社區(qū)合同簽訂管理制度

社區(qū)合同簽訂管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司社區(qū)合同簽訂管理，規(guī)范合同簽訂流程，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與社區(qū)各類合作項(xiàng)目所涉及的合同簽訂管理工作，包括但不限于社區(qū)服務(wù)合作、社區(qū)設(shè)施建設(shè)合作、社區(qū)活動(dòng)承辦等相關(guān)合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同簽訂應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保合同合法有效。2.公平公正原則合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益，避免出現(xiàn)顯失公平的條款。3.風(fēng)險(xiǎn)防控原則充分評(píng)估合同履行過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施進(jìn)行防控，降低公司可能面臨的損失。4.統(tǒng)一管理原則合同簽訂管理工作由公司統(tǒng)一負(fù)責(zé)，明確各部門(mén)職責(zé)，確保合同簽訂流程規(guī)范、有序。二、合同簽訂流程（一）合同立項(xiàng)1.業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)社區(qū)合作項(xiàng)目需求，填寫(xiě)《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明項(xiàng)目背景、合作內(nèi)容、預(yù)計(jì)金額、履行期限等信息。2.《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司合同管理部門(mén)。（二）合同起草1.合同管理部門(mén)根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)提供的立項(xiàng)信息，組織相關(guān)人員起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等核心條款。2.起草合同文本時(shí)，應(yīng)參考公司以往類似合同模板及相關(guān)法律法規(guī)要求，確保合同條款完整、準(zhǔn)確、清晰。3.對(duì)于涉及重大利益或復(fù)雜法律關(guān)系的合同，可聘請(qǐng)公司法律顧問(wèn)或外部律師進(jìn)行審核把關(guān)，確保合同的合法性和嚴(yán)謹(jǐn)性。（三）合同審核1.合同起草完成后，先由業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行內(nèi)部審核。業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)重點(diǎn)審核合同條款是否符合項(xiàng)目實(shí)際需求，自身權(quán)利義務(wù)是否明確合理，付款方式及期限是否有利于公司等。2.業(yè)務(wù)部門(mén)審核通過(guò)后，將合同文本提交至合同管理部門(mén)。合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同的格式、內(nèi)容完整性、法律合規(guī)性等進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括：合同格式是否符合公司規(guī)定；合同條款是否與立項(xiàng)申請(qǐng)一致；合同中涉及的法律風(fēng)險(xiǎn)是否已充分評(píng)估并采取防范措施；合同中各項(xiàng)權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等，違約責(zé)任是否明確等。3.合同管理部門(mén)審核通過(guò)后，將合同文本提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核。財(cái)務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同付款方式、付款期限、資金預(yù)算等財(cái)務(wù)條款，確保合同付款安排符合公司財(cái)務(wù)政策和資金狀況。4.各部門(mén)審核過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與業(yè)務(wù)部門(mén)溝通，要求其對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本需重新按照審核流程進(jìn)行審核。（四）合同審批1.經(jīng)各部門(mén)審核通過(guò)的合同文本，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同內(nèi)容及公司整體戰(zhàn)略規(guī)劃，對(duì)合同的必要性、可行性、風(fēng)險(xiǎn)等進(jìn)行全面評(píng)估，并簽署審批意見(jiàn)。2.對(duì)于重大合同或涉及金額較大的合同，需提交至公司總經(jīng)理辦公會(huì)審議決定?？偨?jīng)理辦公會(huì)成員根據(jù)各自職責(zé)對(duì)合同進(jìn)行討論和決策，形成最終審批意見(jiàn)。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過(guò)后，由業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與合作方簽訂合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同文本與審批通過(guò)的版本一致，不得擅自變更合同條款。2.合同簽訂過(guò)程中，雙方應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同條款，確保雙方簽字蓋章齊全、清晰。合同一式多份，分別由公司業(yè)務(wù)部門(mén)、合同管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等留存歸檔。3.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至合同管理部門(mén)進(jìn)行編號(hào)登記，并錄入公司合同管理系統(tǒng)，以便對(duì)合同進(jìn)行跟蹤管理。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.業(yè)務(wù)部門(mén)作為合同履行的主要責(zé)任部門(mén)，應(yīng)建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)掌握合同執(zhí)行進(jìn)度。2.合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期收集業(yè)務(wù)部門(mén)提交的合同履行報(bào)告，對(duì)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)解決。3.財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定的付款方式和期限，及時(shí)辦理款項(xiàng)收付手續(xù)，并對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程中的財(cái)務(wù)情況進(jìn)行監(jiān)控。（二）合同變更管理1.在合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更原因、變更內(nèi)容等信息。2.《合同變更申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，按照合同審核、審批流程進(jìn)行辦理。合同變更未經(jīng)審核批準(zhǔn)的，不得擅自變更。3.合同變更經(jīng)批準(zhǔn)后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與合作方簽訂補(bǔ)充協(xié)議或變更合同文本，并按照合同簽訂流程進(jìn)行備案。（三）合同糾紛處理1.如在合同履行過(guò)程中發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出解決方案，并向合同管理部門(mén)報(bào)告。2.合同管理部門(mén)會(huì)同公司法律顧問(wèn)對(duì)糾紛情況進(jìn)行評(píng)估，制定糾紛處理策略。對(duì)于涉及金額較小、爭(zhēng)議不大的糾紛，可通過(guò)協(xié)商、調(diào)解等方式解決；對(duì)于涉及金額較大、爭(zhēng)議復(fù)雜的糾紛，應(yīng)及時(shí)啟動(dòng)法律程序，維護(hù)公司合法權(quán)益。3.在糾紛處理過(guò)程中，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)積極配合，提供必要的支持和協(xié)助，確保糾紛得到妥善解決。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同管理工作，避免類似糾紛再次發(fā)生。四、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同正本及相關(guān)附件、審批文件、履行過(guò)程中的往來(lái)函件、變更協(xié)議、糾紛處理記錄等資料整理齊全，移交至合同管理部門(mén)。2.合同管理部門(mén)對(duì)接收的合同檔案進(jìn)行核對(duì)、清點(diǎn)，確保檔案資料完整、準(zhǔn)確。（二）檔案整理與歸檔1.合同管理部門(mén)按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類整理，編制合同檔案目錄，便于查詢和管理。2.將整理好的合同檔案進(jìn)行裝訂成冊(cè)，并按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔存放。合同檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞或泄露。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到合同管理部門(mén)查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在合同管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)印、拍照。如需復(fù)印合同檔案資料，應(yīng)經(jīng)合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.因工作需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及合同管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管合同檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還合同檔案，合同管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。五、合同監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.合同管理部門(mén)定期對(duì)公司合同簽訂、履行、檔案管理等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保合同管理制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂流程的合規(guī)性、合同條款的執(zhí)行情況、合同檔案的完整性等。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立合同管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)各業(yè)務(wù)部門(mén)及相關(guān)責(zé)任人在合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂及時(shí)率、合同履行準(zhǔn)確率、合同糾紛發(fā)生率、合同檔案管理規(guī)范程度等。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果與部門(mén)及個(gè)人績(jī)效掛鉤，對(duì)于合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)