供應商合同管理規(guī)定

供應商合同管理規(guī)定

供應商合同管理規(guī)定一、總則1.目的：為加強本酒店供應商合同的管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，有效防范合同風險，保障酒店與供應商雙方的合法權益，提高酒店運營效率，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于酒店與所有供應商簽訂的各類采購、服務等合同的管理。包括但不限于食材、日用品、設備設施、工程服務、清潔服務、安保服務等相關合同。3.管理原則：合同管理遵循依法合規(guī)、公平公正、誠實守信、風險防控、統(tǒng)一管理與分級負責相結合的原則。確保合同的簽訂、履行等活動符合法律法規(guī)及酒店的利益要求。二、合同管理職責分工1.采購部門-負責供應商的篩選、評估和選擇，建立和維護供應商信息庫。-組織合同的起草、談判工作，確保合同條款符合酒店采購需求和利益。-跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的與采購相關的問題，及時反饋異常情況。-負責收集、整理供應商的履約資料，配合其他部門進行供應商的考核評價。2.法務部門-對合同文本進行法律審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，防范法律風險。-參與重大合同的談判，提供法律意見和支持。-處理合同糾紛案件，代表酒店與供應商進行協(xié)商、仲裁或訴訟等法律程序。3.財務部門-參與合同條款中涉及財務相關內容的審核，如付款方式、結算周期、發(fā)票要求等。-負責合同款項的支付審核與執(zhí)行，按照合同約定及時、準確地付款。-監(jiān)督合同執(zhí)行過程中的財務狀況，對合同執(zhí)行情況進行財務分析和評估。4.使用部門-根據(jù)酒店運營需求，提出采購申請，并明確采購物品或服務的規(guī)格、質量、數(shù)量、交付時間等要求。-參與合同技術條款的審核，協(xié)助采購部門進行供應商的技術評估。-在合同履行過程中，負責對采購物品或服務的驗收工作，及時反饋驗收情況和使用問題。5.行政部門-負責合同的編號、歸檔、保管等工作，建立合同臺賬，確保合同資料的完整性和可追溯性。-協(xié)助其他部門進行合同相關信息的查詢和調閱工作。-監(jiān)督各部門對合同管理制度的執(zhí)行情況，對違反制度的行為進行糾正和處理。三、供應商選擇與評估1.供應商篩選-采購部門應根據(jù)酒店的采購需求，通過多種渠道收集供應商信息，包括但不限于網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。-對收集到的供應商信息進行初步篩選，重點考察供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。-建立潛在供應商名單，并對潛在供應商進行實地考察或背景調查，核實其實際情況與提供信息的一致性。2.供應商評估-采購部門組織使用部門、法務部門、財務部門等相關人員組成評估小組，對潛在供應商進行綜合評估。-評估內容包括但不限于供應商的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、生產許可證等資質文件；產品質量認證、檢測報告等質量證明文件；過往業(yè)績、客戶評價等信譽情況；生產設備、技術水平等生產能力；報價合理性、成本構成等價格因素；售后服務承諾、響應時間等服務能力。-評估小組根據(jù)評估情況填寫《供應商評估表》，對供應商進行打分，并提出評估意見。評估得分達到一定標準的供應商，方可進入酒店供應商名錄。3.供應商名錄管理-采購部門負責建立和維護酒店供應商名錄，對供應商的基本信息、評估結果、合作歷史等進行記錄和更新。-定期對供應商名錄進行審查，對于不符合酒店要求或長期未合作的供應商，應及時從名錄中刪除。-新供應商加入或現(xiàn)有供應商信息變更時，采購部門應及時通知相關部門，并更新供應商名錄。四、合同簽訂1.合同起草-采購部門根據(jù)采購需求和與供應商協(xié)商的結果，起草合同文本。合同文本應包括但不限于合同雙方的基本信息、標的、數(shù)量、質量、價格、交付時間、交付地點、付款方式、結算周期、違約責任、爭議解決方式等條款。-對于標準化的采購合同，應使用酒店制定的合同模板，并根據(jù)具體采購情況進行適當修改和補充。對于重大或復雜的合同，可邀請法務部門或專業(yè)律師參與起草工作。2.合同審核-合同起草完成后，采購部門應將合同文本提交給法務部門、財務部門、使用部門等相關部門進行審核。-法務部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性，合同條款是否存在法律風險，違約責任、爭議解決方式等條款是否明確合理。-財務部門審核合同涉及的財務條款，如付款方式、結算周期、發(fā)票要求等是否符合酒店財務制度和財務管理要求。-使用部門審核合同中關于采購物品或服務的規(guī)格、質量、數(shù)量、交付時間等條款是否滿足實際需求。-各部門應在規(guī)定時間內完成審核，并將審核意見反饋給采購部門。采購部門根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善。3.合同談判-對于重要或復雜的合同，采購部門應組織相關部門與供應商進行合同談判。談判內容包括合同條款的具體內容、價格、交貨期、質量標準、售后服務等方面。-談判過程中，應做好記錄，形成《合同談判紀要》，明確雙方達成的共識和分歧。談判結束后，采購部門應根據(jù)談判結果對合同文本進行修改。4.合同審批-合同修改完善后，采購部門應填寫《合同審批表》，附上合同文本、《供應商評估表》、《合同談判紀要》等相關資料，按照酒店規(guī)定的審批流程進行審批。-合同審批流程一般包括采購部門負責人、法務部門負責人、財務部門負責人、使用部門負責人、分管副總經理、總經理等層級的審批。審批人員應認真審查合同內容，簽署審批意見。-對于涉及金額較大或重大事項的合同，可能還需經過酒店董事會或相關決策機構的審批。5.合同簽訂-合同經審批通過后，由采購部門負責與供應商簽訂合同。合同簽訂應采用書面形式，雙方簽字蓋章確認。-簽訂合同的代表應具備相應的授權，簽訂合同前應核實對方代表的授權情況。合同簽訂后，采購部門應將合同副本分發(fā)給法務部門、財務部門、使用部門等相關部門，以便各部門履行職責。五、合同履行1.供應商履約跟蹤-采購部門負責對供應商的履約情況進行跟蹤，及時掌握供應商的生產進度、交付情況等信息。-對于重要采購項目，采購部門應要求供應商定期提供履約報告，或安排專人到供應商處進行實地檢查。-如發(fā)現(xiàn)供應商存在履約風險，如生產進度滯后、產品質量問題等，采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取措施解決問題，并將情況反饋給相關部門。2.物品與服務驗收-使用部門負責對采購的物品或服務進行驗收。驗收應按照合同約定的質量標準、規(guī)格、數(shù)量等要求進行。-對于采購的物品，使用部門應進行外觀檢查、數(shù)量清點、性能測試等工作，并填寫《物品驗收單》。對于采購的服務，使用部門應根據(jù)服務成果、服務質量等進行驗收，并填寫《服務驗收單》。-如驗收過程中發(fā)現(xiàn)問題，使用部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協(xié)商解決。對于不合格的物品或服務，應按照合同約定進行處理，如退貨、換貨、補貨、扣除相應款項等。3.付款管理-財務部門根據(jù)合同約定和驗收情況進行付款審核。付款申請應附合同副本、發(fā)票、《物品驗收單》或《服務驗收單》等相關資料。-財務部門審核無誤后，按照酒店財務制度和審批流程辦理付款手續(xù)。對于預付款項，應嚴格按照合同約定的比例和條件支付，并跟蹤款項的使用情況。-在付款過程中，如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，財務部門應根據(jù)合同約定扣除相應款項，并及時通知采購部門和其他相關部門。六、合同變更與解除1.合同變更-合同履行過程中，如因業(yè)務需要或其他原因需要變更合同內容，由提出變更的部門填寫《合同變更申請單》，說明變更的原因、內容、對合同執(zhí)行的影響等。-《合同變更申請單》經相關部門審核同意后，采購部門與供應商進行溝通協(xié)商，達成一致后簽訂《合同變更協(xié)議》。-《合同變更協(xié)議》應明確變更的具體條款、變更后的權利義務、對合同價格和交付時間等的影響等內容?！逗贤兏鼌f(xié)議》簽訂后，采購部門應將其副本分發(fā)給相關部門。2.合同解除-合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，由相關部門提出《合同解除申請單》，說明解除的原因、依據(jù)等。-《合同解除申請單》經法務部門審核確認符合解除條件后，按照酒店審批流程進行審批。-審批通過后，采購部門以書面形式通知供應商解除合同，并要求供應商在規(guī)定時間內辦理相關手續(xù)。涉及已履行部分的結算、物品退還等事項，應按照合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定進行處理。七、合同糾紛處理1.糾紛報告與受理-合同履行過程中發(fā)生糾紛，相關部門應及時向法務部門報告，報告內容包括糾紛的基本情況、涉及的合同條款、爭議焦點、已采取的措施等。-法務部門接到報告后，對糾紛進行初步評估，確定糾紛處理的責任部門和處理方案。2.協(xié)商解決-對于合同糾紛，首先應通過友好協(xié)商解決。法務部門或責任部門代表酒店與供應商進行協(xié)商，爭取達成雙方都能接受的解決方案。-在協(xié)商過程中，應注意收集和保留相關證據(jù)，如合同文本、往來函件、會議紀要、驗收報告等，以備后續(xù)可能的法律程序使用。3.仲裁或訴訟-如協(xié)商無法解決糾紛，根據(jù)合同約定的爭議解決方式，選擇仲裁或訴訟程序。法務部門負責組織相關證據(jù)，代表酒店參與仲裁或訴訟活動。-在仲裁或訴訟過程中，法務部門應及時向酒店管理層匯報進展情況，根據(jù)案件需要協(xié)調相關部門提供支持和配合。-仲裁裁決或法院判決生效后，法務部門應監(jiān)督執(zhí)行情況，確保酒店的合法權益得到實現(xiàn)。如對方不履行裁決或判決，應及時申請強制執(zhí)行。八、合同檔案管理1.檔案收集-行政部門負責合同檔案的收集工作。合同簽訂后，采購部門應及時將合同正本及相關審批資料、談判紀要、驗收報告等移交行政部門。-在合同履行過程中產生的與合同相關的補充協(xié)議、往來函件、變更申請、糾紛處理文件等資料，相關部門應及時整理并移交行政部門。2.檔案整理與編號-行政部門對收集到的合同檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間等進行分類。-對每份合同檔案進行編號，建立合同檔案編號規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號應在合同檔案的顯著位置標注。3.檔案歸檔-行政部門將整理好的合同檔案進行歸檔保存。檔案歸檔應采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式，確保檔案的安全性和可查閱性。-紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找。電子檔案應存儲在酒店的專用服務器或云存儲平臺上，定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.檔案查閱與借閱-酒店內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到行政部門查閱。-如需借閱合同檔案，應填寫《合同檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和行政部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期應辦理續(xù)借手續(xù)。-行政部門應做好合同檔案查閱和借閱記錄，記錄查閱人或借閱人的姓名、部門、查閱或借閱時間、歸還時間等信息。九、供應商考核與評價1.考核評價周期-采購部門應定期對供應商進行考核評價，考核評價周期一般為每半年或一年進行一次。2.考核評價指標-考核評價指標包括但不限于產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作態(tài)度等方面。具體指標如下：-產品質量：根據(jù)驗收合格情況、產品質量問題反饋等進行評價。-交貨期：考察供應商是否按照合同約定的時間交付貨物或提供服務，計算交貨及時率。-價格水平：對比市場價格和其他供應商價格，評估供應商報價的合理性。-售后服務：根據(jù)供應商對質量問題的響應速度、解決問題的能力、售后承諾的履行情況等進行評價。-合作態(tài)度：考察供應商在合作過程中的溝通配合情況、對酒店要求的響應程度等。3.考核評價方式-采購部門組織使用部門、財務部門等相關人員組成考核評價小組，按照考核評價指標對供應商進行打分評價。-考核評價小組可通過查閱合同執(zhí)行記錄、驗收報告、客戶反饋等資料，結合日常工作中的實際感受，對供應商進行綜合評價。-采購部門根據(jù)考核評價小組的打分結果，填寫《供應商考核評價表》，對供應商進行排名，并提出考核評價意見。4.考核評價結果應用-根據(jù)考核評價結果，對供應商進行分類管理。對于考核評價優(yōu)秀的供應商，可給予增加采購份額、優(yōu)先合作等獎勵；對于考核評價合格的供應商，應提出改進建議，督促其不斷提高服務質量；對于考核評價不合格的供應商，應視情況采取減少采購份額、暫停合作、終止合作等措施。-采購部門應將考核評價結果及時反饋給供應商，促進供應商改進自身服務水平。同時，將考核評價結果作為酒店選擇和淘汰供應商的重要依據(jù)。十、監(jiān)督與獎懲1.監(jiān)督檢查-行政部門負責對各部門合同管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。定期或不定期對合同簽訂、履行、檔案管理等環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。-審計部門應定期對合同的財務收支情況進行審計，檢查合同款項的支付是否合規(guī)、合理，防范財務風險。2.獎勵措施-對在合同管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，如成功防范重大合同風險、通過優(yōu)化合同條款為酒店節(jié)約成本、積極推動合同履行提高服務質量等，酒店