物業(yè)發(fā)票管理規(guī)定

物業(yè)發(fā)票管理規(guī)定

物業(yè)發(fā)票管理規(guī)定一、總則1.目的：為了加強(qiáng)本物業(yè)公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票的開(kāi)具、使用、保管和繳銷(xiāo)等行為，保障公司財(cái)務(wù)核算的準(zhǔn)確性和合法性，維護(hù)公司及業(yè)主的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)發(fā)票管理辦法》及其實(shí)施細(xì)則等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本物業(yè)公司及其下屬各部門(mén)、各管理處涉及發(fā)票業(yè)務(wù)的所有活動(dòng)。3.職責(zé)分工-財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)發(fā)票的統(tǒng)一購(gòu)買(mǎi)、保管、發(fā)放、核銷(xiāo)以及監(jiān)督檢查公司發(fā)票的使用情況；負(fù)責(zé)審核發(fā)票開(kāi)具的內(nèi)容、金額等信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性；負(fù)責(zé)處理與發(fā)票相關(guān)的稅務(wù)申報(bào)等事項(xiàng)。-各業(yè)務(wù)部門(mén)：負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，按照規(guī)定流程申請(qǐng)開(kāi)具發(fā)票；負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中正確取得發(fā)票，并及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部；協(xié)助財(cái)務(wù)部進(jìn)行發(fā)票的管理工作，如提供開(kāi)票信息、核對(duì)發(fā)票內(nèi)容等。二、發(fā)票的種類(lèi)及適用范圍1.增值稅專(zhuān)用發(fā)票：適用于公司向增值稅一般納稅人客戶(hù)提供物業(yè)服務(wù)、銷(xiāo)售貨物或提供其他應(yīng)稅服務(wù)，且客戶(hù)要求開(kāi)具增值稅專(zhuān)用發(fā)票的情況。增值稅專(zhuān)用發(fā)票可作為客戶(hù)進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣的憑證。2.增值稅普通發(fā)票：適用于公司向增值稅小規(guī)模納稅人客戶(hù)、個(gè)人客戶(hù)提供物業(yè)服務(wù)、銷(xiāo)售貨物或提供其他應(yīng)稅服務(wù)時(shí)開(kāi)具。增值稅普通發(fā)票不能作為進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣憑證。3.其他發(fā)票：根據(jù)地方稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定，可能涉及的其他種類(lèi)發(fā)票，如停車(chē)費(fèi)定額發(fā)票等，適用于特定業(yè)務(wù)場(chǎng)景，具體使用范圍以稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)。三、發(fā)票的購(gòu)買(mǎi)與保管1.發(fā)票購(gòu)買(mǎi)-財(cái)務(wù)部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)發(fā)票的購(gòu)買(mǎi)工作。購(gòu)票人員應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，定期統(tǒng)計(jì)發(fā)票使用情況，預(yù)測(cè)發(fā)票用量，并及時(shí)前往當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)辦理發(fā)票購(gòu)買(mǎi)手續(xù)。-購(gòu)票人員在購(gòu)買(mǎi)發(fā)票時(shí)，應(yīng)攜帶稅務(wù)登記證副本、發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿、購(gòu)票人身份證明等相關(guān)資料，按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求填寫(xiě)發(fā)票領(lǐng)購(gòu)申請(qǐng)表，并確保所提供信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。-購(gòu)買(mǎi)回來(lái)的發(fā)票應(yīng)及時(shí)交回公司財(cái)務(wù)部，由專(zhuān)人進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)發(fā)票的種類(lèi)、數(shù)量、號(hào)碼等信息，并在發(fā)票領(lǐng)購(gòu)簿上做好相應(yīng)的記錄。2.發(fā)票保管-財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的發(fā)票保管場(chǎng)所，配備必要的安全防范設(shè)施，如保險(xiǎn)柜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備，確保發(fā)票的安全存放。-發(fā)票應(yīng)按照種類(lèi)、號(hào)碼順序進(jìn)行存放，建立發(fā)票保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的購(gòu)入日期、種類(lèi)、數(shù)量、號(hào)碼、發(fā)放日期、使用部門(mén)、使用人等信息，做到賬票相符。-發(fā)票保管人員應(yīng)定期對(duì)發(fā)票進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，檢查發(fā)票的庫(kù)存數(shù)量、號(hào)碼連續(xù)性等情況，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、損壞等異常情況，應(yīng)立即報(bào)告財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人，并按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求及時(shí)處理。四、發(fā)票的開(kāi)具1.開(kāi)具申請(qǐng)-各業(yè)務(wù)部門(mén)在需要開(kāi)具發(fā)票時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明開(kāi)票日期、客戶(hù)名稱(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話(huà)、開(kāi)戶(hù)行及賬號(hào)、開(kāi)票內(nèi)容、金額、稅率、稅額等信息，并提供相關(guān)業(yè)務(wù)合同、協(xié)議或其他證明材料的復(fù)印件。-《發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)表》應(yīng)由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)部收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核開(kāi)票信息的準(zhǔn)確性、業(yè)務(wù)的真實(shí)性以及是否符合稅務(wù)規(guī)定等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通并要求其進(jìn)行修改。2.開(kāi)具流程-經(jīng)財(cái)務(wù)部審核通過(guò)的《發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)表》，由發(fā)票開(kāi)具人員按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定的開(kāi)票要求和公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行發(fā)票開(kāi)具。-發(fā)票開(kāi)具人員在開(kāi)具發(fā)票前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)發(fā)票號(hào)碼與開(kāi)票系統(tǒng)中的號(hào)碼是否一致，確保發(fā)票號(hào)碼的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。-發(fā)票開(kāi)具內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得虛開(kāi)、多開(kāi)或開(kāi)具與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)的發(fā)票。發(fā)票上的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫(xiě)完整、清晰，加蓋公司發(fā)票專(zhuān)用章。-對(duì)于增值稅專(zhuān)用發(fā)票，發(fā)票開(kāi)具人員應(yīng)特別注意客戶(hù)提供的開(kāi)票信息的準(zhǔn)確性，如納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話(huà)、開(kāi)戶(hù)行及賬號(hào)等信息，確保發(fā)票能夠順利交付客戶(hù)并用于進(jìn)項(xiàng)稅額抵扣。-發(fā)票開(kāi)具完成后，發(fā)票開(kāi)具人員應(yīng)在《發(fā)票開(kāi)具申請(qǐng)表》上注明發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)具日期等信息，并將發(fā)票記賬聯(lián)、存根聯(lián)等相關(guān)聯(lián)次按照規(guī)定進(jìn)行整理、歸檔。同時(shí)，將發(fā)票發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)（如有）交給業(yè)務(wù)部門(mén)，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)及時(shí)送達(dá)客戶(hù)。3.特殊情況處理-如客戶(hù)要求開(kāi)具紅字發(fā)票（負(fù)數(shù)發(fā)票），業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部，并提供相關(guān)證明材料，如退貨協(xié)議、折讓協(xié)議、原發(fā)票復(fù)印件等。財(cái)務(wù)部根據(jù)稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定，辦理紅字發(fā)票開(kāi)具手續(xù)。-對(duì)于因開(kāi)票錯(cuò)誤等原因需要作廢發(fā)票的情況，發(fā)票開(kāi)具人員應(yīng)在發(fā)票所有聯(lián)次上注明“作廢”字樣，并在開(kāi)票系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的作廢操作。作廢發(fā)票應(yīng)與發(fā)票存根聯(lián)一起妥善保管，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查。五、發(fā)票的取得1.取得要求-公司各部門(mén)在開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中，應(yīng)按照法律法規(guī)和公司規(guī)定，從合法的供應(yīng)商、服務(wù)商處取得符合規(guī)定的發(fā)票。-取得的發(fā)票必須是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)加蓋發(fā)票專(zhuān)用章，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、完整，包括發(fā)票名稱(chēng)、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買(mǎi)方信息、銷(xiāo)售方信息、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額等。-員工在取得發(fā)票時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)是否相符，如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問(wèn)題，如發(fā)票開(kāi)具不規(guī)范、內(nèi)容虛假等，應(yīng)及時(shí)要求開(kāi)票方重新開(kāi)具。2.傳遞與審核-員工取得發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)將發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部。對(duì)于涉及費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)的發(fā)票，應(yīng)按照公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度的要求，填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，并將發(fā)票粘貼在報(bào)銷(xiāo)單后面，提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。-部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)審核發(fā)票的真實(shí)性、合理性以及與業(yè)務(wù)的相關(guān)性，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)，再將報(bào)銷(xiāo)單及發(fā)票提交給財(cái)務(wù)部。-財(cái)務(wù)部收到發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，重點(diǎn)審核發(fā)票的合法性、合規(guī)性，包括發(fā)票的真?zhèn)?、發(fā)票開(kāi)具內(nèi)容是否符合稅務(wù)規(guī)定、發(fā)票是否超過(guò)有效期等。對(duì)于不符合要求的發(fā)票，財(cái)務(wù)部應(yīng)予以退回，并要求相關(guān)人員重新取得合法有效的發(fā)票。六、發(fā)票的使用監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督-財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對(duì)公司發(fā)票的開(kāi)具、使用、保管等情況進(jìn)行內(nèi)部檢查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票的開(kāi)具是否符合規(guī)定、發(fā)票的使用是否與業(yè)務(wù)相符、發(fā)票的保管是否安全等。-內(nèi)部檢查可以采取抽查、普查等方式進(jìn)行，檢查結(jié)束后應(yīng)形成檢查報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到有效解決。-各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部的發(fā)票檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息，不得隱瞞、虛報(bào)發(fā)票使用情況。2.外部檢查配合-公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部監(jiān)管部門(mén)的發(fā)票檢查工作，按照要求提供發(fā)票領(lǐng)購(gòu)、開(kāi)具、使用、保管等相關(guān)資料和信息。-在接受外部檢查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)公司存在發(fā)票違規(guī)行為，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的要求進(jìn)行整改，承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。七、發(fā)票的繳銷(xiāo)1.繳銷(xiāo)條件-發(fā)票使用期限屆滿(mǎn)，稅務(wù)機(jī)關(guān)要求繳銷(xiāo)的發(fā)票；-發(fā)票改版、換版后，原版本發(fā)票需要繳銷(xiāo)的；-公司因注銷(xiāo)、變更稅務(wù)登記等原因，需要繳銷(xiāo)發(fā)票的；-其他按照稅務(wù)機(jī)關(guān)規(guī)定需要繳銷(xiāo)發(fā)票的情況。2.繳銷(xiāo)流程-財(cái)務(wù)部在接到稅務(wù)機(jī)關(guān)關(guān)于發(fā)票繳銷(xiāo)的通知后，應(yīng)按照要求對(duì)需要繳銷(xiāo)的發(fā)票進(jìn)行整理、核對(duì)，確保發(fā)票的種類(lèi)、數(shù)量、號(hào)碼等信息準(zhǔn)確無(wú)誤。-填寫(xiě)《發(fā)票繳銷(xiāo)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明繳銷(xiāo)發(fā)票的種類(lèi)、數(shù)量、號(hào)碼、繳銷(xiāo)原因等信息，并加蓋公司公章。-將《發(fā)票繳銷(xiāo)申請(qǐng)表》及需要繳銷(xiāo)的發(fā)票一并提交給當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)。稅務(wù)機(jī)關(guān)對(duì)提交的資料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后辦理發(fā)票繳銷(xiāo)手續(xù)，并在《發(fā)票繳銷(xiāo)申請(qǐng)表》上加蓋稅務(wù)機(jī)關(guān)印章。-財(cái)務(wù)部應(yīng)將稅務(wù)機(jī)關(guān)蓋章后的《發(fā)票繳銷(xiāo)申請(qǐng)表》留存歸檔，作為發(fā)票繳銷(xiāo)的證明文件。八、違規(guī)處理1.對(duì)公司內(nèi)部人員的違規(guī)處理-公司員工如違反本發(fā)票管理規(guī)定，如未按照規(guī)定申請(qǐng)、開(kāi)具、取得、保管發(fā)票等，視情節(jié)輕重，由公司給予批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等相應(yīng)的處罰。-因員工違規(guī)行為導(dǎo)致公司遭受稅務(wù)罰款、經(jīng)濟(jì)損失等后果的，違規(guī)員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.對(duì)外部合作方的違規(guī)處理-如發(fā)現(xiàn)公司的供應(yīng)商、服務(wù)商等外部合作方存在發(fā)票違規(guī)行為，如開(kāi)具虛假發(fā)票、發(fā)票開(kāi)具不規(guī)范等，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門(mén)，并要求合作方限期整改。