進(jìn)口原材料供應(yīng)管理制度

進(jìn)口原材料供應(yīng)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司進(jìn)口原材料的供應(yīng)管理工作，確保進(jìn)口原材料的及時、穩(wěn)定供應(yīng)，保證產(chǎn)品質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有進(jìn)口原材料的采購、運輸、檢驗、存儲等供應(yīng)環(huán)節(jié)的管理。（三）基本原則1.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的進(jìn)口原材料符合公司產(chǎn)品生產(chǎn)要求和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和供應(yīng)商管理，降低進(jìn)口原材料采購成本。3.及時供應(yīng)原則：建立高效的供應(yīng)渠道，確保進(jìn)口原材料按時到貨，滿足生產(chǎn)進(jìn)度需求。4.合規(guī)合法原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策，規(guī)范進(jìn)口原材料供應(yīng)過程中的各項操作。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)進(jìn)口原材料供應(yīng)商的開發(fā)、評估與選擇，建立供應(yīng)商檔案。2.制定進(jìn)口原材料采購計劃，與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保合同條款明確、合理。3.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保進(jìn)口原材料按時、按質(zhì)、按量到貨。4.負(fù)責(zé)進(jìn)口原材料采購成本的控制與分析，定期評估采購績效。（二）物流部門1.負(fù)責(zé)進(jìn)口原材料的運輸安排，選擇合適的運輸方式和物流公司，確保原材料安全、及時運輸。2.辦理進(jìn)口原材料的報關(guān)、報檢等手續(xù)，確保貨物順利通關(guān)。3.協(xié)調(diào)運輸過程中的各項事宜，如貨物裝卸、運輸保險等，及時處理運輸過程中的異常情況。4.負(fù)責(zé)進(jìn)口原材料到貨后的倉儲管理，確保原材料存儲安全、有序。（三）質(zhì)量部門1.制定進(jìn)口原材料檢驗標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程，負(fù)責(zé)對到貨的進(jìn)口原材料進(jìn)行檢驗和驗收。2.對檢驗不合格的進(jìn)口原材料及時出具檢驗報告，通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。3.參與進(jìn)口原材料供應(yīng)商的質(zhì)量評估，提供質(zhì)量方面的意見和建議。4.定期對進(jìn)口原材料的質(zhì)量狀況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為質(zhì)量改進(jìn)提供依據(jù)。（四）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)進(jìn)口原材料采購資金的預(yù)算安排和資金支付審核。2.對進(jìn)口原材料采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。3.協(xié)助采購部門進(jìn)行采購合同的財務(wù)條款審核，防范財務(wù)風(fēng)險。（五）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計劃，及時向采購部門提供進(jìn)口原材料需求信息，協(xié)助采購部門制定采購計劃。2.參與進(jìn)口原材料供應(yīng)商的評估，從生產(chǎn)需求角度提供意見。3.對到貨的進(jìn)口原材料進(jìn)行驗收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量或數(shù)量問題及時反饋給相關(guān)部門。三、進(jìn)口原材料采購管理（一）采購計劃制定1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)計劃、銷售預(yù)測以及庫存狀況，每月定期制定進(jìn)口原材料采購計劃。采購計劃應(yīng)明確原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計到貨時間等詳細(xì)信息。2.在制定采購計劃時，采購部門應(yīng)充分考慮原材料的市場供應(yīng)情況、價格波動趨勢以及運輸周期等因素，確保采購計劃的合理性和可行性。3.采購計劃需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)及時辦理相關(guān)審批手續(xù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門應(yīng)通過多種渠道收集進(jìn)口原材料供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。對符合初步篩選條件的供應(yīng)商進(jìn)行實地考察，考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、物流配送能力等。2.供應(yīng)商評估采購部門應(yīng)定期對現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估周期為每年一次。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。質(zhì)量部門應(yīng)參與供應(yīng)商評估工作，提供供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量方面的評估意見。根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改或淘汰。3.供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，詳細(xì)記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、采購合同執(zhí)行情況等內(nèi)容。與供應(yīng)商保持密切溝通，定期向供應(yīng)商反饋公司的需求信息和質(zhì)量要求，同時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和市場動態(tài)。對于重要進(jìn)口原材料供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其簽訂年度合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保供應(yīng)的穩(wěn)定性和可靠性。（三）采購合同簽訂1.采購部門在確定供應(yīng)商后，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交給財務(wù)部門進(jìn)行財務(wù)條款審核，確保合同的財務(wù)風(fēng)險可控。同時，應(yīng)提交給法務(wù)部門進(jìn)行法律條款審核，確保合同的合法性和有效性。3.采購合同經(jīng)審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人簽字并加蓋公司合同專用章，然后與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如物流部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等。（四）采購訂單執(zhí)行1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨期、交貨地點等詳細(xì)信息。2.采購部門應(yīng)跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解訂單生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施，如調(diào)整生產(chǎn)計劃、尋找替代供應(yīng)商等，確保公司生產(chǎn)不受影響。3.在采購訂單執(zhí)行過程中，如因不可抗力或其他原因?qū)е掠唵巫兏?，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商變更合同條款，并辦理相關(guān)審批手續(xù)。四、進(jìn)口原材料運輸管理（一）運輸方式選擇1.物流部門應(yīng)根據(jù)進(jìn)口原材料的性質(zhì)、數(shù)量、運輸距離、運輸時間要求等因素，選擇合適的運輸方式，如海運、空運、陸運等。2.在選擇運輸方式時，應(yīng)綜合考慮運輸成本、運輸安全性、運輸時效性等因素，確保運輸方式的合理性和經(jīng)濟(jì)性。3.對于一些緊急需要的進(jìn)口原材料，可優(yōu)先選擇空運方式；對于大批量、低價值的進(jìn)口原材料，可選擇海運方式。（二）運輸安排1.物流部門應(yīng)根據(jù)采購訂單的交貨期要求，提前與物流公司聯(lián)系，安排運輸計劃。運輸計劃應(yīng)明確運輸方式、運輸時間、運輸路線、貨物裝卸等詳細(xì)信息。2.在安排運輸時，應(yīng)確保物流公司具備相應(yīng)的運輸資質(zhì)和運輸能力，能夠保證貨物的安全運輸。同時，應(yīng)要求物流公司提供運輸保險，以降低運輸風(fēng)險。3.物流部門應(yīng)及時跟蹤運輸過程，了解貨物的運輸狀態(tài)，如貨物是否按時起運、是否按時到達(dá)目的地、是否發(fā)生運輸事故等。如發(fā)現(xiàn)運輸過程中出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時與物流公司溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（三）報關(guān)報檢1.物流部門應(yīng)負(fù)責(zé)辦理進(jìn)口原材料的報關(guān)、報檢手續(xù)。報關(guān)報檢前，應(yīng)準(zhǔn)備好相關(guān)的單證資料，如合同、發(fā)票、提單、裝箱單、原產(chǎn)地證書等。2.報關(guān)報檢人員應(yīng)熟悉國家相關(guān)法律法規(guī)和政策，準(zhǔn)確填寫報關(guān)報檢單，確保報關(guān)報檢手續(xù)的順利辦理。3.在報關(guān)報檢過程中，如遇到海關(guān)、檢驗檢疫部門的查驗、抽檢等情況，物流部門應(yīng)積極配合，提供必要的協(xié)助和資料，確保貨物能夠順利通關(guān)。五、進(jìn)口原材料檢驗管理（一）檢驗標(biāo)準(zhǔn)制定1.質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)公司產(chǎn)品生產(chǎn)要求和相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定進(jìn)口原材料檢驗標(biāo)準(zhǔn)。檢驗標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確原材料的各項質(zhì)量指標(biāo)、檢驗方法、檢驗頻次等內(nèi)容。2.在制定檢驗標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)充分考慮原材料的特性和使用要求，確保檢驗標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性和合理性。同時，應(yīng)根據(jù)市場變化和技術(shù)發(fā)展，及時對檢驗標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修訂和完善。（二）檢驗流程1.進(jìn)口原材料到貨后，倉庫管理人員應(yīng)及時通知質(zhì)量部門進(jìn)行檢驗。質(zhì)量部門應(yīng)按照檢驗標(biāo)準(zhǔn)，對到貨的原材料進(jìn)行抽樣檢驗。2.檢驗人員應(yīng)根據(jù)檢驗標(biāo)準(zhǔn)，使用合適的檢驗設(shè)備和工具，對原材料的各項質(zhì)量指標(biāo)進(jìn)行檢驗。檢驗過程中，應(yīng)做好檢驗記錄，包括檢驗時間、檢驗人員、檢驗項目、檢驗結(jié)果等內(nèi)容。3.對于檢驗合格的進(jìn)口原材料，質(zhì)量部門應(yīng)出具檢驗合格報告，并通知倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)。對于檢驗不合格的進(jìn)口原材料，質(zhì)量部門應(yīng)出具檢驗不合格報告，詳細(xì)說明不合格原因，并通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）不合格品處理1.采購部門收到質(zhì)量部門出具的檢驗不合格報告后，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理不合格品事宜。處理方式包括退貨、換貨、補(bǔ)貨、降價處理等。2.在與供應(yīng)商協(xié)商處理不合格品時，采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供書面處理意見，并跟蹤處理進(jìn)度。如供應(yīng)商未能及時處理不合格品，采購部門應(yīng)采取進(jìn)一步的措施，如扣除貨款、追究違約責(zé)任等。3.對于因不合格品導(dǎo)致的損失，如運輸費用、檢驗費用、生產(chǎn)延誤損失等，采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定，向供應(yīng)商索賠。如供應(yīng)商拒絕賠償，采購部門可通過法律途徑解決。六、進(jìn)口原材料存儲管理（一）倉庫規(guī)劃1.物流部門應(yīng)根據(jù)進(jìn)口原材料的種類、特性、數(shù)量等因素，合理規(guī)劃倉庫存儲空間。倉庫應(yīng)分為不同的區(qū)域，如合格品區(qū)、不合格品區(qū)、待檢區(qū)、退貨區(qū)等。2.在倉庫規(guī)劃時，應(yīng)考慮原材料的存儲條件要求，如溫度、濕度、通風(fēng)等，確保原材料能夠在適宜的環(huán)境下存儲。同時，應(yīng)設(shè)置合理的貨架、貨位，便于原材料的存放和管理。（二）入庫管理1.進(jìn)口原材料到貨后，倉庫管理人員應(yīng)核對到貨憑證，如采購訂單、送貨單、提單等，確保到貨原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等與憑證一致。2.倉庫管理人員應(yīng)按照倉庫規(guī)劃，將到貨原材料存放到相應(yīng)的區(qū)域，并做好入庫記錄，包括入庫時間、入庫單號、原材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等內(nèi)容。3.對于檢驗不合格的進(jìn)口原材料，倉庫管理人員應(yīng)將其存放到不合格品區(qū)，并做好標(biāo)識，防止不合格品混入合格品區(qū)。（三）存儲管理1.倉庫管理人員應(yīng)定期對進(jìn)口原材料進(jìn)行盤點，確保庫存數(shù)量準(zhǔn)確無誤。盤點周期為每月一次，盤點結(jié)果應(yīng)形成盤點報告。2.在存儲過程中，倉庫管理人員應(yīng)注意原材料的存儲條件，如溫度、濕度、通風(fēng)等，確保原材料的質(zhì)量不受影響。同時，應(yīng)做好倉庫的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保倉庫安全。3.對于有保質(zhì)期要求的進(jìn)口原材料，倉庫管理人員應(yīng)建立保質(zhì)期臺賬，記錄原材料的入庫時間、保質(zhì)期等信息，并在保質(zhì)期到期前一個月通知采購部門進(jìn)行處理。（四）出庫管理1.生產(chǎn)部門或其他部門需要領(lǐng)用進(jìn)口原材料時，應(yīng)填寫領(lǐng)料單，注明原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。2.倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)料單，核對領(lǐng)用原材料的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，確保無誤后辦理出庫手續(xù)，并做好出庫記錄，包括出庫時間、出庫單號、原材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門等內(nèi)容。3.對于貴重或稀缺的進(jìn)口原材料，倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格控制出庫數(shù)量，確保庫存安全。同時，應(yīng)建立領(lǐng)用審批制度，加強(qiáng)對領(lǐng)用過程的管理。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司應(yīng)建立進(jìn)口原材料供應(yīng)管理監(jiān)督機(jī)制，定期對采購、物流、質(zhì)量、倉庫等部門的工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括采購合同執(zhí)行情況、運輸過程管理、檢驗工作質(zhì)量、庫存管理等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。3.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對進(jìn)口原材料供應(yīng)管理工作進(jìn)行審計，檢查各項制度的執(zhí)行情況，防范管理風(fēng)險。（二）考核指標(biāo)1.采購部門的考核指標(biāo)包括采購成本控制、采購合同執(zhí)行率、供應(yīng)商交貨及時率、供應(yīng)商質(zhì)量合格率等。2.物流部門的考核指標(biāo)包括運輸成本控制、運輸及時率、報關(guān)報檢準(zhǔn)確率、貨物存儲安全率等。3.質(zhì)量部門的考核指標(biāo)包括檢驗準(zhǔn)確率、不合格品處理及時率、供應(yīng)商質(zhì)量評估準(zhǔn)確性等。4.倉庫部門的考核指標(biāo)包括庫存準(zhǔn)確率、庫存周