學校物業(yè)材料管理辦法

學校物業(yè)材料管理辦法總則目的為加強學校物業(yè)材料管理，規(guī)范材料采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)的工作流程，提高材料使用效率，降低物業(yè)運營成本，確保學校物業(yè)各項工作的順利開展，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于學校物業(yè)范圍內(nèi)所有材料的管理，包括但不限于辦公用品、清潔用品、維修材料、安保設備及耗材等。管理原則1.統(tǒng)一管理原則：學校物業(yè)材料實行統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算的管理模式，確保材料管理的規(guī)范化和標準化。2.節(jié)約高效原則：在保證學校物業(yè)正常運轉(zhuǎn)的前提下，合理安排材料采購和使用，避免浪費，提高材料使用效率。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：嚴格把控材料質(zhì)量，選擇符合國家相關(guān)標準和學校使用要求的材料，確保學校師生的安全和正常使用。4.監(jiān)督審計原則：建立健全材料管理監(jiān)督審計機制，加強對材料采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，確保材料管理工作的透明、公正、合規(guī)。管理機構(gòu)及職責管理機構(gòu)學校物業(yè)設立材料管理領導小組，由物業(yè)經(jīng)理任組長，各部門負責人為成員。領導小組下設材料管理辦公室，負責材料管理的日常工作。職責分工1.材料管理領導小組職責制定和修訂學校物業(yè)材料管理辦法及相關(guān)規(guī)章制度。審定學校物業(yè)年度材料采購計劃和預算。協(xié)調(diào)解決材料管理工作中的重大問題。監(jiān)督檢查材料管理辦法的執(zhí)行情況。2.材料管理辦公室職責負責學校物業(yè)材料的采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放等日常管理工作。編制學校物業(yè)年度材料采購計劃和預算，并組織實施。建立健全材料管理臺賬，定期進行材料盤點和統(tǒng)計分析。負責與供應商的溝通協(xié)調(diào)，處理材料采購、供應過程中的問題。對各部門材料使用情況進行監(jiān)督檢查，提出改進建議。3.各部門職責根據(jù)本部門工作需要，編制本部門年度材料需求計劃，并報材料管理辦公室。負責本部門材料的領取、使用和保管，確保材料的安全和合理使用。配合材料管理辦公室做好材料盤點和統(tǒng)計工作。材料采購管理采購計劃編制1.各部門應于每年[具體時間]前，根據(jù)本部門下一年度的工作任務和實際需求，編制本部門年度材料需求計劃，經(jīng)部門負責人審核后報材料管理辦公室。2.材料管理辦公室對各部門上報的材料需求計劃進行匯總、審核和平衡，結(jié)合學校物業(yè)的實際情況和庫存狀況，編制學校物業(yè)年度材料采購計劃和預算，報材料管理領導小組審定。3.年度材料采購計劃應包括材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額、采購時間等內(nèi)容。采購方式1.學校物業(yè)材料采購應根據(jù)采購金額、采購數(shù)量、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。2.采購金額達到學校規(guī)定的招標限額標準的，必須采用公開招標或邀請招標方式進行采購；未達到招標限額標準的，可以采用競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等方式進行采購。供應商選擇1.材料管理辦公室應建立供應商信息庫，對供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等進行綜合評估，選擇合格的供應商。2.在選擇供應商時，應遵循公開、公平、公正的原則，優(yōu)先選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務完善的供應商。3.對于長期合作的供應商，應簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務。采購合同簽訂1.采購合同應明確采購材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、質(zhì)量標準、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務等條款。2.采購合同應由材料管理辦公室起草，經(jīng)學校法務部門審核后，由學校法定代表人或其授權(quán)代表簽訂。3.采購合同簽訂后，材料管理辦公室應及時將合同副本送財務部門備案。采購執(zhí)行1.材料管理辦公室應按照采購計劃和采購合同的要求，及時組織材料采購。2.在采購過程中，應嚴格按照采購合同的約定，對采購材料的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格型號等進行驗收，確保采購材料符合要求。3.對于不符合要求的采購材料，應及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商更換或退貨。材料驗收管理驗收標準1.采購材料的驗收應按照國家相關(guān)標準、行業(yè)標準和學校的使用要求進行。2.材料管理辦公室應制定詳細的材料驗收標準和驗收流程，明確驗收人員的職責和權(quán)限。驗收流程1.采購材料到貨后，材料管理辦公室應及時組織驗收人員進行驗收。2.驗收人員應按照驗收標準和驗收流程，對采購材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、包裝等進行檢查和檢驗。3.驗收合格的材料，應填寫《材料驗收單》，由驗收人員簽字確認；驗收不合格的材料，應及時與供應商協(xié)商解決，要求供應商更換或退貨。4.《材料驗收單》應一式三聯(lián)，一聯(lián)由材料管理辦公室留存，一聯(lián)交財務部門作為付款依據(jù)，一聯(lián)交供應商。驗收記錄1.材料管理辦公室應建立材料驗收記錄檔案，對每次驗收的材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量、驗收時間、驗收人員等信息進行詳細記錄。2.驗收記錄應妥善保存，以備查閱和審計。材料庫存管理倉庫設置1.學校物業(yè)應設立專門的材料倉庫，配備必要的倉儲設備和消防設施，確保材料的安全存儲。2.倉庫應按照材料的類別、性質(zhì)、用途等進行分區(qū)存放，做到分類清晰、擺放整齊。入庫管理1.驗收合格的材料應及時辦理入庫手續(xù)，由倉庫管理人員填寫《材料入庫單》，并將材料存入相應的倉庫區(qū)域。2.《材料入庫單》應一式三聯(lián)，一聯(lián)由倉庫管理人員留存，一聯(lián)交材料管理辦公室作為庫存管理依據(jù)，一聯(lián)交財務部門作為記賬依據(jù)。保管管理1.倉庫管理人員應定期對倉庫進行清理和盤點，確保材料的數(shù)量準確、質(zhì)量完好。2.倉庫應保持通風、干燥、清潔，防止材料受潮、發(fā)霉、生銹等。3.對于易燃、易爆、有毒等危險材料，應按照國家相關(guān)規(guī)定進行專門存放和管理，確保安全。出庫管理1.各部門需要領用材料時，應填寫《材料領用單》，經(jīng)部門負責人審核簽字后，到材料管理辦公室辦理領用手續(xù)。2.倉庫管理人員應根據(jù)《材料領用單》發(fā)放材料，并在《材料領用單》上簽字確認。3.《材料領用單》應一式三聯(lián)，一聯(lián)由倉庫管理人員留存，一聯(lián)交材料管理辦公室作為庫存管理依據(jù)，一聯(lián)交領用部門留存。盤點管理1.材料管理辦公室應定期組織對倉庫材料進行盤點，盤點周期為[具體周期]。2.盤點時，應認真核對材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保賬實相符。3.對于盤盈、盤虧的材料，應查明原因，寫出書面報告，經(jīng)材料管理領導小組批準后，進行相應的賬務處理。材料使用管理使用原則1.各部門應嚴格按照學校物業(yè)的工作需要和材料使用規(guī)定，合理使用材料，避免浪費。2.材料使用應遵循節(jié)約、高效的原則，優(yōu)先使用庫存材料，減少新材料的采購。使用監(jiān)督1.材料管理辦公室應定期對各部門材料使用情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括材料使用是否合理、是否存在浪費現(xiàn)象等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。考核評價1.學校物業(yè)應建立材料使用考核評價機制，對各部門材料使用情況進行考核評價。2.考核評價結(jié)果應與部門績效考核掛鉤，對材料使用管理優(yōu)秀的部門進行表彰和獎勵，對材料使用管理不善的部門進行批評和處罰。材料成本管理預算控制1.學校物業(yè)應根據(jù)年度材料采購計劃和預算，對材料成本進行嚴格控制。2.材料管理辦公室應定期對材料采購成本進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)成本偏差，并采取相應的措施進行調(diào)整。成本核算1.財務部門應按照學校財務管理制度的要求，對材料采購成本、庫存成本、使用成本等進行核算。2.材料成本核算應準確、及時、完整，為學校物業(yè)的成本控制和決策提供依據(jù)。成本分析1.材料管理辦公室和財務部門應定期對材料成本進行分析，找出成本變動的原因和影響因素，提出降低成本的建議和措施。2.成本分析報告應及時報送材料管理領導小組和學校領導，為學校物業(yè)的成本管理提供決策支持。監(jiān)督檢查與責任追究監(jiān)督檢查1.學校物業(yè)應建立健全材料管理監(jiān)督檢查機制，定期對材料管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括材料采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放、使用、成本核算等環(huán)節(jié)的工作情況。3.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期