外包管理公司管理辦法

外包管理公司管理辦法總則目的為了加強外包管理公司的規(guī)范化運作，提高外包服務(wù)的質(zhì)量和效率，保障公司、客戶以及外包供應(yīng)商的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本管理辦法。適用范圍本辦法適用于本外包管理公司所有外包業(yè)務(wù)的管理活動，包括但不限于外包項目的選擇、供應(yīng)商的評估與選擇、合同管理、項目實施監(jiān)督、驗收以及后續(xù)服務(wù)等環(huán)節(jié)。管理原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，確保外包業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：始終將服務(wù)質(zhì)量放在首位，通過有效的管理措施確保外包服務(wù)達到或超過預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)。3.風(fēng)險可控原則：對可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險進行識別、評估和控制，降低外包業(yè)務(wù)風(fēng)險。4.成本效益原則：在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下，合理控制成本，提高資源利用效率，實現(xiàn)經(jīng)濟效益最大化。組織架構(gòu)與職責(zé)組織架構(gòu)本外包管理公司設(shè)立以下主要部門和崗位，共同負(fù)責(zé)外包業(yè)務(wù)的管理工作：1.業(yè)務(wù)拓展部：負(fù)責(zé)市場調(diào)研、客戶開發(fā)、外包項目的承接等工作。2.供應(yīng)商管理部：負(fù)責(zé)供應(yīng)商的評估、選擇、合作關(guān)系維護等工作。3.項目管理部：負(fù)責(zé)外包項目的整體規(guī)劃、實施監(jiān)督、協(xié)調(diào)溝通等工作。4.質(zhì)量控制部：負(fù)責(zé)制定質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、對外包服務(wù)進行質(zhì)量檢查和驗收等工作。5.法務(wù)合規(guī)部：負(fù)責(zé)審核合同條款、處理法律事務(wù)、確保公司運營合法合規(guī)等工作。6.財務(wù)部：負(fù)責(zé)外包項目的成本核算、費用支付、財務(wù)風(fēng)險管理等工作。各部門職責(zé)1.業(yè)務(wù)拓展部職責(zé)開展市場調(diào)研，了解行業(yè)動態(tài)和客戶需求，制定市場推廣策略。積極拓展客戶資源，與潛在客戶進行溝通洽談，爭取外包項目合作機會。負(fù)責(zé)與客戶簽訂外包服務(wù)合同，明確服務(wù)內(nèi)容、價格、期限等關(guān)鍵條款。及時了解客戶反饋，維護良好的客戶關(guān)系。2.供應(yīng)商管理部職責(zé)建立和完善供應(yīng)商評估體系，對潛在供應(yīng)商進行全面評估，包括資質(zhì)、信譽、技術(shù)能力、服務(wù)質(zhì)量等方面。篩選合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并定期對供應(yīng)商進行動態(tài)管理和更新。與供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)和合作條款。監(jiān)督供應(yīng)商的服務(wù)表現(xiàn)，及時處理供應(yīng)商出現(xiàn)的問題，必要時進行供應(yīng)商更換。3.項目管理部職責(zé)制定外包項目的整體計劃和實施方案，明確項目目標(biāo)、任務(wù)、進度安排和質(zhì)量要求。組織項目團隊，明確各成員的職責(zé)和分工，協(xié)調(diào)各方資源，確保項目順利實施。定期對項目進展情況進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決項目中出現(xiàn)的問題。與客戶和供應(yīng)商保持密切溝通，及時反饋項目進展情況，協(xié)調(diào)解決項目中的矛盾和糾紛。4.質(zhì)量控制部職責(zé)制定外包服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范，明確質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和方法。對外包服務(wù)過程進行定期檢查和不定期抽查，確保服務(wù)質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。組織對外包項目進行驗收，出具驗收報告，對不符合質(zhì)量要求的項目提出整改意見。收集和分析質(zhì)量數(shù)據(jù)，總結(jié)質(zhì)量問題，提出改進措施和建議，不斷提高服務(wù)質(zhì)量。5.法務(wù)合規(guī)部職責(zé)審核外包服務(wù)合同和供應(yīng)商合作協(xié)議，確保合同條款合法合規(guī)，保護公司合法權(quán)益。處理公司涉及的法律事務(wù)，包括合同糾紛、知識產(chǎn)權(quán)保護等，提供法律咨詢和支持。開展法律法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的法律意識和合規(guī)意識。監(jiān)督公司各項業(yè)務(wù)活動的合法性，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違法違規(guī)行為。6.財務(wù)部職責(zé)負(fù)責(zé)外包項目的成本核算和預(yù)算編制，合理控制項目成本。按照合同約定及時支付供應(yīng)商費用，確保資金安全和正常流轉(zhuǎn)。對外包項目的財務(wù)狀況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)財務(wù)風(fēng)險并采取措施進行防范。配合其他部門完成相關(guān)財務(wù)工作，提供準(zhǔn)確的財務(wù)數(shù)據(jù)和報表。外包項目選擇與立項項目選擇標(biāo)準(zhǔn)1.符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃：外包項目應(yīng)與公司的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)定位相契合，有助于提升公司的核心競爭力。2.具有良好的市場前景：項目所涉及的市場需求較大，具有一定的發(fā)展?jié)摿陀芰Α?.具備可操作性：項目的實施具有現(xiàn)實可行性，包括技術(shù)、資源、人員等方面的支持。4.風(fēng)險可控：對項目可能面臨的風(fēng)險進行充分評估，確保風(fēng)險在公司可承受范圍內(nèi)。項目立項流程1.項目提議：業(yè)務(wù)拓展部或其他相關(guān)部門根據(jù)市場調(diào)研和客戶需求，提出外包項目建議，并填寫《項目立項申請表》，詳細(xì)說明項目背景、目標(biāo)、服務(wù)內(nèi)容、預(yù)計收益等信息。2.初步評估：由項目管理部組織相關(guān)部門對項目進行初步評估，分析項目的可行性和潛在風(fēng)險，提出評估意見。3.立項審批：初步評估通過后，將項目相關(guān)資料提交公司管理層進行審批。管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃和資源狀況，對項目進行綜合決策，決定是否立項。4.項目啟動：項目立項后，項目管理部負(fù)責(zé)組建項目團隊，制定項目計劃，正式啟動項目。供應(yīng)商評估與選擇供應(yīng)商評估指標(biāo)1.資質(zhì)信譽：包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書等，以及供應(yīng)商的信譽記錄、市場口碑等。2.技術(shù)能力：考察供應(yīng)商的技術(shù)研發(fā)能力、技術(shù)創(chuàng)新能力、技術(shù)應(yīng)用能力等，確保供應(yīng)商具備提供高質(zhì)量服務(wù)的技術(shù)支持。3.服務(wù)質(zhì)量：了解供應(yīng)商的服務(wù)流程、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)質(zhì)量控制措施等，評估供應(yīng)商的服務(wù)水平和服務(wù)穩(wěn)定性。4.價格成本：比較供應(yīng)商的報價是否合理，分析供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和價格優(yōu)勢。5.管理能力：考察供應(yīng)商的組織架構(gòu)、管理制度、人員素質(zhì)等，評估供應(yīng)商的管理水平和運營效率。供應(yīng)商選擇流程1.供應(yīng)商搜尋：通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，如行業(yè)協(xié)會推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商候選名單。2.初步篩選：根據(jù)供應(yīng)商評估指標(biāo)，對候選供應(yīng)商進行初步篩選，排除明顯不符合要求的供應(yīng)商。3.實地考察：對初步篩選合格的供應(yīng)商進行實地考察，了解供應(yīng)商的實際運營情況、生產(chǎn)設(shè)備、人員配備等，獲取更直觀的信息。4.綜合評估：由供應(yīng)商管理部組織相關(guān)部門對實地考察后的供應(yīng)商進行綜合評估，根據(jù)評估結(jié)果對供應(yīng)商進行排名。5.供應(yīng)商確定：根據(jù)綜合評估排名，選擇排名靠前的供應(yīng)商進行商務(wù)談判，簽訂合作協(xié)議，確定最終供應(yīng)商。合同管理合同簽訂1.合同起草：法務(wù)合規(guī)部根據(jù)外包項目的具體情況，起草外包服務(wù)合同和供應(yīng)商合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、價格條款、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等關(guān)鍵內(nèi)容。2.合同審核：合同起草完成后，由業(yè)務(wù)拓展部、項目管理部、財務(wù)部等相關(guān)部門對合同進行審核，提出修改意見和建議。法務(wù)合規(guī)部根據(jù)各部門的審核意見，對合同進行修改完善。3.合同簽訂：合同審核通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與客戶和供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，各部門按照合同約定履行各自的職責(zé)。合同執(zhí)行與變更1.合同執(zhí)行：項目管理部負(fù)責(zé)組織項目團隊按照合同約定的時間、質(zhì)量和進度要求，推進外包項目的實施。供應(yīng)商管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督供應(yīng)商按照合同約定提供服務(wù)，確保合同的順利執(zhí)行。2.合同變更：在合同執(zhí)行過程中，如因客戶需求變更、市場環(huán)境變化等原因需要對合同進行變更的，由業(yè)務(wù)拓展部與客戶和供應(yīng)商進行溝通協(xié)商，達成一致意見后，簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更的內(nèi)容和責(zé)任。合同變更協(xié)議需經(jīng)法務(wù)合規(guī)部審核通過后生效。合同終止與解除1.合同終止：合同履行完畢或達到合同約定的終止條件時，合同自動終止。項目管理部負(fù)責(zé)組織對項目進行驗收，確認(rèn)項目完成情況，辦理合同終止手續(xù)。2.合同解除：在合同履行過程中，如出現(xiàn)一方嚴(yán)重違約、不可抗力等情況，導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行的，另一方有權(quán)解除合同。合同解除需按照法律規(guī)定和合同約定的程序進行，由法務(wù)合規(guī)部負(fù)責(zé)處理相關(guān)法律事務(wù)。項目實施監(jiān)督監(jiān)督內(nèi)容1.項目進度：檢查項目是否按照項目計劃的時間節(jié)點推進，及時發(fā)現(xiàn)和解決進度延誤問題。2.服務(wù)質(zhì)量：按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范，對供應(yīng)商提供的服務(wù)進行質(zhì)量檢查，確保服務(wù)質(zhì)量符合要求。3.成本控制：監(jiān)控項目成本的支出情況，分析成本偏差原因，采取措施控制成本，確保項目成本在預(yù)算范圍內(nèi)。4.安全管理：檢查項目實施過程中的安全措施落實情況，確保項目實施過程中的人員安全和財產(chǎn)安全。監(jiān)督方式1.定期檢查：項目管理部定期組織對項目進行檢查，一般每周或每月進行一次，檢查內(nèi)容包括項目進度、質(zhì)量、成本等方面，并填寫《項目檢查報告》。2.不定期抽查：質(zhì)量控制部不定期對外包服務(wù)進行抽查，重點檢查服務(wù)質(zhì)量和安全管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時要求供應(yīng)商整改。3.客戶反饋：及時收集客戶對項目的反饋意見，了解客戶對服務(wù)質(zhì)量的滿意度，根據(jù)客戶反饋及時調(diào)整項目管理措施。問題處理1.問題發(fā)現(xiàn)：在項目實施監(jiān)督過程中，如發(fā)現(xiàn)項目存在進度延誤、質(zhì)量問題、成本超支等問題，應(yīng)及時記錄問題的詳細(xì)情況，并填寫《項目問題報告單》。2.問題分析：由項目管理部組織相關(guān)部門對問題進行分析，找出問題產(chǎn)生的原因和責(zé)任主體。3.問題解決：根據(jù)問題分析結(jié)果，制定相應(yīng)的解決方案，明確責(zé)任人和解決期限。項目管理部負(fù)責(zé)跟蹤問題解決情況，確保問題得到及時有效解決。項目驗收驗收標(biāo)準(zhǔn)1.服務(wù)內(nèi)容：按照合同約定的服務(wù)內(nèi)容進行逐項檢查，確保服務(wù)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范，對服務(wù)質(zhì)量進行嚴(yán)格檢驗，確保服務(wù)質(zhì)量符合要求。3.交付成果：檢查供應(yīng)商提交的交付成果是否符合合同約定的格式、數(shù)量、質(zhì)量等要求。驗收流程1.驗收申請：項目完成后，供應(yīng)商向項目管理部提交《項目驗收申請報告》，申請項目驗收。2.驗收準(zhǔn)備：項目管理部組織相關(guān)部門和人員對驗收資料進行審核，制定驗收方案，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收方法。3.現(xiàn)場驗收：由項目管理部、質(zhì)量控制部、客戶等組成驗收小組，按照驗收方案對項目進行現(xiàn)場驗收，檢查項目的完成情況和服務(wù)質(zhì)量。4.驗收報告：驗收結(jié)束后，驗收小組出具《項目驗收報告》，對項目的驗收結(jié)果進行評價。如項目驗收合格，在驗收報告上簽字確認(rèn)；如項目存在問題，提出整改意見，要求供應(yīng)商限期整改。5.整改復(fù)查：供應(yīng)商按照整改意見進行整改后，向項目管理部提交《整改報告》。項目管理部組織相關(guān)人員對整改情況進行復(fù)查，直至項目驗收合格。后續(xù)服務(wù)與持續(xù)改進后續(xù)服務(wù)1.服務(wù)保障：項目驗收合格后，供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定提供一定期限的后續(xù)服務(wù)，包括技術(shù)支持、故障排除、系統(tǒng)維護等。2.客戶回訪：業(yè)務(wù)拓展部定期對客戶進行回訪，了解客戶對服務(wù)的滿意度和新的需求，及時解決客戶在使用過程中遇到的問題。3.服務(wù)改進：根據(jù)客戶回訪和反饋意見，對后續(xù)服務(wù)進行持續(xù)改進，提高客戶滿意度。持續(xù)改進1.數(shù)據(jù)分析：質(zhì)量控制部定期收集和分析外包項目的質(zhì)量數(shù)據(jù)、成本數(shù)據(jù)、客戶反饋數(shù)據(jù)等，找出存在的問題和改進方向。2.流程優(yōu)化：根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，對公司的外包業(yè)務(wù)管理流程進行優(yōu)化和完善，提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量。3.培訓(xùn)提升：組織員工參加相關(guān)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，不斷提升員工的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，為公司的持續(xù)發(fā)展提供人才支持。風(fēng)險管理風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：包括市場需求變化、市場競爭加劇、市場價格波動等風(fēng)險。2.供應(yīng)商風(fēng)險：如供應(yīng)商違約、服務(wù)質(zhì)量下降、技術(shù)能力不足等風(fēng)險。3.合同風(fēng)險：合同條款不明確、合同履行過程中出現(xiàn)糾紛等風(fēng)險。4.質(zhì)量風(fēng)險：外包服務(wù)質(zhì)量不符合要求，導(dǎo)致客戶不滿意或造成損失的風(fēng)險。5.法律合規(guī)風(fēng)險：違反國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范，面臨法律訴訟和處罰的風(fēng)險。風(fēng)險評估1.風(fēng)險可能性評估：分析風(fēng)險發(fā)生的可能性大小，分為高、中、低三個等級。2.風(fēng)險影響程度評估：評估風(fēng)險發(fā)生后對公司造成的影響程度，包括經(jīng)濟損失、聲譽損失等，分為嚴(yán)重、較大、一般三個等級。3.風(fēng)險綜合評估：根據(jù)風(fēng)險可能性和影響程度，對風(fēng)險進行綜合評估，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)