企業(yè)文件資料管理制度

企業(yè)文件資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件資料的管理，確保文件資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性和安全性，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中所涉及的各類文件資料的管理。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件資料實行集中統(tǒng)一管理，由行政部門負(fù)責(zé)歸口管理，確保文件資料的完整性和一致性。2.分級負(fù)責(zé)原則：各部門負(fù)責(zé)本部門文件資料的收集、整理、保管和使用，并指定專人負(fù)責(zé)具體工作。3.及時準(zhǔn)確原則：文件資料的形成、傳遞、處理應(yīng)及時、準(zhǔn)確，確保信息的時效性和有效性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件資料的安全和保密。二、文件資料分類（一）行政文件1.公司決議、決定、通知、通報等。2.公司規(guī)章制度、管理辦法、操作規(guī)程等。3.公司內(nèi)部請示、報告、批復(fù)等。4.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議等。（二）人事文件1.員工檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。2.人事任免、調(diào)動、獎懲等文件。3.人力資源規(guī)劃、招聘計劃、培訓(xùn)計劃等。（三）財務(wù)文件1.財務(wù)預(yù)算、決算報告、財務(wù)報表等。2.會計憑證、賬簿、報表等。3.財務(wù)審計報告、稅務(wù)申報資料等。（四）業(yè)務(wù)文件1.市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料等。2.產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)方案、工藝文件等。3.生產(chǎn)計劃、采購訂單、質(zhì)量檢驗報告等。（五）其他文件1.公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照等。2.會議紀(jì)要、工作匯報、總結(jié)等。3.其他臨時性文件資料。三、文件資料的形成與收集（一）文件資料的形成1.各部門應(yīng)根據(jù)工作需要及時形成各類文件資料，確保文件資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。2.文件資料的起草應(yīng)符合公司的格式要求和語言規(guī)范，內(nèi)容應(yīng)明確、具體、可操作。3.文件資料形成后，起草部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件資料的質(zhì)量。（二）文件資料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料及時、完整地收集到本部門。2.對于外來文件資料，如上級文件、政府部門文件、合作單位文件等，相關(guān)部門應(yīng)及時收集，并進(jìn)行登記和傳閱。3.員工個人在工作中形成的文件資料，應(yīng)及時交所在部門統(tǒng)一保管。四、文件資料的整理與歸檔（一）文件資料的整理1.各部門應(yīng)定期對收集到的文件資料進(jìn)行整理，按照文件資料的類別、時間順序等進(jìn)行分類、編號、裝訂。2.整理后的文件資料應(yīng)做到目錄清晰、排列有序、便于查找。3.對于電子文件資料，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子文件資料的存儲和管理規(guī)范。（二）文件資料的歸檔1.各部門應(yīng)在每年年底將整理好的文件資料移交行政部門進(jìn)行歸檔。2.行政部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對歸檔的文件資料進(jìn)行進(jìn)一步整理、編目、上架，建立公司檔案庫。3.歸檔的文件資料應(yīng)一式兩份，一份存入公司檔案庫，一份由行政部門留存?zhèn)溆谩Ｎ?、文件資料的保管（一）檔案庫管理1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案庫的安全和整潔。2.檔案庫應(yīng)實行專人管理，管理人員應(yīng)定期對檔案庫進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的安全。3.檔案庫應(yīng)建立嚴(yán)格的出入庫登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫。（二）電子文件資料保管1.對于電子文件資料，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如硬盤、光盤、磁帶等，并分別存儲在不同的地點。2.電子文件資料的存儲應(yīng)采用加密技術(shù)，確保文件資料的安全。3.定期對電子文件資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子文件資料的可讀性和可用性。（三）文件資料借閱與歸還1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文件資料，應(yīng)填寫《文件資料借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。2.行政部門應(yīng)根據(jù)借閱申請表的內(nèi)容，對借閱的文件資料進(jìn)行登記，并注明借閱期限和歸還日期。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還文件資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、涂改文件資料內(nèi)容。5.借閱人員歸還文件資料時，行政部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)文件資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。六、文件資料的使用與審批（一）文件資料的使用1.公司內(nèi)部人員在工作中需要使用文件資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行借閱和使用。2.文件資料的使用應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度和相關(guān)規(guī)定，不得將文件資料泄露給無關(guān)人員。3.對于涉及公司機(jī)密的文件資料，應(yīng)嚴(yán)格控制使用范圍和使用權(quán)限，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自對外提供或公開。（二）文件資料的審批1.對于需要以公司名義發(fā)布的文件資料，如公司決議、決定、通知、通報等，應(yīng)按照公司的審批程序進(jìn)行審批。2.審批流程一般包括部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)等環(huán)節(jié)。3.文件資料經(jīng)審批后，應(yīng)按照規(guī)定的格式和渠道進(jìn)行發(fā)布。七、文件資料的保密與銷毀（一）文件資料的保密1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對涉及公司機(jī)密的文件資料進(jìn)行保密。2.對于機(jī)密文件資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，確保文件資料的安全。3.在文件資料的傳遞、使用過程中，應(yīng)注意保密，不得在公共場所談?wù)摍C(jī)密文件資料的內(nèi)容。（二）文件資料的銷毀1.對于已失去保存價值的文件資料，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀文件資料前，應(yīng)填寫《文件資料銷毀申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報行政部門審核。3.行政部門審核通過后，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的銷毀工作，并做好銷毀記錄。4.文件資料的銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件資料的內(nèi)容無法恢復(fù)。八、文件資料的信息化管理（一）建立文件資料管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立文件資料管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件資料的電子化管理。2.文件資料管理系統(tǒng)應(yīng)具備文件資料的上傳、下載、查詢、借閱、審批等功能，提高文件資料的管理效率。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料管理系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運行。（二）電子文件資料的分類與編號1.電子文件資料應(yīng)按照與紙質(zhì)文件資料相同的分類方法進(jìn)行分類，并建立相應(yīng)的編號規(guī)則。2.電子文件資料的編號應(yīng)與紙質(zhì)文件資料的編號一致，便于查詢和管理。（三）電子文件資料的存儲與備份1.電子文件資料應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲。2.定期對電子文件資料進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，并分別存儲在不同的地點。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門應(yīng)定期對各部門文件資料的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保文件資料的管理工作符合本制度的要求。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括文件資料的收集、整理、歸檔、保管、使用、保密等方面。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.將文件資料管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和員工的文件資料管理工作進(jìn)行