倉(cāng)儲(chǔ)物流單據(jù)管理制度

倉(cāng)儲(chǔ)物流單據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司倉(cāng)儲(chǔ)物流單據(jù)管理，規(guī)范單據(jù)的填寫(xiě)、傳遞、保管及使用流程，確保倉(cāng)儲(chǔ)物流業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確、高效運(yùn)作，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司倉(cāng)儲(chǔ)物流部門(mén)涉及的所有單據(jù)管理，包括但不限于入庫(kù)單、出庫(kù)單、庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表、運(yùn)輸交接單等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：?jiǎn)螕?jù)填寫(xiě)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保所記錄的信息與實(shí)際業(yè)務(wù)情況相符。2.及時(shí)性原則：各環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)處理單據(jù)，保證物流信息的順暢傳遞，避免延誤。3.完整性原則：?jiǎn)螕?jù)應(yīng)包含完整的業(yè)務(wù)信息，不得遺漏重要內(nèi)容。4.規(guī)范性原則：?jiǎn)螕?jù)格式、填寫(xiě)要求、流轉(zhuǎn)程序等應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定執(zhí)行。二、單據(jù)種類及說(shuō)明（一）入庫(kù)單1.定義：記錄貨物入庫(kù)詳細(xì)信息的單據(jù)，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等。2.用途：作為貨物入庫(kù)的依據(jù)，用于倉(cāng)庫(kù)核對(duì)貨物數(shù)量、質(zhì)量，并更新庫(kù)存記錄。3.聯(lián)次及流向：一般一式三聯(lián)，第一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，作為庫(kù)存增加的記賬憑證；第二聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)，用于核對(duì)采購(gòu)訂單及結(jié)算；第三聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，作為入賬依據(jù)。（二）出庫(kù)單1.定義：用于記錄貨物出庫(kù)情況的單據(jù)，明確出庫(kù)貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、去向等。2.用途：作為貨物出庫(kù)的憑證，倉(cāng)庫(kù)憑此發(fā)貨，同時(shí)用于財(cái)務(wù)核算和物流跟蹤。3.聯(lián)次及流向：通常一式四聯(lián)，第一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，作為庫(kù)存減少的記賬憑證；第二聯(lián)交提貨部門(mén)，用于提貨；第三聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，作為成本核算依據(jù)；第四聯(lián)交客戶或相關(guān)部門(mén)留存。（三）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表1.定義：定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)庫(kù)存進(jìn)行實(shí)地盤(pán)點(diǎn)后編制的表格，反映庫(kù)存貨物的實(shí)際數(shù)量、價(jià)值等情況。2.用途：核對(duì)庫(kù)存賬目與實(shí)際庫(kù)存是否相符，發(fā)現(xiàn)差異及時(shí)查找原因并進(jìn)行調(diào)整，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.聯(lián)次及流向：一式兩份，一份倉(cāng)庫(kù)留存，一份交財(cái)務(wù)部門(mén)。（四）運(yùn)輸交接單1.定義：記錄貨物在運(yùn)輸過(guò)程中交接情況的單據(jù)，包括發(fā)貨時(shí)間、運(yùn)輸方式、到達(dá)時(shí)間、貨物狀態(tài)等。2.用途：明確運(yùn)輸責(zé)任，跟蹤貨物運(yùn)輸過(guò)程，保證貨物安全、及時(shí)送達(dá)目的地。3.聯(lián)次及流向：根據(jù)運(yùn)輸環(huán)節(jié)和參與方確定聯(lián)次數(shù)量，一般涉及發(fā)貨方、運(yùn)輸公司、收貨方等，各聯(lián)次分別留存相關(guān)方。三、單據(jù)填寫(xiě)規(guī)范（一）基本要求1.單據(jù)應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫(xiě)，字跡清晰、工整，不得涂改、刮擦。2.填寫(xiě)內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，不得遺漏必填項(xiàng)。（二）具體填寫(xiě)規(guī)范1.入庫(kù)單日期：填寫(xiě)貨物實(shí)際入庫(kù)日期。供應(yīng)商名稱：填寫(xiě)提供貨物的供應(yīng)商全稱。貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)：按照采購(gòu)合同或?qū)嶋H貨物填寫(xiě)準(zhǔn)確。數(shù)量：填寫(xiě)實(shí)際入庫(kù)的貨物數(shù)量。單價(jià)：填寫(xiě)采購(gòu)單價(jià)。金額：由數(shù)量乘以單價(jià)得出，如有小數(shù)保留兩位。備注：填寫(xiě)特殊情況或需要說(shuō)明的事項(xiàng)。倉(cāng)庫(kù)經(jīng)手人簽字：負(fù)責(zé)接收貨物的倉(cāng)庫(kù)人員簽字確認(rèn)。采購(gòu)經(jīng)手人簽字：采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)該筆采購(gòu)業(yè)務(wù)的人員簽字。2.出庫(kù)單日期：填寫(xiě)貨物實(shí)際出庫(kù)日期?？蛻裘Q或提貨部門(mén)：填寫(xiě)貨物的接收方全稱或提貨部門(mén)名稱。貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)：同入庫(kù)單要求。數(shù)量：填寫(xiě)實(shí)際出庫(kù)的貨物數(shù)量。單價(jià)：如涉及成本核算，填寫(xiě)出庫(kù)成本單價(jià)。金額：計(jì)算方法同入庫(kù)單。備注：注明出庫(kù)原因、訂單號(hào)等相關(guān)信息。倉(cāng)庫(kù)經(jīng)手人簽字：負(fù)責(zé)發(fā)貨的倉(cāng)庫(kù)人員簽字。提貨經(jīng)手人簽字：提貨部門(mén)的提貨人員簽字。3.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表日期：填寫(xiě)盤(pán)點(diǎn)日期。倉(cāng)庫(kù)名稱：注明進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)的倉(cāng)庫(kù)。貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)：逐一列出庫(kù)存貨物。賬面數(shù)量：根據(jù)庫(kù)存賬目記錄填寫(xiě)。實(shí)際數(shù)量：通過(guò)實(shí)地盤(pán)點(diǎn)得出的貨物數(shù)量。盤(pán)盈/盤(pán)虧數(shù)量：實(shí)際數(shù)量與賬面數(shù)量的差額，盤(pán)盈為正，盤(pán)虧為負(fù)。原因說(shuō)明：對(duì)盤(pán)盈/盤(pán)虧情況進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明。盤(pán)點(diǎn)人簽字：負(fù)責(zé)盤(pán)點(diǎn)工作的人員簽字。監(jiān)盤(pán)人簽字：監(jiān)督盤(pán)點(diǎn)過(guò)程的人員簽字。4.運(yùn)輸交接單發(fā)貨日期：填寫(xiě)貨物發(fā)出的日期。運(yùn)輸方式：如公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸、航空運(yùn)輸?shù)取＿\(yùn)輸單號(hào)：填寫(xiě)運(yùn)輸公司的運(yùn)單號(hào)。貨物名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量：同入庫(kù)單要求。發(fā)貨方名稱：填寫(xiě)發(fā)貨單位全稱。收貨方名稱：填寫(xiě)收貨單位全稱。預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間：根據(jù)運(yùn)輸方式和路程估算貨物到達(dá)時(shí)間。實(shí)際到達(dá)時(shí)間：貨物實(shí)際到達(dá)的時(shí)間。貨物狀態(tài)：如完好、損壞、短缺等。交接情況說(shuō)明：記錄運(yùn)輸過(guò)程中的特殊情況或交接事項(xiàng)。發(fā)貨經(jīng)手人簽字：發(fā)貨方負(fù)責(zé)發(fā)貨的人員簽字。運(yùn)輸經(jīng)手人簽字：運(yùn)輸公司負(fù)責(zé)該趟運(yùn)輸?shù)娜藛T簽字。收貨經(jīng)手人簽字：收貨方接收貨物的人員簽字。四、單據(jù)傳遞流程（一）入庫(kù)單傳遞流程1.供應(yīng)商送貨時(shí)，倉(cāng)庫(kù)收貨人員核對(duì)貨物與送貨單一致后，填寫(xiě)入庫(kù)單。2.入庫(kù)單填寫(xiě)完成后，第一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，第二聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)，采購(gòu)部門(mén)核對(duì)采購(gòu)訂單與入庫(kù)單信息無(wú)誤后，留存第二聯(lián)作為采購(gòu)業(yè)務(wù)核對(duì)依據(jù)。3.第三聯(lián)入庫(kù)單由倉(cāng)庫(kù)人員定期匯總后交財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)入庫(kù)單進(jìn)行賬務(wù)處理。（二）出庫(kù)單傳遞流程1.提貨部門(mén)或客戶提出提貨申請(qǐng)，倉(cāng)庫(kù)根據(jù)審批后的提貨單開(kāi)具出庫(kù)單。2.出庫(kù)單開(kāi)具后，第一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，作為庫(kù)存減少的記賬憑證；第二聯(lián)交提貨部門(mén)，提貨部門(mén)憑此到倉(cāng)庫(kù)提貨；第三聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)出庫(kù)單核算成本；第四聯(lián)交客戶或相關(guān)部門(mén)留存。3.倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨后，應(yīng)及時(shí)將提貨情況反饋給相關(guān)部門(mén)，如銷售部門(mén)或生產(chǎn)部門(mén)。（三）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表傳遞流程1.每月末或定期，倉(cāng)庫(kù)組織庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)工作，盤(pán)點(diǎn)人員根據(jù)實(shí)地盤(pán)點(diǎn)結(jié)果填寫(xiě)庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表填寫(xiě)完成后，一份倉(cāng)庫(kù)留存，作為庫(kù)存管理的參考依據(jù)；另一份交財(cái)務(wù)部門(mén)，財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)盤(pán)點(diǎn)表核對(duì)賬目，如有差異及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。（四）運(yùn)輸交接單傳遞流程1.發(fā)貨方發(fā)貨時(shí)，填寫(xiě)運(yùn)輸交接單，詳細(xì)記錄貨物信息、運(yùn)輸方式、發(fā)貨時(shí)間等。2.運(yùn)輸交接單一式多聯(lián)，發(fā)貨方留存一聯(lián)，其余聯(lián)次隨貨物交運(yùn)輸公司。3.運(yùn)輸公司在運(yùn)輸過(guò)程中，根據(jù)運(yùn)輸交接單記錄貨物運(yùn)輸情況，到達(dá)目的地后，由收貨方與運(yùn)輸公司進(jìn)行交接，收貨方在運(yùn)輸交接單上簽字確認(rèn)。4.運(yùn)輸公司將運(yùn)輸交接單的相關(guān)聯(lián)次分別交發(fā)貨方和收貨方，發(fā)貨方和收貨方留存作為運(yùn)輸業(yè)務(wù)的憑證。五、單據(jù)保管與存檔（一）保管期限1.入庫(kù)單、出庫(kù)單、運(yùn)輸交接單等日常業(yè)務(wù)單據(jù)保管期限為[X]年。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)表保管期限為[X]年，以便進(jìn)行庫(kù)存數(shù)據(jù)追溯和分析。（二）保管要求1.單據(jù)應(yīng)分類整理，按日期順序裝訂成冊(cè)，便于查找和查閱。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的單據(jù)保管區(qū)域，確保單據(jù)存放安全，避免受潮、損壞、丟失等情況。3.對(duì)于電子單據(jù)，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）存檔方式1.紙質(zhì)單據(jù)存檔時(shí)，應(yīng)在檔案袋或文件夾上標(biāo)明單據(jù)名稱、年度、月份等信息，便于快速定位。2.電子單據(jù)應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器文件夾中，同時(shí)建立索引目錄，方便查詢。六、單據(jù)審核與監(jiān)督（一）審核職責(zé)1.倉(cāng)庫(kù)主管：負(fù)責(zé)審核入庫(kù)單、出庫(kù)單等倉(cāng)庫(kù)業(yè)務(wù)單據(jù)的填寫(xiě)準(zhǔn)確性、完整性，以及貨物出入庫(kù)的合理性。2.采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人：審核入庫(kù)單與采購(gòu)訂單的一致性，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)的合規(guī)性。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人：審核單據(jù)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，以及與財(cái)務(wù)制度的相符性，負(fù)責(zé)單據(jù)的最終入賬審核。（二）審核流程1.倉(cāng)庫(kù)人員填寫(xiě)完單據(jù)后，首先提交給倉(cāng)庫(kù)主管進(jìn)行初步審核。2.倉(cāng)庫(kù)主管審核通過(guò)后，將單據(jù)分別傳遞給采購(gòu)部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行相關(guān)審核。3.采購(gòu)部門(mén)或財(cái)務(wù)部門(mén)審核無(wú)誤后，在單據(jù)上簽字確認(rèn)，完成審核流程。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通，要求更正或補(bǔ)充信息。（三）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)物流單據(jù)管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查單據(jù)填寫(xiě)的規(guī)范性、傳遞流程的執(zhí)行情況、保管存檔的完整性等。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門(mén)限期整改，并跟蹤整改結(jié)果。對(duì)違反單據(jù)管理制度的行為，按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、單據(jù)使用與查詢（一）使用權(quán)限1.倉(cāng)庫(kù)人員負(fù)責(zé)入庫(kù)單、出庫(kù)單等日常業(yè)務(wù)單據(jù)的填寫(xiě)和使用，有權(quán)查詢與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的單據(jù)信息。2.采購(gòu)部門(mén)人員有權(quán)查詢?nèi)霂?kù)單及相關(guān)采購(gòu)訂單信息，用于采購(gòu)業(yè)務(wù)的核對(duì)和跟蹤。3.財(cái)務(wù)部門(mén)人員有權(quán)查詢各類單據(jù)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，進(jìn)行賬務(wù)處理和財(cái)務(wù)分析。4.其他部門(mén)如需查詢單據(jù)信息，應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由倉(cāng)庫(kù)或財(cái)務(wù)部門(mén)協(xié)助提供。（二）查詢方式1.紙質(zhì)單據(jù)查詢：根據(jù)單據(jù)存檔索引，直接到檔案保管區(qū)域查找相應(yīng)單據(jù)。2.電子單據(jù)查詢：通過(guò)公司內(nèi)部信息系統(tǒng)，按照授權(quán)的查詢條件進(jìn)行單據(jù)信息檢索。八、單據(jù)遺失處理（一）遺失報(bào)告如發(fā)現(xiàn)單據(jù)遺失，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)立即向本部門(mén)負(fù)責(zé)人報(bào)告，并說(shuō)明遺失單據(jù)的種類、日期、涉及業(yè)務(wù)等詳細(xì)情況。（二）調(diào)查與核實(shí)部門(mén)負(fù)責(zé)人接到報(bào)告后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查，核實(shí)單據(jù)遺失的真實(shí)性和影響范圍。如涉及重要業(yè)務(wù)單據(jù)遺失，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)采取應(yīng)急措施，防止業(yè)務(wù)受到影響。（三）補(bǔ)辦與處理1.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，對(duì)于可以補(bǔ)