銀行辦公耗材管理辦法

銀行辦公耗材管理辦法一、總則（一）目的為加強銀行辦公耗材的管理，規(guī)范辦公耗材的采購、使用、庫存等環(huán)節(jié)，提高辦公耗材使用效率，降低運營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于銀行總部及各分支機構辦公耗材的管理。辦公耗材包括但不限于紙張、墨盒、硒鼓、文件夾、筆記本、筆等日常辦公所需物品。（三）管理原則1.統(tǒng)一管理原則銀行辦公耗材的采購、調配等工作由總行相關部門統(tǒng)一負責，確保全行辦公耗材管理的規(guī)范性和一致性。2.按需采購原則根據(jù)各部門實際工作需求，合理確定辦公耗材的采購數(shù)量，避免浪費。3.成本控制原則在保證辦公需求的前提下，通過優(yōu)化采購渠道、加強庫存管理等措施，降低辦公耗材采購和使用成本。4.高效使用原則鼓勵員工節(jié)約使用辦公耗材，提高辦公耗材的使用效率，減少不必要的消耗。二、職責分工（一）采購部門職責1.負責辦公耗材供應商的選擇、評估和管理，建立供應商檔案。2.根據(jù)各部門需求計劃，制定年度、季度辦公耗材采購計劃，并組織實施采購工作。3.負責與供應商簽訂采購合同，確保采購物資的質量、價格、交貨期等符合要求。4.跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調解決采購過程中的問題。（二）使用部門職責1.定期向采購部門提交辦公耗材需求計劃，明確所需耗材的種類、規(guī)格、數(shù)量等。2.負責本部門辦公耗材的領用、使用和保管，合理使用辦公耗材，避免浪費。3.配合采購部門做好辦公耗材的驗收工作，對不符合要求的耗材及時反饋。（三）庫存管理部門職責1.負責辦公耗材的入庫、存儲、出庫等庫存管理工作，確保庫存物資的安全、完整。2.建立庫存臺賬，定期盤點庫存，及時掌握庫存動態(tài)，保證賬實相符。3.根據(jù)庫存情況和采購計劃，合理安排庫存補貨，避免積壓或缺貨。（四）財務部門職責1.負責審核辦公耗材采購預算，監(jiān)督采購資金的使用情況。2.對辦公耗材采購、使用等費用進行核算和賬務處理，定期進行成本分析。三、采購管理（一）采購計劃制定1.各使用部門應于每月末根據(jù)本部門下月工作安排及辦公耗材實際使用情況，填寫《辦公耗材需求計劃表》，提交至采購部門。2.采購部門匯總各部門需求計劃后，結合庫存情況，制定季度辦公耗材采購計劃。對于用量較大、有特殊規(guī)格要求或需提前預訂的辦公耗材，應制定年度采購計劃。3.采購計劃應明確辦公耗材的種類、規(guī)格、數(shù)量、預計采購時間等內容，并報相關領導審批。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價等方式選擇辦公耗材供應商。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、產(chǎn)品質量、價格、售后服務等因素。2.采購部門應建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、聯(lián)系方式、產(chǎn)品報價、供貨情況、售后服務等內容。定期對供應商進行評估，對于表現(xiàn)不佳的供應商，應及時調整或淘汰。3.與供應商簽訂采購合同時，應明確雙方的權利和義務，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。同時，應約定違約責任和爭議解決方式。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購計劃，向選定的供應商發(fā)送采購訂單。采購訂單應明確采購物資的詳細信息，確保供應商準確理解采購要求。2.供應商應按照采購訂單要求，按時、按質、按量將辦公耗材送達銀行指定地點。采購部門應安排專人負責驗收工作。（四）驗收1.辦公耗材到貨后，庫存管理部門應及時組織驗收。驗收人員應根據(jù)采購合同和相關標準，對辦公耗材的數(shù)量、規(guī)格、質量等進行核對。2.對于驗收合格的辦公耗材，應辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公耗材入庫單》，并在入庫單上簽字確認。對于驗收不合格的辦公耗材，應及時與供應商聯(lián)系，辦理退換貨手續(xù)。四、庫存管理（一）入庫管理1.庫存管理部門應根據(jù)驗收合格的《辦公耗材入庫單》，及時將辦公耗材入庫。入庫時，應按照辦公耗材的種類、規(guī)格、批次等進行分類存放，便于管理和查找。2.建立庫存臺賬，詳細記錄辦公耗材的入庫日期、供應商名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等信息。庫存臺賬應定期與采購合同、入庫單等進行核對，確保賬賬相符。（二）存儲管理1.辦公耗材應存放在干燥、通風、安全的倉庫內，避免受潮、變質、損壞等情況發(fā)生。2.對于易燃易爆、有毒有害等特殊辦公耗材，應按照相關法律法規(guī)的要求進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。3.定期對庫存辦公耗材進行檢查，查看是否有損壞、過期等情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時處理，確保庫存物資的質量。（三）出庫管理1.使用部門領用辦公耗材時，應填寫《辦公耗材領用申請表》，注明領用日期、領用部門、領用人、辦公耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人審批后，到庫存管理部門辦理領用手續(xù)。2.庫存管理部門根據(jù)審批后的《辦公耗材領用申請表》，辦理出庫手續(xù)，填寫《辦公耗材出庫單》，并在出庫單上簽字確認。同時，更新庫存臺賬，減少相應庫存數(shù)量。3.對于限量領用的辦公耗材，庫存管理部門應嚴格按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放，不得超量領用。（四）盤點管理1.庫存管理部門應定期對辦公耗材進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。2.盤點前，應制定詳細的盤點計劃，明確盤點范圍、方法、人員分工等內容。盤點過程中，應認真核對庫存物資的數(shù)量、規(guī)格、質量等信息，并做好記錄。3.盤點結束后，應編制《辦公耗材盤點報告》，對盤點結果進行總結分析。對于盤盈、盤虧等情況，應查明原因，提出處理意見，并報相關領導審批。五、使用管理（一）節(jié)約使用宣傳1.人力資源部門應將辦公耗材節(jié)約使用納入員工培訓內容，提高員工節(jié)約意識。2.行政部門應通過內部宣傳欄、郵件、短信等方式，宣傳辦公耗材節(jié)約使用的重要性和方法，營造節(jié)約氛圍。（二）使用規(guī)范1.員工應根據(jù)工作實際需求，合理使用辦公耗材，避免浪費。例如，提倡雙面打印、復印紙張，減少紙張消耗；及時關閉打印機、復印機等設備電源，降低能耗。2.對于貴重辦公耗材，如高檔墨盒、硒鼓等，應按照規(guī)定的使用方法和流程進行操作，延長使用壽命。3.禁止將辦公耗材用于私人用途。（三）廢舊耗材回收1.對于廢舊辦公耗材，如廢舊紙張、墨盒、硒鼓等，應進行分類回收。2.庫存管理部門應定期將廢舊辦公耗材交由專業(yè)回收機構進行處理，避免隨意丟棄造成環(huán)境污染。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.財務部門應定期對辦公耗材采購、使用等費用進行審計，檢查費用支出的合理性和合規(guī)性。2.行政部門應不定期對各部門辦公耗材使用情況進行檢查，查看是否存在浪費現(xiàn)象，是否嚴格按照規(guī)定使用辦公耗材。（二）考核機制1.建立辦公耗材管理考核制度，將辦公耗材管理情況納入各部門績效考核體系?？己酥笜丝砂ㄞk公耗材費用控制、節(jié)約使用情況、庫存管理水平等。2.對于在辦公耗材管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于存在浪費、違規(guī)使用等問題的部門和個人，進行批評教育，并根據(jù)情節(jié)輕重給