東莞國(guó)土局檔案管理辦法

東莞國(guó)土局檔案管理辦法?一、總則（一）目的為了加強(qiáng)東莞國(guó)土局檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，更好地為國(guó)土管理工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)土地管理法》以及國(guó)家和地方有關(guān)檔案管理的法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合東莞國(guó)土局實(shí)際工作情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于東莞國(guó)土局及其下屬各部門、單位在各項(xiàng)工作中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）檔案定義本辦法所稱檔案，是指東莞國(guó)土局在履行行政管理職能、開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于土地登記檔案、建設(shè)用地檔案、地籍管理檔案、礦產(chǎn)資源管理檔案等。（四）管理原則檔案管理工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保存、便于利用的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，確保檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確和有效。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)東莞國(guó)土局設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全局檔案的集中管理工作。檔案管理部門配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。（二）各部門職責(zé)1.各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門在工作過(guò)程中形成檔案的收集、整理和初步審核工作，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求向檔案管理部門移交檔案。2.辦公室負(fù)責(zé)對(duì)全局檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門做好檔案管理工作。3.信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，提供技術(shù)支持和保障，確保檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策，制定和完善本單位檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、編目、裝盒等工作，確保檔案的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)工作，采取必要的措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)和分析工作，及時(shí)掌握檔案的數(shù)量、種類、保管狀況和利用情況，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。6.負(fù)責(zé)檔案的提供利用工作，根據(jù)有關(guān)規(guī)定和程序，為局內(nèi)各部門和社會(huì)公眾提供檔案查閱、復(fù)制等服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.文書檔案：包括上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的與國(guó)土管理工作有關(guān)的文件、本局制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示、報(bào)告等。2.土地登記檔案：包括土地登記申請(qǐng)書、土地權(quán)屬來(lái)源證明材料、地籍調(diào)查表、土地登記審批表、土地證書等。3.建設(shè)用地檔案：包括建設(shè)用地項(xiàng)目呈報(bào)材料、建設(shè)用地批準(zhǔn)書、土地出讓合同、征地補(bǔ)償安置方案等。4.地籍管理檔案：包括地籍調(diào)查成果資料、土地利用現(xiàn)狀調(diào)查資料、土地變更調(diào)查資料等。5.礦產(chǎn)資源管理檔案：包括礦產(chǎn)資源勘查許可證、采礦許可證、礦產(chǎn)資源開發(fā)利用方案、礦山地質(zhì)環(huán)境評(píng)價(jià)報(bào)告等。6.測(cè)繪檔案：包括測(cè)繪成果資料、測(cè)繪項(xiàng)目合同、測(cè)繪技術(shù)設(shè)計(jì)書等。7.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等。8.電子檔案：包括以電子形式存儲(chǔ)的各種文件、數(shù)據(jù)、圖表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案的齊全完整。2.檔案收集工作應(yīng)遵循"誰(shuí)形成、誰(shuí)收集"的原則，及時(shí)將工作中形成的檔案收集齊全。3.對(duì)重要的、具有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)同時(shí)收集紙質(zhì)檔案和電子檔案。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.文書檔案按照年度、保管期限、組織機(jī)構(gòu)等進(jìn)行分類整理，采用"件"為單位進(jìn)行裝訂和編號(hào)。3.土地登記檔案、建設(shè)用地檔案、地籍管理檔案等按照業(yè)務(wù)類型、項(xiàng)目名稱、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，采用卷為單位進(jìn)行裝訂和編號(hào)。4.聲像檔案按照載體類型、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，建立相應(yīng)的索引和目錄。5.電子檔案按照文件類型、時(shí)間、業(yè)務(wù)類別等進(jìn)行分類整理，存儲(chǔ)在專門的電子檔案管理系統(tǒng)中。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管設(shè)施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防器材等。3.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備和報(bào)警裝置，確保檔案的安全。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)的順序存放在檔案柜或密集架中，排列整齊，便于查找和管理。2.對(duì)不同載體的檔案應(yīng)采取不同的保管方式，如紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在干燥通風(fēng)的地方，聲像檔案應(yīng)存放在專門的存儲(chǔ)設(shè)備中。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）保護(hù)措施1.對(duì)重要的、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如進(jìn)行數(shù)字化處理、異地備份等。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管和保護(hù)的操作規(guī)程，防止檔案的損壞和丟失。3.對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度應(yīng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和控制，確保檔案處于適宜的保存環(huán)境中。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和國(guó)土管理工作的實(shí)際需要，制定本單位檔案保管期限表，作為檔案鑒定的依據(jù)。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理和初步鑒定，提出鑒定意見。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，確定檔案的存毀。3.對(duì)經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀要求1.銷毀檔案應(yīng)采用安全可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.銷毀檔案的清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管狀況、利用情況等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、安全、便捷的原則，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行。2.檔案利用應(yīng)優(yōu)先滿足局內(nèi)各部門的工作需要，同時(shí)為社會(huì)公眾提供必要的服務(wù)。（三）利用程序1.局內(nèi)各部門查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.社會(huì)公眾查閱檔案，應(yīng)持有效身份證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，方可查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)遵守檔案查閱的有關(guān)規(guī)定，不得損壞、涂改、丟失檔案。4.需要復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。（四）利用服務(wù)1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用服務(wù)機(jī)制，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行分析和總結(jié)，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。七、檔案的信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、保管、利用和共享，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。2.開發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理和在線查詢、利用。3.建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享和交換。（三）技術(shù)要求1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)采用先進(jìn)的信息技術(shù)，具有良好的兼容性、穩(wěn)定性和安全性。2.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)功能，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。3.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理功能，對(duì)不同用戶的訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制。（四）安全保障1.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的安全管理，建立健全安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案。2.采用必要的安全技術(shù)措施，如加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)等，確保檔案信息的安全。3.對(duì)檔案管理系統(tǒng)的操作人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)和操作技能。八、檔案的保密管理（一）保密制度建立健全檔案保密制度，明確檔案保密的范圍、措施和責(zé)任，確保檔案信息的安全。（二）保密范圍涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理。（三）保密措施1.對(duì)保密檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如單獨(dú)存放、加密存儲(chǔ)等。2.對(duì)保密檔案的查閱和利用，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大知悉范圍。3.對(duì)保密檔案的復(fù)制和傳遞，應(yīng)采取必要的保密措施，確保檔案信息不泄露。（四）責(zé)任追究對(duì)違反檔案保密制度，造成檔案信息泄露的單位和個(gè)人，應(yīng)依法追究其責(zé)任。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢