企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)管理制度

企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程的管理與監(jiān)督，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)、公開(kāi)透明、公平公正，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部所有招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于工程建設(shè)項(xiàng)目、貨物采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.合法性原則：招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公開(kāi)透明原則：采購(gòu)信息、采購(gòu)程序、采購(gòu)結(jié)果等應(yīng)向相關(guān)方公開(kāi)，接受監(jiān)督。3.公平公正原則：對(duì)待所有參與招標(biāo)采購(gòu)的供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，確保競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)均等。4.誠(chéng)實(shí)信用原則：參與招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，履行各自的義務(wù)。5.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本最小化，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。二、職責(zé)分工（一）招標(biāo)采購(gòu)管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善招標(biāo)采購(gòu)管理制度、流程及標(biāo)準(zhǔn)文本。2.組織實(shí)施招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)，包括編制招標(biāo)文件、發(fā)布招標(biāo)公告、組織開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)、簽訂采購(gòu)合同等。3.建立和管理供應(yīng)商庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查、評(píng)價(jià)和動(dòng)態(tài)管理。4.協(xié)調(diào)解決招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中的爭(zhēng)議和問(wèn)題，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理。（二）需求部門(mén)1.根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求，提出采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)項(xiàng)目的規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、交貨期等詳細(xì)信息。2.參與招標(biāo)文件的編制和評(píng)審工作，提供技術(shù)支持和需求解釋。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的驗(yàn)收工作，對(duì)采購(gòu)貨物或服務(wù)的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行檢驗(yàn)和評(píng)估。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.參與招標(biāo)采購(gòu)預(yù)算的編制和審核，提供資金保障。2.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的資金支付進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保資金使用合規(guī)。3.協(xié)助開(kāi)展采購(gòu)成本分析和控制工作。（四）審計(jì)部門(mén)1.對(duì)招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)結(jié)果的公正性等。2.對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行評(píng)價(jià)，提出審計(jì)意見(jiàn)和建議。（五）其他相關(guān)部門(mén)根據(jù)各自職責(zé)，配合招標(biāo)采購(gòu)管理部門(mén)做好相關(guān)工作，如提供技術(shù)咨詢、協(xié)助組織評(píng)標(biāo)等。三、招標(biāo)采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)交貨期等內(nèi)容，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至招標(biāo)采購(gòu)管理部門(mén)。2.對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜或涉及重大項(xiàng)目的采購(gòu)申請(qǐng)，需求部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行論證，確保采購(gòu)需求的合理性和必要性。（二）采購(gòu)審批1.招標(biāo)采購(gòu)管理部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，審核通過(guò)后提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批流程根據(jù)企業(yè)內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行，一般采購(gòu)項(xiàng)目由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，重大采購(gòu)項(xiàng)目需經(jīng)總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批。3.審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)入招標(biāo)采購(gòu)程序，未通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)應(yīng)及時(shí)反饋給需求部門(mén)并說(shuō)明原因。（三）招標(biāo)采購(gòu)準(zhǔn)備1.組建招標(biāo)采購(gòu)小組：根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和規(guī)模，由招標(biāo)采購(gòu)管理部門(mén)牽頭，會(huì)同需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等相關(guān)人員組成招標(biāo)采購(gòu)小組，負(fù)責(zé)具體的招標(biāo)采購(gòu)工作。2.編制招標(biāo)文件：招標(biāo)采購(gòu)小組根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)和相關(guān)法律法規(guī)要求，編制招標(biāo)文件。招標(biāo)文件應(yīng)包括招標(biāo)公告、投標(biāo)人須知、技術(shù)規(guī)格、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容，確保文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、清晰，能夠充分表達(dá)采購(gòu)需求和評(píng)標(biāo)要求。3.發(fā)布招標(biāo)公告：招標(biāo)采購(gòu)管理部門(mén)通過(guò)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站、外部招標(biāo)平臺(tái)、報(bào)紙等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的相關(guān)信息，吸引潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。招標(biāo)公告應(yīng)明確招標(biāo)項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、要求、投標(biāo)截止時(shí)間、開(kāi)標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)等關(guān)鍵信息。（四）投標(biāo)報(bào)名與資格審查1.供應(yīng)商報(bào)名：潛在供應(yīng)商在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，按照招標(biāo)公告要求向招標(biāo)采購(gòu)管理部門(mén)提交投標(biāo)報(bào)名資料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)證明、法定代表人授權(quán)書(shū)等。2.資格審查：招標(biāo)采購(gòu)小組對(duì)報(bào)名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)條件、信譽(yù)狀況、財(cái)務(wù)狀況、業(yè)績(jī)情況等。只有通過(guò)資格審查的供應(yīng)商才能參與投標(biāo)。（五）開(kāi)標(biāo)評(píng)標(biāo)1.開(kāi)標(biāo)：在規(guī)定的開(kāi)標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)，招標(biāo)采購(gòu)小組組織開(kāi)標(biāo)會(huì)議。開(kāi)標(biāo)時(shí)，由投標(biāo)人或其授權(quán)代表檢查投標(biāo)文件的密封情況，經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤后，由工作人員當(dāng)眾拆封，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價(jià)格、投標(biāo)文件的主要內(nèi)容等。2.評(píng)標(biāo)：開(kāi)標(biāo)結(jié)束后，招標(biāo)采購(gòu)小組按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審。評(píng)標(biāo)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、保密的原則，評(píng)標(biāo)結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告。評(píng)標(biāo)報(bào)告應(yīng)包括評(píng)標(biāo)情況說(shuō)明、推薦的中標(biāo)候選人名單及理由等內(nèi)容。（六）定標(biāo)與合同簽訂1.定標(biāo)：根據(jù)評(píng)標(biāo)結(jié)果，招標(biāo)采購(gòu)管理部門(mén)將中標(biāo)候選人名單提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.合同簽訂：中標(biāo)供應(yīng)商確定后，招標(biāo)采購(gòu)管理部門(mén)與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)貨物或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定。（七）驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收：需求部門(mén)按照采購(gòu)合同要求，對(duì)采購(gòu)貨物或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等方面。驗(yàn)收合格后，需求部門(mén)應(yīng)出具《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。2.付款：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，按照企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度的規(guī)定，辦理采購(gòu)款項(xiàng)的支付手續(xù)。付款前，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行審核，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)條件、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面的要求。2.供應(yīng)商申請(qǐng)準(zhǔn)入時(shí)，應(yīng)向招標(biāo)采購(gòu)管理部門(mén)提交相關(guān)資料，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書(shū)、產(chǎn)品檢驗(yàn)報(bào)告、業(yè)績(jī)證明、售后服務(wù)承諾等。3.招標(biāo)采購(gòu)管理部門(mén)對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，并實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系等情況。審核和考察合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫(kù)管理。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)與考核1.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和考核，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合同履行情況等方面。2.建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，采用定量與定性相結(jié)合的方法，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。3.根據(jù)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予更多的合作機(jī)會(huì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于不合格供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行淘汰，并停止與其合作。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理1.建立供應(yīng)商信息檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)價(jià)考核結(jié)果、合作項(xiàng)目情況等內(nèi)容。2.定期更新供應(yīng)商信息檔案，及時(shí)掌握供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)變化情況。3.對(duì)于供應(yīng)商的重大事項(xiàng)變更，如法定代表人變更、經(jīng)營(yíng)范圍變更、股權(quán)結(jié)構(gòu)變更等，要求供應(yīng)商及時(shí)通知企業(yè)，并重新進(jìn)行資格審查和評(píng)價(jià)。五、招標(biāo)采購(gòu)監(jiān)督與風(fēng)險(xiǎn)管理（一）監(jiān)督機(jī)制1.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性、采購(gòu)結(jié)果的公正性、采購(gòu)合同的履行情況等。2.企業(yè)內(nèi)部設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受員工和社會(huì)公眾對(duì)招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進(jìn)行處理。3.招標(biāo)采購(gòu)管理部門(mén)應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程的自我監(jiān)督和管理，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。（二）風(fēng)險(xiǎn)管理1.識(shí)別招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)不同的風(fēng)險(xiǎn)因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商多元化、法律咨詢、流程優(yōu)化等。3.定期對(duì)招標(biāo)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和預(yù)警，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，降