外協(xié)進出貨管理制度

外協(xié)進出貨管理制度一、總則（一）目的為加強公司外協(xié)加工業(yè)務的管理，規(guī)范外協(xié)進出貨流程，確保貨物的安全、準確、及時流轉，提高工作效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外協(xié)加工業(yè)務的進出貨管理，包括但不限于原材料的發(fā)出、外協(xié)產品的接收、成品的交付等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準確性原則：確保進出貨物的數量、規(guī)格、質量等信息準確無誤。2.及時性原則：嚴格按照規(guī)定的時間節(jié)點完成進出貨操作，避免延誤。3.安全性原則：保障貨物在運輸、存儲過程中的安全，防止丟失、損壞等情況發(fā)生。4.責任明確原則：明確各環(huán)節(jié)的責任主體，做到責任到人。二、職責分工（一）業(yè)務部門1.負責與外協(xié)廠商的溝通協(xié)調，下達生產訂單，明確加工要求、交貨時間等。2.跟蹤外協(xié)加工進度，及時解決加工過程中出現的問題。3.對外協(xié)進出貨的數量、質量等進行初步審核。（二）采購部門1.根據業(yè)務部門的需求，負責外協(xié)原材料的采購，并確保原材料的質量和供應及時性。2.與供應商進行溝通談判，簽訂采購合同，跟進采購訂單的執(zhí)行情況。3.協(xié)助業(yè)務部門做好外協(xié)進出貨的相關工作，如提供原材料的出入庫記錄等。（三）倉庫管理部門1.負責外協(xié)原材料、半成品、成品的出入庫管理，包括貨物的驗收、存儲、發(fā)放等工作。2.建立健全庫存臺賬，定期盤點庫存，確保賬實相符。3.按照規(guī)定的流程辦理貨物的出入庫手續(xù)，做好相關記錄。（四）質量檢驗部門1.制定外協(xié)加工產品的質量檢驗標準和流程。2.對外協(xié)產品進行檢驗，確保產品質量符合要求，出具檢驗報告。3.對不合格產品進行標識、隔離和處理，跟蹤整改情況。（五）財務部門1.審核外協(xié)進出貨的相關單據，確保費用核算準確無誤。2.按照合同約定支付外協(xié)加工費用，做好成本核算和控制工作。3.協(xié)助其他部門做好財務相關的工作，提供財務數據支持。三、外協(xié)進料管理（一）訂單下達與審批1.業(yè)務部門根據生產需求，填寫《外協(xié)加工訂單》，明確加工產品的名稱、規(guī)格、數量、交貨時間、質量要求等信息。2.《外協(xié)加工訂單》經部門負責人審核簽字后，提交給分管領導審批。3.審批通過后的《外協(xié)加工訂單》一份交采購部門，一份留業(yè)務部門存檔。（二）采購安排1.采購部門根據《外協(xié)加工訂單》的要求，選擇合適的供應商，下達采購訂單。2.在采購訂單中明確原材料的規(guī)格、數量、交貨時間、質量標準等要求，并要求供應商提供質量證明文件。3.采購部門跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保原材料按時、按質、按量供應。（三）進料驗收1.倉庫管理部門在收到外協(xié)原材料后，應及時通知質量檢驗部門進行檢驗。2.質量檢驗部門按照既定的檢驗標準和流程，對外協(xié)原材料進行檢驗。檢驗內容包括外觀、尺寸、性能、質量證明文件等。3.如檢驗合格，質量檢驗部門出具《原材料檢驗報告》，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，填寫《原材料入庫單》，并將入庫信息錄入庫存管理系統(tǒng)。4.如檢驗不合格，質量檢驗部門應及時通知采購部門與供應商溝通協(xié)商處理。對于不合格原材料，應進行標識、隔離，防止誤用，并按照相關規(guī)定進行退貨、換貨或讓步接收等處理。（四）入庫管理1.倉庫管理部門應根據《原材料入庫單》對入庫的外協(xié)原材料進行分類存放，做好標識。2.建立原材料庫存臺賬，詳細記錄原材料的入庫日期、規(guī)格、數量、供應商等信息，并定期與庫存管理系統(tǒng)進行核對，確保賬實相符。3.倉庫管理部門應定期對原材料進行盤點，如發(fā)現賬實不符等情況，應及時查明原因并進行處理。四、外協(xié)加工過程管理（一）進度跟蹤1.業(yè)務部門應定期對外協(xié)加工進度進行跟蹤，了解加工過程中的情況。2.建立外協(xié)加工進度跟蹤表，記錄加工進度、存在的問題及解決情況等信息。3.如發(fā)現加工進度滯后或出現質量問題等異常情況，業(yè)務部門應及時與外協(xié)廠商溝通協(xié)調，分析原因并采取相應的解決措施。（二）質量監(jiān)控1.質量檢驗部門應定期對外協(xié)加工過程進行質量監(jiān)控，抽查部分產品進行檢驗。2.與外協(xié)廠商共同分析質量問題產生的原因，制定改進措施，督促外協(xié)廠商加強質量控制。3.對于質量問題較為嚴重的外協(xié)廠商，質量檢驗部門應及時發(fā)出質量整改通知，要求其限期整改。整改完成后進行復查，確保產品質量符合要求。（三）溝通協(xié)調1.業(yè)務部門、采購部門、質量檢驗部門等應與外協(xié)廠商保持密切的溝通協(xié)調，及時解決加工過程中出現的各種問題。2.建立定期的溝通會議制度，總結加工過程中的經驗教訓，提出改進建議和措施。3.對于涉及技術、工藝等方面的問題，相關部門應組織專業(yè)人員進行研討，共同制定解決方案。五、外協(xié)成品出貨管理（一）出貨通知1.外協(xié)廠商完成加工任務后，應提前通知業(yè)務部門，告知成品已準備好。2.業(yè)務部門根據訂單要求，對成品的數量、質量等進行再次核對，確認無誤后填寫《外協(xié)成品出貨通知》，通知倉庫管理部門做好出貨準備。（二）出貨檢驗1.質量檢驗部門按照出貨檢驗標準對成品進行全面檢驗。2.檢驗內容包括外觀、尺寸、性能、包裝等方面，確保成品質量符合訂單要求。3.如檢驗合格，質量檢驗部門出具《成品檢驗報告》；如檢驗不合格，應及時通知外協(xié)廠商進行返工或整改，直至檢驗合格。（三）出貨手續(xù)辦理1.倉庫管理部門根據《外協(xié)成品出貨通知》和《成品檢驗報告》，辦理成品出庫手續(xù)，填寫《成品出庫單》。2.在《成品出庫單》上注明成品的名稱、規(guī)格、數量、訂單編號、收貨單位等信息，并由倉庫管理人員簽字確認。3.將《成品出庫單》的相關聯(lián)次分別交給業(yè)務部門、財務部門等，作為出貨憑證和核算依據。（四）運輸安排1.業(yè)務部門負責聯(lián)系運輸公司或物流公司，安排成品的運輸事宜。2.運輸過程中，應確保成品的安全，避免發(fā)生損壞、丟失等情況。如有需要，應對成品進行適當的包裝和防護。3.運輸公司或物流公司應及時將成品送達收貨單位，并取得收貨單位的簽字確認。業(yè)務部門應跟蹤運輸情況，確保貨物按時、安全到達目的地。六、單據管理（一）單據種類1.《外協(xié)加工訂單》：記錄外協(xié)加工業(yè)務的基本信息和要求。2.《采購訂單》：用于采購外協(xié)原材料的訂單。3.《原材料入庫單》：記錄外協(xié)原材料入庫的相關信息。4.《原材料檢驗報告》：反映外協(xié)原材料檢驗結果的報告。5.《外協(xié)成品出貨通知》：通知倉庫管理部門準備外協(xié)成品出貨的單據。6.《成品檢驗報告》：記錄外協(xié)成品檢驗情況的報告。7.《成品出庫單》：辦理外協(xié)成品出庫手續(xù)的單據。（二）單據填寫要求1.所有單據應使用碳素筆或鋼筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。2.單據內容應完整、準確，包括日期、訂單編號、產品名稱、規(guī)格、數量、供應商、收貨單位、檢驗情況、經手人等信息。3.相關人員應在單據上簽字確認，以明確責任。（三）單據流轉與存檔1.單據應按照規(guī)定的流程進行流轉，確保各部門及時獲取所需信息。2.業(yè)務部門、采購部門、倉庫管理部門、質量檢驗部門、財務部門等應分別對各自涉及的單據進行整理、歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。3.單據的存檔應便于查閱和追溯，以滿足公司內部管理和外部審計等需求。七、庫存管理（一）庫存盤點1.倉庫管理部門應定期對外協(xié)原材料、半成品、成品進行庫存盤點，確保賬實相符。2.盤點周期可根據實際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點。3.盤點時，應編制盤點表，詳細記錄盤點日期、物料名稱、規(guī)格、數量、實際盤點數、賬存數、差異數等信息。（二）差異處理1.如盤點發(fā)現賬實不符，倉庫管理部門應及時查明原因，并填寫《庫存差異報告》。2.對于因收發(fā)錯誤、損耗、丟失等原因導致的差異，應分析責任，采取相應的處理措施，如調整賬目、追究責任、補貨等。3.庫存差異處理結果應及時上報相關部門，并在庫存管理系統(tǒng)中進行更新。（三）庫存安全1.倉庫管理部門應加強庫存管理，確保貨物的安全。采取必要的防火、防潮、防盜、防蟲等措施，保證庫存物資的質量不受影響。2.對貴重物資、易燃易爆物資等應設置專門的存儲區(qū)域，進行特殊管理。3.定期檢查庫存物資的存儲狀況，如發(fā)現問題及時處理，確保庫存安全。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立專門的監(jiān)督小組，定期對外協(xié)進出貨管理情況進行檢查。2.監(jiān)督小組可由業(yè)務部門、采購部門、倉庫管理部門、質量檢驗部門、財務部門等相關人員組成，負責對制度執(zhí)行情況、單據管理、庫存管理等進行全面監(jiān)督。3.對于發(fā)現的問題，監(jiān)督小組應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核辦法1.建立外協(xié)進出貨管理考核指標體系，對各相關部門和人員的工作進行量化考核。2.考核指標可包括訂單執(zhí)行率、產品合格率、交貨及時率、庫存準確率、客戶滿