采購協(xié)議供貨管理辦法

采購協(xié)議供貨管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范公司采購協(xié)議供貨行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及下屬子公司的采購協(xié)議供貨活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：采購協(xié)議供貨活動必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合法合規(guī)。2.公開公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，保證公正選擇。3.效益優(yōu)先原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。4.誠實(shí)守信原則：供應(yīng)商和采購方應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定。二、采購協(xié)議供貨的定義與范圍（一）定義采購協(xié)議供貨是指公司通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判等方式，確定一定期限內(nèi)的協(xié)議供應(yīng)商，并與之簽訂采購協(xié)議，由協(xié)議供應(yīng)商按照協(xié)議約定提供貨物、工程或服務(wù)的采購方式。（二）范圍1.貨物類：包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、計算機(jī)及周邊設(shè)備、通信設(shè)備、電器設(shè)備、家具、建材等。2.工程類：包括但不限于裝修工程、修繕工程、安裝工程等。3.服務(wù)類：包括但不限于物業(yè)管理、保潔服務(wù)、餐飲服務(wù)、運(yùn)輸服務(wù)、信息技術(shù)服務(wù)等。三、管理職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)采購協(xié)議供貨的組織實(shí)施，包括制定采購計劃、發(fā)布采購公告、組織評標(biāo)、簽訂采購協(xié)議等。2.對協(xié)議供應(yīng)商進(jìn)行管理和考核，定期評估供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面的表現(xiàn)。3.協(xié)調(diào)處理采購協(xié)議供貨過程中的爭議和問題。（二）需求部門1.根據(jù)實(shí)際需求，提出采購申請，明確采購貨物、工程或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購協(xié)議供貨的評標(biāo)工作，提供專業(yè)意見和建議。3.負(fù)責(zé)驗(yàn)收采購的貨物、工程或服務(wù)，對質(zhì)量問題及時反饋給采購部門。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購協(xié)議供貨的預(yù)算和資金安排。2.監(jiān)督采購資金的使用情況，確保資金安全。3.參與采購協(xié)議供貨的成本核算和效益分析。（四）審計部門1.對采購協(xié)議供貨活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購結(jié)果的公正性等。2.對采購協(xié)議的執(zhí)行情況進(jìn)行審計，防止違規(guī)行為發(fā)生。四、采購程序（一）采購計劃制定1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要和實(shí)際工作需求，提前制定采購計劃，明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等內(nèi)容。2.采購計劃經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報采購部門匯總。（二）采購方式選擇1.根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和金額大小，選擇合適的采購方式，如公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購等。2.對于達(dá)到公開招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)的采購項(xiàng)目，必須采用公開招標(biāo)方式進(jìn)行采購；對于未達(dá)到公開招標(biāo)限額標(biāo)準(zhǔn)但符合其他采購方式適用條件的項(xiàng)目，可以采用相應(yīng)的采購方式。（三）采購公告發(fā)布1.采購部門根據(jù)確定的采購方式，編制采購公告，明確采購項(xiàng)目的基本情況、采購要求、供應(yīng)商資格條件、報名時間、地點(diǎn)、方式等內(nèi)容。2.采購公告在公司內(nèi)部網(wǎng)站、相關(guān)媒體等渠道發(fā)布，廣泛邀請潛在供應(yīng)商參與。（四）供應(yīng)商報名與資格審查1.潛在供應(yīng)商按照采購公告要求，在規(guī)定時間內(nèi)報名，并提交相關(guān)資格證明文件。2.采購部門對報名供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，核實(shí)其營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等是否符合要求。3.對于資格審查合格的供應(yīng)商，采購部門將其列入供應(yīng)商名單，并通知其參加后續(xù)采購活動。（五）采購文件編制與發(fā)放1.采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，編制采購文件，包括招標(biāo)文件、談判文件、詢價文件等。2.采購文件應(yīng)明確采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、合同條款等內(nèi)容。3.采購文件經(jīng)審核后，發(fā)放給資格審查合格的供應(yīng)商。（六）開標(biāo)、評標(biāo)與定標(biāo)1.采購部門按照采購文件規(guī)定的時間和地點(diǎn)，組織開標(biāo)、評標(biāo)活動。2.開標(biāo)過程中，供應(yīng)商應(yīng)按照要求提交投標(biāo)文件或報價文件，采購部門對其進(jìn)行公開唱標(biāo)。3.評標(biāo)委員會按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對供應(yīng)商的投標(biāo)文件或報價文件進(jìn)行評審，推薦中標(biāo)候選人或成交供應(yīng)商。4.采購部門根據(jù)評標(biāo)委員會的推薦意見，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商，并發(fā)布中標(biāo)公告或成交公告。（七）采購協(xié)議簽訂1.采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購協(xié)議應(yīng)包括采購貨物、工程或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。五、協(xié)議供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立科學(xué)合理的供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，綜合考慮供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力等因素。2.通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判等方式，從眾多供應(yīng)商中選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商作為協(xié)議供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商考核1.采購部門定期對協(xié)議供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面進(jìn)行考核，建立供應(yīng)商考核檔案。2.考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量合格率、交貨及時性、售后服務(wù)響應(yīng)速度、價格合理性等指標(biāo)。3.根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、限期整改或淘汰。（三）供應(yīng)商培訓(xùn)1.采購部門定期組織協(xié)議供應(yīng)商參加培訓(xùn)，提高供應(yīng)商的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)意識。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括公司采購政策、采購流程、產(chǎn)品質(zhì)量要求、售后服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等方面。（四）供應(yīng)商退出機(jī)制1.對于出現(xiàn)以下情況的協(xié)議供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時將其淘汰出協(xié)議供應(yīng)商名單：提供的產(chǎn)品質(zhì)量不合格，經(jīng)多次整改仍不符合要求的；交貨嚴(yán)重逾期，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營的；售后服務(wù)不到位，客戶投訴較多的；存在商業(yè)賄賂等違法違規(guī)行為的。2.采購部門應(yīng)及時發(fā)布供應(yīng)商退出公告，并告知相關(guān)部門和人員。六、采購協(xié)議執(zhí)行與監(jiān)督（一）協(xié)議執(zhí)行1.需求部門按照采購協(xié)議的約定，及時向協(xié)議供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購貨物、工程或服務(wù)的具體要求。2.協(xié)議供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單的要求，按時、按質(zhì)、按量提供貨物、工程或服務(wù)。3.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購協(xié)議的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（二）驗(yàn)收管理1.需求部門負(fù)責(zé)組織對采購的貨物、工程或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法。2.驗(yàn)收人員應(yīng)嚴(yán)格按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收，填寫驗(yàn)收報告，對驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。3.對于驗(yàn)收合格的貨物、工程或服務(wù)，需求部門應(yīng)及時辦理入庫或結(jié)算手續(xù)；對于驗(yàn)收不合格的，應(yīng)及時通知采購部門與協(xié)議供應(yīng)商協(xié)商解決。（三）付款管理1.財務(wù)部門按照采購協(xié)議的約定和公司財務(wù)制度，審核采購發(fā)票、驗(yàn)收報告等相關(guān)憑證后，辦理付款手續(xù)。2.付款方式應(yīng)符合采購協(xié)議的約定，確保資金安全和支付及時。（四）監(jiān)督檢查1.審計部門定期對采購協(xié)議供貨活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性、采購協(xié)議的執(zhí)行情況、資金使用的合理性等。2.采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購協(xié)議供貨過程的日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題。七、爭議處理（一）爭議解決方式1.采購方與協(xié)議供應(yīng)商在采購協(xié)議供貨過程中發(fā)生爭議的，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。2.協(xié)商不成的，可以按照采購協(xié)議約定的仲裁或訴訟方式解決。（二）爭議處理程序1.爭