大學(xué)圖書館采購管理辦法

大學(xué)圖書館采購管理辦法一、引言親愛的同事們，大學(xué)圖書館作為學(xué)校知識資源的核心樞紐，其館藏資源的質(zhì)量與豐富程度，直接影響著師生們的教學(xué)、科研與學(xué)習(xí)體驗。而采購管理工作，就如同為圖書館注入新鮮血液的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，至關(guān)重要。在過去二十年的工作中，我深切體會到一套科學(xué)、合理且人性化的采購管理辦法，對于圖書館的長遠(yuǎn)發(fā)展有著不可估量的作用。今天，我們共同來制定這份《大學(xué)圖書館采購管理辦法》，旨在規(guī)范采購流程，提升館藏質(zhì)量，更好地服務(wù)廣大師生。二、適用范圍本辦法適用于我校圖書館各類文獻(xiàn)資源（包括但不限于紙質(zhì)圖書、期刊、電子資源等）以及相關(guān)配套設(shè)備的采購活動。無論是常規(guī)采購，還是因特殊項目需求進(jìn)行的采購，都應(yīng)遵循本辦法的規(guī)定。希望大家在日常工作中，嚴(yán)格按照適用范圍來執(zhí)行采購任務(wù)，確保每一項采購活動都在制度的框架內(nèi)有序進(jìn)行。三、采購原則1.需求導(dǎo)向原則：我們鼓勵大家在采購工作中，始終以師生的實際需求為出發(fā)點。通過多種渠道，如定期收集師生的薦購書單、開展學(xué)科調(diào)研等方式，深入了解不同學(xué)科、不同層次師生的文獻(xiàn)資源需求。只有這樣，我們采購回來的資源才能真正滿足教學(xué)與科研的需要，避免資源的閑置與浪費(fèi)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：圖書館的資源質(zhì)量是其生命線。在采購過程中，務(wù)必優(yōu)先考慮資源的學(xué)術(shù)價值、權(quán)威性和可靠性。對于紙質(zhì)圖書，要關(guān)注出版社的聲譽(yù)、作者的學(xué)術(shù)水平等因素；對于電子資源，要考察數(shù)據(jù)庫的收錄范圍、數(shù)據(jù)更新頻率等指標(biāo)。希望大家在選擇供應(yīng)商和資源時，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，為圖書館挑選高質(zhì)量的文獻(xiàn)資源。3.性價比原則：在保證資源質(zhì)量的前提下，我們要追求性價比的最大化。通過與供應(yīng)商進(jìn)行充分的溝通與談判，爭取更優(yōu)惠的價格和更好的服務(wù)條款。同時，要對市場上同類資源的價格進(jìn)行調(diào)研和比較，做到心中有數(shù)。這樣既能為學(xué)校節(jié)約采購資金，又能提高資源的采購效益。4.公平公正公開原則：采購活動必須遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商都有平等的競爭機(jī)會。在采購過程中，要嚴(yán)格按照既定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，不得偏袒任何一方。相關(guān)采購信息，如采購項目、采購預(yù)算、中標(biāo)結(jié)果等，都應(yīng)及時向校內(nèi)師生公開，接受大家的監(jiān)督。我們希望營造一個公平競爭的采購環(huán)境，讓優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商能夠脫穎而出，為圖書館提供更好的資源與服務(wù)。四、采購組織與職責(zé)1.圖書館采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組組成：由圖書館館長擔(dān)任組長，副館長擔(dān)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。職責(zé)：全面領(lǐng)導(dǎo)圖書館的采購工作，制定采購政策與規(guī)劃，審議重大采購項目，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的重大問題。領(lǐng)導(dǎo)小組要定期召開會議，對采購工作進(jìn)行總結(jié)與評估，確保采購工作朝著正確的方向發(fā)展。2.采購業(yè)務(wù)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)具體采購項目的實施，包括制定采購計劃、選擇供應(yīng)商、簽訂采購合同、驗收貨物等工作。采購業(yè)務(wù)人員要熟悉市場行情，具備良好的溝通與談判能力，嚴(yán)格按照采購流程和相關(guān)規(guī)定開展工作。在采購過程中，要及時向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報工作進(jìn)展情況，遇到問題及時尋求解決辦法。3.其他相關(guān)部門圖書館資源建設(shè)部：負(fù)責(zé)對采購的文獻(xiàn)資源進(jìn)行質(zhì)量評估和篩選，提供專業(yè)的學(xué)科建議，協(xié)助采購業(yè)務(wù)部門制定采購計劃。希望資源建設(shè)部的同事們充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，為采購工作提供有力的學(xué)術(shù)支持。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，辦理采購資金的支付手續(xù)，監(jiān)督采購資金的使用情況。財務(wù)部門要嚴(yán)格按照財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，對采購資金進(jìn)行管理，確保資金的安全與合理使用。審計部門：負(fù)責(zé)對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，審查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性以及采購資金的使用效益。審計部門要定期對采購項目進(jìn)行審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，保障采購活動的規(guī)范運(yùn)行。五、采購流程1.采購需求調(diào)研與計劃制定需求收集：各學(xué)科館員要定期與相關(guān)學(xué)科的教師、學(xué)生進(jìn)行溝通，收集他們對文獻(xiàn)資源的需求信息?？梢酝ㄟ^問卷調(diào)查、座談會、在線薦購平臺等方式，廣泛征求師生的意見和建議。同時，要關(guān)注學(xué)科發(fā)展動態(tài)和學(xué)術(shù)前沿信息，主動篩選適合本學(xué)科的優(yōu)質(zhì)文獻(xiàn)資源。需求分析：采購業(yè)務(wù)部門會同資源建設(shè)部，對收集到的需求信息進(jìn)行匯總、分析和篩選。根據(jù)學(xué)校的學(xué)科建設(shè)規(guī)劃、教學(xué)科研需求以及圖書館的館藏發(fā)展目標(biāo)，確定各類文獻(xiàn)資源的采購重點和數(shù)量。計劃編制：采購業(yè)務(wù)部門根據(jù)需求分析結(jié)果，編制年度采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購項目名稱、采購內(nèi)容、采購預(yù)算、采購時間等詳細(xì)信息。采購計劃要報圖書館采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過，并報學(xué)校相關(guān)部門審批備案。希望大家在制定采購計劃時，充分考慮各方面因素，確保計劃的科學(xué)性與可行性。2.供應(yīng)商選擇與評估供應(yīng)商信息收集：采購業(yè)務(wù)部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平、信譽(yù)狀況等?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、參加圖書展會等方式，建立供應(yīng)商信息庫。供應(yīng)商評估：采購業(yè)務(wù)部門會同相關(guān)部門，對供應(yīng)商進(jìn)行評估。評估內(nèi)容主要包括供應(yīng)商的資質(zhì)條件、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)、履約能力等方面。可以采用實地考察、樣品檢驗、參考以往合作情況等方式進(jìn)行評估。根據(jù)評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單。我們鼓勵大家選擇信譽(yù)良好、實力雄厚的供應(yīng)商進(jìn)行合作，為采購工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。供應(yīng)商選擇：對于一般性采購項目，可以從合格供應(yīng)商名單中選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。對于重大采購項目，應(yīng)通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)等方式選擇供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時，要綜合考慮各方面因素，確保選擇到最適合的合作伙伴。3.采購合同簽訂與執(zhí)行合同起草：采購業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商就采購項目的具體條款進(jìn)行談判，達(dá)成一致后起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同條款要明確、具體，符合相關(guān)法律法規(guī)的要求。合同審核：采購合同起草完成后，要提交給圖書館采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容主要包括合同條款的合法性、合理性、完整性以及與采購計劃的一致性等方面。各部門要認(rèn)真審核合同內(nèi)容，提出審核意見，確保合同的質(zhì)量。合同簽訂：經(jīng)審核通過的采購合同，由圖書館法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同要嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，確保合同的法律效力。合同簽訂后，要及時將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，以便各方做好執(zhí)行準(zhǔn)備。合同執(zhí)行：采購業(yè)務(wù)部門要跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按照合同約定按時、按質(zhì)、按量交貨。在合同執(zhí)行過程中，如出現(xiàn)問題，要及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)解決。同時，要做好合同執(zhí)行記錄，為后續(xù)的驗收和結(jié)算工作提供依據(jù)。希望大家在合同執(zhí)行過程中，保持高度的責(zé)任心，確保合同的順利履行。4.貨物驗收與付款驗收準(zhǔn)備：在貨物到達(dá)前，采購業(yè)務(wù)部門要通知相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。驗收人員要熟悉采購合同的要求和驗收標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)備好驗收所需的工具和設(shè)備。驗收實施：貨物到達(dá)后，采購業(yè)務(wù)部門會同資源建設(shè)部、使用部門等相關(guān)部門對貨物進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容主要包括貨物的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量、外觀等方面。對于紙質(zhì)圖書，要檢查圖書的裝訂質(zhì)量、印刷質(zhì)量等；對于電子資源，要測試其功能、數(shù)據(jù)完整性等。驗收過程中，要做好驗收記錄，如發(fā)現(xiàn)問題，要及時與供應(yīng)商聯(lián)系解決。驗收報告：驗收完成后，驗收人員要出具驗收報告。驗收報告應(yīng)包括驗收項目名稱、驗收時間、驗收地點、驗收人員、驗收結(jié)果等內(nèi)容。驗收報告要由驗收人員簽字確認(rèn)，并報圖書館采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核。付款申請：驗收合格后，采購業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定和驗收報告，向財務(wù)部門提交付款申請。付款申請要附采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)材料。財務(wù)部門審核無誤后，按照規(guī)定的程序辦理付款手續(xù)。希望大家在驗收和付款環(huán)節(jié)，嚴(yán)格按照流程操作，確保采購資金的安全和貨物的質(zhì)量。六、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制：圖書館應(yīng)根據(jù)學(xué)校的總體發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，結(jié)合館藏資源現(xiàn)狀和師生需求，科學(xué)合理地編制采購預(yù)算。采購預(yù)算要細(xì)化到具體的采購項目和金額，明確各項資源的采購比例和重點。在編制預(yù)算過程中，要充分考慮市場價格波動等因素，預(yù)留一定的彈性空間。2.預(yù)算審批：采購預(yù)算編制完成后，要報學(xué)校相關(guān)部門審批。學(xué)校相關(guān)部門要對采購預(yù)算的合理性、必要性進(jìn)行審核，提出審批意見。經(jīng)審批通過的采購預(yù)算，要嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。3.預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控：圖書館要按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織實施采購活動，確保預(yù)算的嚴(yán)格執(zhí)行。采購業(yè)務(wù)部門要定期對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應(yīng)的措施加以解決。財務(wù)部門要對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，對超預(yù)算或無預(yù)算的采購項目，要嚴(yán)格把關(guān)，不予支付資金。希望大家在預(yù)算管理方面，樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)念A(yù)算意識，合理安排采購資金，提高資金使用效益。七、采購檔案管理1.檔案范圍：采購檔案包括采購項目的申請文件、采購計劃、供應(yīng)商信息、采購合同、驗收報告、付款憑證等與采購活動相關(guān)的所有文件資料。希望大家在采購過程中，及時收集和整理相關(guān)文件資料，確保采購檔案的完整性。2.檔案整理與歸檔：采購業(yè)務(wù)部門要按照檔案管理的要求，對采購檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄。整理好的采購檔案要及時移交圖書館檔案管理部門歸檔保存。檔案管理部門要建立健全采購檔案管理制度，確保檔案的安全保管和有效利用。3.檔案查閱與利用：校內(nèi)相關(guān)部門因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門要按照規(guī)定的程序提供查閱服務(wù)，確保檔案的查閱安全。未經(jīng)許可，任何人不得擅自查閱、復(fù)制或泄露采購檔案中的機(jī)密信息。希望大家重視采購檔案管理工作，為圖書館的采購工作留下完整的歷史記錄，以便日后查閱和參考。八、監(jiān)督與考核1.內(nèi)部監(jiān)督：圖書館采購工作領(lǐng)導(dǎo)小組要定期對采購工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，重點檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的履行情況、采購資金的使用情況等。審計部門要定期對采購活動進(jìn)行專項審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。希望各監(jiān)督部門切實履行職責(zé)，加強(qiáng)對采購工作的內(nèi)部監(jiān)督，確保采購活動的規(guī)范運(yùn)行。2.外部監(jiān)督：鼓勵校內(nèi)師生對采購活動進(jìn)行監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題可以通過正當(dāng)渠道向圖書館或?qū)W校相關(guān)部門反映。同時，要積極接受上級主管部門和社會各界的監(jiān)督，對提出的意見和建議要認(rèn)真對待，及時整改。3.考核評價：建立采購工作考核評價機(jī)制，對采購業(yè)務(wù)部門和相關(guān)工作人員的工作績效進(jìn)行考