企業(yè)公文收發(fā)管理制度

企業(yè)公文收發(fā)管理制度一、總則1.目的為加強公司公文收發(fā)管理，確保公文傳遞及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部單位之間公文的收發(fā)、傳遞、處理等工作。3.基本原則公文收發(fā)工作應(yīng)遵循及時、準確、安全、保密的原則，嚴格執(zhí)行公文處理程序，確保公文處理的規(guī)范化、制度化。二、公文種類及格式1.公文種類公司公文主要包括：決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀要等。各部門根據(jù)工作需要，可自行制定內(nèi)部使用的公文種類，但應(yīng)報公司辦公室備案。2.公文格式公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。公司公文格式應(yīng)符合國家相關(guān)標準和公司規(guī)定，確保公文的規(guī)范性和嚴肅性。三、公文收發(fā)流程1.收文流程簽收：公司辦公室負責公文的簽收工作。收到外部來文后，應(yīng)及時核對來文份數(shù)、密封情況等，并在《公文簽收登記表》上簽字確認。登記：對簽收的公文進行詳細登記，注明來文日期、來文單位、文號、標題、密級、緊急程度、份數(shù)等信息。分發(fā)：根據(jù)公文內(nèi)容和公司領(lǐng)導(dǎo)批示，及時將公文分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并在《公文分發(fā)登記表》上記錄分發(fā)情況。傳閱：需要傳閱的公文，由公司辦公室按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進行傳閱。傳閱人員應(yīng)在《公文傳閱單》上簽字，并注明傳閱時間。承辦：承辦部門或人員收到公文后，應(yīng)及時辦理，并在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給公司辦公室。需要回復(fù)的公文，應(yīng)按照公文格式和要求及時起草回復(fù)文件，經(jīng)部門負責人審核后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。催辦：公司辦公室對承辦部門或人員的公文辦理情況進行跟蹤催辦，確保公文及時辦理。對逾期未辦理的公文，應(yīng)及時向承辦部門或人員發(fā)出催辦通知。歸檔：公文辦理完畢后，承辦部門或人員應(yīng)將公文原件及相關(guān)材料整理歸檔，交公司檔案室保存。2.發(fā)文流程擬稿：各部門根據(jù)工作需要起草公文，公文內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司政策規(guī)定，表述準確、簡潔、明了。擬稿人應(yīng)在公文上注明擬稿日期、擬稿部門、擬稿人等信息。審核：擬稿完成后，由部門負責人對公文內(nèi)容進行審核，重點審核公文的必要性、準確性、規(guī)范性等。審核通過后，在公文上簽署審核意見和姓名。會簽：涉及多個部門的公文，應(yīng)進行會簽。會簽部門應(yīng)認真審核公文內(nèi)容，提出意見和建議，并在公文上簽署會簽意見和姓名。核稿：公司辦公室對擬發(fā)公文進行核稿，重點審核公文的格式、文字表述、發(fā)文范圍等是否符合規(guī)定。核稿通過后，在公文上簽署核稿意見和姓名。簽發(fā)：公文經(jīng)核稿后，報公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認真審核公文內(nèi)容，簽署簽發(fā)意見和姓名。重要公文需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。編號：公文簽發(fā)后，由公司辦公室按照編號規(guī)則進行編號，并在公文上加蓋公司印章。印發(fā)：公司辦公室根據(jù)公文編號和印發(fā)范圍，將公文印發(fā)給相關(guān)部門或人員，并在《公文印發(fā)登記表》上記錄印發(fā)情況。歸檔：公文印發(fā)后，公司辦公室應(yīng)將公文原件及相關(guān)材料整理歸檔，交公司檔案室保存。四、公文處理要求1.及時性公文收發(fā)人員應(yīng)及時處理公文，確保公文傳遞不延誤。對緊急公文，應(yīng)按照規(guī)定的緊急程度及時辦理，確保公文在規(guī)定時間內(nèi)送達。2.準確性公文處理人員應(yīng)認真核對公文內(nèi)容，確保公文表述準確、數(shù)據(jù)準確、格式準確。對重要公文，應(yīng)進行多次審核，避免出現(xiàn)錯誤。3.規(guī)范性公文處理應(yīng)嚴格按照公文格式和處理程序進行，確保公文處理的規(guī)范化、制度化。公文的字體、字號、排版等應(yīng)符合公司規(guī)定，不得隨意更改。4.保密性公文收發(fā)人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對涉及公司機密的公文，應(yīng)妥善保管，不得泄露。在公文傳遞過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，確保公文安全。五、公文歸檔與保管1.歸檔范圍公司所有公文，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件等，均應(yīng)進行歸檔。2.歸檔要求公文歸檔應(yīng)按照公文形成的時間順序和類別進行整理，確保歸檔文件的系統(tǒng)性和完整性。歸檔公文應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞。如有需要，應(yīng)在復(fù)印件上注明“與原件核對無誤”字樣，并加蓋部門印章。歸檔公文應(yīng)編制詳細的目錄，注明公文標題、文號、日期、來源等信息，便于查找和利用。3.保管期限公文的保管期限根據(jù)公文的性質(zhì)和重要程度確定，一般分為永久、長期和短期三種。具體保管期限按照國家相關(guān)規(guī)定和公司檔案管理制度執(zhí)行。4.檔案查閱公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到公司檔案室查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進行，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)公司檔案室負責人批準。六、保密規(guī)定1.保密范圍公司公文涉及的國家機密、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等均屬于保密范圍。2.保密措施公文收發(fā)人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對涉及保密內(nèi)容的公文，應(yīng)妥善保管，不得泄露。在公文傳遞過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如密封、加密傳輸?shù)龋_保公文安全。對涉及保密內(nèi)容的公文，應(yīng)在規(guī)定的保密場所進行處理，無關(guān)人員不得進入。公文處理完畢后，應(yīng)及時將涉密公文銷毀，不得隨意丟棄。3.責任追究對違反保密規(guī)定，泄露公司機密的人員，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理，情節(jié)嚴重的，將依法追究法律責任。七、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督部門公司辦公室負責對公文收發(fā)管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.檢查內(nèi)容公文收發(fā)流程的執(zhí)行情況，包括簽收、登記、分發(fā)、傳閱、承辦、催辦、歸檔等環(huán)節(jié)。公文處理的質(zhì)量，包括公文內(nèi)容的準確性、規(guī)范性、及時性等。公文保密制度的執(zhí)行情況，包括保密措施的落實、涉密公文的保管等。3.檢查方式定期檢查：公司辦公室定期對公文收發(fā)管理制度的執(zhí)行情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。不定期抽查：公司辦公室不定期對公文收發(fā)工作進行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題進行及時處理。4