考評資料安全管理制度

考評資料安全管理制度總則目的為加強公司考評資料的安全管理，確?？荚u資料的真實性、完整性和保密性，維護(hù)公司正常的考評秩序，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及員工考評資料的收集、整理、存儲、使用、傳遞、保管和銷毀等環(huán)節(jié)?；驹瓌t1.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)考評資料的機(jī)密信息，防止資料泄露。2.真實性原則：確保考評資料所反映的內(nèi)容真實、客觀，不得弄虛作假。3.完整性原則：保證考評資料的全面性和系統(tǒng)性，避免資料缺失。4.合法性原則：所有考評資料的管理活動必須符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定?？荚u資料的范圍1.員工績效考評資料：包括績效目標(biāo)設(shè)定、績效評估過程記錄、績效結(jié)果反饋等相關(guān)文件。2.員工能力考評資料：如專業(yè)技能測試成績、培訓(xùn)表現(xiàn)評估、崗位勝任能力評價等。3.員工職業(yè)素養(yǎng)考評資料：涵蓋工作態(tài)度、團(tuán)隊協(xié)作、職業(yè)道德等方面的評價記錄。4.其他與員工考評相關(guān)的資料：如考評申訴記錄、特殊貢獻(xiàn)表彰材料等。考評資料的收集與整理收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)組織本部門員工考評資料的收集工作，確保資料的及時、準(zhǔn)確提交。2.人力資源部門：對各部門提交的考評資料進(jìn)行匯總、審核，并負(fù)責(zé)收集其他相關(guān)部門提供的涉及員工考評的信息。收集要求1.各部門應(yīng)按照公司規(guī)定的考評周期和要求，按時收集員工的考評資料，不得拖延。2.考評資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.對于電子文檔形式的考評資料，應(yīng)確保格式規(guī)范、存儲安全，并注明日期和責(zé)任人。整理規(guī)范1.人力資源部門：對收集到的考評資料進(jìn)行分類整理，按照員工姓名、考評周期、考評類型等建立清晰的索引目錄。2.對每份考評資料進(jìn)行編號，以便于查詢和管理。3.將整理好的考評資料裝訂成冊或存儲在電子文件夾中，確保資料的有序存放?？荚u資料的存儲存儲方式1.紙質(zhì)資料：設(shè)立專門的文件柜，按照類別和編號順序存放，確保易于查找。2.電子資料：存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立加密文件夾，并設(shè)置不同權(quán)限的訪問級別。存儲期限1.員工績效考評資料：一般保存[X]年，以便進(jìn)行績效追溯和分析。2.員工能力考評資料：根據(jù)員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃和崗位需求，保存[X]年至[X]年不等。3.員工職業(yè)素養(yǎng)考評資料：長期保存，作為員工綜合評價的重要依據(jù)。存儲安全1.紙質(zhì)資料存儲區(qū)域：應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，配備防火、防潮、防蟲等設(shè)施，防止資料損壞。2.電子資料存儲設(shè)備：定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。設(shè)置防火墻和殺毒軟件，防止病毒入侵和數(shù)據(jù)泄露。對存儲設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其正常運行。考評資料的使用使用權(quán)限1.人力資源部門：有權(quán)查閱、分析和使用所有員工的考評資料，用于制定人力資源規(guī)劃、薪酬調(diào)整、培訓(xùn)與發(fā)展計劃等。2.各部門負(fù)責(zé)人：在本部門范圍內(nèi)，可查閱和使用本部門員工的考評資料，以便進(jìn)行績效輔導(dǎo)、團(tuán)隊管理和人員調(diào)配。3.員工本人：有權(quán)查閱自己的考評資料，但需提前向人力資源部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點查閱。使用規(guī)范1.使用考評資料時，應(yīng)遵循保密原則，不得向無關(guān)人員透露資料內(nèi)容。2.對于涉及員工個人隱私的考評信息，未經(jīng)員工本人同意，不得擅自公開或傳播。3.利用考評資料進(jìn)行決策時，應(yīng)綜合考慮多方面因素，確保決策的科學(xué)性和公正性?？荚u資料的傳遞內(nèi)部傳遞1.當(dāng)需要在公司內(nèi)部不同部門之間傳遞考評資料時，應(yīng)填寫《考評資料傳遞申請表》，注明傳遞原因、資料內(nèi)容、接收部門和預(yù)計歸還日期等信息。2.經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人和接收部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，由專人負(fù)責(zé)將考評資料傳遞給接收部門。接收部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還資料，并在《考評資料傳遞登記表》上簽字確認(rèn)。外部傳遞1.如因特殊原因需要向公司外部傳遞考評資料，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。2.在傳遞前，應(yīng)對考評資料進(jìn)行加密處理，并與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)?？荚u資料的保管保管責(zé)任1.人力資源部門：負(fù)責(zé)考評資料保管制度的制定和監(jiān)督執(zhí)行，指定專人負(fù)責(zé)考評資料的日常保管工作。2.資料保管人員：應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，確保考評資料的安全存放和妥善保管，不得擅自離崗或委托他人代管。保管措施1.定期對考評資料進(jìn)行清查盤點，核對資料的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。2.對存放考評資料的場所進(jìn)行安全檢查，確保防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施完好有效。3.當(dāng)保管人員發(fā)生變動時，應(yīng)及時辦理交接手續(xù)，填寫《考評資料保管交接清單》，確保資料交接清楚、責(zé)任明確?？荚u資料的銷毀銷毀條件1.考評資料已超過規(guī)定的存儲期限，且無繼續(xù)保存價值。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)合并等原因，相關(guān)考評資料不再需要。3.考評資料存在嚴(yán)重?fù)p壞、丟失或其他無法修復(fù)的情況，經(jīng)確認(rèn)后可進(jìn)行銷毀。銷毀程序1.由資料保管人員提出考評資料銷毀申請，填寫《考評資料銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀資料的名稱、數(shù)量、存儲期限、銷毀原因等信息。2.經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀操作。3.銷毀考評資料時，應(yīng)至少有兩名專人在場監(jiān)督，并在《考評資料銷毀記錄》上簽字確認(rèn)。4.對于電子資料，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進(jìn)行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。對于紙質(zhì)資料，可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀。監(jiān)督與檢查監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立考評資料安全管理監(jiān)督小組，由人力資源部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門相關(guān)人員。2.監(jiān)督小組定期對考評資料的收集、整理、存儲、使用、傳遞、保管和銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。檢查內(nèi)容1.考評資料的收集是否及時、完整，整理是否規(guī)范。2.存儲設(shè)備是否安全，存儲期限是否符合規(guī)定。3.使用權(quán)限是否嚴(yán)格控制，使用過程是否規(guī)范。4.傳遞手續(xù)是否齊全，資料是否按時歸還。5.保管措施是否落實，資料是否妥善保管。6.銷毀程序是否合規(guī)，銷毀記錄是否完整。違規(guī)處理1.對于違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等