行政總務(wù)_某公司行政管理實(shí)務(wù)匯總

行政辦公室各崗位職責(zé)總經(jīng)理的崗位職責(zé)職務(wù)：總經(jīng)理報(bào)告上級(jí)：董事會(huì)、董事長(zhǎng)督導(dǎo)下級(jí)：酒店各部門(mén)經(jīng)理 一、確定總的經(jīng)營(yíng)目標(biāo) 確定酒店總的經(jīng)營(yíng)方向和管理目標(biāo)，并有實(shí)施計(jì)劃的具體方案和措施。 (一)制訂房?jī)r(jià)：房?jī)r(jià)可以在國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)進(jìn)行浮動(dòng)。 (二)制訂餐飲的毛利。根據(jù)物價(jià)政策掌握毛利率。 (三)了解市場(chǎng)行情，了解物品的進(jìn)價(jià)情況，使本飯店的價(jià)格在市場(chǎng)上具有競(jìng)爭(zhēng)力。 (四)檢查應(yīng)收的帳款。及時(shí)回收現(xiàn)金，避免差錯(cuò)和跑帳(走單)，避免飯店的經(jīng)濟(jì)損失。 (五)審查每天的財(cái)務(wù)報(bào)表，和每月的財(cái)務(wù)報(bào)告，檢查營(yíng)業(yè)額是否按計(jì)劃完成。要不斷進(jìn)行營(yíng)業(yè)分析，找出經(jīng)營(yíng)的薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)行改進(jìn)，使?fàn)I業(yè)額保持完成計(jì)劃的良好狀態(tài)。 (六)檢查應(yīng)付款項(xiàng)。飯店所需購(gòu)進(jìn)的物品，要及時(shí)給有關(guān)單位和個(gè)人結(jié)帳付款，保持良好的信譽(yù)。 二、確定管理目標(biāo) 將飯店辦成二星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，向三星級(jí)靠攏的中高檔次的商務(wù)酒店。確定目標(biāo)，并制定一系列的店規(guī)和操作規(guī)程。 (一)制訂酒店的店規(guī)，即“員工守則”，這本守則從總經(jīng)理到普通員工，人人都必須遵守。 (二)按照酒店的管理目標(biāo)，規(guī)定部門(mén)經(jīng)理以下各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，并監(jiān)督和檢查他們的執(zhí)行情況。 (三)制訂酒店各部門(mén)各崗位的操作規(guī)程。這些制度和規(guī)程應(yīng)反應(yīng)飯店的水準(zhǔn)。使飯店的各項(xiàng)工作在嚴(yán)密的制度下實(shí)行，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)格化，程序化，科學(xué)化。 三、建立組織系統(tǒng) 酒店是一個(gè)復(fù)雜的體系，有它的規(guī)律性，要根據(jù)它的規(guī)律性建立組織系統(tǒng)，即分部。部門(mén)的多少，要根據(jù)酒店的實(shí)際情況和業(yè)務(wù)發(fā)展來(lái)確定或進(jìn)行調(diào)整，建立組織機(jī)構(gòu)，人選是重要因素。總經(jīng)理有權(quán)任免自己的部屬。 (一)總經(jīng)理在管理活動(dòng)中要對(duì)干部進(jìn)行督導(dǎo)和考察，提倡不計(jì)較時(shí)間地努力工作。不斷提高干部的素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，不斷增強(qiáng)他們的酒店意識(shí)。善于運(yùn)用獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰之手段，激發(fā)干部的積極性，使部屬懂得策劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制這些最基本的管理方法，最重要的不是自己在時(shí)部屬會(huì)做什么。而是自己不在 時(shí)部屬會(huì)做什么。 (二)總經(jīng)理要協(xié)調(diào)各部門(mén)的關(guān)系，使各個(gè)部門(mén)保持良好的合作。要使客人感到酒店有一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼w感，從而增強(qiáng)客人住店的信心。 (三)總經(jīng)理每周必須主持由部門(mén)經(jīng)理參加的例會(huì)，將一周的工作情況和發(fā)生的事情，及下周的工作任務(wù)進(jìn)行溝通和傳達(dá)。廣泛聽(tīng)取經(jīng)理們的意見(jiàn)，商討酒店的業(yè)務(wù)。努力做到任務(wù)清楚，目的明確，使酒店工作建立在制度化、程序化的基礎(chǔ)上。 (四)經(jīng)常與部門(mén)經(jīng)理研究如何改進(jìn)經(jīng)營(yíng)管理，進(jìn)行業(yè)務(wù)推廣。 四、檢查工作 總經(jīng)理必須每天安排一定的時(shí)間巡視檢查各個(gè)部門(mén)和公共場(chǎng)所。檢查的項(xiàng)目具體有： (一)檢查各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在不在位，他們?cè)谠鯓舆M(jìn)行工作和處理事宜； (二)檢查員工是否按正確的方法和良好的態(tài)度為客人服務(wù)；(三)檢查公共場(chǎng)所的秩序。(四)檢查環(huán)境綠化，即花、草、樹(shù)木是否布置得當(dāng)，是否新鮮美麗； (五)檢查指示牌，路牌是否放置得當(dāng)，舊牌是否及時(shí)撤除，文字、說(shuō)明是否清晰美觀； (六)檢查清潔衛(wèi)生，酒店的清潔衛(wèi)生是顯示酒店管理水平的一個(gè)重要方面。因此，無(wú)論是每個(gè)物件，每一處地方，都要做到一塵不染。 (七)檢查生意情況，特別是餐廳，要了解餐廳生意最旺時(shí)是什么時(shí)間，在最旺的時(shí)間總經(jīng)理出現(xiàn)在餐廳不僅可以給員工以鼓舞，還可以了解生意情況和 員工的工作情況。 (八)檢查食品質(zhì)量，總經(jīng)理要經(jīng)?？纯?、嗅嗅、試試菜式，了解菜的色、香、味、型是否保持和提高了水平，有沒(méi)有新的變化。 (九)檢查客房的家具布置安排是否得當(dāng)，各種電器設(shè)備是否完好，燈光空調(diào)是否光亮正常；玻璃、鏡、桌、椅是否抹干凈；地毯、墻面是否干凈床鋪整理是否合規(guī)格、要求；裝飾品，送給“VIP”客人的水果、鮮花是否擺放得當(dāng)，放丁總經(jīng)理的名片沒(méi)有，放了刀叉香巾沒(méi)有；衛(wèi)生間有沒(méi)有異味，冷熱水管是否正常通水，有沒(méi)有漏水現(xiàn)象，抽水馬桶是否暢通，面盆、浴盆、浴簾、馬桶是否整理干凈了。有沒(méi)有污積，是否干燥，方巾、面巾、浴巾、地巾是否如數(shù)擺好，化妝臺(tái)上的化妝品(洗浴液、洗發(fā)液、香皂)、發(fā)罩是否擺放好，廢紙桶是否清理干凈。 (十)檢查公共衛(wèi)生間是否干燥、無(wú)異味。 (十一)檢查酒店的維修保養(yǎng)情況，具體有：維修時(shí)是否有噪音，有否影響酒店的正常營(yíng)業(yè)；建立設(shè)備的維修保養(yǎng)制度，有計(jì)劃地進(jìn)行維修保養(yǎng)工作。 (十二)檢查客務(wù)各部門(mén)的工作，注意迎送，開(kāi)房，行李運(yùn)送及保管，結(jié)帳、詢(xún)問(wèn)等方面的工作是否細(xì)致、有效率、員工態(tài)度是否和善等等。 (十三)有時(shí)，總經(jīng)理在深夜還要做突然檢查。此時(shí)檢查的項(xiàng)目有：總臺(tái)、客房、保安、管家部等夜班工作人員是否在崗位上履行職責(zé)；門(mén)有沒(méi)有鎖好、燈有沒(méi)有關(guān)閉；有沒(méi)有危險(xiǎn)的、不安全的因素存在等等?？偨?jīng)理要將這些檢查的情況，包括好的、差的都記錄下來(lái)，并傳達(dá)到有關(guān)部門(mén)，給他們明確的指示。 五、加強(qiáng)安全管理 總經(jīng)理必須定期或不定期地召開(kāi)安全會(huì)議，研究保安問(wèn)題，指示有關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行消防系統(tǒng)和設(shè)施的安全檢查，進(jìn)行消防演習(xí)；制訂嚴(yán)格的保安制度、 消防制度；要使每個(gè)干部和職工都予以重視，并使客人了解和合作，使安全工作建立在牢固的基礎(chǔ)上。 六、妥善處理公共關(guān)系 酒店常被人稱(chēng)為社會(huì)中的社會(huì)，每天來(lái)酒店的人川流不息，各方面的人士都有，如何處理好這些關(guān)系將對(duì)酒店的生意和聲譽(yù)有重要影響。總經(jīng)理在此方面應(yīng)努力做到； (一)親自接待。下榻酒店的客人里有時(shí)會(huì)有國(guó)內(nèi)、國(guó)外的一些重要客人，對(duì)于這些客人總經(jīng)理要親自參加接待，有時(shí)還要向他們介紹酒店的情況。 (二)積極“公關(guān)”。這項(xiàng)工作包含多方面的工作，如： (1)旅行社經(jīng)理，各旅游交通單位的負(fù)責(zé)人，各大公司的董事經(jīng)理人住本店時(shí)，總經(jīng)理要親自參加接待，給予他們較高的禮遇和優(yōu)待，因?yàn)樗麄儗?huì)給酒 店帶來(lái)生意，因此必須積極主動(dòng)地做好他們的工作。 (2)關(guān)照?？?、熟客。熟客、?？褪蔷频贻^穩(wěn)定的客源，總經(jīng)理親自關(guān)照他們，對(duì)拉住他們，發(fā)展客源有極大好處。 (3)總經(jīng)理應(yīng)在酒店客人最旺的時(shí)候出現(xiàn)在公共場(chǎng)所，向客人自我介紹，征求賓客意見(jiàn)，主動(dòng)向他們介紹酒店的情況，給他們留下一個(gè)好的印象，爭(zhēng)取他 們?cè)賮?lái)。 (3)處理好各方面的關(guān)系。這些關(guān)系主要有新聞界、環(huán)境保護(hù)、檢疫、公安、海關(guān)、街道、派出所等，另外還有各個(gè)有業(yè)務(wù)關(guān)系的單位。飯店的工作是靠各個(gè)單位的支持才得以比較順利地經(jīng)營(yíng)的，處理好與他們的關(guān)系，取得他們的支持，對(duì)飯店的經(jīng)營(yíng)管理、順利開(kāi)展業(yè)務(wù)，將會(huì)帶來(lái)好處。 七、審閱文件、處理投訴 總經(jīng)理每天必須安排一定的時(shí)間來(lái)閱讀文件，審查報(bào)告，處理投訴。 (一)對(duì)中央、省、市和主管部門(mén)及有關(guān)部門(mén)的文件、報(bào)紙等要安排時(shí)間閱讀，關(guān)心和了解國(guó)家大事，掌握國(guó)家的方針、政策、法令、掌握文件精神，保持與中央和地方政府步調(diào)一致。 (二)飯店各部門(mén)經(jīng)常有許多業(yè)務(wù)、工作報(bào)告，計(jì)劃上報(bào)總經(jīng)理，總經(jīng)理必須及時(shí)審閱、明確指示，批轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)落實(shí)、執(zhí)行或處理，不可貽誤工作。 (三)總經(jīng)理常會(huì)接待許多投訴、對(duì)這些投訴總經(jīng)理要作調(diào)查了解，掌握材料，提出處理的意見(jiàn)，批轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)處理，并將處理結(jié)果回復(fù)給客人，向客人致謝。 (四)總經(jīng)理每天必須有一定的時(shí)間讓自己靜下來(lái)，思考問(wèn)題，整理一下思緒，然后進(jìn)行新的策劃?？偨?jīng)理不應(yīng)是一個(gè)整天忙碌于事事務(wù)務(wù)者，他對(duì)酒店的一切應(yīng)是敏感的，他必須發(fā)布帶有指導(dǎo)性的決策，使酒店不斷取得新的成功。 八、處理好人際關(guān)系 如何發(fā)揮人的主觀能動(dòng)作用，發(fā)揮良好的工作效率，是酒店管理者的一項(xiàng)重要任務(wù)，更是總經(jīng)理的一項(xiàng)重要工作。在此方面上總經(jīng)理要做到： (一)以身作則做個(gè)好的榜樣。榜樣的力量是無(wú)窮的。如果總經(jīng)理是以店為家，工作勤勉的，那么大多數(shù)部屬就不敢偷懶；如果總經(jīng)理工作是謹(jǐn)慎的、深人的、細(xì)致的，部屬就會(huì)跟著深入細(xì)致，因此，總經(jīng)理要做一個(gè)好的榜樣，帶領(lǐng)部屬共同前進(jìn)。 (二)選賢任能。人才的開(kāi)發(fā)是一項(xiàng)重要的任務(wù)，它關(guān)系到酒店的未來(lái)?？偨?jīng)理在酒店管理活動(dòng)中要善于發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才。總經(jīng)理要讓部屬參加飯店管 理的策劃，這對(duì)提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)能力，提高工作的自覺(jué)性有很大的好處。選賢任能也是檢驗(yàn)管理者的能力的具體表現(xiàn)。 (三)關(guān)心群眾生活，注意工作方法?？偨?jīng)理對(duì)部屬應(yīng)是平等的。對(duì)員工要平易近人，公平，沒(méi)有偏心。要關(guān)心職工的福利，關(guān)心他們的事業(yè)、他們的學(xué)習(xí)、生活、身體、戀愛(ài)、婚姻和家庭。 九、指導(dǎo)培訓(xùn) 培訓(xùn)對(duì)酒店來(lái)說(shuō)，是一項(xiàng)經(jīng)常不斷的重要工作。是培養(yǎng)人才，提高飯店管理水平和服務(wù)水平的有效方法。總經(jīng)理必須指導(dǎo)人事部制訂培訓(xùn)計(jì)劃，并親自任課。職務(wù)：行政秘書(shū)報(bào)告上級(jí)：行政辦主任聯(lián)系部門(mén)：酒店各部門(mén)辦公室職責(zé)規(guī)范：1根據(jù)總經(jīng)理室主任的要求，協(xié)助起草酒店綜合性的業(yè)務(wù)報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、決議簡(jiǎn)報(bào)及本部門(mén)的公文函件。2參加行政例會(huì)和總經(jīng)理辦公會(huì)議，做好會(huì)議記錄，了解各項(xiàng)決定、決議的貫徹情況，并及時(shí)反饋信息。3匯總各類(lèi)報(bào)表，做好酒店大事記和外事活動(dòng)日志。4協(xié)助總經(jīng)理室主任做好日常接待、來(lái)信來(lái)訪等有關(guān)事宜。負(fù)責(zé)審檢對(duì)外發(fā)文、對(duì)內(nèi)行文。5負(fù)責(zé)總經(jīng)理的日常電話(huà)接轉(zhuǎn)。6完成總經(jīng)理室主任交辦的其它工作。職務(wù)：檔案秘書(shū)報(bào)告上級(jí)：總經(jīng)理室主任聯(lián)系部門(mén)：酒店各部門(mén)職責(zé)規(guī)范：1為總經(jīng)理室提供有關(guān)資料、檔案的秘書(shū)性服務(wù)。2負(fù)責(zé)總經(jīng)理室日常各類(lèi)行政檔案的登記、歸檔、保管和酒店機(jī)要檔案的管理、回收。3起草酒店檔案制度經(jīng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。4年度終結(jié)時(shí)向各部門(mén)收集歸酒店保管的檔案，做好分類(lèi)存檔與管理