公司資料柜現(xiàn)場(chǎng)管理制度

公司資料柜現(xiàn)場(chǎng)管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司資料柜的規(guī)范化管理，確保公司各類資料的安全、完整和有序存放，提高資料的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有資料柜的管理，包括但不限于辦公區(qū)域、倉(cāng)庫(kù)、檔案室等存放資料的各類柜子。（三）基本原則1.安全第一原則：確保資料柜及柜內(nèi)資料的安全，防止資料丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。2.分類存放原則：按照資料的類別、性質(zhì)、用途等進(jìn)行合理分類，便于查找和管理。3.專人負(fù)責(zé)原則：明確資料柜的管理責(zé)任人，確保管理工作落實(shí)到人。4.規(guī)范操作原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和方法進(jìn)行資料的存放、取用和維護(hù)等操作。二、資料柜的配置與標(biāo)識(shí)（一）配置標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)各部門(mén)的工作需要，合理配置資料柜的數(shù)量、規(guī)格和類型。2.資料柜應(yīng)具備良好的質(zhì)量和安全性，能夠滿足資料存放的要求。（二）標(biāo)識(shí)要求1.每個(gè)資料柜應(yīng)張貼明顯的標(biāo)識(shí)牌，注明所屬部門(mén)、柜子編號(hào)、存放資料類別等信息。2.標(biāo)識(shí)牌應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、牢固，便于識(shí)別和查找。三、資料的分類與存放（一）分類方法1.按部門(mén)分類：將公司各部門(mén)的資料分別存放，便于部門(mén)內(nèi)部管理和查找。2.按資料類型分類：如文件、檔案、合同、報(bào)表、圖紙等，根據(jù)資料的性質(zhì)進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分。3.按時(shí)間順序分類：對(duì)于有時(shí)間序列的資料，按照時(shí)間先后順序進(jìn)行排列。（二）存放要求1.資料應(yīng)整齊有序地存放在資料柜內(nèi)，不得隨意堆放。2.不同類別的資料應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。3.重要資料、機(jī)密資料應(yīng)存放在專門(mén)的保密資料柜中，并采取相應(yīng)的保密措施。4.資料存放應(yīng)遵循便于取用的原則，常用資料應(yīng)存放在易于操作的位置。四、資料柜的使用與維護(hù)（一）使用規(guī)定1.資料柜僅供公司內(nèi)部員工存放與工作相關(guān)的資料使用，嚴(yán)禁私自占用或存放私人物品。2.使用人員應(yīng)愛(ài)護(hù)資料柜，不得隨意損壞或涂改標(biāo)識(shí)牌。3.開(kāi)啟資料柜時(shí)應(yīng)輕拉輕推，避免用力過(guò)猛造成損壞。4.資料取用后應(yīng)及時(shí)放回原位，保持資料柜內(nèi)的整齊。（二）維護(hù)措施1.定期對(duì)資料柜進(jìn)行清潔，保持柜內(nèi)和柜外的整潔。2.檢查資料柜的門(mén)鎖、合頁(yè)等部件，如有損壞應(yīng)及時(shí)報(bào)修。3.對(duì)資料柜進(jìn)行定期盤(pán)點(diǎn)，確保資料的數(shù)量和存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。五、資料的借閱與歸還（一）借閱流程1.員工因工作需要借閱資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。2.《資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，交資料柜管理責(zé)任人辦理借閱手續(xù)。3.資料柜管理責(zé)任人根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，向借閱人員提供所需資料，并在《資料借閱登記本》上進(jìn)行登記，注明借閱時(shí)間、借閱人、資料名稱等信息。（二）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還時(shí)間內(nèi)歸還所借資料，如有特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向資料柜管理責(zé)任人說(shuō)明并辦理延期手續(xù)。2.歸還資料時(shí)，借閱人員應(yīng)確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)照價(jià)賠償。3.資料柜管理責(zé)任人在收到歸還的資料后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)，并在《資料借閱登記本》上注明歸還時(shí)間。六、資料的保管與保密（一）保管責(zé)任1.資料柜管理責(zé)任人負(fù)責(zé)所管理資料柜及柜內(nèi)資料的保管工作，確保資料的安全和完整。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)資料的保管情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。（二）保密措施1.對(duì)于涉及公司機(jī)密的資料，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施，防止資料泄露。2.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自復(fù)制、傳播、泄露公司機(jī)密資料。3.在資料的使用過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)資料的保密性，不得在公共場(chǎng)所隨意談?wù)摍C(jī)密資料的內(nèi)容。七、資料的清理與銷毀（一）清理周期1.定期對(duì)資料柜內(nèi)的資料進(jìn)行清理，一般每季度進(jìn)行一次全面清理。2.根據(jù)資料的時(shí)效性和重要性，確定需要清理的資料范圍。（二）銷毀流程1.對(duì)于需要銷毀的資料，由資料所屬部門(mén)填寫(xiě)《資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、數(shù)量、原因等信息。2.《資料銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交資料柜管理責(zé)任人統(tǒng)一組織銷毀。3.資料銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，并做好銷毀記錄。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門(mén)公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)資料柜現(xiàn)場(chǎng)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.資料柜的標(biāo)識(shí)是否清晰、準(zhǔn)確。2.資料的分類存放是否合理。3.資料的借閱與歸還手續(xù)是否齊全。4.資料的保管與保密措施是否落實(shí)到位。5.資料柜的維護(hù)情況是否良好。（三）檢查頻率行政部門(mén)定期對(duì)資料柜進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次抽查，每季度進(jìn)行一次全面檢查。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。2.責(zé)任部門(mén)應(yīng)按照整改通知書(shū)的要求，認(rèn)真落實(shí)整改措施，并將整改情況及時(shí)反饋給行政部門(mén)。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.違反資料柜使用規(guī)定，私自占用或存放私人物品。2.損壞資料柜或涂改標(biāo)識(shí)牌。3.未按規(guī)定辦理資料借閱手續(xù)或逾期不歸還所借資料。4.泄露公司機(jī)密資料。5.未按要求對(duì)資料進(jìn)行分類存放、清理或銷毀。（二）處理措施1.對(duì)于首次違規(guī)的員工，給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對(duì)于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的員工，將視情況給予通報(bào)批評(píng)、罰款、降職、辭退等處理。3.因違規(guī)行為給公司造成損失