人力資源管理論文-提高項目管理過程中人員效率的途徑探討.doc

人力資源管理論文-提高項目管理過程中人員效率的途徑探討摘要：作為一種新興的管理技術(shù)和方法，項目管理中的人力因素是很重要的衡量標(biāo)準(zhǔn)。為了全面提高項目參與人員的工作效率，必須從信息溝通、組織結(jié)構(gòu)和員工激勵三個途徑加以研究。關(guān)鍵詞：項目管理；人員效率；溝通1提高信息溝通的效率從管理的方法來看，管理的基本方法包括行政的方法、經(jīng)濟的方法等。從管理活動的實質(zhì)來看，這些不同的管理方法是在從不同的角度進行著信息的溝通。行政的方法屬于權(quán)威性溝通，經(jīng)濟的方法屬于利益性溝通。因此，在管理中這些方法的有效性程度，實際也就取決于使用相應(yīng)方法的管理內(nèi)容的權(quán)威性。所以，管理的效率實際也就歸結(jié)為信息溝通的效率。1.1培養(yǎng)項目組成員的主動溝通意識溝通是雙向的，而非單向的。培養(yǎng)項目組成員的主動溝通意識主要是改變他們溝通的態(tài)度。在多數(shù)溝通中，下級都是被動的接收者，缺乏主動溝通的意識。通過培養(yǎng)他們在項目中的主動溝通意識，可以及時地發(fā)現(xiàn)問題，盡早更正問題。曾經(jīng)碰到一個項目經(jīng)理，檢查團隊成員的工作時松時緊，工期快到了，和大家一溝通才發(fā)現(xiàn)進度比想象的慢得多，以后的工作自然很被動。盡早溝通要求項目經(jīng)理要有前瞻性，定期和項目成員建立溝通，不僅容易發(fā)現(xiàn)當(dāng)前存在的問題，很多潛在問題也能暴露出來。在項目中出現(xiàn)問題并不可怕，可怕的是問題沒被發(fā)現(xiàn)。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。培養(yǎng)項目組成員的主動溝通意識可以通過在組建項目組的時候，挑選責(zé)任意識強的項目組成員，對在溝通過程中成績突出者給與獎勵來強化他們主動溝通的行為。1.2采取多種多樣的溝通方式，提高溝通的效果針對溝通的對象、溝通事項的緊急程度、溝通信息是否需要反饋等，采取不同的溝通方式。如：召開會議、電話、電子郵件、傳真等。在采用電子郵件進行溝通時，須注意要有針對性地發(fā)郵件、并寫清郵件主題、標(biāo)清郵件緊急程度，只發(fā)給相關(guān)的人員，而不是到處亂發(fā)。對于特別重要的郵件，要求對方給與回執(zhí)。采用會議方式的時候，要注意寫清會議主題、會議需要持續(xù)的時間、與會的相關(guān)人員、會議的進程等，而不是只約定會議時間和地點。對一些重要的信息，則應(yīng)該要求各相關(guān)人員簽字，進行確認(rèn)，以保證信息確實傳遞給了相關(guān)的人員。需要注意的是，口頭溝通過程中應(yīng)該坦白、明確，避免由于文化背景、民族差異、用詞表達等因素造成理解上的差異。溝通的雙方一定不能帶有想當(dāng)然或含糊的心態(tài)，不理解的內(nèi)容一定要表示出來，以求對方的進一步解釋，直到達成共識。1.3建立有效的溝通體系有效的溝通體系的建立，主要是為了項目組成員在遇到問題或者需要溝通時，能夠準(zhǔn)確及時地找到需要溝通的對象，做到有的放矢。項目經(jīng)理在整個項目管理過程中的地位，決定了他在溝通過程中所起的作用。項目經(jīng)理所在的組織結(jié)構(gòu)通常對溝通需求有較大影響，比如組織要求項目經(jīng)理定期向項目管理部門做進展分析報告，那么溝通計劃中就必須包含這條。項目干系人的利益要受到項目成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的項目干系人是客戶，而項目組成員、項目經(jīng)理以及他的上司也是較重要的項目干系人。所有這些人員各自需要什么信息，在每個階段要求的信息是否不同，信息傳遞的方式上有什么偏好，都是需要細(xì)致分析的。分析后的結(jié)果要在溝通計劃中體現(xiàn)并能滿足不同人員的信息需求，這樣建立起來的溝通體系才會全面、有效。此外，創(chuàng)造有利溝通的外部環(huán)境也很重要。比如，如果有可能盡量將同一項目組的成員集中在一起辦公，為他們提供一個便于相互交流的空間。1.4加強對項目溝通管理計劃的審查和控制工作任何計劃都要受到控制。沒有控制的計劃，就如同失去了舵手的航船。因此，我們在項目管理的過程中要時刻加強對項目溝通計劃的審查和控制。這樣我們才能保持企業(yè)的凝聚力，使我們的員工同心同德按照既定的計劃推動企業(yè)的前進。基于上述考慮我們可以建立項目管理辦公室對溝通過程進行監(jiān)督和審查，對溝通中產(chǎn)生的問題進行協(xié)調(diào)管理和控制。當(dāng)溝通計劃的執(zhí)行出現(xiàn)偏差時，相關(guān)職能部門或責(zé)任人就可以通過激勵和懲罰等手段加強對溝通計劃的控制，糾正業(yè)已出現(xiàn)的偏差(當(dāng)既定溝通計劃與實際相符的時候，則應(yīng)全力確保這一計劃的有效執(zhí)行)，從而提高溝通的效率。1.5借助現(xiàn)代化科技手段運用先進的現(xiàn)代化科技手段，通過對每次項目實施過程中產(chǎn)生的問題和解決的方法進行歸納、總結(jié)和記錄，達到知識的可重用性。在對問題和解決方法進行歸納和總結(jié)的時候要考慮如何將這些問題進行合理的歸類并保證問題解決方法的可操作性和可行性(經(jīng)濟上的可行性和技術(shù)上的可行性)。有時可能針對同一問題有不同的解決方法，所以在選擇解決方法的時候要考慮相關(guān)的成本，如：時間成本、資金成本、人力成本等。通過利用相關(guān)軟件建立方法庫和問題庫，提供便捷的關(guān)鍵字和模糊查找功能，使得以后在項目實施的過程中如果遇到類似的問題，項目組成員可以快速的通過檢索數(shù)據(jù)庫，來找到相應(yīng)的解決方法，提高問題解決的效率。2對項目組織結(jié)構(gòu)的選擇管理活動的實踐來看，任何一個組織的有序程度，無疑都取決于該組織內(nèi)部的全體成員為實現(xiàn)組織的目標(biāo)默契協(xié)作的狀況和程度。其中，了解的程度必然與組織內(nèi)部信息溝通的狀況有關(guān)，也就是對組織目標(biāo)的宣傳有關(guān)。而認(rèn)同的程度，則與組織目標(biāo)的權(quán)威性、利益性等狀況密切相關(guān)。這就涉及到如何選擇適合項目運作的組織結(jié)構(gòu)。2.1選擇能夠平衡項目與母體組織需要的組織結(jié)構(gòu)大多數(shù)人會認(rèn)為組織項目的最簡單、最有效的方式是創(chuàng)建一個全日制的專業(yè)項目團隊，但這樣可能會同時損害其他的組織活動，引發(fā)母體組織與項目團隊成員之間的嫉妒心，妨礙了項目成員返回母公司時的融合，容易產(chǎn)生“項目炎癥”，依靠它來完成項目就會對母體組織造成不利影響，因此無論選擇什么樣的組織結(jié)構(gòu)，首先要考慮到能平衡項目與母體組織需要，使權(quán)威性、資源分配及項目成果能與主流運營業(yè)務(wù)完全融合。2.2選擇與組織文化相融合的組織結(jié)構(gòu)組織文化指的是一個由共同的規(guī)范、信仰、價值觀及假設(shè)將人們聯(lián)系到一起，因此對事物產(chǎn)生共同理解的系統(tǒng)。文化反映了組織的個性，與人的個性一樣，文化能使我們預(yù)測組織成員的態(tài)度和行為，文化還是組織定義的一個方面，它能將某個組織與同一行業(yè)內(nèi)的其他組織區(qū)分開來。2.3選擇“混合匹配”的方式來管理項目選擇項目管理的組織結(jié)構(gòu)時，有時涉及的并非總是“或者或者”這樣的選擇題，有很多大量參與項目管理的企業(yè)用專業(yè)項目團隊來處理特殊的項目，而絕大多數(shù)其他項目則使用矩陣安排。如一家企業(yè)將項目分為3類：高級開發(fā)項目、平臺項目與增長式項目。高級開發(fā)項目風(fēng)險高，目標(biāo)是創(chuàng)建突破性的產(chǎn)品或流程，企業(yè)就使用專業(yè)項目團隊來完成項目；平臺項目風(fēng)險中等，主要內(nèi)容是系統(tǒng)升級，從而產(chǎn)生新的產(chǎn)品與過程，項目的完成是在項目矩陣結(jié)構(gòu)下進行的；增長式項目風(fēng)險低、期限短，主要是對現(xiàn)存產(chǎn)品及流程的小調(diào)整，項目基本上都在職能矩陣結(jié)構(gòu)下完成的。這種“混合式”組織結(jié)構(gòu)使公司在建立項目組織時具有較大的靈活性，但也有一定的風(fēng)險。同一公司的若干項目采取不同的組織形式，由于利益分配上的不一致性，容易產(chǎn)生矛盾。3加強對員工個人的激勵從管理活動的具體管理對象來看，最活躍的因素是人，而不是別的。對于人的管理效率何，直接決定著其它要素的管理效率。對于項目團隊來說，團隊的高效合作對團隊績效具有十分重要的作用。設(shè)計一種基于項目團隊的薪酬體系，需要既保證團隊的協(xié)作，又能針對不同成員對團隊績效的不同貢獻發(fā)放合理的薪酬，還要對每個團隊進行有效的激勵，保證團隊目標(biāo)的實現(xiàn)。一般來講，項目的進度是分階段的，每個階段總有它的成果表現(xiàn)形式，因此，在項目運行一段時間后，可以根據(jù)階段成果表現(xiàn)再與項目管理者談判激勵報酬。此時，對委托方與代理人來講都是有利的。作為委托方，他根據(jù)項目的進展情況來確定代理人報酬，而不至于被代理人的道德風(fēng)險所欺騙，項目管理者由于知道要在項目運行的某一個階段進行報酬談判，其自身必將盡最大努力在報酬談判階段之前努力工作。實質(zhì)上，由于項目管理者獲得經(jīng)營控制權(quán)是激勵約束問題產(chǎn)生的前提，所以項目管理者的控制權(quán)對項目管理者的激勵約束更具有根本的決定意義。可以得出結(jié)論，薪酬激勵有效性取決于項目管理者的報酬和項目管理者貢獻的正相關(guān)程度，同樣，控制權(quán)的激勵有效性和激勵約束強度則取決于項目管理者的貢獻和他所獲得的控制權(quán)之間的對稱性。對于項目管理者的激勵不僅可以從薪酬角度考慮，更應(yīng)結(jié)合適當(dāng)?shù)氖跈?quán)，賦與更多的控制權(quán)力，達到有效激勵目的。項目團隊成員總體上是以自尊和自主的需求為主導(dǎo)的，但每個個體需求的側(cè)重點是不一樣的。需求分析應(yīng)面向所有團隊成員，然后在此基礎(chǔ)上逐漸細(xì)化分類。有效需求分析機制的建立，可以幫助我們認(rèn)清項目團隊個體之間的不同的內(nèi)驅(qū)力，從而實施有針對性地激勵，達到預(yù)期的激勵效果。在需求分析過程中，應(yīng)注意堅持實事求是、互動參與、信息暢通和動態(tài)分析等基本原則。在提出項目總體目標(biāo)和相關(guān)激激勵措施后，團隊個體首先可用SWOT分析方法(優(yōu)勢、劣勢、機會、威脅分析法)進行需求分析，然后在項目經(jīng)理和同事共同參與的情況下提出合理的需求，在需求與行動之間就有了激勵的空間。在對團隊成員建立豐富靈活性激勵機制時，應(yīng)把握的原則是物質(zhì)激勵為基礎(chǔ)，注重精神激勵、情感和關(guān)懷激勵以及聲譽激勵等。綜上所述，企業(yè)面對日益激烈的市場競爭，只有建立先進、高效的管理系統(tǒng)，才能不斷提升企業(yè)的管理能力，使企業(yè)從容應(yīng)對市場競爭的挑戰(zhàn)。現(xiàn)代企