員工離職管理流程制度

員工離職管理流程制度

員工離職管理流程制度一、總則1.目的為規(guī)范本物業(yè)公司員工離職管理，確保員工離職過程的順利進(jìn)行，保障公司和員工雙方的合法權(quán)益，維護(hù)公司正常的運(yùn)營秩序，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于本高端小區(qū)物業(yè)公司全體正式員工、試用期員工、臨時工等各類用工形式的員工離職管理。3.基本原則-合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)勞動政策，確保離職管理過程合法合規(guī)。-公平公正原則：對待所有離職員工一視同仁，按照既定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理，保證公平公正。-高效性原則：在符合規(guī)定的前提下，盡量簡化流程，提高辦理離職手續(xù)的效率，減少員工和公司的時間成本。-保密性原則：對于員工離職過程中涉及的公司商業(yè)機(jī)密、員工個人隱私等信息嚴(yán)格保密。二、離職類型1.辭職員工因個人原因主動向公司提出解除勞動合同關(guān)系的行為。辭職分為試用期辭職和正式員工辭職。試用期員工辭職需提前[X]天以書面形式通知公司；正式員工辭職需提前[X]天以書面形式提交辭職申請。2.辭退公司因員工不符合崗位要求、違反公司規(guī)章制度、業(yè)績不達(dá)標(biāo)等原因，依法解除與員工勞動合同關(guān)系的行為。辭退分為過失性辭退和非過失性辭退。過失性辭退無需提前通知員工；非過失性辭退需提前[X]天書面通知員工，或額外支付一個月工資作為代通知金。3.合同到期不續(xù)簽員工勞動合同期滿，公司或員工任何一方?jīng)Q定不再續(xù)簽勞動合同的情況。公司應(yīng)在勞動合同到期前[X]天向員工發(fā)出《勞動合同到期續(xù)簽意向通知書》，員工應(yīng)在收到通知后[X]天內(nèi)回復(fù)是否續(xù)簽。若雙方均無續(xù)簽意向，則按離職流程辦理相關(guān)手續(xù)。4.退休員工達(dá)到國家法定退休年齡，依法辦理退休手續(xù)，與公司解除勞動關(guān)系。公司人力資源部門應(yīng)提前[X]個月確認(rèn)員工退休信息，協(xié)助員工辦理退休相關(guān)手續(xù)。三、離職申請與審批1.辭職申請與審批-試用期員工：試用期員工如決定離職，需填寫《離職申請表》，注明離職原因、預(yù)計離職日期等信息，提交給直屬上級領(lǐng)導(dǎo)。直屬上級領(lǐng)導(dǎo)在收到申請后[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行審批，如同意離職，將申請表轉(zhuǎn)至人力資源部門備案；如不同意，應(yīng)與員工進(jìn)行溝通，了解其想法并給予指導(dǎo)或解決問題。-正式員工：正式員工辭職需提前[X]天填寫《離職申請表》，詳細(xì)說明離職原因、預(yù)計離職日期等內(nèi)容，先提交給直屬上級領(lǐng)導(dǎo)。直屬上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在收到申請后的[X]個工作日內(nèi)與員工進(jìn)行離職面談，了解離職真實(shí)原因，評估員工離職對工作的影響，并給出審批意見。如同意離職，將申請表依次提交給部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人、公司總經(jīng)理進(jìn)行審批。各審批環(huán)節(jié)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成。如不同意辭職申請，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)與員工進(jìn)行進(jìn)一步溝通，協(xié)商解決方案。2.辭退申請與審批-過失性辭退：對于因員工嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度、給公司造成重大損失等過失性原因需要辭退的，員工直屬上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)填寫《辭退審批表》，詳細(xì)說明辭退原因、相關(guān)證據(jù)等信息，提交給人力資源部門。人力資源部門對辭退原因和證據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后依次報部門負(fù)責(zé)人、公司總經(jīng)理審批。審批通過后，由人力資源部門向員工發(fā)出《辭退通知書》，并告知員工享有的相關(guān)權(quán)益。-非過失性辭退：當(dāng)員工因不能勝任工作、公司經(jīng)營調(diào)整等非過失性原因需要辭退時，直屬上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提前與人力資源部門溝通，共同制定辭退方案，包括確定補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)、離職日期等。然后填寫《辭退審批表》，附上詳細(xì)的辭退理由和相關(guān)材料，按照公司審批流程依次報部門負(fù)責(zé)人、人力資源部門負(fù)責(zé)人、公司總經(jīng)理審批。審批通過后，人力資源部門提前[X]天向員工發(fā)出《辭退通知書》，并就辭退原因、補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)等事項與員工進(jìn)行溝通解釋。3.合同到期不續(xù)簽申請與審批-公司人力資源部門在勞動合同到期前[X]天向員工所在部門發(fā)出《勞動合同到期人員名單》，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)員工的工作表現(xiàn)、崗位需求等情況，填寫是否續(xù)簽意見，提交給人力資源部門。-人力資源部門匯總各部門意見后，對于決定不續(xù)簽的員工，填寫《合同到期不續(xù)簽審批表》，說明不續(xù)簽原因，依次報部門負(fù)責(zé)人、公司總經(jīng)理審批。審批通過后，向員工發(fā)出《勞動合同到期不續(xù)簽通知書》。四、離職面談1.面談安排-對于辭職、辭退的員工，在離職申請審批通過后，由人力資源部門安排離職面談。離職面談一般應(yīng)在員工離職前[X]個工作日內(nèi)完成。-對于合同到期不續(xù)簽的員工，在發(fā)出《勞動合同到期不續(xù)簽通知書》后，可根據(jù)情況安排離職面談。2.面談人員離職面談由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)，一般為人力資源專員或人力資源經(jīng)理。對于重要崗位員工，可安排公司高層領(lǐng)導(dǎo)參與面談。3.面談內(nèi)容-了解離職原因：深入了解員工離職的真實(shí)想法和原因，以便公司總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，改進(jìn)管理。-聽取員工意見和建議：詢問員工對公司管理、工作環(huán)境、團(tuán)隊氛圍等方面的意見和建議，為公司的發(fā)展提供參考。-解釋離職相關(guān)事宜：向員工詳細(xì)解釋離職手續(xù)辦理流程、工資結(jié)算、社保公積金停繳等相關(guān)事項，確保員工清楚明白。-強(qiáng)調(diào)保密和競業(yè)限制義務(wù)：對于涉及公司商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密等信息的員工，再次強(qiáng)調(diào)保密義務(wù)和競業(yè)限制條款，明確違反規(guī)定應(yīng)承擔(dān)的法律責(zé)任。4.面談記錄面談人員應(yīng)認(rèn)真記錄面談內(nèi)容，形成《離職面談記錄》，面談結(jié)束后由員工簽字確認(rèn)?！峨x職面談記錄》應(yīng)作為重要資料存檔，為公司人力資源管理提供數(shù)據(jù)支持。五、工作交接1.交接安排員工離職申請獲批后，由直屬上級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)安排工作交接事宜，確定交接人員、交接時間和交接內(nèi)容，并指定一名監(jiān)交人。交接人員一般為與離職員工工作關(guān)聯(lián)緊密的同事或接替其崗位的人員。2.交接內(nèi)容-文件資料：包括各類紙質(zhì)和電子文件、合同協(xié)議、客戶資料、工作記錄、報告等。離職員工應(yīng)將所有與工作相關(guān)的文件資料整理分類，移交給交接人員，并確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。-工作任務(wù)：詳細(xì)介紹正在進(jìn)行的工作任務(wù)、項目進(jìn)展情況、未完成的工作事項以及后續(xù)工作的重點(diǎn)和注意事項等。離職員工應(yīng)協(xié)助交接人員熟悉工作流程和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保工作的順利銜接。-資產(chǎn)交接：對所使用的公司資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)交接，如辦公設(shè)備、工具、交通工具、門禁卡、鑰匙等。填寫《資產(chǎn)交接清單》，雙方簽字確認(rèn)，確保資產(chǎn)完好無損、數(shù)量準(zhǔn)確。-財務(wù)交接：涉及財務(wù)工作的員工，需與財務(wù)部門進(jìn)行賬目核對、費(fèi)用報銷清理等工作，確保財務(wù)數(shù)據(jù)清晰、無遺留問題。填寫《財務(wù)交接清單》，由財務(wù)人員簽字確認(rèn)。3.交接期限工作交接一般應(yīng)在員工離職前完成，根據(jù)工作復(fù)雜程度，交接期限可設(shè)定為[X]個工作日至[X]個工作日不等。特殊情況下，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可適當(dāng)延長交接時間。4.交接驗收交接完成后，交接人員、離職員工和監(jiān)交人應(yīng)在《工作交接清單》上簽字確認(rèn)。交接人員應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)對交接內(nèi)容進(jìn)行檢查驗收，如發(fā)現(xiàn)問題及時與離職員工溝通解決。如因交接不清導(dǎo)致工作出現(xiàn)問題，交接人員和監(jiān)交人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、離職手續(xù)辦理1.離職手續(xù)辦理地點(diǎn)員工離職手續(xù)統(tǒng)一在公司人力資源部門辦理，相關(guān)部門應(yīng)積極配合，確保手續(xù)辦理的順利進(jìn)行。2.手續(xù)辦理流程-人力資源部門：-收回員工的工作牌、考勤卡等公司標(biāo)識物品。-核對員工的考勤記錄，計算員工的工資、獎金、加班費(fèi)等應(yīng)發(fā)款項，扣除相應(yīng)的社保公積金、個人所得稅等代扣款項，確定最終應(yīng)支付給員工的工資數(shù)額。-在公司內(nèi)部系統(tǒng)中辦理員工離職信息變更，更新員工檔案。-開具《離職證明》，注明員工姓名、身份證號、離職前崗位、離職原因、離職日期等信息。-行政部門：-收回員工所借的公司辦公用品、圖書資料等物品，檢查是否完好無損，如有損壞或丟失，按照公司規(guī)定進(jìn)行賠償。-注銷員工的公司內(nèi)部賬號，包括辦公系統(tǒng)賬號、郵箱賬號等。-財務(wù)部門：-確認(rèn)員工是否有未結(jié)清的借款、費(fèi)用報銷等財務(wù)事項，如有則進(jìn)行清理結(jié)算。-按照公司財務(wù)制度，辦理工資發(fā)放手續(xù)，確保員工工資按時到賬。-其他部門：根據(jù)員工工作性質(zhì)和崗位需求，相關(guān)部門需配合完成特定的離職手續(xù)，如工程技術(shù)人員需交接技術(shù)資料、維修工具等；客服人員需交接客戶信息和服務(wù)記錄等。3.手續(xù)辦理時間員工應(yīng)在離職當(dāng)天或離職前[X]個工作日內(nèi)完成所有離職手續(xù)的辦理。人力資源部門應(yīng)在手續(xù)辦理完成后[X]個工作日內(nèi)完成工資結(jié)算和支付。七、離職后續(xù)管理1.檔案管理員工離職后，人力資源部門應(yīng)將員工的離職申請、審批表、離職面談記錄、工作交接清單、離職證明等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，保存期限按照國家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。2.社保公積金管理在員工離職后的[X]個工作日內(nèi)，人力資源部門負(fù)責(zé)辦理員工社保和公積金的減員手續(xù)，確保員工社保公積金繳納截止到離職當(dāng)月。如員工有社保公積金轉(zhuǎn)移等需求，人力資源部門應(yīng)協(xié)助員工辦理相關(guān)手續(xù)。3.離職員工跟蹤與反饋-公司可定期對離職員工進(jìn)行跟蹤回訪，了解其離職后的職業(yè)發(fā)展情況、對公司的評價和建議等。跟蹤回訪可通過電話、郵件、問卷調(diào)查等方式進(jìn)行。-對離職員工反饋的問題和建議進(jìn)行整理分析，對于合理的建議應(yīng)及時采納，用于改進(jìn)公司的管理和運(yùn)營，不斷提升公司的人力資源管理水平。八、法律風(fēng)險防范1.法律法規(guī)遵循公司在員工離職管理過程中，嚴(yán)格遵守《中華人民共和國勞動法》《中華人民共和國勞動合同法》等相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，確保各項操作合法合規(guī)，避免因違法違規(guī)行為引發(fā)勞動糾紛。2.證據(jù)留存對于員工離職過程中的各類文件、記錄、通知等資料，公司應(yīng)妥善保存，作為處理勞動糾紛的重要證據(jù)。證據(jù)保存期限不少于[X]年。3.勞動糾紛處理如發(fā)生與離職員工的勞動糾紛，公司應(yīng)積極應(yīng)對，首先嘗試與員工進(jìn)行協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可根據(jù)糾紛的具體情況，按照法律程序通過勞動仲裁或訴訟等方式解決。在處理勞動糾紛過程中，公司應(yīng)及時咨詢專業(yè)法律意見，維護(hù)公司的合法權(quán)益。九、培訓(xùn)與宣貫1.培訓(xùn)安排人力資源部門定期組織公司各級管理人員和相關(guān)工作人員參加員工離職管理流程制度培訓(xùn)，確保他們熟悉制度內(nèi)容和操作流程。培訓(xùn)內(nèi)容包括制度解讀、實(shí)際案例分析、操作演示等。2.宣貫方式通過公司內(nèi)部會議、公告欄、辦公系統(tǒng)等渠道向全體員