企業(yè)檔案記錄管理制度

企業(yè)檔案記錄管理制度一、總則（一）目的為加強企業(yè)檔案記錄管理，確保檔案記錄的完整性、準確性和安全性，提高檔案記錄的利用價值，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案記錄。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案記錄由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案記錄應如實反映企業(yè)各項活動的真實情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容可靠。3.安全保密原則：加強檔案記錄的安全保護措施，防止檔案信息的泄露、損毀和丟失，確保檔案的保密性。4.便于利用原則：檔案記錄的管理應便于查詢、檢索和利用，以滿足企業(yè)經(jīng)營管理和決策的需要。二、檔案記錄的分類與編號（一）分類1.行政檔案：包括企業(yè)設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等；企業(yè)行政公文、通知、報告等；辦公會議記錄、紀要等。2.人事檔案：員工入職登記表、勞動合同、薪資福利記錄、績效考核檔案、培訓記錄、獎懲記錄等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務資料等。4.業(yè)務檔案：銷售合同、采購合同、項目文檔、客戶資料、市場調(diào)研報告等。5.技術檔案：研發(fā)項目資料、技術圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗報告等。6.其他檔案：除上述類別以外的其他檔案記錄，如企業(yè)文化活動資料、對外合作協(xié)議等。（二）編號1.檔案記錄編號采用“類別代碼+年份+順序號”的方式編制。2.類別代碼按照上述分類標準，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政檔案，“P”代表人事檔案，“F”代表財務檔案，“B”代表業(yè)務檔案，“T”代表技術檔案，“O”代表其他檔案。3.年份采用公元紀年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“23”代表2023年。4.順序號為每類檔案記錄按時間順序排列后的流水號，用四位數(shù)字表示，如“0001”。5.示例：一份2023年形成的行政檔案，其編號為“A230001”；一份2022年的人事檔案記錄，編號為“P220010”。三、檔案記錄的形成與收集（一）形成要求1.各部門及員工在工作過程中應及時、準確地形成各類檔案記錄，確保檔案內(nèi)容真實、完整。2.檔案記錄應使用耐久性強的書寫材料和字跡材料，如碳素墨水、藍黑墨水等，禁止使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具。3.電子文件應按照相關標準進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保文件的可讀性和可利用性，并定期進行備份。（二）收集職責1.各部門負責人為本部門檔案記錄收集工作的第一責任人，應指定專人負責檔案記錄的收集、整理和移交工作。2.檔案管理部門負責對各部門移交的檔案記錄進行審核、接收，并對檔案記錄的收集情況進行監(jiān)督和指導。（三）收集時間1.日常工作中形成的檔案記錄，應在工作結(jié)束后及時收集整理，于每月末統(tǒng)一移交檔案管理部門。2.重大活動、項目結(jié)束后，相關部門應在活動或項目結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)，將形成的檔案記錄移交檔案管理部門。3.員工離職時，所在部門應在員工離職手續(xù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)，將其個人檔案記錄移交檔案管理部門。四、檔案記錄的整理與歸檔（一）整理要求1.檔案管理部門接收各部門移交的檔案記錄后，應按照分類標準進行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對每份檔案記錄進行編號、編目，填寫檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。3.去除檔案記錄中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損的檔案進行修復或復制。4.按照檔案的類別和保管期限，將檔案記錄分別裝入檔案盒或檔案袋，并在盒（袋）面上標明檔案類別、編號、題名等信息。（二）歸檔流程1.檔案管理部門整理好檔案記錄后，編制檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認。2.將檔案記錄按照編號順序排列上架，存入檔案庫房，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入相關信息，建立檔案電子目錄。3.定期對檔案庫房進行盤點，確保檔案記錄的存放位置準確無誤，賬實相符。五、檔案記錄的保管（一）保管期限1.企業(yè)檔案記錄的保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案記錄主要包括：企業(yè)設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、股東會決議、董事會決議等；重要的財務檔案；涉及企業(yè)核心技術、商業(yè)秘密等的技術檔案和業(yè)務檔案等。3.定期保管的檔案記錄保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年等，具體保管期限根據(jù)檔案記錄的性質(zhì)和重要程度確定。（二）保管要求1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案記錄的安全存放。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對不同保管期限的檔案記錄應分別存放，便于查找和管理。4.定期對檔案記錄進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制。（三）檔案數(shù)字化1.為提高檔案利用效率，便于檔案信息的共享和查閱，企業(yè)應逐步推進檔案數(shù)字化工作。2.檔案管理部門應按照相關標準和規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.電子檔案應進行分類存儲，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應關系清晰，便于查詢和利用。同時，應采取有效的安全防護措施，防止電子檔案信息的泄露和丟失。六、檔案記錄的查閱與借閱（一）查閱權限1.企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案記錄的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及企業(yè)機密的檔案記錄，查閱申請人還需經(jīng)企業(yè)保密管理部門審批同意。3.企業(yè)外部人員因特殊原因需要查閱檔案記錄的，應提交單位介紹信、身份證明等相關材料，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)企業(yè)分管領導審批后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，并對查閱過程進行監(jiān)督。（二）查閱程序1.檔案管理部門收到《檔案查閱申請表》后，應根據(jù)審批意見，及時提供檔案記錄。2.查閱人員應在檔案查閱登記薄上簽字，注明查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員只能在檔案管理部門指定的查閱地點查閱檔案記錄，不得擅自將檔案帶出查閱地點，嚴禁在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、污損等。4.如需復印檔案記錄，應經(jīng)檔案管理部門負責人同意，并按照規(guī)定辦理復印手續(xù)。（三）借閱權限1.企業(yè)內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案記錄的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.涉及企業(yè)機密的檔案記錄，借閱申請人還需經(jīng)企業(yè)保密管理部門審批同意。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）借閱程序1.檔案管理部門收到《檔案借閱申請表》后，應根據(jù)審批意見，將檔案記錄交借閱人員當面清點，并辦理借閱登記手續(xù)，雙方簽字確認。2.借閱人員應妥善保管借閱的檔案記錄，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在借閱的檔案上涂改、標記、抽取、撤換、污損等。3.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案記錄，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并追究借閱人員的責任。七、檔案記錄的鑒定與銷毀（一）鑒定組織企業(yè)成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對到期檔案記錄進行鑒定。（二）鑒定標準1.檔案記錄的鑒定應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素進行綜合評估。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案記錄，可予以銷毀；對仍有一定保存價值的檔案記錄，應延長保管期限。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，編制《檔案鑒定清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，提交檔案鑒定工作小組進行鑒定。2.檔案鑒定工作小組對《檔案鑒定清冊》中的檔案記錄進行逐一審核，提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定審批表》。3.《檔案鑒定審批表》經(jīng)企業(yè)分管領導審批同意后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（四）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)審批通過的《檔案鑒定審批表》，對擬銷毀的檔案記錄進行造冊登記，填寫《檔案銷毀清冊》，一式兩份。2.檔案銷毀應采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人及檔案管理人員共同簽字確認，并在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀時間、地點、方式等信息。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應永久保存。八、檔案記錄的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。2.檔案統(tǒng)計報表應按照規(guī)定的格式和時間要求填報，確保統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準確、及時。3.檔案統(tǒng)計結(jié)果應作為企業(yè)檔案管理工作評估和決策的重要依據(jù)。（二）移交1.企業(yè)因分立、合并、解散等原因終止時，應按照國家有關規(guī)定，將檔案記錄移交給相關部門或單位。2.檔案移交應編