圖書館超期圖書催還提醒制度

圖書館超期圖書催還提醒制度

一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范圖書館超期圖書的催還提醒工作，確保圖書資源的正常流轉和高效利用，保障圖書館的服務質量，滿足廣大讀者的借閱需求，同時也維護圖書館館藏資源的完整性和有序性。2.適用范圍本制度適用于本圖書館全體員工以及所有借閱圖書的顧客。3.企業(yè)文化與經營理念體現本圖書館秉持“知識共享，服務至上”的經營理念，在超期圖書催還提醒工作中，要始終以讀者為中心，在維護圖書館正常運營秩序的同時，展現人文關懷。通過合理、高效的催還提醒流程，促進知識的廣泛傳播和有效利用，營造良好的閱讀氛圍。4.扁平化管理原則在超期圖書催還提醒工作中，遵循扁平化管理原則，減少層級限制，各崗位員工直接對工作結果負責，確保信息傳遞迅速、準確，提高工作效率。各部門和崗位之間要加強溝通協(xié)作，共同推進催還提醒工作的順利開展。二、組織架構與職責劃分1.借閱服務部門-負責日常圖書借閱登記工作，準確記錄讀者借閱信息，包括借閱時間、應還時間等，為超期圖書催還提醒提供基礎數據。-在讀者借閱圖書時，明確告知讀者借閱期限、超期責任等相關規(guī)定，做好借閱政策的宣傳解釋工作。-協(xié)助其他部門進行超期圖書催還提醒工作，如提供讀者聯系方式等信息。2.信息管理部門-負責建立和維護圖書館的信息管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)中讀者借閱信息的準確和及時更新。-運用信息管理系統(tǒng)，定期篩選出超期圖書記錄，并將相關信息及時傳遞給催還提醒執(zhí)行人員。-對超期圖書催還提醒工作的數據進行統(tǒng)計分析，為管理決策提供數據支持，如超期率、不同時間段超期情況等。3.催還提醒執(zhí)行團隊-根據信息管理部門提供的超期圖書記錄，按照規(guī)定的流程和方式，對超期讀者進行催還提醒工作。-記錄每次催還提醒的情況，包括提醒時間、方式、讀者反饋等信息，并及時更新到信息管理系統(tǒng)中。-對于多次催還仍未歸還圖書的讀者，按照規(guī)定采取進一步措施，如暫停借閱權限等，并及時與借閱服務部門溝通協(xié)調。4.管理決策層-制定和完善超期圖書催還提醒制度和相關政策，確保制度符合圖書館的運營需求和發(fā)展戰(zhàn)略。-對超期圖書催還提醒工作進行宏觀指導和監(jiān)督，協(xié)調各部門之間的工作關系，解決工作中出現的重大問題。-根據信息管理部門提供的數據和分析報告，做出關于超期圖書催還提醒工作的調整決策，如優(yōu)化提醒流程、調整獎懲措施等。三、管理流程1.超期圖書信息收集-信息管理系統(tǒng)每天自動篩選出前一天已超期的圖書記錄，記錄內容包括讀者姓名、聯系方式、借閱圖書名稱、超期天數等關鍵信息。-借閱服務部門在日常工作中，若發(fā)現讀者歸還圖書超期，及時將相關信息反饋給信息管理部門，確保信息的完整性。2.催還提醒方式與時間安排-首次提醒：在圖書超期3天內，通過短信方式向讀者發(fā)送超期提醒信息，溫馨提示讀者圖書已超期，請盡快歸還。短信內容要包含借閱圖書名稱、超期天數、應還日期、圖書館聯系電話等信息。-二次提醒：若首次提醒后3天內讀者仍未歸還圖書，進行二次提醒。采用電話方式與讀者取得聯系，禮貌地詢問讀者未歸還圖書的原因，并再次提醒讀者盡快歸還圖書。記錄電話溝通情況，包括讀者承諾歸還的時間等信息。-三次提醒：二次提醒后5天內若圖書仍未歸還，通過郵件方式發(fā)送正式催還通知，告知讀者超期情況較為嚴重，若再不歸還將暫停其借閱權限等后果。郵件中附上詳細的借閱記錄和相關規(guī)定說明。-特殊情況處理：對于一些特殊情況，如讀者長期無法聯系、圖書價值較高且超期時間較長等，可根據具體情況提前啟動進一步措施，如上門拜訪、尋求法律幫助等，但需經過管理決策層審批。3.催還提醒記錄與跟進-催還提醒執(zhí)行人員每次進行提醒后，要詳細記錄提醒的時間、方式、讀者反饋等信息，及時更新到信息管理系統(tǒng)中。-對于讀者承諾歸還的時間，要進行跟蹤跟進。若讀者未按承諾時間歸還，按照相應流程進行再次提醒或采取進一步措施。4.超期處理措施-暫停借閱權限：對于多次催還仍未歸還圖書，且超期時間達到15天以上的讀者，暫停其借閱權限，直至歸還超期圖書及繳納相應超期費用。-超期費用收取：按照圖書館規(guī)定，對超期圖書收取一定的超期費用。超期費用標準根據圖書類型、超期天數等因素合理制定，并在圖書館顯著位置公示。收取的超期費用用于圖書館的運營和發(fā)展。-信用記錄管理：建立讀者信用記錄檔案，將讀者的超期情況納入信用記錄。對于信用記錄不良的讀者，在今后的借閱政策、參與圖書館活動等方面進行適當限制。四、權利與義務1.讀者權利-有權在借閱期限內正常使用借閱的圖書，享受圖書館提供的相關服務。-在接到超期催還提醒后，有權對超期情況進行核實和申訴，如因不可抗力等特殊原因導致超期，可向圖書館說明情況，申請合理處理。-有權對圖書館的超期圖書催還提醒工作提出意見和建議，促進圖書館服務質量的提升。2.讀者義務-遵守圖書館的借閱規(guī)定，按時歸還借閱的圖書，不得故意拖延歸還時間。-在接到超期催還提醒后，積極配合圖書館的工作，盡快歸還超期圖書，并按照規(guī)定繳納超期費用。-如實提供個人聯系方式等信息，并在信息發(fā)生變更時及時告知圖書館，確保能夠及時收到超期催還提醒信息。3.員工權利-有權按照制度規(guī)定的流程和標準開展超期圖書催還提醒工作，獲得必要的工作支持和資源保障。-對于在超期圖書催還提醒工作中遇到的問題和困難，有權向上級部門反映并尋求解決方案。-有權對超期圖書催還提醒制度的完善提出意見和建議，參與制度的優(yōu)化和改進工作。4.員工義務-嚴格按照制度要求和工作流程，認真履行超期圖書催還提醒工作職責，確保工作質量和效率。-在與讀者溝通交流過程中，要保持禮貌、耐心和專業(yè)，維護圖書館的良好形象。-保守讀者個人信息和借閱記錄等機密信息，不得泄露給無關人員。五、監(jiān)督與獎懲機制1.監(jiān)督機制-內部監(jiān)督：管理決策層定期對超期圖書催還提醒工作進行檢查和評估，通過信息管理系統(tǒng)查看催還提醒記錄、讀者反饋等情況，監(jiān)督各部門和員工是否按照制度要求開展工作。-讀者監(jiān)督：鼓勵讀者對圖書館的超期圖書催還提醒工作進行監(jiān)督，如對催還提醒方式、工作人員態(tài)度等方面進行評價和反饋。設立專門的投訴渠道，及時處理讀者的投訴和建議。-效果評估：信息管理部門定期對超期圖書催還提醒工作的效果進行評估，分析超期率、圖書歸還率等指標的變化情況，為監(jiān)督和改進工作提供數據依據。2.獎勵機制-對于在超期圖書催還提醒工作中表現突出的員工，如催還成功率高、讀者滿意度高、提出有效改進建議等，給予一定的物質獎勵和精神表彰，如獎金、榮譽證書等。-設立團隊獎勵制度，對超期圖書催還提醒工作整體完成情況較好的部門或團隊，給予集體獎勵，如團隊活動經費、優(yōu)秀團隊稱號等，以激勵團隊協(xié)作和共同進步。3.懲罰機制-對于未按照制度要求開展超期圖書催還提醒工作的員工，如未按時進行提醒、記錄不準確等，視情節(jié)輕重給予批評教育、績效扣分等處罰。-若因員工工作失誤導致讀者投訴或給圖書館造成不良影響的，根據具體情況進行嚴肅處理，包括扣發(fā)績效獎金、崗位調整等。-對于故意違反制度，泄露讀者信息等嚴重違規(guī)行為的員工，將按照圖書館的人事管理制度進行辭退等處理，并依法追究相關責任。六、附則1.制度解釋權本制度的解釋權歸本圖書館管理決策層所有。在制度執(zhí)行過程中，如遇特殊情況或需要對制度進行進一步說明的，由管理決策層負責解釋和答復。2.制度修訂本制度將根據