2011-10-09合同管理辦法.docVIP

合同管理辦法第一章 總 則第一條 為規(guī)范合同管理工作，明確各相關部門合同管理的責任，促進企業(yè)依法經(jīng)營與管理，根據(jù)國家有關法律、法規(guī)，結(jié)合公司生產(chǎn)經(jīng)營實際情況，特制定本辦法。第二條 本辦法所稱合同包括公司及所屬單位與其他法人或組織之間簽訂的經(jīng)濟、技術等合同，不包括勞動合同。第三條 合同除即時清結(jié)者外，一律采用書面形式。凡國家、行業(yè)有標準或格式文本且能維護我方利益的，應當優(yōu)先適用。當事人協(xié)商一致的修改、補充合同的文書、傳真、圖表等是合同的組成部分。第四條 合同管理按照歸口管理、分級負責的原則，實行承辦部門責任制度、審核會簽制度和合同統(tǒng)計歸檔制度。第五條 簽訂、履行和管理合同，應當遵守國家的法律、法規(guī)，遵循平等互利、協(xié)商一致、等價有償?shù)脑瓌t，不得損害國家和企業(yè)的利益。第六條 本辦法適用于公司本部。公司屬各單位參照執(zhí)行。第二章 相關部門職責第七條 對外簽約與履約部門為合同承辦部門，法務部為合同綜合管理部門。第八條 合同簽約部門的主要職責：(一) 制定本部門合同簽訂及管理制度，并組織實施。(二) 簽約部門負責本部門所主辦合同的可行性研究，負責對簽約他方的資信審查及跟蹤合同的履行，配合相關部門處理合同糾紛。(三) 建立本部門合同臺賬，每月5日前向法務部送上一月“合同統(tǒng)計表”（內(nèi)容包括合同編號、名稱、簽約時間、簽約方、合同標的、履行期限等）。(四) 及時辦理合同履行后由其負責結(jié)算的書面結(jié)算手續(xù)。(五) 及時并完整地將本部門合同及相關資料文件送公司長事務部存檔。第九條 合同履約部門主要職責：(一) 制訂本部門合同履行管理制度，并組織實施。(二) 及時向分管公司領導及相關部門反映合同履行中出現(xiàn)的問題。(三) 及時辦理合同履行后由其負責結(jié)算的書面結(jié)算手續(xù)。(四) 負責完整保存合同履行過程中產(chǎn)生的相關文件資料，并在合同履行后及時辦理歸檔。(五) 負責在每月5日前，將上月合同履行過程中所產(chǎn)生的涉及我方權(quán)益的來往函件清單送法務部（內(nèi)容包括函件的收件號、名稱、收件時間、發(fā)件和收件單位名稱等）。第十條 企劃部主要職責：負責質(zhì)量管理體系文件與合同管理辦法相關規(guī)定的協(xié)調(diào)。 第十一條 工程部主要職責：(一) 對工程合同履行過程中的施工技術、工程質(zhì)量、進度工期、成本等進行監(jiān)督指導。(二) 負責組織對工程分包商的評定。(三) 負責組織工程分包合同的評審。(四) 負責工程合同結(jié)算的審核。第十二條 財務部主要職責：(一) 負責審查合同中的保函條款，工程收、付款條款，及其他有關財務條款。(二) 負責辦理合同投標保函、履約保函及合同相關的稅務事項。(三) 依據(jù)合同相關條款積極與合同他方聯(lián)絡，使我方應收賬款及時到賬，維護我方權(quán)益。及時將合同履行過程中應收而未收的款項，視不同情況書面告知合同簽約部門、履約部門、法務部及分管公司領導。第十三條 監(jiān)督部主要職責： 監(jiān)督部為合同的監(jiān)督審核部門，對簽訂合同以及合同條款中我方權(quán)益的保障和經(jīng)濟效益進行事前事后的監(jiān)督審核。第十四條 公司事務部主要職責：(一) 對本公司重大合同的可行性研究、談判、合同文本的產(chǎn)生給予支持協(xié)助，必要時參加合同談判過程。(二) 負責合同專用章的管理。(三) 負責合同及其相關資料的歸檔。(四) 負責本公司法定代表人證明書、法定代表人授權(quán)委托書的辦理。第十五條 法務部主要職責：(一) 負責本公司合同管理辦法及相關規(guī)章制度的制定、修改及有效實施。(二) 參與本公司重大合同的可行性研究、談判和起草，對簽訂合同以及合同條款中我方權(quán)益的保障等方面提供法律支持。(三) 對送審合同中我方權(quán)益保障、違約責任、爭議處理、生效條件等條款進行審核。(四) 及時向法定代表人及分管公司領導反映合同履行中出現(xiàn)的法律問題，從法律的角度提出解決意見，防范法律風險。(五) 接受法定代表人的委托，處理合同糾紛的訴訟、仲裁和非訴訟案件。第三章合同的簽訂和履行第一節(jié) 一般規(guī)定第十六條 合同應當包括以下內(nèi)容：(一) 合同各方的法定名稱、住所地地址、電話、郵政編碼；(二) 標的；(三) 數(shù)量和質(zhì)量，包括驗收標準和方式；(四) 價款或酬金，包括支付方式；(五) 履行地點、期限和方式；(六) 根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須具備的條款或雙方當事人共同認為必須明確的條款；(七) 變更或解除條件；(八) 違約責任；(九) 爭議解決方式;(十) 正副本份數(shù)、生效時間及條件、簽約地點及日期；(十一) 簽約各方開戶銀行及賬號；(十二) 簽約各方公章或合同專用章、法定代表人或代理人簽章。第十七條 簽約部門在合同簽訂前應充分考慮本公司的實際履約能力和預期經(jīng)濟效益，并負責對簽約方的主體資格、履約能力、資信狀況、技術裝備等綜合情況進行審查：(一) 主體資格合法：具有經(jīng)年檢的營業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容與實際相符。(二) 合同標的應符合當事人經(jīng)營范圍，涉及專營許可的，應具備相應的許可、等級、資質(zhì)證書。(三) 由代理人代簽合同的，應出具真實、有效的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、代理人身份證明。(四) 具有相應的履約能力，必要時應要求其出具由銀行出具的資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告、資產(chǎn)負債表等相關文件。(五) 合同對方當事人履約能力或資信狀況有瑕疵的，不應與其簽訂合同；需要簽訂合同時，應要求其提供合法、真實、有效的擔保。第十八條 公司屬任何單位未經(jīng)公司法定代表人批準不得對外簽訂擔保合同及債權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議，需要對外簽訂擔保合同及債權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議的，先由財務部、法務部審核后報分管公司領導、總會計師審核，再報法定代表人審批。第十九條 合同一般由法定代表人授權(quán)合同簽約部門的負責人或指定的代理人簽訂。必須由雙方法定代表人簽訂的，應雙方互換法定代表人身份證明并與合同正本一并保存。第二十條 公司法定代表人證明書、法定代表人授權(quán)委托書由公司長事務部負責辦理。合同簽約部門將代理人授權(quán)申請及相關資料送法務部，法務部在征得法定代表人或分管公司領導批準后送公司長事務部出具授權(quán)委托書。第二十一條 公司對外簽訂合同，均統(tǒng)一加蓋公司章或合同專用章，禁止使用部門印鑒或其它印鑒訂立合同。項目經(jīng)理經(jīng)法定代表人特別授權(quán)后，可用項目經(jīng)理部印鑒在特別授權(quán)的范圍和期限內(nèi)對外簽訂合同。 第二十二條 訂立合同依招標單位要求或雙方約定需提供鑒證或公證的，由法務部負責辦理。 第二十三條 本公司為承包方的工程合同、工程船舶租賃合同的編號由市場部編制；本公司為發(fā)包方的工程合同編號由工程部編制；其他合同的編號由各承辦部門按本辦法“合同編號編制說明”辦理。第二十四條 訂立合同可按本辦法第三條的規(guī)定適用國家、行業(yè)標準或格式文本，沒有上述文本的，可由承辦部門根據(jù)合同法規(guī)定的合同必要條款和具體項目的商務談判條件擬定合同文本，會同法務部制定合同正式文本。 第二十五條 簽訂合同必須有正本兩份（雙方各執(zhí)一份），副本若干份，并在合同文本上加蓋正、副文本字樣。合同正本應在合同簽訂后7個工作日內(nèi)送公司事務部，公司事務部在2個工作日內(nèi)書面通知財務部辦理合同印花稅事宜，財務部在辦妥合同印花稅后5個工作日內(nèi)將合同正本交由公司長事務部存檔。合同副本由公司事務部分送合同簽約部門、履約部門存用；所有合同正副本原件待合同完全履行后，都應及時交由公司事務部存檔。第二十六條 合同簽訂后，應當按約定全面履行；因種種原因造成我方不能履行或不完全履行合同的情形時，合同履約部門應當及時知會有關部門，會商法務部，適時提出協(xié)商變更或解除合同，設法保障我方利益。第二十七條 簽約對方不按約定履行合同時，合同履約部門應在法定或約定的期限內(nèi)，向?qū)Ψ教岢鰰娈愖h。對重要的異議文本先送法務部會簽后報分管公司領導審批。 第二十八條 合同履行完畢，由合同履約部門負責將履行過程中的全部合同文件及相關資料整理移交公司長事務部存檔。因合同糾紛引起仲裁或訴訟的相關資料，在結(jié)案后由法務部負責資料的整理并辦理歸檔工作。第二十九條 重大合同的簽訂應當組成合同談判小組，談判小組成員由法定代表人或分管公司領導指定，并確定首席談判代表及其相應的職責，重大合同由法定代表人在合同上簽字。重大合同是指：標的2億元以上的工程合同；以我方為建設單位，標的1,000萬元以上的基建合同；設立合作、合資企業(yè)的合同；投資1,000萬元以上的固定資產(chǎn)購置合同；標的500萬元以上的財產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同。第三十條 重大合同的變更或解除，必須采用書面形式，我方發(fā)出的重要函件由承辦部門先送法務部會簽。第三十一條 下列合同須經(jīng)合同履約部門、財務部、企劃部、監(jiān)督部、法務部會簽審核：(一) 本辦法第二十九條規(guī)定的重大合同。(二) 船舶買賣合同。(三) 修理費在500萬元以上的修船合同。(四) 標的在100萬元以上，我方為建設單位的基建工程合同。(五) 100萬元以上的對外投資合同。(六) 100萬元以上的資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同。(七) 擔保合同（因流動資金貸款由中港系統(tǒng)內(nèi)單位互為擔保的除外）。第三十二條 本辦法第三十一條所列合同的簽訂，按以下程序進行：(一) 合同簽訂前，簽約部門填寫“合同審核會簽、批準單”交合同履約部門、財務部、企劃部、監(jiān)督部、法務部審核會簽后，報總會計師會審。緊急情況需特殊處理的，經(jīng)分管公司領導同意，事后補辦會簽手續(xù)。合同履約部門、財務部、企劃部、監(jiān)督部、法務部，在收到送審合同5個工作日內(nèi)，將會簽意見送合同簽約部門。 (二) 合同簽約部門將經(jīng)審核會簽的合同連同“合同審核會簽、批準單”報分管公司領導審批。會簽及審批意見應明確表示同意、不同意或其他具體修改意見，不得以簽名或圈閱代替。(三) 合同簽約部門、公司長事務部、財務部、企劃部、監(jiān)督部、法務部可向分管公司領導提議召開合同評審會，并根據(jù)合同的實際情況會知相關部門參加。(四) 合同簽訂后，合同簽約部門7個工作日內(nèi)將合同正本原件及“合同審核會簽、批準單”原件送公司長事務部存檔。第三十三條 本辦法涉及的合同、補充協(xié)議及結(jié)算書原件于簽訂后7個工作日內(nèi)送公司長事務部存檔，復印件由公司長事務部根據(jù)需要送有關部門。第三十四條 合同期限屆滿，合同履行完畢或超過半年未完全履約的，合同履約部門應及時填寫“合同履行情況反饋單”，送法務部備案。 第二節(jié) 工程合同第三十五條 疏浚工程合同和航務、民用建筑工程合同統(tǒng)稱為工程合同。第三十六條 本公司為承包方的工程合同，市場部為簽約承辦部門；本公司為發(fā)包方的工程合同，項目經(jīng)理部為合同簽約承辦部門。情況特殊的，由法定代表人或分管公司領導指定。第三十七條 工程發(fā)包合同的分包商需在公司所認定的合格分包商名錄中選定。對合格分包商的評定，由工程部組織市場部、財務部、監(jiān)督部、相關工程的項目經(jīng)理進行。第三十八條 項目經(jīng)理部為簽約部門時，項目經(jīng)理部先將代理人授權(quán)申請及相關資料送工程部會簽后送法務部，法務部在征得法定代表人或分管公司領導批準后出具授權(quán)委托書。第三十九條 工程合同按下列程序簽訂 (一) 本公司為承包方，工程量在500萬立方米以上的疏浚工程合同和特殊要求的疏浚工程合同，由市場部組織召開合同評審會。合同評審會成員由市場部、工程部、安調(diào)部、船機部、財務部、企劃部、法務部組成，擬任工程項目經(jīng)理應同時參加評審會。(二) 本公司為承包方，工程量在500萬立方米以下的疏浚工程合同采用審批評審或會簽評審的方式。(三) 工程發(fā)包合同的簽訂按以下程序進行：1、項目經(jīng)理部向工程部提出書面申請，闡明需分包的原因、分包范圍、分包工程量、擬分包的控制單價和計量辦法。2、工程部對項目經(jīng)理部的申請?zhí)岢鰧徍艘庖?，提交分管公司領導批準。3、分包申請獲準后，項目經(jīng)理部在公司合格分包商檔案中選取分包商進行洽談。若項目經(jīng)理部所選分包商非我公司已建檔的合格分包商，則由工程部組織對其進行分包商評定，分包商評定會由工程部、市場部、財務部、監(jiān)督部和項目經(jīng)理參加。4、項目經(jīng)理在公司標準分包合同文本的基礎上與分包商展開合同條款洽談工作。5、簽訂工程發(fā)包合同，采用公司分包合同標準文本，由項目經(jīng)理部送工程部會審后報分管公司領導審批簽訂。簽訂工程發(fā)包合同，對公司分包合同標準文本進行修改、刪除、增加的，其修改、刪除、增加部分先由工程部會審后送法務部審核，再報分管公司領導審批簽訂。第四十條 項目經(jīng)理部在工程合同履行過程簽訂的補充協(xié)議，先送工程部會審再由法務部審核后報分管公司領導審批。第四十一條 工程項目合同的結(jié)算由項目經(jīng)理部承辦；情況特殊的由法定代表人或分管公司領導指定專人承辦。項目經(jīng)理部承辦的結(jié)算，由項目經(jīng)理負最終責任。第四十二條 工程項目合同的結(jié)算，項目經(jīng)理部應先到財務部確認收付款情況后，將具體結(jié)算數(shù)額和相關資料以及最終結(jié)算書交工程部核對、副總經(jīng)濟師審核、分管公司領導審批。第四十三條 項目經(jīng)理部應指定專人負責合同、結(jié)算書、及合同履行中重要函件的管理。項目經(jīng)理部負責完整保存合同履行過程中產(chǎn)生的相關文件資料，并在合同履行完畢后及時交公司長事務部存檔。第三節(jié) 其他合同第四十四條 下列合同簽訂前需送法務部審核：(一) 工程船舶租賃合同。(二) 年度性的油料供應協(xié)議。(三) 油船租賃合同。(四) 年度租金30萬元以上的房屋租賃合同。(五) 除修船合同、船舶零配件購置合同、油料采購合同、物料購置合同、拖航合同、救助打撈合同和采用現(xiàn)行國家或行業(yè)標準格式文本的合同以外，標的50萬元以上的其他合同。第四十五條 由法務部審核合同的簽訂按以下程序進行：(一) 法務部收到送審合同后5個工作日內(nèi)，將審核意見交合同簽約部門。情況緊急需特殊處理的，經(jīng)分管公司領導同意，事后補辦審核手續(xù)。 (二) 合同簽約部門將預簽合同連同審核意見報分管公司領導審批后簽訂。(三) 在合同簽訂后7個工作日內(nèi)，合同簽約部門將合同原件連同審核意見送公司長事務部存檔。第四十六條 船舶修理合同和補充協(xié)議及結(jié)算書的簽訂，由船機設備部按照公司“船舶修理招（議）標辦法”及“船舶修理費審核管理辦法”辦理。第四十七條 船舶買賣合同由船機設備部按本辦法第三十二條規(guī)定辦理；情況特殊的，由法定代表人或分管公司領導指定。第四十八條 工程船舶租賃合同由市場部簽訂；情況特殊的，由法定代表人或分管公司領導指定。第四十九條 拖航、救助打撈合同由安調(diào)部簽訂。第五十條 船舶保險合同由法務部簽訂。第五十一條 對外投資、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓合同由資產(chǎn)管理部簽訂。第五十二條 各部門根據(jù)需要所簽訂的上述合同以外的合同，由合同簽約部門報分管公司領導審批后簽訂。第四章 合同糾紛的處理 第五十三條 合同履行中發(fā)生的爭議由合同履約部門先與對方協(xié)商處理，相關部門協(xié)助配合；重大爭議應知會法務部。需簽訂或變更補充協(xié)議的依照本辦法合同變更的相關規(guī)定辦理。經(jīng)協(xié)商不能解決的，由合同履約部門報其主管公司領導，并會商法務部提出處理意見，必要時報法定代表人審批。第五十四條 法務部在跟蹤合同履行過程中，發(fā)現(xiàn)需及時啟動訴訟或仲裁程序的，由法務部提出書面意見報法定代表人及分管公司領導審批。第五十五條 公司本部各類糾紛及公司屬單位標的在10萬元以上的糾紛需要通過訴訟或仲裁解決的，由法務部負責處理，合同承辦部門及相關部門應協(xié)助配合。海事、海商糾紛及其各類訴訟、仲裁案件，或者雖不是案件當事人，但案件的審理結(jié)果與本公司及公司屬下的單位有利害關系的訴訟、仲裁案件，由法務部提出處理方案，報法定代表人及分管公司領導審批。公司屬單位自行辦理的訴訟案件應當在起訴、上訴和申訴或接到仲裁機關、法院應訴通知書3天內(nèi)，報法務部備案。第五十六條 案件的仲裁或訴訟結(jié)果及執(zhí)行情況，由法務部編寫結(jié)案報告，根據(jù)案件的具體情況，分別報送法定代表人、分管公司領導、