外企國際采購管理辦法

外企國際采購管理辦法總則目的為規(guī)范本外企國際采購行為，加強(qiáng)采購管理，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，提高采購效率，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于本外企在國際市場進(jìn)行的各類物資、設(shè)備、服務(wù)等采購活動?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守中國及采購目標(biāo)國家或地區(qū)的法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和方式，降低采購成本，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭，保證采購結(jié)果公正合理。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：采購的物資、設(shè)備和服務(wù)應(yīng)符合企業(yè)的質(zhì)量要求和生產(chǎn)經(jīng)營需要，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。5.風(fēng)險防范原則：對國際采購過程中的各類風(fēng)險進(jìn)行識別、評估和控制，采取有效的防范措施，降低采購風(fēng)險。采購組織與職責(zé)采購決策機(jī)構(gòu)本企業(yè)設(shè)立采購決策委員會，由企業(yè)高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。采購決策委員會的主要職責(zé)包括：1.審議和批準(zhǔn)企業(yè)國際采購戰(zhàn)略和年度采購計劃。2.審定重大采購項目的采購方案和供應(yīng)商選擇。3.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題和爭議。采購部門采購部門是企業(yè)國際采購的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行企業(yè)國際采購計劃。2.尋找、評估和選擇供應(yīng)商，建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案。3.組織采購招標(biāo)、談判等活動，簽訂采購合同。4.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.負(fù)責(zé)采購物資、設(shè)備的驗收和付款申請。其他相關(guān)部門1.需求部門：提出采購需求，明確采購物資、設(shè)備或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并參與供應(yīng)商選擇和采購驗收。2.質(zhì)量控制部門：負(fù)責(zé)對采購物資、設(shè)備的質(zhì)量進(jìn)行檢驗和監(jiān)督，確保符合企業(yè)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算、核算和支付，對采購成本進(jìn)行控制和分析。4.法務(wù)部門：為采購合同的簽訂和執(zhí)行提供法律咨詢和支持，防范法律風(fēng)險。采購計劃管理采購計劃的編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，提前提出采購需求，并填寫《采購申請表》。2.采購部門匯總各需求部門的采購需求，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)狀況，編制年度采購計劃和月度采購計劃。3.采購計劃應(yīng)包括采購物資、設(shè)備或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、采購時間等內(nèi)容。采購計劃的審批1.年度采購計劃需經(jīng)采購決策委員會審議批準(zhǔn)，月度采購計劃需經(jīng)企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.采購計劃一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。如因特殊情況需要調(diào)整采購計劃，需按原審批程序進(jìn)行審批。供應(yīng)商管理供應(yīng)商的尋找與開發(fā)1.采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、供應(yīng)商推薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、信譽(yù)等方面的信息。3.邀請符合初步要求的供應(yīng)商提供樣品或進(jìn)行實地考察，進(jìn)一步評估其供應(yīng)能力和產(chǎn)品質(zhì)量。供應(yīng)商的評估與選擇1.采購部門組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估內(nèi)容包括質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)、信譽(yù)等方面。2.采用定量與定性相結(jié)合的方法，對供應(yīng)商進(jìn)行評分，根據(jù)評分結(jié)果選擇合格供應(yīng)商。3.對于重大采購項目，應(yīng)組織招標(biāo)或競爭性談判，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。供應(yīng)商的檔案管理1.采購部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。2.定期對供應(yīng)商檔案進(jìn)行更新和維護(hù)，為供應(yīng)商的動態(tài)管理提供依據(jù)。供應(yīng)商的績效評估1.采購部門定期對供應(yīng)商的績效進(jìn)行評估，評估指標(biāo)包括交貨準(zhǔn)時率、產(chǎn)品質(zhì)量合格率、售后服務(wù)滿意度等。2.根據(jù)供應(yīng)商的績效評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和更多的合作機(jī)會，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、減少合作或淘汰。采購方式與程序采購方式1.招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)要求較高、市場競爭充分的采購項目。招標(biāo)采購應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定的程序進(jìn)行，包括發(fā)布招標(biāo)公告、資格預(yù)審、開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等環(huán)節(jié)。2.競爭性談判：適用于技術(shù)復(fù)雜、性質(zhì)特殊、不能確定詳細(xì)規(guī)格或具體要求的采購項目，或者招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)、沒有合格標(biāo)的等情況。競爭性談判應(yīng)邀請不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過談判確定成交供應(yīng)商。3.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的情況，或者發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的情況。單一來源采購應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，確保采購價格合理、質(zhì)量可靠。4.詢價采購：適用于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場價格相對穩(wěn)定的采購項目。采購部門向至少三家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，比較供應(yīng)商的報價，選擇價格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。采購程序1.采購申請：需求部門填寫《采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購部門。2.采購審批：采購部門對采購申請進(jìn)行審核，根據(jù)采購金額和采購方式的不同，按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行審批。3.供應(yīng)商選擇：采購部門根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商。4.采購談判與合同簽訂：采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，并簽訂采購合同。5.采購訂單執(zhí)行：采購部門向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中的問題。6.驗收與付款：采購物資、設(shè)備到貨后，采購部門組織需求部門和質(zhì)量控制部門進(jìn)行驗收。驗收合格后，采購部門辦理付款申請手續(xù)，財務(wù)部門按照合同約定進(jìn)行付款。采購合同管理合同的簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購物資、設(shè)備或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)和企業(yè)利益。3.采購合同應(yīng)由企業(yè)法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋企業(yè)公章。合同的履行1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)及時跟蹤合同執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按時交貨、保證產(chǎn)品質(zhì)量。2.如因不可抗力或其他特殊原因需要變更合同條款，雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。合同的終止與糾紛處理1.采購合同履行完畢后，合同自動終止。如因一方違約導(dǎo)致合同無法履行，另一方有權(quán)解除合同，并要求違約方承擔(dān)違約責(zé)任。2.如發(fā)生合同糾紛，雙方應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。協(xié)商不成的，可以按照合同約定的仲裁或訴訟方式解決。采購風(fēng)險管理風(fēng)險識別1.采購部門對國際采購過程中的各類風(fēng)險進(jìn)行識別，主要包括政治風(fēng)險、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險、法律風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、交貨風(fēng)險等。2.分析風(fēng)險產(chǎn)生的原因和可能造成的影響，為風(fēng)險評估和應(yīng)對提供依據(jù)。風(fēng)險評估1.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險的等級和可能性。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對策略。風(fēng)險應(yīng)對1.風(fēng)險規(guī)避：對于風(fēng)險較高且無法有效控制的采購項目，可選擇放棄采購或?qū)ふ姨娲桨浮?.風(fēng)險降低：通過采取有效的措施降低風(fēng)險發(fā)生的可能性或減少風(fēng)險造成的損失，如選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商、簽訂詳細(xì)的合同條款、加強(qiáng)質(zhì)量檢驗等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：通過購買保險、簽訂免責(zé)條款等方式將風(fēng)險轉(zhuǎn)移給第三方。4.風(fēng)險接受：對于風(fēng)險較低且可以承受的風(fēng)險，可選擇接受風(fēng)險，并做好應(yīng)對準(zhǔn)備。采購信息管理信息收集與整理1.采購部門收集和整理國際市場的價格信息、供應(yīng)商信息、政策法規(guī)信息等，建立采購信息數(shù)據(jù)庫。2.定期對采購信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和及時性。信息分析與利用1.采購部門對采購信息進(jìn)行分析，為采購決策提供依據(jù)。如通過分析市場價格走勢，選擇合適的采購時機(jī)；通過分析供應(yīng)商信息，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)。2.加強(qiáng)采購信息的共享和溝通，提高采購工作的效率和協(xié)同性。監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.企業(yè)內(nèi)部審計部門定期對國際采購活動進(jìn)行審計，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制情況等。2.