展需求。1.2適用范圍本制度適用于總公司各部門及所屬子公司的采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。1.3基本原則1.合法性原則：采購活動應(yīng)嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.效益性原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購成本最小化，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保競爭充分，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。4.廉潔自律原則：采購人員應(yīng)廉潔奉公，杜絕不正當交易。二、采購組織與職責2.1采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，負責重大采購項目的決策。采購決策委員會成員包括公司高層管理人員、相關(guān)部門負責人等。其職責為審議采購預算、采購策略、重大采購項目等。2.2采購執(zhí)行部門采購部門作為采購執(zhí)行機構(gòu)，負責具體采購業(yè)務(wù)的實施。其職責包括：1.制定采購計劃和采購方案。2.尋找、篩選和評估供應(yīng)商。3.組織采購談判和合同簽訂。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。2.3需求部門需求部門負責提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購項目進行驗收。2.4財務(wù)部門財務(wù)部門負責審核采購預算、采購合同付款條款，監(jiān)督采購資金的使用，進行采購成本核算和財務(wù)分析。2.5審計部門審計部門負責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購決策的科學性、采購績效的合理性等。三、采購預算管理3.1預算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)年度工作計劃和業(yè)務(wù)需求，在每年[具體時間]前編制下一年度采購預算草案，提交采購部門匯總。2.采購部門結(jié)合公司整體戰(zhàn)略和資源狀況，對各部門采購預算草案進行審核和平衡，形成公司年度采購預算草案，報公司管理層審批。3.公司年度采購預算經(jīng)公司決策機構(gòu)批準后下達執(zhí)行。3.2預算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，需求部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因和金額，經(jīng)采購部門審核、財務(wù)部門會簽、公司管理層審批后執(zhí)行。3.3預算監(jiān)控與分析1.財務(wù)部門定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和解決預算執(zhí)行中的問題。2.采購部門每月對采購預算執(zhí)行情況進行分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進措施，確保采購預算的有效執(zhí)行。四、采購流程4.1采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫《采購申請表》，詳細注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間、用途等信息，并提交部門負責人審批。2.部門負責人對采購申請的必要性、合理性進行審核，簽署意見后提交采購部門。4.2采購審批1.采購部門收到采購申請后，根據(jù)采購金額大小進行分類審批。對于金額較小的采購申請（金額標準由公司自行設(shè)定），由采購部門負責人直接審批。對于金額較大的采購申請，采購部門負責人審核后報公司管理層審批。2.經(jīng)審批通過的采購申請進入采購流程，未通過的采購申請返回需求部門并說明理由。4.3供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查、評估，選擇符合公司要求的供應(yīng)商進行合作。2.供應(yīng)商評估：定期對供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進行評估，評估結(jié)果作為供應(yīng)商合作的依據(jù)。3.供應(yīng)商淘汰：對于評估不合格、違反合同約定或出現(xiàn)其他嚴重問題的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其終止合作，并從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中刪除。4.4采購談判與合同簽訂1.采購談判：采購部門與選定的供應(yīng)商進行采購談判，明確采購物資或服務(wù)的價格、數(shù)量、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.合同簽訂：采購談判達成一致后，采購部門起草采購合同，經(jīng)公司法律顧問審核后，報公司管理層審批。審批通過后，與供應(yīng)商簽訂采購合同。4.5采購執(zhí)行與驗收1.采購執(zhí)行：采購部門根據(jù)采購合同要求，跟蹤供應(yīng)商的備貨、生產(chǎn)進度，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。2.到貨驗收：物資或服務(wù)到貨前，采購部門通知需求部門組織驗收。需求部門按照合同約定的質(zhì)量標準對采購物資或服務(wù)進行驗收，填寫《驗收報告》。如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至達到驗收標準或采取退貨等措施。4.6付款管理1.采購部門在收到供應(yīng)商發(fā)票后，核對發(fā)票信息與采購合同、驗收報告一致后，填寫《付款申請表》，提交財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對《付款申請表》進行審核，重點審核發(fā)票真?zhèn)巍⒔痤~準確性、付款條件是否符合合同約定等。審核通過后，報公司管理層審批。3.公司管理層審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間支付貨款。五、采購風險管理5.1風險識別1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，包括但不限于供應(yīng)商違約風險、質(zhì)量風險、價格波動風險、法律風險等。2.結(jié)合采購項目特點和實際情況，分析各類風險發(fā)生的可能性和影響程度。5.2風險評估建立風險評估機制，對識別出的風險進行量化評估，確定風險等級。根據(jù)風險等級制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。5.3風險應(yīng)對1.供應(yīng)商違約風險選擇信用良好、實力較強的供應(yīng)商，簽訂詳細的采購合同，明確違約責任。加強對供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期評估供應(yīng)商信用狀況。設(shè)立供應(yīng)商履約保證金制度，如供應(yīng)商違約，扣除相應(yīng)保證金。2.質(zhì)量風險嚴格審核供應(yīng)商資質(zhì)和產(chǎn)品質(zhì)量，要求供應(yīng)商提供樣品或質(zhì)量檢測報告。在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收方法，加強到貨驗收。對于關(guān)鍵物資，可采取駐廠監(jiān)造等方式確保質(zhì)量。3.價格波動風險關(guān)注市場價格動態(tài)，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款或采用套期保值等方式鎖定價格。建立價格預警機制，及時調(diào)整采購策略。4.法律風險采購合同經(jīng)公司法律顧問審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。加強采購人員法律法規(guī)培訓，提高法律意識。六、采購績效評估6.1評估指標1.采購成本：計算采購物資或服務(wù)的實際采購價格與預算價格的差異率，評估采購成本控制效果。2.采購質(zhì)量：統(tǒng)計驗收合格的采購物資或服務(wù)數(shù)量占采購總量的比例，評估采購質(zhì)量水平。3.采購效率：計算采購周期（從采購申請到到貨驗收的時間間隔），評估采購工作效率。4.供應(yīng)商滿意度：通過問卷調(diào)查等方式收集供應(yīng)商對公司采購工作的滿意度評價。6.2評估周期采購績效評估每季度進行一次，由采購部門負責組織實施，相關(guān)部門配合提供數(shù)據(jù)和信息。6.3評估結(jié)果應(yīng)用1.將采購績效評估結(jié)果與采購人員的績效考核掛鉤，作為績效獎金發(fā)放、晉升、評優(yōu)等的依據(jù)。2.根據(jù)評估結(jié)果總結(jié)采購工作中的經(jīng)驗教訓，針對存在的問題制定改進措施，持續(xù)提高采購績效。七、信息管理7.1采購信息收集采購部門應(yīng)收集與采購活動相關(guān)的各類信息，包括供應(yīng)商信息、市場價格信息、采購政策法規(guī)信息等，并進行整理和分析。7.2采購信息共享建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購部門、需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門之間的信息共享。各部門在平臺上發(fā)布和查詢采購相關(guān)信息，提高工作效率和協(xié)同性。7.3采購檔案管理采購部門負責建立采購檔案，對采購過程中的各類文件和資料進行歸檔保存，包括采購申請表、采購合同、驗收報告、發(fā)票等。采購檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱和審計。八、監(jiān)督與檢查8.1內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購決策是否科學、采購績效是否達標等。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報機制，鼓勵員工對采購過程中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。8