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銷售合同簽約管理辦法一、總則(一)目的為加強(qiáng)公司銷售合同簽約管理,規(guī)范簽約流程,有效防范合同風(fēng)險(xiǎn),維護(hù)公司合法權(quán)益,根據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》等相關(guān)法律法規(guī),結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況,特制定本辦法。(二)適用范圍本辦法適用于公司及下屬各部門、分支機(jī)構(gòu)與客戶簽訂的各類銷售合同的簽約管理活動(dòng)。(三)基本原則1.合法性原則:銷售合同的簽訂必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),確保合同內(nèi)容合法有效。2.審慎性原則:在簽約過(guò)程中,應(yīng)充分評(píng)估合同風(fēng)險(xiǎn),審慎決策,避免因合同漏洞或風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致公司利益受損。3.效益性原則:銷售合同的簽訂應(yīng)符合公司的戰(zhàn)略目標(biāo)和經(jīng)營(yíng)計(jì)劃,注重經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的統(tǒng)一。4.流程性原則:嚴(yán)格按照規(guī)定的簽約流程進(jìn)行操作,確保簽約過(guò)程規(guī)范、有序。二、管理職責(zé)(一)銷售部門1.負(fù)責(zé)客戶的開(kāi)發(fā)與維護(hù),收集客戶信息,了解客戶需求,與客戶進(jìn)行商務(wù)洽談。2.起草銷售合同文本,確保合同內(nèi)容符合公司銷售政策和客戶需求。3.組織合同評(píng)審,協(xié)調(diào)相關(guān)部門對(duì)合同條款進(jìn)行審核。4.跟進(jìn)合同簽約進(jìn)度,與客戶溝通協(xié)商,確保合同順利簽訂。(二)法務(wù)部門1.對(duì)銷售合同進(jìn)行法律審查,確保合同條款符合法律法規(guī)的要求,防范法律風(fēng)險(xiǎn)。2.為銷售部門提供法律咨詢和法律支持,協(xié)助解決合同簽訂過(guò)程中的法律問(wèn)題。3.參與重大合同的談判和簽約,提供法律意見(jiàn)和建議。(三)財(cái)務(wù)部門1.對(duì)銷售合同中的價(jià)格、付款方式、結(jié)算方式等財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審核,確保合同的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)可控。2.負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的催收和管理,監(jiān)控客戶的付款情況。3.提供財(cái)務(wù)分析和建議,為合同簽訂決策提供財(cái)務(wù)支持。(四)其他相關(guān)部門根據(jù)合同的具體情況,其他相關(guān)部門如技術(shù)部門、生產(chǎn)部門等應(yīng)參與合同評(píng)審,對(duì)合同中涉及本部門的條款進(jìn)行審核,確保合同的可行性和可操作性。三、合同簽約流程(一)客戶信息收集與評(píng)估1.銷售部門在與客戶接觸過(guò)程中,應(yīng)收集客戶的基本信息、經(jīng)營(yíng)狀況、信用狀況等資料,并對(duì)客戶進(jìn)行初步評(píng)估。2.對(duì)于新客戶或重大項(xiàng)目客戶,銷售部門應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察或要求客戶提供相關(guān)的證明文件,以進(jìn)一步了解客戶的情況。3.根據(jù)客戶評(píng)估結(jié)果,銷售部門確定是否與客戶進(jìn)行進(jìn)一步的商務(wù)洽談。(二)商務(wù)洽談1.銷售部門與客戶就銷售合同的主要條款進(jìn)行商務(wù)洽談,包括產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等。2.在洽談過(guò)程中,銷售部門應(yīng)充分了解客戶的需求和關(guān)注點(diǎn),同時(shí)向客戶介紹公司的產(chǎn)品或服務(wù)優(yōu)勢(shì)和相關(guān)政策。3.對(duì)于客戶提出的特殊要求或條款,銷售部門應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)商,尋求解決方案。(三)合同起草1.銷售部門根據(jù)商務(wù)洽談結(jié)果,起草銷售合同文本。合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同模板,并根據(jù)具體情況進(jìn)行適當(dāng)修改和補(bǔ)充。2.合同內(nèi)容應(yīng)明確、具體、完整,避免使用模糊、歧義的語(yǔ)言。合同條款應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容:合同雙方的基本信息;產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn);價(jià)格、付款方式、結(jié)算方式;交貨期、交貨地點(diǎn)、運(yùn)輸方式;驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法;違約責(zé)任;爭(zhēng)議解決方式等。(四)合同評(píng)審1.銷售部門完成合同起草后,應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行合同評(píng)審。評(píng)審內(nèi)容包括合同的合法性、可行性、風(fēng)險(xiǎn)性、經(jīng)濟(jì)效益等方面。2.各部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)對(duì)合同進(jìn)行審核,并提出書(shū)面意見(jiàn)和建議。對(duì)于涉及多個(gè)部門的合同條款,相關(guān)部門應(yīng)進(jìn)行充分溝通和協(xié)商。3.銷售部門根據(jù)各部門的評(píng)審意見(jiàn),對(duì)合同進(jìn)行修改和完善,確保合同符合公司的利益和要求。(五)合同審批1.經(jīng)過(guò)評(píng)審的合同,應(yīng)按照公司的審批權(quán)限進(jìn)行審批。審批流程一般包括部門負(fù)責(zé)人審批、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審核合同內(nèi)容,對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)和效益進(jìn)行評(píng)估,做出審批決定。對(duì)于重大合同或存在較大風(fēng)險(xiǎn)的合同,應(yīng)提交公司董事會(huì)或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)進(jìn)行審議。(六)合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過(guò)后,銷售部門應(yīng)與客戶進(jìn)行合同簽訂。簽訂合同應(yīng)采用書(shū)面形式,并由雙方當(dāng)事人簽字或蓋章。2.合同簽訂過(guò)程中,應(yīng)注意以下事項(xiàng):確保合同文本的一致性,雙方簽字或蓋章的合同文本應(yīng)與審批通過(guò)的合同文本一致。明確合同的生效時(shí)間和履行期限。按照合同約定的份數(shù)制作合同文本,并由雙方當(dāng)事人各執(zhí)一份。(七)合同存檔1.合同簽訂后,銷售部門應(yīng)及時(shí)將合同原件送交公司檔案管理部門存檔。檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案,對(duì)合同進(jìn)行分類、編號(hào)、保管,確保合同檔案的完整性和安全性。2.銷售部門和其他相關(guān)部門應(yīng)留存合同復(fù)印件,以便在合同履行過(guò)程中查閱和參考。四、合同條款管理(一)通用條款管理1.公司應(yīng)制定統(tǒng)一的銷售合同通用條款,明確合同雙方的基本權(quán)利和義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.通用條款應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)的變化和公司的實(shí)際情況進(jìn)行定期修訂和完善,確保其合法性和有效性。(二)特殊條款管理1.對(duì)于客戶提出的特殊要求或條款,銷售部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真分析和評(píng)估。對(duì)于符合公司利益和要求的特殊條款,可以在合同中予以明確約定;對(duì)于存在較大風(fēng)險(xiǎn)或不符合公司政策的特殊條款,應(yīng)與客戶進(jìn)行協(xié)商,尋求替代方案。2.特殊條款的制定和修改應(yīng)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門的審核和審批,確保其合法性和可行性。(三)條款審查要點(diǎn)1.合法性審查:合同條款應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定,不得違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定。2.完整性審查:合同條款應(yīng)涵蓋合同的主要內(nèi)容,避免出現(xiàn)遺漏或模糊不清的情況。3.公平性審查:合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平、公正的原則,不得損害合同雙方的合法權(quán)益。4.可行性審查:合同條款應(yīng)具有可操作性,能夠在實(shí)際履行過(guò)程中得到有效執(zhí)行。五、合同風(fēng)險(xiǎn)防范(一)信用風(fēng)險(xiǎn)防范1.建立客戶信用管理制度,對(duì)客戶的信用狀況進(jìn)行定期評(píng)估和監(jiān)控。對(duì)于信用狀況不佳的客戶,應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施,如要求提供擔(dān)保、提高預(yù)付款比例等。2.在合同簽訂前,應(yīng)要求客戶提供相關(guān)的信用證明文件,如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、財(cái)務(wù)報(bào)表等,以了解客戶的信用狀況。3.加強(qiáng)對(duì)合同款項(xiàng)的催收和管理,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理客戶的逾期付款情況。對(duì)于長(zhǎng)期拖欠貨款的客戶,應(yīng)采取法律手段追討欠款。(二)法律風(fēng)險(xiǎn)防范1.加強(qiáng)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn),提高員工的法律意識(shí)和法律素養(yǎng)。銷售部門和其他相關(guān)部門的員工應(yīng)熟悉與銷售合同相關(guān)的法律法規(guī),確保合同簽訂和履行過(guò)程中的合法性。2.建立合同法律審查制度,對(duì)所有銷售合同進(jìn)行法律審查。法務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照法律法規(guī)的要求對(duì)合同條款進(jìn)行審核,避免合同中出現(xiàn)法律漏洞或風(fēng)險(xiǎn)。3.對(duì)于重大合同或存在較大法律風(fēng)險(xiǎn)的合同,應(yīng)聘請(qǐng)專業(yè)的律師進(jìn)行咨詢和審查,確保合同的合法性和有效性。(三)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)防范1.加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析,及時(shí)了解市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和行業(yè)趨勢(shì)。銷售部門應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)情況調(diào)整銷售策略和合同條款,以適應(yīng)市場(chǎng)變化。2.在合同簽訂過(guò)程中,應(yīng)考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、原材料供應(yīng)等因素,合理確定合同價(jià)格和交貨期。對(duì)于價(jià)格波動(dòng)較大的產(chǎn)品或服務(wù),可以在合同中約定價(jià)格調(diào)整機(jī)制。3.建立市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制,及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于可能影響合同履行的市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)因素,應(yīng)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行防范和應(yīng)對(duì)。六、合同監(jiān)督與檢查(一)合同履行監(jiān)督1.銷售部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同的履行跟蹤和監(jiān)督,及時(shí)了解合同的履行情況。對(duì)于合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)與客戶溝通協(xié)商,尋求解決方案。2.其他相關(guān)部門應(yīng)根據(jù)合同的約定,履行各自的職責(zé),確保合同的順利履行。如生產(chǎn)部門應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和質(zhì)量要求生產(chǎn)產(chǎn)品;技術(shù)部門應(yīng)提供技術(shù)支持和服務(wù)等。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同款項(xiàng)的收付情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析,監(jiān)控客戶的付款情況。對(duì)于逾期付款的客戶,應(yīng)及時(shí)發(fā)出催款通知,并采取相應(yīng)的催收措施。(二)合同檢查1.公司應(yīng)定期對(duì)銷售合同的簽訂和履行情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括合同簽約流程的執(zhí)行情況、合同條款的合法性和有效性、合同履行情況等。2.檢查方式可以采用自查、抽查、專項(xiàng)檢查等方式。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改,并追究相關(guān)人員的責(zé)任。(三)績(jī)效評(píng)估1.建立合同管理績(jī)效評(píng)估制
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