備用金金額管理制度

備用金金額管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司備用金的管理，規(guī)范備用金的使用，提高資金使用效率，保障公司資金安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)取備用金的人員。（三）基本原則1.專款專用原則：備用金必須用于預(yù)先核定的用途，不得挪作他用。2.限額管理原則：根據(jù)各部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)和實(shí)際需求，合理確定備用金限額。3.及時(shí)報(bào)賬原則：備用金使用后應(yīng)及時(shí)報(bào)賬，不得拖延。4.監(jiān)督檢查原則：公司財(cái)務(wù)部門定期對備用金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。二、備用金的申請與審批（一）申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要使用備用金時(shí)，由使用人填寫《備用金申請表》，詳細(xì)說明申請備用金的用途、金額、預(yù)計(jì)使用期限等。2.《備用金申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)申請事項(xiàng)的真實(shí)性和必要性。（二）審批1.《備用金申請表》提交至財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)人員對申請金額的合理性、用途的合規(guī)性進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況和業(yè)務(wù)需求進(jìn)行審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，財(cái)務(wù)部門方可辦理備用金的發(fā)放手續(xù)。三、備用金的領(lǐng)?。ㄒ唬╊I(lǐng)取方式1.備用金領(lǐng)取人憑審批通過的《備用金申請表》到財(cái)務(wù)部門領(lǐng)取現(xiàn)金或通過銀行轉(zhuǎn)賬方式獲取備用金。2.如領(lǐng)取現(xiàn)金，財(cái)務(wù)人員按照規(guī)定辦理現(xiàn)金支付手續(xù)，領(lǐng)取人需在現(xiàn)金支票存根或現(xiàn)金支出憑單上簽字確認(rèn)。（二）領(lǐng)取金額1.備用金領(lǐng)取金額嚴(yán)格按照審批后的《備用金申請表》執(zhí)行，不得擅自多領(lǐng)或少領(lǐng)。2.如有特殊情況需要調(diào)整備用金金額，必須重新履行申請與審批手續(xù)。四、備用金的使用（一）使用范圍1.備用金主要用于公司日常經(jīng)營活動(dòng)中臨時(shí)性、小額的費(fèi)用支出，如差旅費(fèi)、辦公用品采購、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等。2.具體使用范圍由各部門根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況確定，但必須符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。（二）使用要求1.備用金使用人應(yīng)嚴(yán)格按照申請用途使用備用金，不得擅自改變用途。2.每筆備用金支出都應(yīng)取得合法有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，并在憑證上注明支出日期、用途、金額等信息。3.備用金使用人應(yīng)及時(shí)整理和粘貼原始憑證，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)賬流程進(jìn)行報(bào)賬。五、備用金的報(bào)賬（一）報(bào)賬期限1.備用金使用后，使用人應(yīng)在規(guī)定的報(bào)賬期限內(nèi)到財(cái)務(wù)部門報(bào)賬。報(bào)賬期限一般為[X]個(gè)工作日，具體期限根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和實(shí)際情況確定。2.如遇特殊情況無法按時(shí)報(bào)賬，使用人應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門說明原因，并申請延期報(bào)賬。延期報(bào)賬申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門同意。（二）報(bào)賬流程1.備用金使用人將整理好的原始憑證粘貼在《費(fèi)用報(bào)銷單》上，詳細(xì)填寫報(bào)銷日期、報(bào)銷部門、報(bào)銷事由、金額等信息，并簽字確認(rèn)。2.《費(fèi)用報(bào)銷單》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)人員對報(bào)銷憑證的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核，核對報(bào)銷金額與備用金使用情況是否相符。4.審核通過后，財(cái)務(wù)人員辦理報(bào)銷手續(xù)，沖減備用金金額。如備用金有結(jié)余，應(yīng)及時(shí)交回財(cái)務(wù)部門；如備用金不足，應(yīng)補(bǔ)足差額。六、備用金的管理與監(jiān)督（一）財(cái)務(wù)部門管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)備用金制度的制定、修訂和解釋工作。2.審核備用金的申請、發(fā)放、使用和報(bào)賬情況，確保備用金的使用符合規(guī)定。3.定期對備用金的使用情況進(jìn)行清理和核對，編制備用金余額明細(xì)表，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。4.對備用金使用過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，并向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。（二）部門負(fù)責(zé)人管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門備用金使用的審批和監(jiān)督工作，確保備用金使用合理、合規(guī)。2.督促本部門備用金使用人及時(shí)報(bào)賬，對逾期未報(bào)賬的情況進(jìn)行跟蹤和處理。3.配合財(cái)務(wù)部門做好備用金的清查工作，提供相關(guān)資料和信息。（三）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對備用金的管理和使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查備用金制度的執(zhí)行情況、資金使用的合規(guī)性和效益性等。2.審計(jì)部門出具審計(jì)報(bào)告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（四）外部監(jiān)督1.接受財(cái)政、稅務(wù)、審計(jì)等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供備用金管理和使用的資料和信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，及時(shí)整改備用金管理中存在的問題，不斷完善備用金管理制度。七、備用金的清查與盤點(diǎn)（一）清查周期1.公司財(cái)務(wù)部門定期對備用金進(jìn)行清查，清查周期為[X]個(gè)月。2.每年年末，組織全面的備用金清查盤點(diǎn)工作，確保備用金賬實(shí)相符。（二）清查內(nèi)容1.核對備用金的余額與備用金明細(xì)賬、總賬是否一致。2.檢查備用金使用人的報(bào)賬情況，是否存在逾期未報(bào)賬或報(bào)賬不及時(shí)的情況。3.盤點(diǎn)備用金現(xiàn)金，核實(shí)現(xiàn)金的實(shí)際金額與賬面金額是否相符，是否存在白條抵庫、挪用現(xiàn)金等情況。（三）清查結(jié)果處理1.如發(fā)現(xiàn)備用金賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并編制《備用金清查報(bào)告》。2.對于盤盈的備用金，應(yīng)及時(shí)入賬；對于盤虧的備用金，應(yīng)根據(jù)具體情況進(jìn)行處理。屬于責(zé)任人原因造成的損失，由責(zé)任人賠償；屬于其他原因造成的損失，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行核銷。3.根據(jù)備用金清查結(jié)果，對備用金管理制度進(jìn)行評估和完善，堵塞管理漏洞，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。八、備用金的違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自領(lǐng)取備用金。2.擅自改變備用金用途。3.逾期未報(bào)賬且無正當(dāng)理由。4.虛報(bào)、冒領(lǐng)備用金。5.其他違反備用金管理制度的行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，給予警告處分，并責(zé)令限期整改。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，除責(zé)令退還違規(guī)領(lǐng)取或使用的備用金外，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，