企業(yè)采購成本管理制度

企業(yè)采購成本管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)采購活動，加強(qiáng)采購成本管理，降低企業(yè)運(yùn)營成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有采購活動，包括但不限于原材料采購、辦公用品采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.成本效益原則：在采購過程中，充分權(quán)衡采購成本與采購效益，確保以最低的成本獲得滿足企業(yè)需求的物資和服務(wù)。2.公開透明原則：采購活動應(yīng)公開、公平、公正，確保所有潛在供應(yīng)商都有機(jī)會參與競爭，防止暗箱操作。3.誠實(shí)守信原則：采購人員與供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行采購合同，維護(hù)企業(yè)聲譽(yù)。4.歸口管理原則：采購業(yè)務(wù)歸口相關(guān)部門管理，明確各部門職責(zé)，避免職責(zé)不清導(dǎo)致的采購混亂。二、采購成本管理職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)采購活動的組織與實(shí)施，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、采購合同簽訂與執(zhí)行等。2.收集市場價格信息，分析市場動態(tài)，為降低采購成本提供依據(jù)。3.定期評估供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價格水平和服務(wù)質(zhì)量，建立供應(yīng)商評價體系。4.對采購成本進(jìn)行初步核算與控制，確保采購價格合理，并及時向財務(wù)部門提供采購成本相關(guān)數(shù)據(jù)。（二）需求部門1.明確本部門物資和服務(wù)需求，提供詳細(xì)的采購申請，包括規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和采購談判，提供技術(shù)支持和專業(yè)意見。3.參與采購合同的評審，確保合同條款符合本部門需求，并對采購物資和服務(wù)進(jìn)行驗收。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)采購成本的核算與分析，監(jiān)控采購資金的使用情況。2.對采購預(yù)算進(jìn)行審核與控制，確保采購支出在預(yù)算范圍內(nèi)。3.參與采購合同的評審，重點(diǎn)審核合同價格條款和付款方式等財務(wù)相關(guān)內(nèi)容。4.定期與采購部門核對采購成本數(shù)據(jù)，進(jìn)行成本分析，并提供成本控制建議。（四）審計部門1.對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購成本的合理性等。2.對采購合同進(jìn)行審計，審查合同條款是否符合企業(yè)利益和相關(guān)法律法規(guī)要求。3.對采購成本管理中存在的問題提出改進(jìn)建議，并監(jiān)督整改措施的執(zhí)行情況。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)年度經(jīng)營計劃和各部門需求預(yù)測，編制年度采購預(yù)算草案。采購預(yù)算應(yīng)涵蓋各類采購項目，包括預(yù)計采購金額、采購時間、采購數(shù)量等詳細(xì)信息。2.采購預(yù)算草案應(yīng)提交財務(wù)部門進(jìn)行審核，財務(wù)部門結(jié)合企業(yè)財務(wù)狀況、資金安排等因素，對預(yù)算的合理性和可行性進(jìn)行評估，并提出調(diào)整意見。3.采購部門根據(jù)財務(wù)部門的審核意見，對采購預(yù)算草案進(jìn)行修改完善，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后確定正式的年度采購預(yù)算。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算組織采購活動，不得擅自突破預(yù)算。如遇特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請和審批。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)監(jiān)控采購預(yù)算的執(zhí)行情況，定期對采購支出進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)并糾正預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差。3.各部門應(yīng)積極配合采購部門執(zhí)行采購預(yù)算，在預(yù)算范圍內(nèi)合理安排物資和服務(wù)需求，避免因不合理需求導(dǎo)致預(yù)算超支。（三）預(yù)算調(diào)整1.當(dāng)市場價格波動較大、企業(yè)經(jīng)營計劃調(diào)整、采購需求發(fā)生重大變化等原因?qū)е略少忣A(yù)算無法滿足實(shí)際需要時，采購部門應(yīng)及時提出預(yù)算調(diào)整申請。2.預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的項目及金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料。3.采購預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，提交財務(wù)部門進(jìn)行財務(wù)審核，再報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行采購活動。四、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫采購申請表，明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息，并簽字蓋章后提交給采購部門。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核，確保采購需求真實(shí)合理，符合本部門業(yè)務(wù)發(fā)展需要。對于金額較大或重要的采購申請，還應(yīng)經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請表后，對采購需求進(jìn)行匯總分析，結(jié)合庫存情況、采購周期等因素，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目的具體內(nèi)容、采購時間安排、采購方式等。2.采購計劃應(yīng)提交給財務(wù)部門進(jìn)行資金審核，確保采購資金有足夠的保障。財務(wù)部門根據(jù)企業(yè)資金狀況，對采購計劃的資金安排提出意見和建議。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商基本情況、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.根據(jù)采購項目的要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合條件的潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、財務(wù)狀況等。3.采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估指標(biāo)可包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)水平、信譽(yù)等。根據(jù)評估結(jié)果，選擇確定合格供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。4.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價和考核，根據(jù)評價結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名單，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商采取警告、暫停合作或終止合作等措施。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，明確采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等合同條款。談判過程中應(yīng)充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。2.采購談判結(jié)束后，采購部門根據(jù)談判結(jié)果起草采購合同，并提交給相關(guān)部門進(jìn)行評審。評審內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、合理性、與采購申請的一致性等。3.各部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成合同評審，并提出修改意見。采購部門根據(jù)評審意見對合同進(jìn)行修改完善，確保合同條款符合企業(yè)利益和法律法規(guī)要求。4.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，采購部門應(yīng)按照合同約定組織實(shí)施采購活動，并跟蹤合同執(zhí)行情況。（五）采購驗收1.采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量檢驗部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.需求部門和質(zhì)量檢驗部門按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行驗收，驗收內(nèi)容包括物資的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。3.對于驗收合格的物資，驗收人員應(yīng)在驗收報告上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。對于驗收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取補(bǔ)貨、換貨或退貨等措施。4.采購部門應(yīng)將驗收情況及時反饋給財務(wù)部門，作為支付貨款的依據(jù)。財務(wù)部門根據(jù)驗收報告和采購合同審核支付申請，確保貨款支付準(zhǔn)確無誤。五、采購成本控制措施（一）價格控制1.采購人員應(yīng)密切關(guān)注市場價格動態(tài)，定期收集、分析市場價格信息，掌握同類產(chǎn)品的價格走勢。通過與多家供應(yīng)商進(jìn)行比較，選擇價格合理的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.在采購談判中，充分運(yùn)用市場價格信息和采購技巧，爭取最優(yōu)惠的采購價格。對于金額較大的采購項目，可采用招標(biāo)、競爭性談判等采購方式，引入競爭機(jī)制，降低采購價格。3.建立采購價格定期評估制度，對已采購物資的價格進(jìn)行分析比較。如發(fā)現(xiàn)采購價格明顯高于市場同類產(chǎn)品價格，應(yīng)及時查找原因，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行調(diào)整。（二）質(zhì)量控制1.加強(qiáng)對采購物資質(zhì)量的管理，嚴(yán)格按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)驗收采購物資。確保采購物資的質(zhì)量符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的要求，避免因質(zhì)量問題導(dǎo)致的額外成本支出。2.在供應(yīng)商選擇過程中，注重考察供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系和質(zhì)量控制能力，優(yōu)先選擇質(zhì)量信譽(yù)良好的供應(yīng)商。對于關(guān)鍵物資的供應(yīng)商，可要求其提供質(zhì)量認(rèn)證文件或樣品進(jìn)行測試。3.與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確雙方在質(zhì)量方面的權(quán)利和義務(wù)。如因供應(yīng)商原因?qū)е虏少徫镔Y出現(xiàn)質(zhì)量問題，供應(yīng)商應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，包括退貨、換貨、賠償損失等。（三）交貨期控制1.與供應(yīng)商明確交貨期要求，并在采購合同中予以約定。采購部門應(yīng)跟蹤供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度，及時協(xié)調(diào)解決可能影響交貨期的問題，確保采購物資按時到貨。2.對于因供應(yīng)商原因?qū)е陆回浹舆t的情況，應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任。如交貨延遲影響到企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營活動，采購部門應(yīng)及時采取措施，如調(diào)整采購計劃、尋找替代供應(yīng)商等，減少損失。3.建立交貨期預(yù)警機(jī)制，對預(yù)計可能出現(xiàn)交貨延遲的供應(yīng)商提前發(fā)出預(yù)警通知，要求其采取措施確保按時交貨。（四）庫存控制1.合理確定物資庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。采購部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、采購周期、市場供應(yīng)情況等因素，科學(xué)制定物資庫存定額。2.加強(qiáng)庫存管理，定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，及時清理積壓物資和報廢物資。對于積壓物資，應(yīng)采取降價促銷、退貨等方式進(jìn)行處理，盤活資金。3.建立庫存信息共享平臺，采購部門、需求部門和財務(wù)部門能夠?qū)崟r掌握庫存動態(tài)信息，便于及時調(diào)整采購計劃和生產(chǎn)安排。六、采購成本分析與考核（一）采購成本分析1.定期對采購成本進(jìn)行分析，評估采購成本控制效果。采購成本分析應(yīng)涵蓋采購價格、采購數(shù)量、采購費(fèi)用、質(zhì)量成本、庫存成本等方面。2.通過與歷史數(shù)據(jù)、預(yù)算數(shù)據(jù)、同行業(yè)數(shù)據(jù)等進(jìn)行對比分析，找出采購成本變動的原因和存在的問題，提出改進(jìn)措施和建議。3.采購成本分析報告應(yīng)提交給企業(yè)管理層和相關(guān)部門，為企業(yè)決策提供依據(jù)。（二）采購績效考核1.建立采購績效考核制度，對采購部門和采購人員的工作業(yè)績進(jìn)行考核評價?？己酥笜?biāo)包括采購成本控制、采購質(zhì)量、采購交貨期、供應(yīng)商管理、內(nèi)部協(xié)作等方面。2.采購績效考核應(yīng)制定明確的考核標(biāo)準(zhǔn)和評分方法，確?？己私Y(jié)果客觀公正?？己私Y(jié)果與采購部門和采購人員的薪酬、獎勵、晉升等掛鉤。3.根據(jù)采購績效考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的采購部門和采購人員進(jìn)行表彰和獎勵，對存在問題的部門和人員進(jìn)行督促整改，不斷提高采購工作水平。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。2.財務(wù)部門加強(qiáng)對采購資金使用的監(jiān)控，確保采購資金?？顚Ｓ?，避免資金浪費(fèi)和挪用。3.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部自查機(jī)制，定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。（二）外部監(jiān)督1.企業(yè)應(yīng)接受政