安保出入庫(kù)管理制度

安保出入庫(kù)管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司安保出入庫(kù)管理，規(guī)范物資出入庫(kù)流程，確保公司物資安全，保障公司正常運(yùn)營(yíng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及安保物資的出入庫(kù)管理，包括但不限于安保設(shè)備、防護(hù)用品、監(jiān)控器材、門(mén)禁系統(tǒng)等相關(guān)物資。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：所有物資出入庫(kù)必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保出入庫(kù)行為符合公司規(guī)定和實(shí)際需求。2.安全保障原則：在物資出入庫(kù)過(guò)程中，要采取必要的安全措施，防止物資損壞、丟失或被盜。3.賬物相符原則：物資出入庫(kù)記錄要準(zhǔn)確、及時(shí)，確保賬物相符，定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)核對(duì)。二、職責(zé)分工（一）安保部門(mén)1.負(fù)責(zé)安保物資的日常管理，包括物資的驗(yàn)收、保管、發(fā)放等工作。2.建立安保物資臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫(kù)情況、庫(kù)存數(shù)量、存放位置等信息。3.定期對(duì)安保物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬物相符，并及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。4.根據(jù)公司實(shí)際需求，提出安保物資的采購(gòu)計(jì)劃和庫(kù)存補(bǔ)充建議。（二）采購(gòu)部門(mén)1.根據(jù)安保部門(mén)提交的采購(gòu)計(jì)劃，負(fù)責(zé)安保物資的采購(gòu)工作。2.選擇合格的供應(yīng)商，確保采購(gòu)物資的質(zhì)量和供應(yīng)及時(shí)性。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，跟進(jìn)采購(gòu)進(jìn)度，確保物資按時(shí)到貨。（三）使用部門(mén)1.根據(jù)工作需要，提前向安保部門(mén)提交物資領(lǐng)用申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)領(lǐng)用物資的使用和保管，確保物資的合理使用和安全。3.配合安保部門(mén)進(jìn)行物資盤(pán)點(diǎn)工作，及時(shí)反饋物資使用過(guò)程中的問(wèn)題。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)1.負(fù)責(zé)審核安保物資采購(gòu)費(fèi)用的報(bào)銷，確保費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度。2.定期與安保部門(mén)核對(duì)物資賬目，監(jiān)督物資出入庫(kù)管理情況。三、物資采購(gòu)與入庫(kù)（一）采購(gòu)計(jì)劃1.安保部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司安保工作實(shí)際需求、物資庫(kù)存情況以及設(shè)備設(shè)施的更新?lián)Q代計(jì)劃等，定期編制安保物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)安保部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃方可提交給采購(gòu)部門(mén)執(zhí)行。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。對(duì)新供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)需進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)資料的審核。2.建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評(píng)估。對(duì)于評(píng)估不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整或淘汰。（三）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等條款。2.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本提交給安保部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（四）物資驗(yàn)收1.物資到貨前，安保部門(mén)應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括確定驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地等。2.物資到貨時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同要求對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、外觀質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。對(duì)于需要進(jìn)行功能測(cè)試或質(zhì)量檢測(cè)的物資，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行測(cè)試和檢測(cè)。3.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨或補(bǔ)貨等。（五）入庫(kù)手續(xù)1.安保部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)驗(yàn)收合格的送貨單，辦理物資入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)手續(xù)應(yīng)包括填寫(xiě)入庫(kù)單，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫(kù)日期等信息。2.入庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，作為物資保管的依據(jù)；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，作為記賬憑證；一聯(lián)交采購(gòu)部門(mén)，作為采購(gòu)結(jié)算的依據(jù)。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并在物資上標(biāo)明標(biāo)識(shí)牌，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、入庫(kù)日期、存放位置等信息。四、物資保管（一）倉(cāng)庫(kù)管理1.安保部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的安保物資倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。2.倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同類別的物資，如設(shè)備區(qū)、防護(hù)用品區(qū)、監(jiān)控器材區(qū)等。物資應(yīng)按照類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行有序擺放，便于查找和管理。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)配備必要的消防器材、安全防護(hù)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。（二）庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)1.安保部門(mén)應(yīng)定期對(duì)安保物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)前，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)整理好物資賬目，核對(duì)物資數(shù)量和存放位置，確保賬物相符。盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)物資數(shù)量，檢查物資質(zhì)量狀況，如實(shí)記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。3.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明盤(pán)點(diǎn)情況，包括賬實(shí)差異、差異原因分析等。對(duì)于賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施，如調(diào)整賬目、查找丟失或損壞的物資等。（三）庫(kù)存安全1.加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)的安全管理，設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入倉(cāng)庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)妥善保管倉(cāng)庫(kù)鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。2.倉(cāng)庫(kù)內(nèi)嚴(yán)禁煙火，不得存放易燃易爆物品。如因工作需要使用明火，必須辦理動(dòng)火審批手續(xù)，并采取相應(yīng)的防火措施。3.定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括消防器材是否完好有效、安全防護(hù)設(shè)備是否正常運(yùn)行、物資存放是否符合安全要求等。發(fā)現(xiàn)安全隱患應(yīng)及時(shí)整改，確保倉(cāng)庫(kù)安全。五、物資發(fā)放與出庫(kù)（一）領(lǐng)用申請(qǐng)1.使用部門(mén)因工作需要領(lǐng)用安保物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用原因、預(yù)計(jì)歸還日期（如有）等信息。2.物資領(lǐng)用申請(qǐng)表需經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給安保部門(mén)。（二）審批發(fā)放1.安保部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員收到物資領(lǐng)用申請(qǐng)表后，應(yīng)根據(jù)庫(kù)存情況進(jìn)行審核。對(duì)于庫(kù)存充足的物資，應(yīng)及時(shí)辦理發(fā)放手續(xù)；對(duì)于庫(kù)存不足的物資，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行采購(gòu)。2.審核通過(guò)的物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)安保部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，倉(cāng)庫(kù)管理人員方可發(fā)放物資。發(fā)放物資時(shí)，應(yīng)按照申請(qǐng)表上的數(shù)量進(jìn)行發(fā)放，并在物資領(lǐng)用登記表上記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息。3.物資領(lǐng)用登記表應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，作為物資發(fā)放的依據(jù)；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，作為記賬憑證；一聯(lián)交使用部門(mén)，作為領(lǐng)用物資的證明。（三）出庫(kù)手續(xù)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員發(fā)放物資后，應(yīng)及時(shí)辦理出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)手續(xù)應(yīng)包括填寫(xiě)出庫(kù)單，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人、出庫(kù)日期等信息。2.出庫(kù)單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉(cāng)庫(kù)留存，作為物資出庫(kù)的依據(jù)；一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門(mén)，作為記賬憑證；一聯(lián)交使用部門(mén)，作為領(lǐng)用物資的證明。3.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)出庫(kù)單及時(shí)更新物資臺(tái)賬，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。六、特殊情況處理（一）緊急采購(gòu)1.因工作急需，現(xiàn)有庫(kù)存物資無(wú)法滿足需求時(shí)，使用部門(mén)可填寫(xiě)緊急采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明緊急采購(gòu)的原因、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息。2.緊急采購(gòu)申請(qǐng)表需經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人、安保部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)立即啟動(dòng)緊急采購(gòu)程序，確保物資及時(shí)供應(yīng)。（二）物資報(bào)廢1.對(duì)于已損壞、過(guò)期、無(wú)法使用或不再需要的安保物資，使用部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)物資報(bào)廢申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息。2.物資報(bào)廢申請(qǐng)表需經(jīng)使用部門(mén)負(fù)責(zé)人、安保部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的報(bào)廢物資，由安保部門(mén)負(fù)責(zé)組織處理，如變賣、銷毀等。3.物資報(bào)廢處理過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，包括報(bào)廢物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、處理方式、處理時(shí)間、處理人員等信息。處理記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。（三）物資調(diào)撥1.因公司內(nèi)部工作調(diào)整或其他原因，需要將安保物資從一個(gè)部門(mén)調(diào)撥到另一個(gè)部門(mén)時(shí)，調(diào)出部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)物資調(diào)撥申請(qǐng)表，注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、調(diào)撥原因、調(diào)入部門(mén)等信息。2.物資調(diào)撥申請(qǐng)表需經(jīng)調(diào)出部門(mén)負(fù)責(zé)人、調(diào)入部門(mén)負(fù)責(zé)人、安保部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，安保部門(mén)負(fù)責(zé)辦理物資調(diào)撥手續(xù)，包括更新物資臺(tái)賬、調(diào)整物資存放位置等。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)安保物資出入庫(kù)管理情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查物資采購(gòu)、驗(yàn)收、保管、發(fā)放等環(huán)節(jié)是否符合公司制度規(guī)定，賬物是否相符。2.內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)查閱相關(guān)憑證、記錄、報(bào)表等資料，實(shí)地盤(pán)點(diǎn)物資庫(kù)存，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。（二）日常檢查1.安保部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)定期對(duì)安保物資倉(cāng)庫(kù)進(jìn)行日常檢查，檢查內(nèi)容包括倉(cāng)庫(kù)管理情況、物資存放情況、安全防護(hù)措施等。2.日常檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行整改。對(duì)于重大問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。