企業(yè)技術文檔管理制度

企業(yè)技術文檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司技術文檔的管理，確保技術文檔的完整性、準確性、規(guī)范性和安全性，提高公司技術水平和工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與技術相關的文檔管理，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)文檔、技術方案、技術報告、技術標準、技術圖紙、測試文檔等。（三）基本原則1.集中管理原則：技術文檔實行集中統(tǒng)一管理，由專門的部門或人員負責。2.分類管理原則：根據(jù)文檔的性質、用途、來源等進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司保密制度，確保技術文檔的安全和保密。4.動態(tài)更新原則：隨著技術的發(fā)展和業(yè)務的變化，及時更新和維護技術文檔。二、管理職責（一）技術文檔管理部門職責1.制定和完善技術文檔管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負責技術文檔的收集、整理、分類、存儲、檢索、借閱、歸還等日常管理工作。3.定期對技術文檔進行備份，確保文檔的安全性和完整性。4.組織對技術文檔的評審和審核，確保文檔質量。5.對技術文檔的使用情況進行統(tǒng)計和分析，為公司技術決策提供支持。（二）文檔產(chǎn)生部門職責1.負責本部門技術文檔的編寫、審核、修訂和提交。2.按照公司技術文檔管理制度的要求，及時將本部門產(chǎn)生的技術文檔提交給技術文檔管理部門。3.配合技術文檔管理部門做好技術文檔的管理工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）文檔使用部門職責1.按照規(guī)定的程序和權限借閱、使用技術文檔。2.對借閱的技術文檔進行妥善保管，不得擅自復制、傳播、泄露或用于其他非公司業(yè)務目的。3.使用完畢后，及時歸還技術文檔。三、文檔分類與編號（一）文檔分類1.產(chǎn)品研發(fā)文檔：包括產(chǎn)品需求規(guī)格說明書、產(chǎn)品設計文檔、產(chǎn)品測試計劃、產(chǎn)品測試報告等。2.技術方案文檔：針對特定技術問題或業(yè)務需求制定的解決方案文檔。3.技術報告文檔：對技術研究、實驗結果、技術應用等進行總結和報告的文檔。4.技術標準文檔：公司內(nèi)部制定的技術標準、規(guī)范、規(guī)程等文檔。5.技術圖紙文檔：包括機械圖紙、電氣圖紙、工藝圖紙等各類技術圖紙。6.測試文檔：測試用例、測試腳本、測試記錄等與測試相關的文檔。7.其他技術文檔：不屬于上述分類的其他技術文檔。（二）文檔編號1.技術文檔編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號格式為：[文檔類別縮寫][年份][流水號]，例如：PRD2023001，表示2023年第1份產(chǎn)品需求規(guī)格說明書。3.文檔類別縮寫如下：PRD：產(chǎn)品研發(fā)文檔TSP：技術方案文檔TTR：技術報告文檔TST：測試文檔TSD：技術標準文檔TDW：技術圖紙文檔OTH：其他技術文檔四、文檔的收集與整理（一）收集要求1.各部門應指定專人負責本部門技術文檔的收集工作，確保文檔的及時、完整收集。2.技術文檔應在產(chǎn)生后的規(guī)定時間內(nèi)提交給技術文檔管理部門，具體時間要求根據(jù)文檔的重要性和緊急程度確定。3.對于外部獲取的技術文檔，如供應商提供的技術資料、行業(yè)標準等，相關部門應及時將其提交給技術文檔管理部門。（二）整理要求1.技術文檔管理部門收到文檔后，應按照分類和編號規(guī)則對文檔進行整理和編號。2.對文檔進行格式統(tǒng)一，確保文檔的規(guī)范性。對于不符合格式要求的文檔，應進行格式調整。3.對文檔內(nèi)容進行審核，確保文檔的準確性和完整性。對于存在問題的文檔，應及時與文檔產(chǎn)生部門溝通，進行修改和完善。五、文檔的存儲與保管（一）存儲方式1.技術文檔應采用電子存儲和紙質存儲相結合的方式。電子文檔存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，紙質文檔應妥善保管在專門的檔案柜中。2.電子文檔應按照分類和編號建立文件夾結構，便于查找和管理。同時，應定期對電子文檔進行備份，備份存儲在不同的介質上，并分別存儲在不同的地點。（二）保管要求1.技術文檔管理部門應安排專人負責技術文檔的保管工作，確保文檔的安全和完整。2.檔案柜應保持清潔、干燥、通風良好，防止文檔受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。3.對于重要的技術文檔，應采取加密、訪問控制等安全措施，防止文檔泄露。4.定期對技術文檔進行清查和盤點，確保文檔的數(shù)量和內(nèi)容與記錄一致。六、文檔的檢索與借閱（一）檢索1.技術文檔管理部門應建立完善的檢索系統(tǒng)，方便用戶快速查找所需的技術文檔。2.用戶可以通過文檔編號、文檔名稱、文檔類別、關鍵詞等多種方式進行檢索。3.檢索結果應顯示文檔的基本信息，如編號、名稱、類別、作者、日期等，以便用戶快速了解文檔的概況。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱技術文檔，應填寫《技術文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.《技術文檔借閱申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給技術文檔管理部門審批。技術文檔管理部門根據(jù)文檔的保密級別和借閱人的權限進行審批，審批通過后予以借閱。3.借閱人應按照規(guī)定的時間歸還技術文檔，如需延期歸還，應提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人應對借閱的技術文檔妥善保管，不得擅自轉借他人，不得在文檔上涂改、標記、損壞等。5.借閱人使用完畢后，應及時將技術文檔歸還技術文檔管理部門，并辦理歸還手續(xù)。技術文檔管理部門應對歸還的文檔進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與借閱人溝通解決。七、文檔的修訂與廢止（一）修訂1.隨著技術的發(fā)展和業(yè)務的變化，技術文檔需要進行修訂時，文檔產(chǎn)生部門應填寫《技術文檔修訂申請表》，說明修訂的原因、內(nèi)容和范圍等。2.《技術文檔修訂申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給技術文檔管理部門。技術文檔管理部門組織相關人員對修訂申請進行評審，評審通過后安排修訂工作。3.修訂后的技術文檔應按照原編號進行更新，并重新提交給技術文檔管理部門進行審核和批準。審核和批準通過后的文檔應及時替換原文檔，并通知相關部門和人員。（二）廢止1.當技術文檔不再適用或已被新的文檔替代時，文檔產(chǎn)生部門應填寫《技術文檔廢止申請表》，說明廢止的原因和時間等。2.《技術文檔廢止申請表》經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交給技術文檔管理部門。技術文檔管理部門對廢止申請進行審核，審核通過后對廢止的文檔進行標識和處理。3.廢止的技術文檔應妥善保管一段時間后，按照公司的檔案管理制度進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，確保銷毀的徹底性和安全性。八、文檔的保密管理（一）保密措施1.嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司保密制度，對技術文檔的保密工作進行全面管理。2.對涉及公司核心技術、商業(yè)秘密等重要技術文檔，應采取加密存儲、訪問控制、專人保管等嚴格的保密措施。3.與外部單位或個人合作過程中，如需提供技術文檔，應簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責任和義務。4.對技術文檔的訪問權限進行嚴格控制，根據(jù)人員的工作職責和權限，授予相應的訪問級別。（二）保密培訓1.定期組織對涉及技術文檔管理和使用的人員進行保密培訓，提高保密意識和技能。2.保密培訓內(nèi)容包括國家保密法律法規(guī)、公司保密制度、技術文檔保密措施等。3.新入職員工應在入職后及時參加保密培訓，并簽訂保密承諾書。（三）保密監(jiān)督與檢查1.技術文檔管理部門應定期對技術文檔的保密情況進行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.對違反保密制度的行為，應按照公司規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的依法追究法律責任。九、文檔的信息化管理（一）建立技術文檔管理系統(tǒng)1.公司應建立專門的技術文檔管理系統(tǒng)，實現(xiàn)技術文檔的電子化管理。2.技術文檔管理系統(tǒng)應具備文檔上傳、下載、存儲、檢索、借閱、審批、修訂、廢止等功能，方便用戶使用和管理。3.技術文檔管理系統(tǒng)應與公司其他信息系統(tǒng)進行集成，實現(xiàn)信息的共享和協(xié)同工作。（二）數(shù)據(jù)備份與恢復1.定期對技術文檔管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的介質