政黨及組織文件管理辦法

政黨及組織文件管理辦法?一、總則（一）目的為了加強本政黨及組織文件的科學(xué)管理，保證文件的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，提高工作效率和決策水平，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及政黨及組織的實際工作需求，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本政黨及組織內(nèi)部所有文件的管理活動，包括文件的起草、審核、簽發(fā)、發(fā)布、歸檔、保管、借閱、銷毀等各個環(huán)節(jié)。（三）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：文件管理工作在政黨及組織的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進行，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分級負(fù)責(zé)：按照文件的重要程度和管理權(quán)限，實行分級管理，明確各級管理人員的職責(zé)。3.科學(xué)規(guī)范：采用科學(xué)的管理方法和技術(shù)手段，建立健全文件管理制度和流程，確保文件管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。4.安全保密：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和政黨及組織的保密制度，確保文件的安全和保密。5.有效利用：在保證文件安全保密的前提下，充分發(fā)揮文件的信息資源作用，為政黨及組織的工作提供有效的支持和服務(wù)。二、文件管理機構(gòu)與職責(zé)（一）文件管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成：由政黨及組織的主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。2.職責(zé)-制定文件管理的方針、政策和規(guī)劃。-審議和批準(zhǔn)文件管理制度和重要文件管理事項。-協(xié)調(diào)解決文件管理工作中的重大問題。（二）文件管理部門1.設(shè)置：設(shè)立專門的文件管理部門，負(fù)責(zé)文件的日常管理工作。2.職責(zé)-貫徹執(zhí)行文件管理的方針、政策和制度。-制定和完善文件管理的具體操作流程和細(xì)則。-負(fù)責(zé)文件的收集、整理、歸檔、保管和借閱等工作。-對文件的利用情況進行統(tǒng)計和分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考。-組織開展文件管理的培訓(xùn)和宣傳工作。（三）各部門文件管理員1.設(shè)置：各部門指定一名文件管理員，負(fù)責(zé)本部門文件的管理工作。2.職責(zé)-負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核、簽發(fā)和發(fā)布工作。-按照規(guī)定將本部門的文件及時整理、歸檔，并移交文件管理部門。-協(xié)助文件管理部門做好文件的借閱和利用工作。-對本部門文件的安全保密負(fù)責(zé)。三、文件的起草與審核（一）文件起草1.起草要求-文件的內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、政黨及組織的章程和政策要求。-語言表達應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、簡潔，避免使用模糊、歧義的詞匯。-文件的格式應(yīng)符合政黨及組織的統(tǒng)一規(guī)定。2.起草流程-明確文件的起草目的和范圍。-進行調(diào)查研究，收集相關(guān)資料。-撰寫文件初稿。-征求相關(guān)部門和人員的意見，對初稿進行修改完善。（二）文件審核1.審核內(nèi)容-內(nèi)容審核：審核文件的內(nèi)容是否合法、合規(guī)、合理，是否符合政黨及組織的工作實際。-格式審核：審核文件的格式是否規(guī)范，是否符合政黨及組織的統(tǒng)一要求。-文字審核：審核文件的文字表達是否準(zhǔn)確、清晰、簡潔，是否存在錯別字、語病等問題。2.審核流程-部門內(nèi)部審核：文件起草完成后，先由本部門負(fù)責(zé)人進行審核，提出修改意見。-相關(guān)部門會簽：涉及多個部門的文件，應(yīng)征求相關(guān)部門的意見，進行會簽。-領(lǐng)導(dǎo)審核：文件經(jīng)部門內(nèi)部審核和相關(guān)部門會簽后，提交給政黨及組織的領(lǐng)導(dǎo)進行審核簽發(fā)。四、文件的簽發(fā)與發(fā)布（一）文件簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限-重要文件由政黨及組織的主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。-一般文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)流程-文件審核通過后，由起草部門將文件呈送給簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)。-簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)對文件進行最終審核，簽署意見和姓名、日期。（二）文件發(fā)布1.發(fā)布方式-正式文件以紙質(zhì)文件和電子文件兩種形式發(fā)布。-重要文件應(yīng)在政黨及組織的內(nèi)部刊物、網(wǎng)站等平臺上進行公布。2.發(fā)布流程-文件簽發(fā)后，由文件管理部門負(fù)責(zé)文件的排版、印刷和分發(fā)工作。-電子文件應(yīng)及時上傳到政黨及組織的文件管理系統(tǒng)，供相關(guān)人員查閱和下載。五、文件的歸檔與保管（一）文件歸檔1.歸檔范圍-本政黨及組織在工作中形成的具有保存價值的各種文件材料，包括決議、決定、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。-上級機關(guān)下發(fā)的與本政黨及組織工作相關(guān)的重要文件。-下級機關(guān)報送的重要文件。2.歸檔時間-一般文件應(yīng)在辦理完畢后的一個月內(nèi)歸檔。-重要文件應(yīng)在辦理完畢后的一周內(nèi)歸檔。3.歸檔要求-文件應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行分類整理，確保文件的系統(tǒng)性和完整性。-文件應(yīng)裝訂整齊，編目清晰，便于查找和利用。-電子文件應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并建立備份制度。（二）文件保管1.保管設(shè)施-文件管理部門應(yīng)設(shè)置專門的文件庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。-文件庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，定期進行檢查和維護。2.保管期限-文件的保管期限分為永久、長期和短期三種。-永久保管的文件包括本政黨及組織的重要決議、決定、章程等。-長期保管的文件包括本政黨及組織的重要工作記錄、會議紀(jì)要等，保管期限為16-50年。-短期保管的文件包括本政黨及組織的一般性工作文件，保管期限為5-15年。3.保管責(zé)任-文件管理部門對文件的保管工作負(fù)責(zé)，定期對文件進行檢查和清理，確保文件的安全和完整。-如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施進行處理。六、文件的借閱與利用（一）文件借閱1.借閱范圍-本政黨及組織內(nèi)部人員因工作需要可以借閱文件。-外部單位因工作需要借閱文件的，應(yīng)經(jīng)政黨及組織的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱流程-借閱人員應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱期限等信息。-經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報文件管理部門審批。-文件管理部門根據(jù)借閱申請，辦理文件借閱手續(xù)，將文件提供給借閱人員。3.借閱期限-一般文件的借閱期限為1-2周。-重要文件的借閱期限應(yīng)根據(jù)實際情況確定，但最長不得超過1個月。4.借閱歸還-借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還文件。-文件歸還時，文件管理部門應(yīng)進行檢查，確保文件的完整和安全。（二）文件利用1.利用方式-查閱：借閱人員可以在文件管理部門指定的地點查閱文件。-復(fù)制：因工作需要，借閱人員可以申請復(fù)制文件，但應(yīng)經(jīng)文件管理部門批準(zhǔn)。2.利用要求-利用文件時，應(yīng)遵守政黨及組織的保密制度，不得泄露文件內(nèi)容。-對文件的利用情況應(yīng)進行登記，以便統(tǒng)計和分析。七、文件的銷毀（一）銷毀范圍1.保管期限已滿且無保存價值的文件。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)為無保存價值的文件。3.因工作失誤或其他原因造成的重復(fù)、錯誤文件。（二）銷毀流程1.文件管理部門定期對文件進行清理和鑒定，提出銷毀意見。2.銷毀意見經(jīng)政黨及組織的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由文件管理部門組織實施。3.銷毀文件時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保文件銷毀徹底。4.銷毀文件應(yīng)填寫《文件銷毀清冊》，注明銷毀文件的名稱、文號、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、文件的保密管理（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)和政黨及組織的保密制度，加強文件的保密管理。2.對涉及國家秘密、政黨及組織機密的文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進行管理。3.加強對文件管理人員的保密教育，提高保密意識。（二）保密措施1.文件庫房應(yīng)設(shè)置保密設(shè)施，如防盜門、保險柜等。2.對涉密文件應(yīng)進行加密存儲，限制訪問權(quán)限。3.在文件的傳遞過程中，應(yīng)采取保密措施，確保文件的安全。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文件管理部門應(yīng)定期對各部門的文件管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括文件的起草、審核、簽發(fā)、歸檔、保管、借閱、銷毀等各個環(huán)節(jié)。3.對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.建立文件管理工作考核評價機制，對各部門的文件管理工作進行考核