外加工應(yīng)付管理制度

外加工應(yīng)付管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司外加工業(yè)務(wù)的應(yīng)付管理流程，確保公司資金的合理使用與安全，維護(hù)公司與供應(yīng)商的良好合作關(guān)系，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及外加工業(yè)務(wù)的應(yīng)付賬款管理，包括但不限于原材料加工、零部件制造、產(chǎn)品組裝等外發(fā)加工業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保應(yīng)付賬款數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確記錄，包括加工費(fèi)用、數(shù)量、質(zhì)量等信息，避免因數(shù)據(jù)錯(cuò)誤導(dǎo)致的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和合作糾紛。2.及時(shí)性原則：按照合同約定及時(shí)審核、支付外加工款項(xiàng)，維護(hù)公司信用，同時(shí)避免逾期付款產(chǎn)生的額外費(fèi)用。3.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部財(cái)務(wù)制度，確保外加工應(yīng)付管理工作合法合規(guī)。4.責(zé)任明確原則：明確各部門在外加工應(yīng)付管理中的職責(zé)，做到分工清晰、責(zé)任到人，避免出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象。二、職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)外加工供應(yīng)商的開發(fā)、篩選與評估，建立合格供應(yīng)商名錄。2.簽訂外加工合同，明確加工內(nèi)容、價(jià)格、付款方式、交貨期等條款，并確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。3.跟蹤外加工訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決加工過程中出現(xiàn)的問題，如質(zhì)量、交貨期等，及時(shí)與供應(yīng)商溝通并反饋給相關(guān)部門。4.負(fù)責(zé)收集、整理外加工業(yè)務(wù)的相關(guān)資料，如訂單、送貨單、發(fā)票等，并提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。（二）生產(chǎn)部門1.根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃安排外加工任務(wù)，明確加工要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并及時(shí)通知供應(yīng)商。2.對到廠的外加工產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并記錄相關(guān)情況反饋給采購部門。3.協(xié)助采購部門處理外加工過程中的異常情況，如交貨延遲、數(shù)量不符等，提供相關(guān)生產(chǎn)信息和數(shù)據(jù)支持。（三）質(zhì)量部門1.制定外加工產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.對外加工產(chǎn)品進(jìn)行抽檢或全檢，出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，判定產(chǎn)品是否合格。對于不合格產(chǎn)品，提出處理意見并跟蹤整改情況。3.參與外加工業(yè)務(wù)中質(zhì)量問題的分析和處理，協(xié)助采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合公司要求。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核外加工應(yīng)付賬款的相關(guān)憑證，包括合同、發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單等，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。2.根據(jù)審核無誤的憑證進(jìn)行賬務(wù)處理，及時(shí)記錄應(yīng)付賬款的增減變動(dòng)情況，定期與供應(yīng)商對賬，保證賬目清晰。3.按照合同約定的付款方式和期限，安排資金支付，并對付款情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。4.分析外加工應(yīng)付賬款的賬齡結(jié)構(gòu)和資金占用情況，為公司資金管理提供決策依據(jù)，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。（五）法務(wù)部門1.審核外加工合同條款，確保合同合法合規(guī)，維護(hù)公司權(quán)益。2.協(xié)助處理外加工業(yè)務(wù)中的法律糾紛，提供法律咨詢和建議，保障公司在法律框架內(nèi)開展業(yè)務(wù)。三、外加工合同管理（一）合同簽訂1.采購部門在選定外加工供應(yīng)商后，應(yīng)與其簽訂詳細(xì)的外加工合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式；加工產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求；加工價(jià)格及付款方式；交貨時(shí)間、地點(diǎn)及運(yùn)輸方式；驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及方法；違約責(zé)任等條款。2.合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草本提交給法務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，不存在法律風(fēng)險(xiǎn)。法務(wù)部門審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章。3.合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門了解合同內(nèi)容，做好相應(yīng)的工作安排。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門應(yīng)建立外加工合同執(zhí)行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的執(zhí)行情況，包括訂單下達(dá)、生產(chǎn)進(jìn)度、交貨時(shí)間、質(zhì)量檢驗(yàn)、付款情況等信息。2.定期跟蹤外加工訂單的執(zhí)行進(jìn)度，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量完成。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問題等異常情況，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，并將相關(guān)情況反饋給相關(guān)部門。3.對于因不可抗力或其他特殊原因?qū)е潞贤瑹o法按時(shí)履行的情況，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議或變更合同條款。同時(shí)，將相關(guān)情況通知財(cái)務(wù)部門，以便調(diào)整資金安排。（三）合同變更與解除1.在合同執(zhí)行過程中，如因市場需求變化、產(chǎn)品設(shè)計(jì)變更、供應(yīng)商原因等需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款，并提交給法務(wù)部門審核。2.如因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法繼續(xù)履行或部分無法履行的，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解除合同。解除合同應(yīng)簽訂書面協(xié)議，并明確雙方的責(zé)任和義務(wù)，以及已履行部分的結(jié)算方式等內(nèi)容。解除合同協(xié)議同樣需提交給法務(wù)部門審核。3.合同變更或解除后，采購部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)情況通知生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門調(diào)整工作安排和賬務(wù)處理。四、應(yīng)付賬款核算與管理（一）賬務(wù)處理1.財(cái)務(wù)部門收到采購部門提交的外加工業(yè)務(wù)相關(guān)憑證后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括憑證的真實(shí)性、完整性、合法性，以及與合同約定的一致性。2.審核無誤后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)憑證內(nèi)容進(jìn)行賬務(wù)處理。對于外加工應(yīng)付賬款，應(yīng)按照供應(yīng)商名稱設(shè)置明細(xì)科目，準(zhǔn)確記錄應(yīng)付賬款的發(fā)生時(shí)間、金額、付款期限等信息。3.在賬務(wù)處理過程中，如發(fā)現(xiàn)憑證存在問題或與合同約定不符的情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通核實(shí)，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)憑證。待問題解決后，再進(jìn)行正確的賬務(wù)處理。（二）對賬管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期與外加工供應(yīng)商進(jìn)行對賬，確保雙方賬目一致。對賬周期一般為每月或每季度，具體可根據(jù)業(yè)務(wù)量和實(shí)際情況確定。2.對賬時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)編制應(yīng)付賬款對賬單，詳細(xì)列出截至對賬日的應(yīng)付賬款余額、已付款金額、未付款金額、發(fā)票開具情況等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商進(jìn)行核對。3.供應(yīng)商收到對賬單后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行核對，并將核對結(jié)果反饋給財(cái)務(wù)部門。如雙方賬目存在差異，應(yīng)及時(shí)溝通查找原因，進(jìn)行調(diào)整。對于因質(zhì)量問題、數(shù)量不符等原因?qū)е碌馁~目差異，采購部門應(yīng)協(xié)助財(cái)務(wù)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)將對賬結(jié)果記錄在案，并妥善保存相關(guān)對賬資料。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商長期不對賬或?qū)~存在重大差異且不配合解決的情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施，如暫停付款、追究違約責(zé)任等。（三）賬齡分析1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對外加工應(yīng)付賬款進(jìn)行賬齡分析，了解應(yīng)付賬款的構(gòu)成和資金占用情況。賬齡分析一般以月或季度為單位進(jìn)行，通過編制賬齡分析表，直觀反映不同賬齡區(qū)間的應(yīng)付賬款金額及占比。2.根據(jù)賬齡分析結(jié)果，財(cái)務(wù)部門應(yīng)評估應(yīng)付賬款的風(fēng)險(xiǎn)狀況。對于賬齡較長的應(yīng)付賬款，應(yīng)分析原因，如是否存在合同執(zhí)行問題、供應(yīng)商催款不力等，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對于逾期未付款的應(yīng)付賬款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與采購部門溝通，了解原因并督促其盡快解決。如因公司資金緊張等原因無法按時(shí)付款，應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商爭取寬限期，并制定合理的付款計(jì)劃。同時(shí)，應(yīng)將逾期付款情況記錄在案，作為供應(yīng)商信用評估的重要依據(jù)。五、付款管理（一）付款申請1.采購部門應(yīng)在合同約定的付款期限前，根據(jù)外加工業(yè)務(wù)的實(shí)際執(zhí)行情況，填寫付款申請單。付款申請單應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、合同編號(hào)、加工內(nèi)容、應(yīng)付金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上相關(guān)的合同、發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單等憑證。2.付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門審核重點(diǎn)包括付款申請是否符合合同約定、憑證是否齊全合規(guī)、金額計(jì)算是否準(zhǔn)確等。3.如付款申請涉及預(yù)付款項(xiàng)的，采購部門還應(yīng)提供預(yù)付款申請說明，詳細(xì)闡述預(yù)付款的必要性、金額合理性以及預(yù)計(jì)還款時(shí)間等內(nèi)容。預(yù)付款申請同樣需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核和財(cái)務(wù)部門審核通過后方可支付。（二）付款審批1.財(cái)務(wù)部門審核通過的付款申請單，應(yīng)按照公司的審批流程提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。審批流程根據(jù)公司的組織架構(gòu)和金額大小設(shè)定，一般分為部門經(jīng)理審批、財(cái)務(wù)總監(jiān)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。2.各級(jí)審批人員應(yīng)認(rèn)真審核付款申請的內(nèi)容，確保付款的合理性、必要性和合規(guī)性。如發(fā)現(xiàn)問題或存在疑問，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通核實(shí)，必要時(shí)可要求采購部門提供補(bǔ)充說明或資料。3.經(jīng)過各級(jí)審批人員簽字同意后，付款申請單方可進(jìn)入付款流程。對于重大金額的付款申請，還應(yīng)提交公司管理層會(huì)議審議決定。（三）資金支付1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款申請單，按照公司的資金支付流程安排資金支付。對于已簽訂三方協(xié)議的供應(yīng)商，可通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式直接支付；對于未簽訂三方協(xié)議的供應(yīng)商，一般采用支票或匯票等方式支付，并要求供應(yīng)商簽收確認(rèn)。2.在資金支付過程中，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的財(cái)務(wù)管理制度和銀行結(jié)算規(guī)定，確保支付安全、準(zhǔn)確、及時(shí)。如因支付方式選擇不當(dāng)、銀行賬戶信息錯(cuò)誤等原因?qū)е轮Ц妒』蜓诱`的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的解決措施。3.支付完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)登記銀行日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬，更新應(yīng)付賬款余額，并將付款憑證等相關(guān)資料妥善歸檔保存。同時(shí)，將付款情況反饋給采購部門，以便其跟蹤合同執(zhí)行進(jìn)度。六、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制，定期對供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用記錄、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制等方面進(jìn)行評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。2.對于風(fēng)險(xiǎn)較高的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，如加強(qiáng)合作過程中的監(jiān)控、增加預(yù)付款審查力度、要求提供擔(dān)?；蛟黾痈犊顥l件限制等。3.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)經(jīng)營困難、財(cái)務(wù)危機(jī)、質(zhì)量問題頻發(fā)、交貨延遲等重大風(fēng)險(xiǎn)事件，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，并報(bào)告給公司領(lǐng)導(dǎo)。必要時(shí)，應(yīng)暫停合作，采取法律手段維護(hù)公司權(quán)益。（二）合同風(fēng)險(xiǎn)1.法務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對外加工合同的審核管理，確保合同條款合法合規(guī)，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，避免因合同漏洞或缺陷導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。2.在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)合同存在爭議或糾紛，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)介入，協(xié)助相關(guān)部門進(jìn)行協(xié)商解決。對于可能涉及法律訴訟的情況，應(yīng)提前做好證據(jù)收集、法律分析等準(zhǔn)備工作，維護(hù)公司的合法權(quán)益。3.定期對已簽訂的外加工合同進(jìn)行梳理和總結(jié)，分析合同執(zhí)行過程中存在的問題和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，提出改進(jìn)建議和防范措施，不斷完善合同管理流程。（三）財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對外加工應(yīng)付賬款的監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。如發(fā)現(xiàn)應(yīng)付賬款余額過高、賬齡結(jié)構(gòu)不合理、資金周轉(zhuǎn)困難等情況，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并提出相應(yīng)的財(cái)務(wù)建議和解決方案。2.建立健全財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，設(shè)定合理的風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)，如應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)率、逾期付款比例等。當(dāng)指標(biāo)出現(xiàn)異常時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取措施防范風(fēng)險(xiǎn)。3.加強(qiáng)與銀行等金融機(jī)構(gòu)的溝通與合作，確保公司有足夠的融資渠道和資金支持，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的資金緊張局面。同時(shí)，合理安排資金，優(yōu)化資金結(jié)構(gòu)，降低財(cái)務(wù)成本。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對外加工應(yīng)付管理業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)，檢查制度執(zhí)行情況、流程合規(guī)性、賬務(wù)處理準(zhǔn)確性等方面的問題。2.審計(jì)人員應(yīng)通過查閱相關(guān)文件、憑證、報(bào)表，實(shí)地走訪供應(yīng)商、倉庫等方式，獲取審計(jì)證據(jù)，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行深入分析，并提出審計(jì)建議和整改意見。3.被審計(jì)部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計(jì)工作，對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給內(nèi)部審計(jì)部門。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。（二）日常監(jiān)督1.各部門應(yīng)按照本制度的要求，認(rèn)真履行各自的職責(zé)，加強(qiáng)對外加工業(yè)務(wù)的日常管理和監(jiān)督。采購部門應(yīng)定期檢查合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決問題；生產(chǎn)部門應(yīng)做好產(chǎn)品檢驗(yàn)和生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤；質(zhì)量部門應(yīng)嚴(yán)格把控產(chǎn)品質(zhì)量；財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)賬務(wù)處理和資金支付管理等。2.公司管理層應(yīng)定期對外加工應(yīng)付管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，了解工作進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)存在的問題，并及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行改進(jìn)。3.建立健全外加工應(yīng)付管理工作的投訴舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工對違規(guī)行為和管理漏洞進(jìn)行舉報(bào)。對于舉報(bào)屬