財務票據(jù)存檔保管規(guī)定?

財務票據(jù)存檔保管規(guī)定?

財務票據(jù)存檔保管規(guī)定一、總則1.目的：為加強本高端幼兒園財務票據(jù)的存檔保管工作，確保財務票據(jù)的安全、完整、有效，保證財務資料的真實性、準確性和完整性，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及財務管理制度，結合本園實際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍：本規(guī)定適用于本幼兒園所有涉及財務收支活動所產(chǎn)生的各類票據(jù)的存檔保管工作，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、支票存根、各類報銷憑證等。3.職責分工-財務部門負責財務票據(jù)的統(tǒng)一管理，包括票據(jù)的領取、使用、歸檔、保管和銷毀等工作，并指定專人負責票據(jù)存檔保管具體事宜，確保票據(jù)管理工作的規(guī)范與有序。-各部門應積極配合財務部門的工作，確保本部門所涉及財務票據(jù)及時、準確地移交至財務部門進行存檔保管。各部門負責人對本部門財務票據(jù)的真實性、完整性負責。二、財務票據(jù)的種類及定義1.發(fā)票：指在購銷商品、提供或者接受服務以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證，是財務收支的法定憑證，也是會計核算的原始依據(jù)。包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票等各類稅務機關監(jiān)制的發(fā)票。2.收據(jù)：是本園在非經(jīng)營性活動中向付款方開具的收款憑證，用于證明收到款項的事實。主要包括財政部門監(jiān)制的行政事業(yè)性收費收據(jù)、內(nèi)部往來收據(jù)等。3.支票存根：是本園簽發(fā)支票后留存的部分，記錄了支票的號碼、出票日期、收款單位、金額等重要信息，是支票支付業(yè)務的重要原始憑證。4.報銷憑證：包括但不限于差旅費報銷單、費用報銷單等，是本園員工因公務活動發(fā)生費用后，用于向財務部門申請報銷的憑證，通常附有發(fā)票、收據(jù)等相關原始票據(jù)。三、財務票據(jù)的存檔流程1.票據(jù)收集-各部門在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后，應及時取得合法有效的財務票據(jù)，并確保票據(jù)的內(nèi)容完整、準確、清晰。對于不符合規(guī)定的票據(jù)，應及時要求對方更換或補充相關手續(xù)。-員工個人取得的與公務活動相關的財務票據(jù)，應在規(guī)定時間內(nèi)（一般為業(yè)務發(fā)生后的[X]個工作日內(nèi)）整理粘貼，并填寫相應的報銷憑證，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。-財務部門在日常工作中取得的各類票據(jù)，如銀行回單、稅務完稅憑證等，應及時進行分類整理，確保票據(jù)的完整性。2.票據(jù)審核-財務部門收到各部門提交的財務票據(jù)后，應由專人進行嚴格審核。審核內(nèi)容包括票據(jù)的真實性、合法性、有效性、完整性以及與經(jīng)濟業(yè)務的相關性等方面。-對于發(fā)票，重點審核發(fā)票的真?zhèn)?、發(fā)票內(nèi)容是否與實際業(yè)務相符、發(fā)票是否加蓋發(fā)票專用章等；對于收據(jù)，審核其是否為正規(guī)監(jiān)制收據(jù)、收款內(nèi)容是否合規(guī)等；對于報銷憑證，審核報銷項目是否符合規(guī)定、報銷金額計算是否準確、審批手續(xù)是否齊全等。-經(jīng)審核不符合要求的財務票據(jù)，財務部門應及時通知相關部門或人員進行更正、補充或更換。對于無法更正或不符合規(guī)定的票據(jù)，財務部門有權拒絕接收，并按照相關規(guī)定進行處理。3.票據(jù)整理-審核通過的財務票據(jù)，財務部門應按照一定的分類標準進行整理。一般按照票據(jù)的種類、業(yè)務性質(zhì)、時間順序等進行分類。例如，將發(fā)票按照業(yè)務類型分為辦公用品發(fā)票、餐飲發(fā)票、設備采購發(fā)票等；將收據(jù)按照收款項目進行分類；將報銷憑證按照報銷人或部門進行歸類。-整理過程中，應確保票據(jù)的順序整齊，粘貼牢固。對于紙張大小不一致的票據(jù)，應進行適當?shù)恼郫B或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于后續(xù)的裝訂和查閱。同時，在每張票據(jù)上或粘貼單上注明票據(jù)的日期、金額、業(yè)務內(nèi)容等關鍵信息。4.票據(jù)裝訂-定期（一般為每月或每季度）對整理好的財務票據(jù)進行裝訂。裝訂應使用專業(yè)的裝訂設備和材料，確保裝訂牢固、整齊、美觀。-在裝訂前，應編制票據(jù)裝訂清單，詳細記錄每冊票據(jù)所包含的票據(jù)種類、數(shù)量、起止號碼、所屬期間等信息。裝訂清單應作為票據(jù)檔案的一部分進行保存。-裝訂后的票據(jù)應在封面上注明幼兒園名稱、票據(jù)所屬期間、票據(jù)類別、裝訂日期、裝訂人等信息，并加蓋財務專用章或相關責任人的印章，以明確責任。5.票據(jù)歸檔-裝訂成冊的財務票據(jù)應及時歸檔存放。財務部門應設立專門的票據(jù)檔案室或檔案柜，對財務票據(jù)進行集中管理。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保票據(jù)檔案的安全。-建立財務票據(jù)檔案索引目錄，按照歸檔順序?qū)γ績云睋?jù)進行編號，并詳細記錄票據(jù)的基本信息、存放位置等。索引目錄應便于查詢和檢索，提高檔案利用效率。四、財務票據(jù)的保管要求1.保管期限-各類財務票據(jù)的保管期限應按照國家法律法規(guī)及相關財務制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票、收據(jù)等原始票據(jù)的保管期限為[X]年，重要的財務票據(jù)和涉及重大經(jīng)濟事項的票據(jù)應長期保存。-保管期限自票據(jù)所屬會計年度終了后的第一天起計算。在保管期限屆滿前，不得擅自銷毀財務票據(jù)。2.保管環(huán)境-票據(jù)檔案室應保持整潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜范圍內(nèi)。避免票據(jù)因受潮、發(fā)霉、蟲蛀等原因損壞。-檔案室應配備必要的消防器材和安全設施，防止火災、盜竊等安全事故的發(fā)生。同時，要定期對檔案室進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。3.保管人員職責-負責票據(jù)存檔保管的人員應具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴格遵守財務管理制度和檔案管理規(guī)定。-保管人員應按照規(guī)定的程序和要求對財務票據(jù)進行整理、裝訂、歸檔和保管，確保票據(jù)檔案的完整性和準確性。-定期對票據(jù)檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、編號等信息，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。如遇檔案損壞、丟失等情況，應查明原因，追究相關人員責任。-嚴格遵守保密制度，不得擅自將財務票據(jù)檔案信息泄露給無關人員。對于因工作需要查閱票據(jù)檔案的人員，應按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并進行登記。五、財務票據(jù)的查閱與借閱1.查閱規(guī)定-本園內(nèi)部人員因工作需要查閱財務票據(jù)檔案的，應填寫《財務票據(jù)查閱申請表》，注明查閱目的、查閱票據(jù)的范圍、所屬期間等信息，經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，報財務部門負責人審批。-審批通過后，查閱人員應在財務部門指定的地點查閱票據(jù)檔案，不得將票據(jù)檔案帶出檔案室。查閱過程中，應保持票據(jù)的整潔和完整，不得在票據(jù)上進行涂改、標記、損壞等行為。-查閱結束后，查閱人員應在《財務票據(jù)查閱登記表》上簽字確認，注明查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱規(guī)定-因特殊情況需要借閱財務票據(jù)檔案的，借閱人應填寫《財務票據(jù)借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限、歸還日期等內(nèi)容，并經(jīng)所在部門負責人、財務部門負責人和園長審批同意。-借閱人應按照規(guī)定的借閱期限歸還票據(jù)檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人應對票據(jù)檔案的安全和完整負責，不得擅自轉借、復制、泄露檔案信息。-票據(jù)檔案歸還時，保管人員應認真核對票據(jù)的數(shù)量、編號等信息，確認無誤后在《財務票據(jù)借閱登記表》上登記歸還日期，并由借閱人簽字確認。如發(fā)現(xiàn)票據(jù)有損壞、丟失等情況，應按照相關規(guī)定追究借閱人的責任。六、財務票據(jù)的銷毀1.銷毀申請-對于保管期限已滿且無保存價值的財務票據(jù)，財務部門應提出銷毀申請。銷毀申請應詳細列出擬銷毀票據(jù)的種類、數(shù)量、所屬期間、保管期限等信息，并編制《財務票據(jù)銷毀清單》。-《財務票據(jù)銷毀清單》應經(jīng)財務部門負責人審核簽字后，報園長審批。同時，應將銷毀申請和清單報上級主管部門或相關監(jiān)管機構備案（如有要求）。2.銷毀程序-經(jīng)審批同意后，財務部門應組織實施財務票據(jù)的銷毀工作。銷毀工作應在指定的地點進行，可采用粉碎、焚燒等方式確保票據(jù)徹底銷毀。-銷毀過程應有專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的順利進行。監(jiān)督人員應在銷毀現(xiàn)場對銷毀情況進行記錄，并在《財務票據(jù)銷毀清單》上簽字確認。-銷毀完成后，財務部門應將《財務票據(jù)銷毀清單》作為檔案資料保存，以備日后查閱。七、監(jiān)督與檢查1.本園內(nèi)部審計部門應定期對財務票據(jù)的存檔保管工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括票據(jù)管理制度的執(zhí)行情況、票據(jù)的收集、審核、整理、裝訂、歸檔、保管、查閱、借閱和銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定要求。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改