調(diào)轉(zhuǎn)人事檔案管理辦法

調(diào)轉(zhuǎn)人事檔案管理辦法一、前言在公司的長遠發(fā)展進程中，人事檔案管理始終占據(jù)著舉足輕重的位置。人事檔案不僅全面記錄了員工個人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、獎懲情況等關(guān)鍵信息，更是公司進行人才選拔、任用、培養(yǎng)的重要依據(jù)。隨著公司業(yè)務(wù)不斷拓展，人員流動日益頻繁，人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)需求也相應(yīng)增多。為確保人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)工作的規(guī)范、有序進行，切實維護檔案的真實性、完整性和安全性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)通行標準，結(jié)合公司實際運營狀況，精心制定本管理辦法。希望大家認真學(xué)習并嚴格遵守，共同推動公司人事檔案管理工作朝著更加科學(xué)、高效的方向邁進，為公司穩(wěn)定發(fā)展提供有力的人才保障。二、適用范圍本辦法適用于公司全體正式員工、試用期員工檔案調(diào)轉(zhuǎn)相關(guān)事宜。無論是因員工內(nèi)部晉升、崗位調(diào)動、離職，還是外部人才引進等原因引發(fā)的人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)，均需遵循本辦法執(zhí)行。三、管理職責1.人力資源部門作為人事檔案調(diào)轉(zhuǎn)管理的核心部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案調(diào)轉(zhuǎn)的整體工作，制定并優(yōu)化調(diào)轉(zhuǎn)流程及相關(guān)標準，確保流程的科學(xué)性與合理性。審核檔案調(diào)轉(zhuǎn)的申請材料，對符合規(guī)定的申請予以受理，并負責與原單位或新接收單位進行溝通協(xié)調(diào)，跟進檔案調(diào)轉(zhuǎn)進度，及時解決過程中出現(xiàn)的各種問題。對調(diào)入的人事檔案進行仔細的核查與整理，確保檔案內(nèi)容完整、準確，符合公司存檔要求。同時，負責將檔案妥善存入公司指定的檔案管理庫，并做好電子檔案信息的更新工作，以便于檔案的查詢與使用。對于調(diào)出的檔案，嚴格按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，確保檔案交接的準確性與安全性，防止檔案丟失或損壞。2.各部門協(xié)助人力資源部門做好本部門員工檔案調(diào)轉(zhuǎn)工作，及時通知員工按照要求準備相關(guān)申請材料，并對材料的真實性進行初步審核。在員工檔案調(diào)轉(zhuǎn)過程中，配合人力資源部門提供必要的信息與支持，如工作表現(xiàn)證明、崗位變動說明等，確保檔案調(diào)轉(zhuǎn)工作的順利進行。關(guān)注本部門員工檔案調(diào)轉(zhuǎn)情況，及時反饋員工在檔案調(diào)轉(zhuǎn)過程中遇到的困難與問題，共同商討解決方案。3.檔案管理人員具體負責檔案調(diào)轉(zhuǎn)的實際操作工作，包括檔案的接收、整理、登記、轉(zhuǎn)出等環(huán)節(jié)，嚴格按照檔案管理規(guī)范和調(diào)轉(zhuǎn)流程進行操作。對檔案調(diào)轉(zhuǎn)過程中的各類文件和記錄進行妥善保管，建立完整的檔案調(diào)轉(zhuǎn)臺賬，詳細記錄檔案調(diào)轉(zhuǎn)的日期、申請人、申請原因、檔案去向等重要信息，以備查閱。定期對檔案調(diào)轉(zhuǎn)工作進行總結(jié)與分析，發(fā)現(xiàn)問題及時向人力資源部門負責人匯報，并提出改進建議，不斷提高檔案調(diào)轉(zhuǎn)工作質(zhì)量。四、檔案調(diào)入管理（一）新員工入職檔案調(diào)入1.入職前準備階段人力資源部門在新員工入職前，應(yīng)向其明確檔案調(diào)入的要求和流程，并提供《人事檔案調(diào)入申請表》以及所需材料清單。我們鼓勵新員工在收到通知后，盡快與原檔案保管單位取得聯(lián)系，了解檔案調(diào)出的相關(guān)規(guī)定和手續(xù)，提前做好準備工作。對于檔案由原單位或人才市場保管的新員工，需填寫《人事檔案調(diào)入申請表》，詳細注明個人基本信息、原檔案保管單位名稱、聯(lián)系方式等內(nèi)容，并提交身份證復(fù)印件、畢業(yè)證學(xué)位證復(fù)印件等相關(guān)證明材料。希望大家認真填寫申請表，確保信息準確無誤，以便順利辦理檔案調(diào)入手續(xù)。2.檔案接收與審核階段人力資源部門收到新員工提交的檔案調(diào)入申請及相關(guān)材料后，應(yīng)及時與原檔案保管單位取得聯(lián)系，溝通檔案轉(zhuǎn)出事宜。原單位同意轉(zhuǎn)出后，按照規(guī)定通過機要通信、專人送取或郵政特快專遞（EMS）等方式將檔案轉(zhuǎn)遞至公司指定地址。嚴禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞，以確保檔案的安全性與嚴肅性。檔案管理人員在收到檔案后，需對檔案進行嚴格的審核。審核內(nèi)容包括檔案的完整性，檢查檔案材料是否齊全，是否有缺失關(guān)鍵材料的情況；檔案的真實性，核實各項記錄是否與員工提供的信息一致，有無涂改、偽造等現(xiàn)象；檔案的規(guī)范性，查看檔案材料的整理裝訂是否符合檔案管理標準。若發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應(yīng)及時與原檔案保管單位或新員工溝通，要求補充或更正相關(guān)材料。3.檔案入庫階段經(jīng)審核無誤的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時將其存入公司檔案管理庫，并在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的基本信息，更新員工檔案狀態(tài)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案信息一致，方便后續(xù)的查詢與管理。我們希望檔案管理人員認真細致做好檔案入庫工作，為公司人才資源管理提供詳實準確的檔案支持。（二）內(nèi)部員工檔案調(diào)入1.崗位變動申請階段當公司內(nèi)部員工因崗位晉升、調(diào)動等原因需調(diào)入檔案時，由所在部門填寫《內(nèi)部員工檔案調(diào)轉(zhuǎn)申請表》，注明調(diào)動原因、新崗位信息等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交至人力資源部門。希望各部門能及時準確提交申請，以便人力資源部門合理安排檔案調(diào)轉(zhuǎn)工作。人力資源部門審核通過后，向員工原檔案保管部門發(fā)出檔案調(diào)入通知。原檔案保管部門接到通知后，按照規(guī)定流程將員工檔案轉(zhuǎn)遞至公司人力資源部門。2.檔案審核與整合階段檔案調(diào)入后，人力資源部門檔案管理人員對檔案進行審核，重點審查檔案中與崗位變動相關(guān)的材料是否齊全，如崗位變動審批表、考核評價材料等。同時，將新調(diào)入的檔案與員工在公司已有的檔案進行整合，確保檔案內(nèi)容的連貫性與完整性。對于審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時與原檔案保管部門及員工所在部門溝通解決，確保檔案能夠準確反映員工在公司的工作經(jīng)歷和發(fā)展情況。3.檔案歸庫階段完成檔案審核與整合后，將檔案存入公司檔案管理庫相應(yīng)位置，并在檔案管理系統(tǒng)中更新員工檔案信息，確保檔案信息的及時性與準確性。五、檔案調(diào)出管理（一）員工離職檔案調(diào)出1.離職申請階段員工提出離職申請并獲批后，需填寫《人事檔案調(diào)出申請表》，注明離職原因、檔案接收單位名稱、地址、聯(lián)系方式等信息，并提交離職證明復(fù)印件等相關(guān)材料。我們希望離職員工認真填寫申請表，確保檔案能夠順利轉(zhuǎn)遞至正確的接收單位。員工所在部門對申請表及相關(guān)材料進行審核，確認無誤后簽字蓋章，提交至人力資源部門。2.檔案審核與整理階段人力資源部門收到《人事檔案調(diào)出申請表》后，對員工檔案進行全面審核，重點檢查檔案材料是否完整，有無未歸檔的重要文件。同時，整理檔案材料，確保檔案裝訂規(guī)范、整潔。對于存在問題的檔案，及時與員工溝通，要求其補充或更正相關(guān)材料。若員工無法按時提供或解決問題，檔案管理人員應(yīng)記錄在案，并在檔案轉(zhuǎn)遞時向接收單位說明情況。3.檔案轉(zhuǎn)出階段審核通過的檔案，按照員工提供的接收單位信息，通過機要通信、專人送取或郵政特快專遞（EMS）等方式轉(zhuǎn)遞檔案。檔案轉(zhuǎn)出后，檔案管理人員應(yīng)及時將轉(zhuǎn)遞憑證留存歸檔，并在檔案管理系統(tǒng)中更新檔案狀態(tài)為“已轉(zhuǎn)出”。同時，告知員工檔案轉(zhuǎn)出情況及查詢方式，方便員工跟蹤檔案進度。（二）員工因外部借調(diào)、升學(xué)等原因檔案調(diào)出1.申請與審批階段員工因外部借調(diào)、升學(xué)等原因需調(diào)出檔案時，需向公司提交《人事檔案調(diào)出申請表》，詳細說明借調(diào)或升學(xué)的單位名稱、期限等情況，并附上相關(guān)證明材料，如借調(diào)函、錄取通知書等。所在部門對申請進行審核，確認情況屬實后簽署意見，提交人力資源部門。人力資源部門根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定進行審批，若同意調(diào)出，通知員工辦理檔案調(diào)出手續(xù)。2.檔案處理階段與離職檔案調(diào)出類似，檔案管理人員對檔案進行審核、整理后，按照規(guī)定方式將檔案轉(zhuǎn)遞至相應(yīng)單位。在檔案轉(zhuǎn)出前，可應(yīng)員工要求，為其提供檔案材料的復(fù)印、密封等服務(wù)，以滿足其借調(diào)或升學(xué)的相關(guān)要求。檔案轉(zhuǎn)出后，做好檔案轉(zhuǎn)出記錄及信息更新工作，同時告知員工檔案轉(zhuǎn)遞情況，以便其及時與接收單位對接。六、檔案調(diào)轉(zhuǎn)中的特殊情況處理1.檔案材料缺失在檔案調(diào)入或調(diào)出審核過程中，若發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失，檔案管理人員應(yīng)及時與原檔案保管單位或員工本人溝通，了解缺失原因，并要求補充相關(guān)材料。對于無法補充的重要材料，應(yīng)要求原單位或相關(guān)部門出具情況說明，并加蓋公章，隨檔案一并轉(zhuǎn)遞。希望大家理解檔案完整性的重要性，積極配合解決檔案材料缺失問題。2.檔案信息不一致當發(fā)現(xiàn)檔案中部分信息與員工提供的信息或公司記錄不一致時，需進一步核實。如涉及學(xué)歷、工作經(jīng)歷等關(guān)鍵信息，應(yīng)要求員工提供相關(guān)證明材料，或與原單位核實情況。經(jīng)核實后，根據(jù)實際情況對檔案信息進行更正或備注說明，確保檔案信息的真實性與準確性。3.原單位拒絕轉(zhuǎn)出檔案若遇到原單位拒絕轉(zhuǎn)出檔案的情況，人力資源部門應(yīng)積極與原單位溝通，了解拒絕原因。如原單位因員工存在未結(jié)清款項、未完成工作交接等問題拒絕轉(zhuǎn)出檔案，公司應(yīng)協(xié)助員工盡快解決相關(guān)問題。若原單位無正當理由拒絕轉(zhuǎn)出檔案，可尋求法律途徑解決，維護員工合法權(quán)益及公司檔案管理工作的正常進行。4.接收單位無法接收檔案若出現(xiàn)接收單位因政策調(diào)整、檔案管理規(guī)定變化等原因無法接收檔案的情況，檔案管理人員應(yīng)及時與接收單位溝通，了解具體原因及解決方案。同時，與員工協(xié)商，確定檔案的臨時保管方式或等待接收單位具備接收條件后再進行轉(zhuǎn)遞。在此期間，妥善保管好員工檔案，確保檔案安全。七、檔案調(diào)轉(zhuǎn)的監(jiān)督與檢查1.定期自查人力資源部門應(yīng)定期對檔案調(diào)轉(zhuǎn)工作進行自查，每月至少進行一次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案調(diào)轉(zhuǎn)流程的執(zhí)行情況、申請材料的完整性、檔案審核的準確性、檔案轉(zhuǎn)遞的及時性與安全性等方面。通過自查，及時發(fā)現(xiàn)檔案調(diào)轉(zhuǎn)工作中存在的問題，并采取有效措施加以整改。自查結(jié)果形成書面報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。2.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門每年應(yīng)對檔案調(diào)轉(zhuǎn)工作進行專項審計。審計范圍涵蓋檔案調(diào)轉(zhuǎn)管理制度的健全性、執(zhí)行的有效性、檔案管理的合規(guī)性等方面。通過內(nèi)部審計，對檔案調(diào)轉(zhuǎn)工作進行全面評估，發(fā)現(xiàn)潛在風險和漏洞，提出改進建議和意見。人力資源部門應(yīng)積極配合內(nèi)部審計工作，提供相關(guān)資料和數(shù)據(jù)。3.責任追究對于在檔案調(diào)轉(zhuǎn)過程中違反本管理辦法，如故意拖延檔案調(diào)轉(zhuǎn)時間、篡改檔案信息、