集團電腦采購管理辦法

集團電腦采購管理辦法?一、總則（一）目的為規(guī)范[集團名稱]電腦采購行為，提高采購效率，保證采購質量，合理控制采購成本，確保集團各部門電腦設備的合理配置和有效使用，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和集團實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于集團總部及各下屬子公司、分公司的電腦采購活動。（三）采購原則1.合規(guī)性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和集團內部規(guī)章制度，確保采購過程合法合規(guī)。2.性價比原則：在滿足使用需求的前提下，充分比較不同品牌、型號電腦的性能、價格、售后服務等因素，選擇性價比最優(yōu)的產(chǎn)品。3.統(tǒng)一管理原則：集團對電腦采購實行統(tǒng)一管理，由集團指定的采購部門負責組織實施，確保采購標準、流程的一致性。4.需求導向原則：采購應根據(jù)集團各部門的實際工作需求進行，避免盲目采購和資源浪費。二、組織與職責（一）采購管理委員會1.由集團高層管理人員、財務部門負責人、使用部門代表等組成。2.職責：負責制定集團電腦采購的戰(zhàn)略規(guī)劃和政策；審議和批準年度采購預算；審核重大采購項目的采購方案；監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。（二）采購部門1.負責制定電腦采購計劃和采購方案；組織采購招標、詢價、談判等活動；與供應商簽訂采購合同；跟蹤采購進度，協(xié)調解決采購過程中出現(xiàn)的問題；負責采購合同的執(zhí)行和驗收工作。2.采購人員應具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉采購業(yè)務流程和相關法律法規(guī)，能夠獨立完成采購任務。（三）使用部門1.負責提出電腦采購需求，明確采購電腦的規(guī)格、性能、數(shù)量等要求；參與采購過程中的技術評估和選型工作；負責采購電腦的安裝、調試和使用培訓工作；對采購電腦的使用情況進行反饋和評價。2.使用部門應根據(jù)實際工作需求合理提出采購申請，避免過度配置和資源浪費。（四）財務部門1.負責審核采購預算和采購資金的使用情況；參與采購合同的審核和簽訂工作；辦理采購款項的支付手續(xù)；對采購活動進行財務監(jiān)督和審計。2.財務人員應嚴格按照財務制度和審批流程辦理采購資金的支付手續(xù)，確保資金安全。三、采購預算管理（一）預算編制1.每年年底，使用部門應根據(jù)下一年度的工作規(guī)劃和實際需求，提出電腦采購預算申請，報采購部門匯總。2.采購部門結合集團的發(fā)展戰(zhàn)略和實際情況，對各部門的采購預算申請進行審核和平衡，編制集團年度電腦采購預算草案。3.年度電腦采購預算草案經(jīng)財務部門審核后，報采購管理委員會審議和批準。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如因特殊情況需要調整預算，應按照集團的預算調整程序進行審批。2.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)督和控制，定期對采購預算的執(zhí)行情況進行分析和通報。四、采購流程（一）需求申請1.使用部門根據(jù)工作需要，填寫《電腦采購申請表》，詳細說明采購電腦的用途、規(guī)格、性能、數(shù)量等要求，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，報采購部門。2.采購部門對使用部門提交的采購申請進行審核，對于不符合要求或不合理的采購申請，應及時與使用部門溝通，提出修改意見。（二）采購方式選擇1.根據(jù)采購金額和采購數(shù)量的不同，選擇合適的采購方式，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。2.采購金額達到一定標準（具體標準由集團根據(jù)實際情況確定）的采購項目，應采用公開招標或邀請招標的方式進行采購；采購金額較小的采購項目，可以采用詢價采購或競爭性談判的方式進行采購。（三）供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，對供應商的資質、信譽、產(chǎn)品質量、售后服務等進行評估和篩選。2.在選擇供應商時，應優(yōu)先選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質量可靠、售后服務完善的供應商。對于重要的采購項目，應組織相關人員對供應商進行實地考察。（四）采購招標與談判1.采用招標方式采購的，采購部門應按照國家有關法律法規(guī)和集團的招標管理辦法組織招標活動，發(fā)布招標公告，編制招標文件，組織開標、評標和定標工作。2.采用談判方式采購的，采購部門應與供應商進行談判，就采購價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行協(xié)商，達成一致意見后簽訂采購合同。（五）合同簽訂1.采購部門與供應商就采購事項達成一致意見后，應及時簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。2.采購合同簽訂前，應經(jīng)財務部門和法務部門審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。（六）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門應按照采購合同的要求，及時跟蹤供應商的生產(chǎn)進度和交貨情況，確保采購電腦按時、按質、按量交付。2.如供應商出現(xiàn)違約情況，采購部門應及時采取措施，追究供應商的違約責任，維護集團的合法權益。（七）驗收1.采購電腦到貨后，采購部門應組織使用部門、財務部門等相關人員進行驗收。驗收內容包括電腦的外觀、數(shù)量、規(guī)格、性能等是否符合采購合同的要求。2.驗收合格后，使用部門應填寫《電腦驗收報告》，經(jīng)相關人員簽字確認后，作為采購付款的依據(jù)。如驗收不合格，采購部門應及時與供應商聯(lián)系，要求供應商進行更換或整改，直至驗收合格為止。五、質量與售后服務管理（一）質量標準1.采購的電腦應符合國家相關標準和行業(yè)規(guī)范，同時應滿足集團的實際使用需求。2.采購合同中應明確電腦的質量標準和驗收方法，供應商應提供產(chǎn)品質量合格證明文件。（二）售后服務1.供應商應提供良好的售后服務，包括電腦的安裝、調試、維修、保養(yǎng)等服務。售后服務期限應符合國家相關規(guī)定和采購合同的約定。2.使用部門在使用過程中如發(fā)現(xiàn)電腦出現(xiàn)質量問題，應及時向采購部門反饋，采購部門應協(xié)調供應商及時進行處理。（三）質量保證金1.為保證采購電腦的質量和售后服務，采購合同中可約定一定比例的質量保證金。質量保證金在售后服務期滿后，如無質量問題，應及時退還供應商。六、采購檔案管理（一）檔案內容采購檔案包括采購申請、采購預算、采購方案、招標文件、投標文件、采購合同、驗收報告、付款憑證等與采購活動有關的文件和資料。（二）檔案管理要求1.采購部門應指定專人負責采購檔案的管理工作，建立采購檔案管理制度。2.采購檔案應按照時間順序和項目類別進行分類整理，妥善保管，便于查閱和審計。3.采購檔案的保存期限應符合國家相關規(guī)定和集團的檔案管理要求。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.集團內部審計部門應定期對電腦采購活動進行審計和監(jiān)督，檢查采購活動是否符合國家法律法規(guī)和集團內部規(guī)章制度的要求，是否存在違規(guī)行為。2.采購管理委員會應加強對采購活動的監(jiān)督和管理，定期聽取采購部門的工作匯報，對采購活動中存在的問題及時進行處理。（二）考核指標1.建立采購工作考核指標體系，對采購部門和采購人員的工作績效進行考核?？己酥笜税?/p>