小額采購管理辦法試行

小額采購管理辦法試行一、引言在公司日常運營過程中，小額采購活動頻繁發(fā)生。這些采購雖然單筆金額相對較小，但由于發(fā)生次數(shù)多，如果管理不善，可能會導(dǎo)致成本增加、資源浪費、質(zhì)量難以保證等問題。為加強公司小額采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，確保采購工作合法、合規(guī)、透明且符合公司利益，特制定本《小額采購管理辦法（試行）》。希望大家認真學(xué)習(xí)并嚴格遵守本辦法，共同做好公司的小額采購管理工作。二、適用范圍本辦法適用于公司各部門所進行的、單次采購金額在[X]元以下的物資、服務(wù)采購活動（特殊情況經(jīng)采購管理委員會批準的除外）。涉及工程建設(shè)項目相關(guān)的小額采購，除遵循本辦法外，還需符合公司工程建設(shè)相關(guān)管理規(guī)定。三、職責(zé)分工1.采購需求部門：負責(zé)根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，提出小額采購申請，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交付時間等詳細信息；對采購需求的合理性、必要性負責(zé)，并協(xié)助采購執(zhí)行部門進行采購驗收工作。我們鼓勵各需求部門提前規(guī)劃采購需求，盡量整合同類采購項目，以提高采購效率，降低采購成本。2.采購執(zhí)行部門：根據(jù)采購申請，選擇合適的采購方式，具體實施小額采購活動；負責(zé)與供應(yīng)商進行溝通、談判，簽訂采購合同（如需要）；跟蹤采購進度，確保物資按時交付或服務(wù)按約提供；整理采購過程中的相關(guān)文件資料，建立采購檔案。采購執(zhí)行部門在采購過程中應(yīng)秉持公正、公平、公開的原則，盡力為公司爭取最優(yōu)惠的價格和良好的服務(wù)。3.財務(wù)部門：負責(zé)審核小額采購項目的資金預(yù)算及支付申請，確保采購資金的合理使用與合規(guī)支付；對采購活動涉及的財務(wù)事項進行監(jiān)督與核算。希望財務(wù)部門嚴格把關(guān)，為公司的資金安全和合理使用保駕護航。4.質(zhì)量檢驗部門（若有）：負責(zé)對采購物資的質(zhì)量進行檢驗和驗收，出具質(zhì)量檢驗報告；對于不符合質(zhì)量要求的物資，協(xié)助采購執(zhí)行部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。質(zhì)量檢驗部門務(wù)必嚴格按照質(zhì)量標準進行檢驗，保障公司采購物資的質(zhì)量。5.審計部門（若有）：對小額采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟性進行審計監(jiān)督，定期或不定期檢查采購流程及相關(guān)文件資料。審計部門的監(jiān)督是確保采購活動規(guī)范開展的重要保障，希望審計部門認真履行職責(zé)。四、采購預(yù)算管理1.各部門應(yīng)在每年年初根據(jù)業(yè)務(wù)計劃，編制本部門年度小額采購預(yù)算，明確采購項目、預(yù)計采購金額等內(nèi)容，并報財務(wù)部門匯總審核。經(jīng)公司審批后的年度采購預(yù)算，作為各部門小額采購活動的資金控制依據(jù)。希望各部門認真編制采購預(yù)算，合理規(guī)劃采購資金。2.在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)變化需要調(diào)整小額采購預(yù)算，需求部門應(yīng)提出預(yù)算調(diào)整申請，詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及調(diào)整后的采購計劃，按公司預(yù)算調(diào)整流程審批后執(zhí)行。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購執(zhí)行部門應(yīng)通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。信息庫內(nèi)容應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。鼓勵采購執(zhí)行部門積極拓展供應(yīng)商資源，引入更多優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商參與競爭。對于小額采購項目，優(yōu)先選擇信息庫中資質(zhì)合格、信譽良好、價格合理的供應(yīng)商。首次合作的供應(yīng)商，采購執(zhí)行部門應(yīng)要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書等證明文件進行資質(zhì)審核。審核通過后，方可納入供應(yīng)商信息庫并參與采購活動。2.供應(yīng)商評估與考核采購執(zhí)行部門應(yīng)定期（至少每年一次）對供應(yīng)商進行評估考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量、交貨及時性、價格合理性、售后服務(wù)等方面。通過向需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)部門收集反饋意見，綜合評價供應(yīng)商的表現(xiàn)。根據(jù)評估考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予一定獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)與其溝通整改措施，若整改后仍不符合要求，應(yīng)從供應(yīng)商信息庫中剔除。希望通過合理的評估考核機制，促進供應(yīng)商不斷提升服務(wù)質(zhì)量。六、采購方式1.直接采購對于采購金額較小（如在[X]元以下）且市場供應(yīng)充足、價格相對穩(wěn)定的物資或服務(wù)，可采用直接采購方式。采購執(zhí)行部門應(yīng)選擇至少兩家供應(yīng)商進行詢價比較，在保證質(zhì)量的前提下，選擇價格最低的供應(yīng)商進行采購。在詢價過程中，要做好記錄，留存詢價單等相關(guān)資料。直接采購時，采購執(zhí)行部門應(yīng)與供應(yīng)商明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、質(zhì)量標準等關(guān)鍵信息，可通過郵件、傳真等方式確認，必要時簽訂簡單的采購合同或協(xié)議。2.詢價采購當(dāng)采購金額在[X]元[X]元之間時，一般采用詢價采購方式。采購執(zhí)行部門應(yīng)向三家或以上符合要求的供應(yīng)商發(fā)出詢價單，詳細注明采購物資或服務(wù)的要求、規(guī)格、數(shù)量等信息，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)報價。采購執(zhí)行部門應(yīng)對供應(yīng)商的報價進行綜合分析比較，不僅要考慮價格因素，還要結(jié)合供應(yīng)商的信譽、質(zhì)量保證能力、交貨期等方面進行評估。在評估完成后，確定成交供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同（如有需要）。希望采購執(zhí)行部門在詢價采購過程中，全面客觀地評估各供應(yīng)商的報價及綜合條件。3.競爭性談判對于技術(shù)復(fù)雜、需求不確定或市場競爭不充分的小額采購項目，且采購金額在[X]元[X]元之間，可采用競爭性談判方式。采購執(zhí)行部門應(yīng)成立談判小組，成員至少包括采購人員、需求部門代表以及相關(guān)技術(shù)專家（如有需要）。談判小組向符合要求的供應(yīng)商發(fā)出談判邀請，與供應(yīng)商就采購項目的技術(shù)要求、價格、服務(wù)等方面進行談判。在談判過程中，應(yīng)要求供應(yīng)商進行多輪報價，談判小組根據(jù)談判情況和供應(yīng)商的最終報價，確定成交供應(yīng)商并簽訂采購合同。在競爭性談判過程中，談判小組要嚴格遵守談判規(guī)則，確保談判過程公平、公正。七、采購流程1.采購申請需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫《小額采購申請表》，詳細注明采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計交付時間、用途等信息，并由部門負責(zé)人簽字審核后提交采購執(zhí)行部門。希望需求部門填寫申請時盡量準確詳細，避免因信息不清導(dǎo)致采購延誤或錯誤。2.采購審批采購執(zhí)行部門收到采購申請后，對其合理性、合規(guī)性進行初審。如初審?fù)ㄟ^，將申請表及相關(guān)資料提交給公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進行審批。審批流程按照公司既定的審批權(quán)限執(zhí)行。希望采購執(zhí)行部門認真做好初審工作，為審批提供準確依據(jù)。3.采購實施采購執(zhí)行部門依據(jù)批準的采購申請，按照本辦法規(guī)定的采購方式選擇供應(yīng)商并實施采購。在采購過程中，注意與供應(yīng)商保持良好溝通，及時解決出現(xiàn)的問題，確保采購活動順利進行。采購執(zhí)行部門應(yīng)積極履行職責(zé)，高效完成采購任務(wù)。4.合同簽訂（如需要）對于金額較大、風(fēng)險較高或有特殊要求的采購項目，采購執(zhí)行部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購物資或服務(wù)的詳細信息、價格、交付方式、質(zhì)量標準、驗收方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，應(yīng)提交公司法務(wù)部門（如有）或法律顧問進行審核，確保合同合法有效。希望合同簽訂過程嚴謹規(guī)范，保障公司合法權(quán)益。5.采購驗收采購物資到貨或服務(wù)完成后，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時通知需求部門和質(zhì)量檢驗部門（若有）進行驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同（或采購申請中的要求），對采購物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行仔細核對和檢驗，對服務(wù)的完成情況進行評估。驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫《采購驗收單》，由需求部門、采購執(zhí)行部門、質(zhì)量檢驗部門（若有）相關(guān)人員簽字確認。如驗收不合格，驗收人員應(yīng)及時通知采購執(zhí)行部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，包括退換貨、補貨、整改等措施。希望驗收人員嚴格把關(guān)，確保采購成果符合公司要求。6.資金支付采購執(zhí)行部門憑《小額采購申請表》、采購合同（如有）、《采購驗收單》、發(fā)票等相關(guān)資料，按照公司財務(wù)規(guī)定的流程向財務(wù)部門提交付款申請。財務(wù)部門審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間進行支付。希望各部門在資金支付環(huán)節(jié)緊密配合，確保付款流程順利進行。八、采購文件管理1.采購執(zhí)行部門應(yīng)負責(zé)收集、整理和保存小額采購活動過程中的各類文件資料，包括采購申請、審批文件、詢價單、報價單、談判記錄、采購合同、驗收報告、發(fā)票等。這些文件資料應(yīng)按照采購項目進行分類歸檔，建立采購檔案。希望采購執(zhí)行部門做好采購文件的管理工作，保證檔案資料完整、有序。2.采購檔案的保存期限按照公司檔案管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般應(yīng)自采購項目結(jié)束之日起保存[X]年。保存期間，要確保檔案的安全，便于查閱。九、監(jiān)督與檢查1.審計部門（若有）應(yīng)定期或不定期對小額采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購文件是否完整、采購價格是否合理、供應(yīng)商選擇是否公正等方面。希望審計部門切實履行監(jiān)督職責(zé)，及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中的問題。2.公司鼓勵員工對小額采購活動中的違規(guī)行為進行舉報。對于經(jīng)查實的舉報，公司將按照相關(guān)規(guī)定對舉報人給予獎勵，并對違規(guī)行為嚴肅處理。同時