為規(guī)范印章管理制度

為規(guī)范印章管理制度總則1.目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用流程，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的各類印章，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章、部門章等。3.基本原則印章管理遵循“嚴(yán)格審批、規(guī)范使用、安全保管、責(zé)任追究”的原則。印章的刻制與啟用1.印章刻制公司印章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)工作需要填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)等信息，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人批準(zhǔn)后，交由指定的印章刻制單位刻制。印章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收，檢查印章的規(guī)格、材質(zhì)、文字等是否符合要求。驗(yàn)收合格后，填寫《印章驗(yàn)收單》，并將印章移交至印章保管部門。2.印章啟用新印章啟用前，應(yīng)在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期不少于[X]個(gè)工作日。公示內(nèi)容包括印章名稱、啟用日期、使用范圍等。公示無異議后，由行政部門填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人批準(zhǔn)后，正式啟用。啟用時(shí)，應(yīng)在印章使用登記簿上進(jìn)行登記，并注明啟用日期、保管人等信息。印章的保管1.保管原則公司印章應(yīng)實(shí)行專人保管制度，確保印章安全。印章保管人應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理制度。2.保管職責(zé)負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜用、丟失或損壞。按照規(guī)定的使用范圍和審批程序，正確使用印章，對(duì)印章使用情況進(jìn)行登記。定期檢查印章的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施。3.保管方式公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等重要印章應(yīng)存放于保險(xiǎn)柜中，并配備密碼鎖或鑰匙鎖。印章保管人應(yīng)妥善保管保險(xiǎn)柜鑰匙或密碼，不得隨意透露給他人。部門章等一般印章可根據(jù)實(shí)際情況，采取適當(dāng)?shù)谋９芊绞?，但?yīng)確保安全。印章的使用1.使用范圍公章：用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署。合同專用章：用于公司簽訂各類合同、協(xié)議等法律文件。財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)收支、銀行結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的特定業(yè)務(wù)。部門章：用于部門內(nèi)部的文件、通知、報(bào)表等的蓋章。2.使用流程申請(qǐng)：使用印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人簽字批準(zhǔn)。審核：印章保管人應(yīng)對(duì)《印章使用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，檢查申請(qǐng)事項(xiàng)是否符合規(guī)定，審批手續(xù)是否齊全。審核無誤后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。用印：印章保管人按照審核通過的《印章使用申請(qǐng)表》，在規(guī)定的位置加蓋印章，并確保印章清晰、端正。登記：用印完成后，印章保管人應(yīng)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行登記，記錄用印日期、用印文件名稱、用印人、批準(zhǔn)人等信息。3.特殊情況處理如遇緊急情況，無法提前填寫《印章使用申請(qǐng)表》，需先使用印章的，使用人應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等文件，需使用印章的，應(yīng)經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人親自審批。印章的停用與銷毀1.停用因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章的，由行政部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人批準(zhǔn)后，辦理停用手續(xù)。印章停用后，應(yīng)及時(shí)收回，并在《印章使用登記簿》上注明停用日期。2.銷毀對(duì)于已停用的印章，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理，并填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、停用原因、銷毀方式等信息，經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)人批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。印章銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保印章無法恢復(fù)使用。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)督，并在《印章銷毀記錄單》上簽字確認(rèn)。印章管理的監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督部門公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)印章管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)印章的保管、使用等情況進(jìn)行抽查。2.檢查內(nèi)容印章保管是否安全，是否存在被盜用、丟失或損壞的情況。印章使用是否符合規(guī)定的使用范圍和審批程序，是否存在違規(guī)用印的情況?！队≌率褂玫怯洸尽返认嚓P(guān)記錄是否完整、準(zhǔn)確。3.問題處理對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)責(zé)任人限期整改。對(duì)于違規(guī)用印等嚴(yán)重問題，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。附則1.本制度自發(fā)布